1с практикум. Лабораторная работа 1. Концепция системы 1С предприятие 0
 Скачать 3.08 Mb.
|
|
6.2. Ввод нового документа Ввод документа может осуществляться различными способами. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа выберите пункт «Действия – Добавить» либо используйте кнопку панели инструментов журнала. Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа. В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале. Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа. Пользовательский интерфейс может включать команды меню или кнопки панели инструментов, которые могут позволять сразу начать ввод документа – без открытия журнала, в котором отображаются эти документы. Для этого следует выбрать соответствующий пункт меню или нажать специально созданную для этого кнопку на пользовательской панели инструментов. Информация о порядке ввода конкретных документов может находиться в общем описании конфигурации. Рассмотрим порядок заполнения реквизитов документов на примере документа «Счет на оплату покупателю». В шапке любого документа присутствуют обязательные реквизиты «Номер» и «Дата», которые заполняются автоматически (номер – следующим за последним документом того же типа, дата – рабочей датой программы), но могут быть изменены вручную. Кроме этого, в шапке документов присутствуют и другие реквизиты, необходимые для записи данных об операции (в Счете это контрагент-покупатель, заключенный с ним договор, склад, откуда планируется отгружать продаваемый товар, банковский счет нашей организации, на который планируется поступление денег и т.д.). Эти реквизиты заполняются, как правило, выбором из соответствующих справочников. Документ может содержать табличную часть. В нашем примере в ней отражается список продаваемой номенклатуры. Строки табличной части могут вводиться с использованием кнопки«Добавить» или клавиши INS. Часть значений в колонках табличной части после выбора номенклатуры заполняется автоматически, но могут быть при необходимости исправлены вручную. При большой номенклатуре, вводимой в табличную часть документа, удобно пользоваться кнопкой позволяющей осуществить множественный подбор из открывающегося справочника. При вводе таким способом следует только уточнять количество вводимой номенклатуры, необходимость же ввода новой строки для каждой новой позиции списка отпадает. Подбор осуществляется двойным щелчком мыши на нужной позиции, нажатием клавиши ENTER. Выбранные позиции автоматически переносятся в табличную часть документа. Строки табличной части документа можно: Вводить копированием – кнопкой Редактировать – кнопкой (или двойным щелчком по строке) Записывать после редактирования – кнопкой Менять местами – кнопками Выстраивать по возрастанию или убыванию реквизита выделенной колонки – кнопками Например, если нужно выстроить введенные строки в порядке возрастания количества или цены товаров или в алфавитном порядке их названия. Удалять – кнопкой или клавишей DEL. Причем удаление строки происходит без дополнительного предупреждения. В нижней части любого документа находится текстовая строка комментария, в которой можно указать полезную информацию (например, а планируемом сроке оплаты). В печатную форму документа она не выводится. Кнопка «Перейти» служит для просмотра движений по регистрам, которые были сделаны в результате проведения документа, если таковое предусмотрено модулем документа. При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести»), производится проведение документа. При проведении документа информация, содержащаяся в документе, учитывается в регистрах путем создания записи регистров. Записи регистров – это информация о том, как изменяется состояние регистра в результате проведения документа. В журнале документов проведенный документ будет помечен галочкой в колонке пиктограмм. Чтобы сделать документ не проведенным, следует выбрать пункт «Действия» – «Отмена проведения». При отмене проведения, отменяются все действия, которые документ выполнил в процессе проведения. Не проведенный документ в журнале документов будет помечен пиктограммой без галочки. Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Тогда на экран выводится сообщение: При этом в нижней части экрана в служебном окне выводится сообщение о допущенной ошибке: Если нужно ввести новый документ, реквизиты которого во многом совпадают с уже имеющимся в базе документом, можно воспользоваться копированием. Для этого в журнале курсор устанавливается на документ – образец и выбирается пункт меню «Действия – Скопировать» или нажимается пиктограмма панели инструментов журнала. На экран будет выведена форма нового документа с реквизитами, заполненными из документа – образца. Не копируются при использовании этого режима реквизиты «Номер» (новому документу присваивается очередной порядковый номер) и «Дата» (в качестве которой будет использована рабочая дата программы). После внесения необходимых изменений документ следует записать и провести. 6.3. Просмотр и корректировка документа Для корректировки документа следует сначала открыть журнал документов, в котором отображаются документы нужного вида. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать. Работая в журнале документов, документ можно открыть для корректировки или просмотра, одним из следующих способов выбрать пункт «Действия – Изменить» воспользоваться кнопкой панели инструментов журнала. нажать клавишу ENTER дважды щелкнуть мышью в любом месте строки с записью о нужном документе. В результате любого из этих действий на экран будет выведена форма документа. Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными. Для редактирования документов используются общие приемы работы в формах. Если это обусловлено конфигурацией, форма документа может содержать закладки. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных «страницах», между которыми можно переключаться, щелкнув мышью ту или иную закладку. После того, как реквизиты заполнены, для записи документа следует нажать кнопку «OK». По этой кнопке производится запись документа, если документ проводится, на экран выводится запрос о необходимости проведения документа, после ответа на запрос форма документа закрывается. Кнопка «Записать» предназначена для сохранения документа без проведения и закрытия формы. Кнопка «Провести» предназначена для выполнения проведения документа. Для закрытия формы документа нажмите кнопку «Закрыть». Если документ новый или была открыта форма существующего документа и были произведены изменения в реквизитах, на экран будет выдан запрос о сохранении изменений. Следует ответить «Да» для записи документа, или «Нет» – для отказа от записи. 6.4. Поиск и отбор документов Поиск документов В журнале документов можно осуществлять разные варианты поиска нужного документа: Быстрый поиск в списке может производиться по дате документа. При начале набора даты в колонке «Дата» под нижней строкой открывается специальное поле для ввода даты. После окончания ввода даты нажмите кнопку и в случае обнаружения курсор устанавливается в нужную ячейку журнала. Если строк с указанной датой несколько, курсор устанавливается на первой найденной. Если список не отсортирован до дате, то для нахождения следующего документа с введенной датой нужно перейти на нижние строки и выполнить поиск заново. Поиск документа по номеру. В журнале следует выбрать меню «Действия – Поиск по номеру» или воспользоваться пиктограммой На экране появится следующее диалоговое окно: В поле «Номер документа» необходимо ввести номер, который необходимо найти. При открытии окна поиска в поле указывается номер текущего документа. Если флажок «Поиск по подстроке»установлен, то в поле «Номер документа» можно указать только часть номера. Поиск документов производится в диапазоне дат. По умолчанию, диапазон установлен в соответствии с периодом журнала или списка документов. Окно запроса содержит список видов документов, которые включаются в текущий журнал или список. Над списком видов документов располагаются кнопки «Отметить все» и «Снять все отметки» При их нажатии будут соответственно выделены все виды документов или снято выделение со всех видов документов. Для выполнения поиска следует нажать кнопку «Найти». По окончании поиска найденные документы будут показаны в списке «Найдено». По кнопке «Выбрать» в списке или журнале документов текущим документом становится выбранный документ, и окно поиска закрывается. Произвольный поиск. Позволяет осуществить поиск по любым значениям и в любом направлении. Чтобы начать поиск, следует выбрать пункт «Правка – Найти», либо воспользоваться кнопкой общей панели инструментов программы. Форма диалога зависит от типа данных в колонке, для которой производится поиск. Укажите информацию, которую необходимо найти. Переключатель «Вперед – Назад – Везде» позволяет задать направление поиска. Опция «По текущей колонке», если она включена, указывает, что поиск будет производиться только в текущей колонке табличной части – той, в которую установлен