1с практикум. Лабораторная работа 1. Концепция системы 1С предприятие 0
 Скачать 3.08 Mb.
|
|
8.1. Операции по банку, кассе, с подотчетными лицами Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов – неотъемлемое условие благополучного существования современного предприятия. «1С:Бухгалтерия 8.0» содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов – платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров. Исходящие документы безналичных денежных платежей могут быть сформированы как в печатном, так и в электронном виде. Обеспечено взаимодействие со специализированными банковскими программами типа «Клиент банка». Кассовая книга формируется автоматически. Предусмотрена возможность денежных расчетов в иностранных валютах и обмена валюты. Денежные операции автоматически отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. Банковские и кассовые операции инициируются документами подсистемы учета денежных средств. Но факт записи в информационную базу денежного документа может означать лишь намерение пользователя – сотрудника финансовой службы или бухгалтерии. Для того, чтобы в информационной базе было зарегистрировано соответствующее движение денежных средств, факт оплаты должен быть подтвержден путем простановки в денежном документе отметки «Оплачено». Для банковских платежных документов – платежных поручений при этом должна быть указана дата оплаты, поскольку дата платежа может не совпадать с датой документа. Для кассовых документов дату оплаты указывать не требуется, поскольку по правилам кассовых операций дата оплаты совпадает с датой документа. При регистрации оплаты документа будут автоматически сформированы проводки. В качестве даты проводок будет использована дата платежа. Кассовые операции Сведения о кассовых операциях вводятся в информационную базу кассовыми документами – приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами. Для регистрации движения денежных средств по кассовым документам (приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру) в форме документа должна быть проставлена отметка «Оплачено». Дату оплаты специально указывать не требуется, поскольку для кассовых документов дата оплаты должна совпадать с датой документа. Вводятся кассовые документы либо через меню «Операции – Документы», либо вводом новой строки в Журнале кассовых документов (меню «Банк и касса – Журнал кассовых документов»). Поступление денег в кассу оформляется документом «Приходный кассовый ордер»: В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям: Оплата от покупателя. Возврат денежных средств подотчетником. Возврат денежных средств поставщиком. Получение наличных денежных средств в банке. Прочий приход денежных средств. Прием розничной выручки В случае оформления поступления денежных средств от покупателя или комиссионера документ «ПКО»может быть выписан на основании документов «Реализация товаров и услуг» или «Отчет комиссионера». При оформлении таких операций следует устанавливать вид операции «Оплата от покупателя». В том случае, если с помощью приходного кассового ордера фиксируется предоплата, то на основании приходного кассового ордера можно выписать документ «Счет-фактура выданный» на авансовый платеж. Если необходимо оформить операцию получения денег от поставщика за возвращенные ему ранее позиции номенклатуры, то в приходном кассовом ордере устанавливается вид оплаты «Возврат денежных средств поставщиком». В этом случае ПКО может быть выписан на основании документа «Заказ поставщику». В случае оформления операции по возврату неизрасходованных денежных средств подотчетником устанавливается вид операции «Возврат денежных средств подотчетником». При выборе данного вида операции внешний вид формы документа изменяется, на форме отображается поле для выбора подотчетного лица из списка работников организации. С помощью документа «Приходный кассовый ордер» можно оформить операцию получения денежных средств с банковского счета в кассу компании. При этом в документе устанавливается вид операции«Получение наличных денежных средств в банке» и указывается расчетный счет, с которого будут сняты денежные средства, и та касса компании, в которую они поступили в качестве наличных денежных средств. В документе «Приходный кассовый ордер» предусмотрена возможность фиксации так называемых прочих сумм, которые напрямую не относятся ни к одной торговой операции. Например – это может быть получение кредита в банке, поступления денег в качестве процентов по акциям и т.д. В этом случае вид оплаты устанавливается «Прочий приход денежных средств», а в документе заполняется соответствующая статья движения денежных средств. Если необходимо принять розничную выручку с торговой точки, то вид оплаты устанавливается «Приѐм розничной выручки». В случае, если торговая точка автоматизирована, то проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не «Приходным кассовым ордером». В случае неавтоматизированной торговой точки необходимо взвести соответствующий флаг в форме документа. В этом случае проводки по бухгалтерскому учету формируются самим документом. В группе полей «Печать» вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, от кого поступили денежные средства в родительном падеже (поле «Принято от» в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу. В бухгалтерском учете отражаются все указанные операции. В налоговом учете отражаются суммовые разницы как внереализационные доходы или расходы, если они возникают по факту расчетов с контрагентами. Для операции «Оплата от покупателя» возможно автоматическое разбиение суммы платежа на оплату и аванс, для этого необходимо указать счет учета аванса. Списание денег