курсовая работа. Курсового проекта выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для оа Тандер
 Скачать 120.91 Kb.
|
|
2. Аналитический раздел 2.1 Описание организационной структуры объекта Акционерное общество «Тандер» является коммерческой организацией. АО «Тандер» обладает общей гражданской правоспособностью. Она вправе иметь гражданские права и нести гражданские обязанности для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Предметом деятельности АО «Тандер» является: -открытие магазинов, складов, баз, промышленных и продовольственных товаров; - оптовая и розничная торговля. Организационная структура АО «Тандер» представляет собой: - администрация, в составе директора и заместителя директора; - бухгалтерия, в составе 5 человек – главного бухгалтера, бухгалтера 2 категории; - отдел продаж, в составе 4 человек- начальника отдела продаж, супервайзеры. 2.2 Организация ДОУ учреждения Делопроизводственную службу в организации осуществляет специалист отдела управления персоналом, в его обязанности входит: - разработка и проектирование бланков документов; - регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам; - подготовка дел к архивному хранению; - организация эффективности работы и повышение рентабельности фирмы; - контроль работы всех сотрудников общества; - прочие обязанности, перечисленные в должностной инструкции специалиста управления персоналом. Современными задачами АО «Тандер» является открытие новых магазинов, введение в эксплуатацию двух новых построенных складов для оптовой продажи.2.2 Определение структуры и функции делопроизводственной службы.Документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ: - стратегический план компании - долговременный план, как правило, охватывающий период 10—15 лет, в котором формулируются главные цели предприятия на перспективу, конкретные задачи, привязанные по времени и ресурсам, общая стратегия достижения поставленных целей; - Организационная структура - документ, схематически отражающий состав и иерархию подразделений предприятия. Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации. Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции); - Положение об организационной структуре - является организационно-техническим документом, определяющим и устанавливающим административную систему организации; - Положение об оплате труда - представляет собой один из локальных актов, который утверждается руководителем организации. Основная цель данного акта - описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда; - Положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников. Настоящее Положение определяет внутренний порядок оформления приема на работу и увольнения с организации; - Должностные инструкции - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных; - Положения о структурных подразделениях – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений; В АО «Тандер» функции службы ДОУ возложены на специально уполномоченное должностное лицо – специалиста ОУП. Таким образом, он решает три комплекса задач: а) обеспечение документирования управленческой деятельности; б) организация работы с документами в учреждении; в) совершенствование форм и методов работы с документами.В должностной и численный состав службы ДОУ в АО «Тандер» входит два человека. Специалист ОУП в соответствии с должностной инструкцией и возложенными задачами осуществляет следующие функции: - разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; - организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству; - регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; - обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; - разработка и проектирование бланков документов; - разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации; - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив. Как и в большинстве организаций в АО «Тандер» можно выделить 3 документопотока: . Входящий - документы, поступающие в АО «Тандер» (документы вышестоящих органов власти, Администрации города Новокузнецка и т.д.; документы от Головной организации); документы не соподчиненных организаций; обращения граждан). Исходящий - документы, созданные в УДОиВ и направляемые за пределы АО «Тандер». Внутренний - документы, создаваемые и используемые в АО «Тандер». Благодаря специально разработанным маршрутам движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию приведены в приложении. Задача отдела управления персоналом заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Но несмотря на это в организации документооборота АО «Тандер» существуют некоторые проблемы. В основном это потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов. 2.3 Уровень автоматизации ДОУ объекта Основной технологический инструмент работы с документами в организации - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет. Компьютерная сеть УДОиВ имеет один центральный компьютер (сервер), к которому подключено 15 периферийных компьютеров, что обеспечивает высокую скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать). Обеспечение информационной безопасности компьютерных сетей возложено на системного администратора. Характеристика сервера: тип процессора - 2-ядерный процессор, частота - 2 гГц, объем оперативной памяти – 4 Гб, системное программное обеспечение - WindowsServer 2008. Характеристика типового клиента: частота процессора - 1 гГЦ, объем оперативной памяти - 1 Гб. На персональных компьютерах сотрудников установлена операционная система «WindowsXP», и содержится стандартный набор прикладных офисных программ MSOffice (MSWord, MSExcel, MSAccess, MSPowerPoint), InternetExplorer, OutlookExpress, Win RAR, Win ZIP. Безопасность обеспечивается рядом мероприятий, проводящихся в двух направлениях: - обеспечение целостности данных; - защита информации от несанкционированного доступа. Основные мероприятия, которые проводятся для защиты целостности данных: - резервное копирование наиболее ценной информации; - обеспечение доступа к данным в режиме только для чтения; - защита данных (файлов и папок) от удаления. Для защиты информации персональных компьютеров сотрудников АО «Тандер» используют: Антивирусные программы, такие как ESET NOD32, которые постоянно обновляются. Идентификация субъектов и объектов. Каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера. Таким образом, была дана характеристика АО «Тандер». Это коммерческая организация с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляет отдел управления персоналом. Вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). Существует автоматизация отдельных операций с документами: хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов в вышестоящие, подведомственные и сторонние организации по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности. Вывод Для того, чтобы решить проблему автоматизации УДОиВ, необходимо внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы. Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим. 3. Проектная часть 3.1 Критерии выбора систем автоматизации ДОУ Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы. Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия. В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности. Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям. Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям. А. Функциональные требования Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой. Делопроизводство Создание документов (использование шаблонов) Регистрация документов Контроль исполнения документов Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки) Ведение номенклатуры дел Подготовка статистических данных о документообороте Автоматический ввод информации с бумажных носителей 2. Организация электронного архива Архивирование документов Полнофункциональный поиск Безопасность хранения документов Организация доступа к документам архива 3. Обеспечение задач электронного документооборота Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП) Работа с электронными файлами Средства криптозащиты Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи 4. Управление документооборотом Управление потоками документов внутри организации Передача документов на исполнение Контроль движения (передачи) документов Контроль действий пользователей Маршрутизация документов Согласование документов Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов 5. Управление деловыми процессами Совместная работа над документами в режиме реального времени Работа с удаленными офисами и подразделениями Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах Получение уведомлений от системы электронного документооборота Работа со справочниками Б. Системно-технические требования Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе. 1. Программная реализация Технология клиент-сервер Технология интернет Поддержка стандартов открытых систем Наличие средств разработки приложений Наличие средств сканирования документов Удобный интерфейс 2. Сетевая ОС для серверной части WindowsServer 2008 3. Сетевая ОС для клиентской части Windows ХР 4. Эксплуатационные требования Надежность автоматизированной системы Безопасность системы Администрирование системы Количество одновременно работающих пользователей – до 100 5. Адаптационные возможности Простота и удобство при внедрении системы Удобство настройки системы Возможность развития системы Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей. 3.2 Выбор программных продуктов Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, то есть с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности учреждения. Для этого были использованы информационно-рекламные материалы конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов, журналы, публикации, результаты сопоставительного анализа, сайты фирм-разработчиков в Интернете. Это позволит предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения будут отсеяны еще на предварительной стадии по функциональным соображениям (к примеру, программный продукт не предоставляет возможности документооборота, а этот критерий определен, как один из самых важных), а после ценовым, (цена намного превосходит возможности учреждения). Для выбора АСДОУ были взяты 4 альтернативные варианты программного обеспечения (Directum, БОСС-Референт, Олимп – Делопроизводство, DocsVision), которые будут оцениваться на первой стадии по назначению и возможностям системы. Название:Directum Производитель и распространители в России:Компания DIRECTUM (НПО Компьютер) Предназначение: система электронного документооборотаи управления взаимодействием Возможности: Управление электронными документами - создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MicrosoftWord, таблицы MicrosoftExcel, схемы MicrosoftVisio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); - поддержка версий документов и ЭЦП; - структурирование документов по папкам; - назначение прав доступа на документы; - история работы с документами; - полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. Управление деловыми процессами -поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); - выдача электронных заданий и контроль их