курсор. При выключенной опции поиск будет производиться во всех колонках слева направо. Опция «Учитывать регистр», позволяет указать, будут ли различаться при поиске по строковому значению прописные и строчные буквы. Если эта опция включена, одинаковые прописные и строчные буквы будут считаться разными символами. После выполнения всех необходимых установок для выполнения поиска следует нажать кнопку«Искать». Если значение, указанное в шаблоне поиска, найдено в списке, курсор будет установлен в ячейку с найденным значением. Если значение не найдено, будет выдано соответствующее сообщение. Если искомых значений в списке несколько, то курсор устанавливается на первое встретившееся (в соответствии с направлением поиска) значение. Продолжить поиск с теми же установками можно через пункт «Правка – Найти следующий» или «Правка – Найти предыдущий», либо используя кнопки общей панели инструментов программы. Кроме того, на общей панели инструментов существует специальное поле выбора для ввода строки поиска без вызова диалога поиска. В нем также хранятся несколько предыдущих значений поиска, которые могут быть выбраны кнопкой Для использования этого элемента следует ввести в него нужную строку и нажать клавишу ENTER или одну из кнопок поиска панели инструментов. Отбор документов Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов. Чтобы выполнить отбор по конкретному текущему значению ячейки , надо выбрать ячейку, содержащее это значение, и вызвать команду меню «Действия – Отбор по значению в текущей колонке» или нажать кнопку «Отбор по текущему значению» Пример: мы хотим отобрать в Журнале операций только документы «Авансовый отчет». Для этого находим в списке хотя бы один такой документ, выделяем его курсором (не открывая!) и нажимаем кнопку На экране остаются только отбираемые документы. Пример: В Журнале банковских документов следует отобрать только документы с конкретной суммой 500 000 руб. Находим один из таких документов визуально, устанавливаем на него курсор и нажимаем кнопку. На экране остаются только платежные поручения на сумму 500 000 руб. В наиболее общем случае пользователь может сам задавать условия отбора. Чтобы сформировать условия отбора, следует вызвать пункт меню «Действия – Установить отбор и сортировку списка» или нажать на кнопку для вызова соответствующей настройки. На закладке «Отбор»: В некоторых списках предусматривается возможность отбора данных по значениям реквизитов. Это позволяет просматривать только те данные, которые имеют определенное значение в реквизите, выбранном для отбора. Отбор данных производится по определенному набору критериев отбора. Видами отбора называются критерии, которые определяются на этапе конфигурирования, а также зависит от типа списка. Отбор может проводиться сразу по нескольким видам. Для этого достаточно установить флажок слева от наименования вида отбора. Для каждого вида выбирается условие отбора. Состав возможных условий определяется типом данных. В зависимости от выбранного вида условия вводятся значения отбора (может быть указано конкретное значение или интервал значений, а также список возможных значений, при этом в условиях можно выбрать как вхождение в список, так и невхождение в список). Значением отбора может являться любое из имеющихся значений этого реквизита, например, «Частное лицо». Вид отбора и значение отбора составляют условие отбора. Условие отбора в определенный момент времени может быть только одно. Заметим, что возможность отбора предусматривается для большинства списков, причем по одному или нескольким реквизитам. Если для списка отборы не предусмотрены, то в меню и в панели инструментов не будет содержаться элементов интерфейса для управления отборами. Выбранные параметры отбора могут быть сохранены для использования в дальнейшем. Для этого нажмите кнопку «Отборы». При установке отбора в окне формы списка выводятся только элементы, удовлетворяющие выбранному условию отбора. Отбор данных в списке может быть установлен несколькими способами. На закладке «Сортировка»: На закладке «Сортировка» устанавливается порядок представления отобранных данных. В списке слева содержатся реквизиты, по которым будет осуществляться сортировка. Направление сортировки (по возрастанию или убыванию) задается кнопкой с двумя стрелками. Реквизиты переносятся из правого списка. Если отобрано несколько реквизитов, то порядок их следования в списке влияет на порядок представления информации. Сначала отобранный список будет сортироваться по первому сверху реквизиту, затем каждая группа одинаковых значений будет сортироваться по второму сверху реквизиту, и т.