из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер». Заполнение реквизитов данного документа идентично рассмотренному выше документу «Приходный кассовый ордер». Кассовый документ может быть распечатан в бумажном виде непосредственно из экранной формы документа (кнопка «Печать»). После записи и проведения кассовые документы «подшиваются» в Журнал кассовых документов, в котором с помощью кнопки можно просмотреть сформированные ими проводки. Подсистема учета денежных средств обеспечивает удобное взаимодействие между финансовыми службами и кассами предприятия. Кассовый документ может быть сформирован сотрудником финансовой службы – финансовым менеджером или бухгалтером. Сотрудник распечатывает кассовый документ в бумажном виде, оформляет нужным образом и передает в кассу организации. Но документ не проводится, пока не произошло фактической оплаты, то есть кассовый документ означает лишь намерение изменить состояние денежных средств. После фактической оплаты по документу кассир предприятия проводит документ – только после этого в информационной базе регистрируется фактическое движение денежных средств. Факт оплаты регистрируется в бухгалтерском учете и в налоговом учете. Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги. Вызвать на экран диалоговое окно кассовой книги можно либо из меню «Банк и касса – Кассовая книга», либо нажатием кнопки на панели инструментов Журнала кассовых документов. Отчет «Кассовая книга» формирует регламентную форму кассовой книги. Данный отчет формируется по организации, выбранной в настройках отчета за указанный период. В настройках также можно указать параметры печати последнего листа, а именно – является ли последний лист в книге последним в году, месяце или это обычный лист. Можно также распечатать обложку кассовой книги. При формировании кассовой книги запоминается номер сформированного листа, который хранится в регистре сведений«Номера листов кассовой книги». Банковские операции Сведения о банковских операциях вводятся в информационную базу банковскими расчетными документами (платежное поручение входящее, платежное поручение исходящее, платежный ордер, инкассовое поручение, аккредитив). По каждому банковскому расчетному документу могут формироваться проводки. Напомним, что конфигурация не позволяет править проводки вручную. Для изменения проводки необходимо изменить исходную информацию, содержащуюся в документе, и перепровести документ – сформировать проводки заново. Безналичные денежные средства учитываются на счете 51. Предприятие может иметь несколько расчетных счетов в одном или нескольких банках. В бухгалтерском учете этот факт будет отражен введением дополнительного разреза аналитического учета. В плане счетов бухгалтерского учета к счету 51 прикреплен вид субконто «Банковские счета». Банковский счет указывается в форме банковского расчетного документа. При автоматическом формировании проводки он будет подставлен в качестве субконто. Счета расчетов с контрагентами, которые будут использоваться в проводках, указываются непосредственно в форме документа. Но специально вводить его, скорее всего, не потребуется, поскольку он будет подставлен автоматически после того, как пользователь укажет в форме документа контрагента и договор: наиболее подходящий счет будет подобран из специального списка, хранящегося в информационной базе. В конфигурации реализованы механизмы группового ввода и обработки платежных документов: обработка«Выписка банка», механизм обмена информацией с программами типа Клиент-банка. Эти обработки формируют или корректируют документы, которые, в свою очередь, порождают проводки. Обработка «Выписка банка» открывается через меню «Банк и касса – Выписка банка». Обработка предназначена для установки признака оплаты группе неоплаченных банковских документов, а также для просмотра списка документов, оплаченных за какой – либо день. При настройке обработки указывается: Дата оплаты. Организация. Расчетный счет. Признак вывода только оплаченных платежных документов. Значение флага «Признак вывода только оплаченных платежных документов» влияет на автоматическое заполнение табличной части обработки. Если флаг установлен – в табличную часть будут отобраны только те платежные документы, которые оплачены и имеют дату оплаты равной указанной в шапке обработки. Если флаг снят – система отбирает документы по выбранному банковскому счету с датой оплаты, равной дате выписки, а также все остальные проведенные на платеж по счету выписки документы с датой, меньшей либо равной дате выписки. После указания реквизитов, табличная часть заполняется в автоматическом (по кнопке «Заполнить») режиме. Для неоплаченных документов, вошедших в выписку, полученную из банка, необходимо проставить флажок и нажать кнопку «Выполнить». При этом документам будет проставлен реквизит «Оплачено», дата оплаты установлена равной указанной в обработке, и документы будут перепроведены. При отсутствии в базе документа, по которому прошло движение денежных средств согласно данным банковской выписки, его необходимо зарегистрировать и установить признак оплаты (с помощью обработки«Выписка банка» или напрямую из формы документа). Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа «Клиент банка», поставляемой банком. Для обмена информацией с банками по электронным каналам связи предназначены специализированные программы типа «Клиент банка». Конфигурация, в свою очередь, умеет обмениваться информацией с такими программами. Специальный механизм обмена информацией с программами типа «Клиент банка» позволяет: формировать платежные документы в информационной базе, затем выгружать их в программу типа «Клиент банка» для передачи в банк по электронным каналам связи; загружать в базу из программы типа «Клиент банка» информацию, поступившую из банка об операциях по расчетным счетам организации. Обмен данными между конфигурацией и программой типа «Клиент банка» осуществляется через промежуточное хранилище информации, в качестве которого используется файл обмена специального формата. Обработка предназначена для синхронизации платежных документов в информационной базе и на стороне клиента банка (системы дистанционного управления лицевыми счетами). На закладке «Экспорт» указываются условия отбора документов, заполняется список документов и флажками отмечаются те из них, которые будут выгружаться. При заполнении списка документов флажки автоматически установятся у тех документов, которые готовы к выгрузке и не будут установлены у документов, в которых есть ошибки. Рекомендуется перед выгрузкой исправить все ошибки и установить флажки у всех документов, предназначенных к выгрузке. На закладке «Импорт» указывается файл, из которого будут импортироваться платежные документы, заполняется список документов и флажками отмечаются те из них, которые будут загружаться. При заполнении списка документов флажки автоматически установятся у тех документов, которые готовы к загрузке и не будут установлены у документов, в которых есть ошибки. Рекомендуется перед загрузкой исправить все ошибки и заполнить недостающие данные, а после этого установить флажки у всех документов, предназначенных для загрузки. Движения денежных средств на банковских счетах обычно проверяются и корректируются по каждому дню. Для предотвращения нежелательного изменения данных в учетной системе за прошлые, уже сверенные дни, достаточно задать дату границы обработки (задается на закладке «Импорт»). Документы будут загружать или корректироваться только после неѐ. Допускается повторная выгрузка документов в программу типа «Клиент банка». Однако следует иметь в виду, что если документы уже были переданы программой в банк, то их изменение не даст нужного результата. Для получения банковских выписок программой типа «Клиент банка» инициируется прием данных из коммерческого банка и формирование файла обмена. Затем этот файл читается и обрабатывается. Необходимое условие для взаимодействия с программой типа «Клиент банка»: банковская программа должна поддерживать стандарт обмена данными «1С:Предприятие – Клиент банка». Расчеты с подотчетными лицами Расчеты с подотчетными лицами оформляются документом «Авансовый отчет», который хранится и редактируется в журнале «Авансовые отчеты». Документ авансовый отчет оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств (документ «Расходный кассовый ордер»), как валюта подотчетного лица. Документ имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках. Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке «Авансы». Денежные средства, выданные подотчетному лицу могут быть израсходованы на: Закупку товаров и тары (закладки «Товары» и «Тара») Оплату поставщикам (закладка «Оплата») Прочие (дополнительные) расходы (закладка «Прочее»). Данные о расходе денежных средств заполняются в документе «Авансовый отчет» на соответствующих закладках табличной части. Закупка товаров. Информация о закупленных подотчетным лицом товаров фиксируется на закладке«Товары», информация о закупке возвратной тары фиксируется на закладке «Тара». Информация об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняются в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов. При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товаров сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица. Если закупленный подотчетником товар сразу поступает на склад, то в документе указывается вид поступления «На склад» и указывается склад, на который поступил товар. При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически. Сведения о полученных счетах – фактурах также указываются в записях табличной части закладки «Товары». Оплата поставщику. Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке«Оплата». Суммы фиксируются в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатилось с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика. При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком. Дополнительные расходы. К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т.д. Эта информация заполняется на закладке «Прочее». В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетника. При записи документа, по строкам табличных частей «Товары» и «Прочее», в которых установлен флаг«Счет-фактура предъявлен», формируются документы вида «Счет-фактура полученный». При проведении авансового отчета формируются бухгалтерские записи по дебету счетов, указанных в табличной части документа (в том числе счета учета НДС по приобретенным ценностям), и кредиту счета 71«Расчеты с подотчетными лицами», соответствующих субсчетов (если отчет в рублях – то субсчета 71.01«Расчеты с подотчетными лицами», если в иностранной валюте – то субсчета 71.02 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)»). При установленном флаге «Отразить в налоговом учете» авансовый отчет может быть отражен в налоговом учете по налогу на прибыль. Для корректного отражения операций в налоговом учете необходимо указать в табличной части документа счет и аналитику налогового учета приобретаемых объектов. При проведении документа в налоговом учете будут сформированы записи: в части приобретения товаров (работ, услуг) – по дебету счетов, указанных в табличной части, и кредиту счета ПВ «Поступление и выбытие имущества, работ, услуг, прав» в части оплаты поставщикам – не отражается В конфигурации предусмотрена печать авансового отчета по регламентированной печатной форме. |