курсовая работа. Курсового проекта выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для оа Тандер
 Скачать 120.91 Kb.
|
|
3.3 Возможности системы автоматизации ДОУ В ходе курсового проекта были проанализированы и отобраны четыре системы электронного документооборота «DocsVision», «Олимп – Делопроизводство»,«Directum», «БОСС-Референт». Далее в курсовом проекте будет выполнен сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам, включая затраты на приобретение и внедрение. Затраты складываются из следующих требований: - затраты на покупку программных продуктов (лицензии и АС ДОУ); - затраты на работы по внедрению (затраты на установку, настройку программ на сервере и на клиенте, затраты на бучение пользователей). Таблица 1 - расчет стоимости АС ДОУ (15 рабочих мест) в рублях
Таким образом, рассмотрев и суммировав все требования, предъявленные к АС ДОУ, а также рассчитав примерную стоимость затрат на приобретение, внедрение и сопровождение, можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство». Так как Учреждение имеет подведомственные организации удаленные территориально и для учреждения важен анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам; отправка исходящей корреспонденции по электронной почте; прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов; поддержка электронной цифровой подписи; Web-доступ к документам; гибкая система разграничения доступа к документам; удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами; мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей. Система электронного документооборота «Олимп – Делопроизводство» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Кроме того, система обеспечивает автоматизацию процесса выдачи заданий и мониторинга их исполнения в рамках любого бизнес - процесса предприятия. «Олимп – Делопроизводство» является современным интегрированным решением на базе программных продуктов фирмы Microsoft. Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в представленном комплексе, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной и управленческой работы. Система состоит из четырех модулей, которые охватывают работы на всех этапах цикла обработки документов: канцелярия; контроль исполнения; хранилище документов; электронный документооборот. Рассмотрим процесс регистрации входящего и внутреннего (исходящего) документов в УДОиВ применительно к системе «ОЛИМП - Делопроизводство». В системе реализованы две схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа. Поступивший в Управление входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде (в этом случае большая часть документов сканируется), так и по электронной почте. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу вводит непосредственно руководитель. Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, создаются контрольные карточки на исполнителей по документу. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий. После исполнения документ списывается в электронный архив. Если пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий, и отправляется либо в бумажном виде, либо непосредственно из системы по электронной почте. Сотрудник какого-либо отдела - автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке. Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов. Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия. После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.). После окончания согласования конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних (исходящих) документов. Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления. После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации. 3.4 Экономическая эффективность при внедрении системы автоматизации Оценка экономической эффективности включает в себя: выбор измеряемых параметров, характеризующих процессы в системе; сравнение затрат на выполнение типовых операций. Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ необходимо иметь набор измеряемых параметров (метрик), которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе. В качестве таких параметров выбраны: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операций над документами. Оценка объема документооборота в Управлении проводится по следующим показателям: объем входящих документов; объем исходящих документов; объем внутреннего документооборота; объем документооборота в разрезе структурных подразделений; объем документооборота в разрезе видов документов; доля контрольных документов; среднее число копий. Оценка времени на выполнение операций с документами проводится по следующим показателям: время регистрации одного документа; время передачи документа на исполнение; время пересылки документа между отделами; время поиска документов по известным атрибутам; время поиска документа с неизвестными атрибутами; время подготовки и согласования типовых документов; время, затраченное на подготовку типовых отчетов. Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами проводится по следующим показателям: стоимость рабочего времени сотрудников; стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений и т.д.) Таблица 2. Сравнение затрат на выполнение типовых операций
где t1ср - cреднее время выполнения до внедрения системы t2ср - cреднее время выполнения после внедрения системы ∑t1- cуммарные затраты времени до внедрения системы ∑t2 - cуммарные затраты времени после внедрения системы Суммарные затраты времени = (ежемесячное количество операций / 22 раб.дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции / 60(переводим в часы) / 8 (переводим в человекодни) Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 1,51-0,28 = 1,23чел/дня. Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации = 1,23 * 204 * 22 = 5520,24 руб. В результате тщательного анализа АО «Тандер» можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство».Инесмотря на большие затраты по внедрению системы, выгоды и пользы для учреждения значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки. Заключение В данной работе в качестве объекта исследования выступала коммерческая организация АО «Тандер». Изучался процесс документационного обеспечения организации, в ходе которого была выявлена основная проблема – недостаточная автоматизация делопроизводственного процесса, в результате чего возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений. В результате была определена основная цель исследования - выбор автоматизированной системы, которая автоматизирует процесс ДОУ. В работе была дана характеристика структуры и системы АО «Тандер», особенностей организации делопроизводства. Были выявлены основные недостатки: потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов, возникновение большого количества копий. Был предложен вариант решения проблемы автоматизации ДОУ УДОиВ - выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ. Далее был изучен российский рынок автоматизированных системДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «Directum», «БОСС-Референт», «Олимп – Делопроизводство», «DocsVision», в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре учреждения. Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ программных продуктов, в результате которого лидером оказалась система «Олимп – Делопроизводство». Следовательно, в АО «Тандер» необходимо внедрить систему «Олимп – Делопроизводство». На заключительном этапе была рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 5520,24рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки. Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель. Список использованных источников Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013. Российская федерация. Законы. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Информационная поисковая система «Консультант плюс». Обновление март 2013. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 г. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72. Баронов, В.В. Информационные технологии и управление предприятием / В.В. Баронов, Г.Н., Калянов, Ю.Н. Попов и др. – М.: Компания Айти, 2008. С. 328 Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. / под ред. проф. В.А. Кудряева. - М.: ИНФА-М, 2005. С. 592 Макарова, Н.В. Информатика: учеб. / Н.В. Макарова, Л.А. Матвеева, В.Л. Пройдо. – М.: Финансы и статистика, 2006. С. 383 Семенов, М.И. Информатизированные информационные технологии в экономике: учеб. / М. И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Г.П. Барановская; под общ.ред. И.Т. Трубилина. – М.: Финансы и статистика, 2005. С. 416 Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2005. С. 640 Хомоненко, А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНА принт, 2005. С. 672 Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб.пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2005. С. 216 Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и электронный документ как инструмент управления организацией // Электронные системы. 2007, № 11, С. 13-19 Баласанян, В. Автоматизация делопроизводства и документооборота в России: введение в проблему // Рынок ценных бумаг. 2005, № 16, С. 80-81 Бобылева, М. П. Теория и практика электронного документооборота // Делопроизводство.2005, №2, № 3, С. 15-18 Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И Автоматизация информационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2005. - №11. С. 25-27 Максимович, Г.Ю., Берестова, В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - №2, С. 23-27 Савельев А. П. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России? // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005, №2. С. 10-24 Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. - М: Россархив, ВНИИДАД, 2005. С. 9. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||