курсовая. МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ. Курсовая работа подготовка и порядок проведения экспертизы ценнсти документов, хранящихся в архиве суда
 Скачать 86.31 Kb.
|
|
Раздел Перечня «Кадровое обеспечение» содержит документы с указанием сроков их хранения, касающиеся приема, перемещения, увольнения; установления, подготовки и повышения квалификации, а также награждения работников. Сроки хранения документов, указанных в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, подлежат их документы к передаче на государственное или муниципальное хранение или нет. Но применяют эти сроки организации по-разному. Временный срок хранения документов обязателен для всех. Причем занижать срок хранения документов не допускается, а увеличивать его можно. Постоянный же срок хранения применяется теми организациями, чьи документы поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы. Если организация не является источником комплектования соответствующего архивного учреждения, то она хранит документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет, негосударственные - не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения этих документов определяет сама организация в соответствии с действующим законодательством и исходя из необходимости их практического использования в своей деятельности. Применяя Перечень в процессе работы по определению сроков хранения документов, не следует забывать и о графе «Примечание». Например, в ст. 336 Перечня, которая содержит «Записки, заменяющие приказы по личному составу», указан срок их хранения - 75 лет, но при этом в графе «Примечание» имеется сноска: «О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет». Это означает, что при проведении полистной экспертизы ценности этих видов документов указанные в примечании документы изымаются из дел и включаются в акт на их уничтожение. Или же, например, согласно ст. 348 «Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет» Перечня срок хранения этих документов - 15 лет, а в примечании имеется сноска «При отсутствии приказов - 50 лет». Это означает, что если по каким-либо причинам произошла утрата приказов организации, в которых были зафиксированы решения комиссии по данному вопросу, то срок хранения документов этой комиссии, содержащих эти решения, увеличивается до 50 лет. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2005., исчисляется с 1 января 2006 г. Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Таким образом, перечни документов значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, позволяют избежать ошибок при установлении сроков хранения документов. 2.5 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов в РФ документ ценность архивоведение экспертиза Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации. В процессе экспертизы производится: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов. Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения: документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах; документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации; документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях; документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения. По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов: опись дел постоянного срока хранения; опись дел временного (свыше 10 лет) хранения; опись дел по личному составу; акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке. Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней. Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения. В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 1999 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2003 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2003 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации. Таким образом, в данной главе исследования нами были проанализированы принципы и сложившееся на современном этапе система критериев ценности документов, а также рассмотрены перечни, которым принадлежала ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Но на сегодняшний день требования к срокам хранения документов прописаны не только в перечнях, но и во многих законодательных и подзаконных актах, полного списка которых никто не составлял1. Рассмотрены организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций в 1990 - 2000-е годы. Заключение В ходе проведенного исследования все поставленные в начале работы задачи были решены и цель достигнута. Стало очевидно, что экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, т. к. итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счёте, определение состава АФ РФ в целом. Экспертиза ценности документов проводится как в делопроизводстве, так и в ведомственных и государственных архивах. Оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки документа, начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения. Экспертиза ценности документов - архивоведческий процесс работы, но экспертизе подвергаются документы не только в архивах. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер. В течение 1950 - 1980-х гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. К 1960-м гг. была разработана система принципов и критериев экспертизы ценности документов. Основным звеном в системе нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов становятся Перечни типовых документов со сроками хранения и Перечни документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. Комплекс критериев, разработанный советским архивоведением, оформившийся и нормативно закрепленный в конце 1950 - начале 1960-х гг.. в последующие годы вновь становится объектом пристального изучения. Углубленное исследование вопросов методологии документоведения и архивоведения с начала 60-х гг. открыло широкие перспективы применения современных методов, позволяющих проникать и во внутренние свойства документа. К концу 1980 - началу 1990-х гг. были окончательно выработаны и сформулированы принципы, методы, критерии экспертизы ценности документов, зафиксированы в нормативно-методической литературе и апробированные на практике. Они казались незыблемыми. Однако разрушение старого государства, появление новых форм собственности, новых видов организаций привели к пересмотру базовых положений в экспертизе ценности документов. Критерии, принципы и само проведение экспертизы ценности документов без значительных изменений дошли до нашего времени и подробно описаны в третьей главе. Критерии, разработанные и применяемые в практике, продолжают оставаться в поле зрения архивистов, которые творчески осмысливают сложившуюся систему критериев, дают их классификацию и даже детализируют отдельные критерии, путем приложения к ним «своих» критериев, то есть делят сложившуюся систему критериев на подсистемы. К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов. Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-е гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации, формировании АФ РФ. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят договорные отношения. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают новые носители информации. Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления -Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», Положение об Архивном фонде Российской Федерации и др.; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела - Государственная система документационного обеспечения управления, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, Основные правила работы архивов организаций и др. Перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны. Сложившаяся к 1990-м гг. система перечней достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций. Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни. Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов. В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления. Многозвенность перечней в 1980 - 1990-х гг. напрямую связана со списками источников комплектования. Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранить в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки. В настоящее время осмыслены и творчески применяются в экспертизе ценности документов такие теоретические методы, как системный подход, функциональный и информационный анализы наряду с традиционным источниковедческим анализом. Основным же методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов. Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов. Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных принципах и критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости. Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п. В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения: документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах; документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации; документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях; документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке. В современный период документ по-прежнему оценивается с научно-исторических позиций, его главным качеством остается ценность как источника информации не только о прошлом организации, но и о перспективах ее развития в рамках политической и экономической системы. Список сокращений АСУ - автоматизированная система управления АФ - архивный фонд ВНИИДАД - Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Главархив - Главное архивное управление ГС ДОУ - Государственная система документационного обеспечения управленя ДОУ - документационное обеспечение управления ЕГСД - единая государственная система делопроизводства Центрархив - Центральный архив ЦЭК - центральная экспертная комиссия ЦЭПК - центральная экспертно-проверочная комиссия ЭК - экспертная комиссия ЭПК - экспертно-проверочная комиссия Список использованных источников и литературы 1.Опубликованные источники Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г. М: Юридическая литература. 1997. 62 с. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ [принят ГД ФС РФ 21 октября 1994 г.]: по состоянию на 03 января 2006 г. // Собрание Законодательства РФ. 1994. №32. Ст.3301. Уголовный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 24 мая 1996 г.]: по состоянию на 21 июля 2005 г. // Собрание Законодательства РФ. 1996. № 25. Ст. 2954. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Федеральный закон от 30 дек. 2001 г. № 195-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 20 дек. 2001 г.]: по состоянию на 16 марта 2006 г. // Собрание Законодательства РФ. 2002. № 1. (ч. 1). Ст. 1. Федеральный закон № 149 - ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: Принят Государственной Думой 08 июля 2006 г. одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ: [принят ГД ФС РФ 01 октября 2004 г.] // Собрание Законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169. О коммерческой тайне: Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98- ФЗ: [принят ГД ФС РФ 09 июля 2004 г.]: // Собрание Законодательства РФ. 2004. № 32. Ст. 3283. Положение об Архивном фонде Российской Федерации: утв. Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552; по состоянию на 19 ноября. 2003 г. |