исполнения; - взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; - поддержка свободных и жестких маршрутов; - богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow). Канцелярия -регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); - ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; - рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; - организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями. Сервер веб-доступа - работа с электронными документами, задачами и заданиями через веб-браузер. Название: БОСС-Референт Производители и распространители в России: ЗАО «Аплана Софтвер» Предназначение: Автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства Возможности: Документационное обеспечение принятия решений - автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями; - поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам; - подстрока регламентов в ходе их использования «на лету»; - контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов; - поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям; - работа с версиями и редакциями документов. Обработка входящих и исходящих документов - регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах; - связывание документов «по вопросу»; - наложение резолюций; - пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам; - обеспечение работы нескольких канцелярий. Контроль исполнительской дисциплины - быстрый доступ к документам,имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям; - формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений; - контроль сроков и работ по выполнению поручений; - мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций - ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций; - поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений; - управление правами сотрудников на создание, согласование, подписание, регистрацию документов и т. д. Название: Олимп – Делопроизводство Производитель и распространители в России: ЗАО «Градиент - Новые Технологии» Предназначение: Управление процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также организация и автоматизированное выполнение основных процедур современного делопроизводства. Возможности: Канцелярия - регистрация входящей и исходящей корреспонденции; - регистрация внутренних документов; - формирование и учет исполнения резолюции входящих документов; - отслеживание и анализ переписки; - анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам; - контроль исполнения документов, ведение номенклатуры дел; - ведение учета корреспонденции в нескольких местах регистрации; - отправка исходящей корреспонденции по электронной почте; - прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов; - поддержка электронной цифровой подписи. Контроль исполнения - регистрация письменных и устных поручений (распоряжений, приказов) с указанием исполнителя, контролера и срока исполнения; - контроль исполнения поручений, учет переносов срока исполнения; - анализ исполнительской дисциплины по сотрудникам и подразделениям; - отслеживание исполнения документов. Хранилище документов - структурированное хранение и оперативный доступ к разнородным электронным документам; - проектирование любой удобной структуры хранилища и архива документов; - создание резервной копии архива документов; - Web-доступ к документам; - гибкая система разграничения доступа к документам; -создание перекрестных ссылок между документами прямо в тексте для удобного перехода к просмотру связанного документа; -выгрузка заданных разделов в форматах html и chmдля удобного просмотра непосредственно из операционной системы; -настройка уведомлений пользователям о появлении в указанных разделах новых документов. Электронный документооборот - безбумажная технология коллективной работы над документами; -удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами; - перемещение документа по спроектированному маршруту любой сложности с заданием абсолютных или относительных сроков обработки; - назначение соисполнителей по документу, формирование рецензий; - мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей; - анализ движения документа; - анализ текущей загруженности подразделений. Название: DocsVision Производитель и распространители в России: фирма «DigitalDesign» Предназначение: Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами Стандартные приложения: - «Делопроизводство» - законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации. - «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow-система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами. Возможности: Система DocsVision «Делопроизводство» включает: - ведение картотеки документов; - создание электронного архива документов компании; - ведение справочников контрагентов и сотрудников организации; - организацию циклов разработки согласования документов; - организацию контроля исполнения документов и заданий; - маршрутизацию документов в организации и вне её; - автоматизацию разнообразных процессов обработки документов; - организацию процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов. Проанализировав 4 систем (Directum, БОСС-Референт, Олимп – Делопроизводство, DocsVision), система «Directum» следует сразу исключить. Directum слишком большая и сложная система и требует продолжительного внедрения, для конкретных требований его функциональные возможности будет избыточны. «DocsVision» и «ОЛИМП - Делопроизводство», следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты. «БОСС - Референт». Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в УДОиВ. |