д. С реквизитами сортировки можно осуществлять следующие действия: – Перемещение реквизита вверх (вниз) списка. – Добавление (удаление) реквизита из списка. – Изменяет направление сортировки. – Отключить отбор. 6.5. Ввод документов на основании В отличие от копирования режим ввода на основании (если описан на этапе конфигурирования) позволяет создавать документы на основании данных документа другого вида. Для создания документа на основании выберите исходный документ и выберите пункт «Действия – На основании» или воспользуйтесь кнопкой В выпадающем меню будет представлен список возможных видов объектов (не обязательно документов), которые могут быть созданы на основании данного документа. Выберите нужный вид. На экран выводится форма нового документа, поля которого заполнены на основании документа-источника. Правила заполнения определяются на этапе конфигурирования. Пример: С 01.06.2006 наша организация сдает «Адвокатскому бюро Кузьмина» по договору краткосрочной аренды офисное помещение площадью 40 кв.м. по цене 5оо руб. за один кв.м. Необходимо оформить счет на аренду за июнь, провести оказание услуг по аренде данному арендатору. Арендатор оплатил указанную в счете сумму 09.06.2006 г. Наличными деньгами в кассу нашей организации. Вызываем на экран новый документ «Счет на оплату покупателю» и заполняем его на дату 01.06.2006 г. необходимыми реквизитами. Используя кнопку «Печать», распечатываем документ и отдаем его арендатору. После этого записываем документ в базе, используя кнопку «ОК». Документ попадает в журнал «Счета на оплату покупателю». Используя кнопку «Ввести на основании», вводим документ «Реализация товаров и услуг». Исправляем в нем дату на конец месяца и проводим документ. В Журнале операций появилась новая строка с введенным документом. Действуя аналогично (с помощью кнопки «ввести на основании), вводим документ „Приходный кассовый ордер―, изменив в нем дату на 09.06.2006 г., распечатываем его и проводим, нажав „ОК―. В Журнале операций появляется строка с новым документом и видны сформированные им проводки. С помощью команды меню «Перейти – Структура подчиненности документа» можно проследить цепочку документов, вводимых на основании друг друга. 6.6. Удаление (установка и снятие пометки удаления) документов Различают два режима удаления: непосредственное удаление и пометка удаления. Доступность режимов определяется правами конкретного пользователя. Удаление (непосредственное удаление, установка и снятие пометки удаления) документов производится в журнале документов. Для установки пометки на удаление следует выбрать документ в журнале и, не открывая его, нажать клавишу DEL или кнопку Для снятия пометки на удаление следует выбрать в журнале помеченный для удаления документ и повторно нажать клавишу DEL или кнопку Помеченные на удаление документы показываются пиктограммами При пометке на удаление документа его проводки удаляются. При отмене пометки на удаление проводки не восстанавливаются. Для их восстановления требуется повторное проведение документа. Для окончательного удаления помеченных на удаление документов (так же как и элементов справочников) следует обратиться в пункт меню «Операции – Удаление помеченных объектов». Появится стандартное предупреждение: Следует нажать кнопку «Да». Откроется новое диалоговое окно: В верхней части диалог содержит список обнаруженных в информационной базе объектов, помеченных на удаление. Любой из объектов можно открыть с помощью кнопки «Открыть». С помощью пометок можно указать, какие объекты нужно проверить на возможность удаления. Для контроля наличия ссылок на удаляемые объекты нажмите кнопку «Контроль». Программа производит проверку работы пользователей с данной информационной базой и устанавливает монопольный режим работы. Если с базой работают, то выдается сообщение. Программа формирует список ссылок на указанные объекты и выводит другой диалог (в модальном режиме), в котором можно просмотреть список ссылок и произвести удаление. Если закрыть модальный диалог, то список ссылок выводится в нижнем списке по каждому выбранному объекту, помеченному на удаление. Любую из ссылок можно открыть с помощью кнопки «Открыть». Во время просмотра списка ссылок в информационной базе могут произойти изменения. Чтобы обновить список ссылок надо выйти из диалога, и открыть его заново и нажать кнопку «Поиск». |