Производственный менеджмент. Лебедев Валерий Викторович Шестакова Лидия Валентиновна Данное учебное пособие
 Скачать 5.07 Mb.
|
|
Мачта3. 3.2. Анализ плана работ проекта Для анализа плана работ проекта используются два классических метода: метод критиче- ского пути и PERT (Program Evaluation and Review Technique). Критический путь – это последовательность задач, определяющая дату окончания проек- та. Если изменить длительность задачи, лежащей на критическом пути, то изменится длительность всего проекта. MS Project относит к критическим задачи с ограничениями Фиксированное нача- ло , Фиксированное окончание, Как можно раньше - для проектов, планируемы от даты начала, Как можно позже – для проектов, планируемых от даты окончания. Задание 21. Показать на диаграмме Ганта критический путь. Для этого можно использовать команду: 1. На вкладке Инструменты диаграммы Ганта в области Стили отрезков выставить флажок Критические задачи. Задачи, лежащие на критическом пути, будут выделены красным цветом. 2. Сохранить изменения в проекте. Рисунок 50. Диаграмма Ганта с критическими задачами Чтобы убрать задачу с критического пути, надо попытаться уменьшить ее длительность. Однако необходимо помнить, что уменьшение длительности задачи может не только убрать ее с критического пути, но и сделать критическими другие задачи. Суть уточнения длительности задач по методу PERT заключается в использовании трех сценариев: 1. Пессимистичный – для задачи задается максимально возможная длительность. 2. Оптимистичный- для задачи задается минимально возможная 3. Ожидаемый сценарий – для задачи задается ожидаемая длительность. 39 В соответствии с удельным весом каждого из сценариев MS Project рассчитывает средне- взвешенную длительность каждой задачи по формуле: 6 O O opt opt p p k D k D k D ⋅ + ⋅ + ⋅ Здесь D p , D opt , D O - пессимистичная, оптимистичная и ожидаемая длительности задач. k p , k opt , k O – соответствующие весовые коэффициенты. Весовые коэффициенты в сумме должны быть равны 6. Задание 24. Сохраните файл проекта Мачта под именем Мачта_PERT. Включите панель инструментов Анализ по методу PERT, выполнив команду Вид\Панели инструментов\Анализ по методу PERT. Появится следующая панель. Рисунок 51. Панель инструментов Анализ по методу PERT Установите курсор на задачу Изготовление мачты. Задайте длительности задачи, исполь- зуя форму ввода PERT. Задайте весовые коэффициенты. Например, 1; 4; 1. Вычислите длитель- ность задачи, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов Анализ по методу PERT. 3.2.1. Планирование стоимости проекта Существует несколько методик планирования стоимости проекта: − по аналогии; − по параметрам; − сверху вниз; − снизу вверх. При планировании проекта по аналогии общая стоимость проекта определяется, исходя из накопленного опыта, затем общая стоимость проекта распределяется между задачами проекта. Типичным примером оценки по параметрам является оценка стоимости строящегося дома по стоимости квадратного метра площади. При использовании методики сверху вниз определяются общие затраты на проект, фазы, а затем определяются затраты на подзадачи. Наиболее точной является методика снизу вверх. На эту методику ориентирована система управления проектами MS Project. В соответствии с этой методикой сначала рассчитывается стои- мость отдельных задач, а затем формируется общая стоимость всего проекта, исходя из суммарной стоимости всех задач. Общая стоимость проекта складывается − из фиксированной стоимости ресурсов и задач; − стоимости назначений, которая определяется ставками ресурса, трудозатратами и стои- мостью использования ресурса. Стоимость ресурсовопределяется на вкладке Затраты окна Сведения о ресурсе. Окно доступно в представлении Использование ресурсов, если дважды щелкнуть левой клавиши мы- ши по выбранному ресурсу. Задание 22. Провести оценку стоимости проекта 1. Откройте проект Мачта3 в представление Использование ресурсов. Дважды щелкните мышью по ре- сурсу Разнорабочий. В открывшемся окне Сведения о ресурсе переключитесь на вкладку Затраты. По- 40 меняйте стандартную ставку на 90 р/ч. Ставка определяет стоимость ресурса в зависимости от затра- ченного времени. Если ресурс получает выплаты по договору независимо от того, сколько будет длить- ся его работа, необходимо указать затраты на использование. Стоимость назначений определяется как СТАВКА РЕСУРСА * ТРУДОЗАТРАТЫ+ЗАТРАТЫ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ Стоимость задачи вычисляется по формуле: СУММАРНАЯ СТОИМОСТЬ НАЗНАЧЕНИЙ + ФИКСИРОВАННЫЕ ЗАТРАТЫ 2. Для ввода фиксированных затрат используется таблица Затраты, которая доступна из любого представ- ления для работы с задачами (диаграмма Ганта, Использование задач). Фиксированные затраты на задачу – это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Иногда задачи имеют фик- сированную стоимость, независимо от числа назначенных ресурсов. В этом случае необходимо указать фиксированные затраты для задачи, а при назначении ресурсов выбрать таблицы норм затрат с нуле- выми ставками. 3. Общая стоимость проекта отражена в столбце Общие затраты таблицы Затраты в любом из представ- лений со списком задач (диаграмма Ганта, Использование задач). Рисунок 52. Таблица Затраты в диаграмме Ганта Методы начисления затрат. Планируя общую стоимость проекта (бюджет), необходимо предусмотреть, как будет расходоваться бюджет на всем протяжении проекта. Существует не- сколько методов начисления затрат: начисления в начале, по окончании, пропорционально. Как правило, используется метод пропорционального начисления. Иногда исполнители требуют предоплаты. Для материальных ресурсов метод начисления затрат следует выбирать, исходя из плана приобретения материалов. Способы оплаты можно указать как для ресурсов, так и для фик- сированных затрат на задачу. Задание 23. Проведите назначение затрат, выполнив следующие операции: 1. Откройте проект Мачта3. Переключитесь в представление Лист ресурсов и установите для материаль- ных ресурсов Бетон и Бензин назначение в начале. 2. Проверьте установлены ли для ресурса Оплата блока затраты на использование 150000 р. 3. Эти назначения можно произвести и в окне Сведения о ресурсе, переключившись в представление Ис- пользование ресурсов. Переключитесь в представление Использование ресурсов. Для ресурса Оплата блока откройте окно Сведения о ресурсе и на вкладке Затраты выберите способ назначения По окон- чании. 41 Рисунок 53. Планирование затрат на ресурсы Планирование доходов. Для внесения информации о планируемом поступлении денежных средств надо создать ве- ху и указать сумму поступления в качестве фиксированных затрат с отрицательным знаком. Выплаты и получение штрафов. Часто по условиям договора поставщики должны выплачивать штраф за несоблюдение условий договора. Задание 24. Провести учет вновь поступивших средств (штрафа) в случае несвоевременного изготовления бло- ка. 1. Открыть проект Мачта3 в представлении Лист ресурсов и создать новый ресурс Штраф (блок). 2. Назначить этот ресурс задаче Изготовление блока. Для этого перейти в представление Диаграмма Ган- та, выделить задачу Изготовление блока и открыть для нее диалогового окна Сведения о задаче. Пе- рейти на вкладку Ресурсы и назначит ресурс Штраф(блок). А вкладкк Рисунок 54. Назначение ресурсов задаче 3. Определите величину штрафа. Для этого выберите представление Лист ресурсов и дважды щелкните мышью по ресурсу Штраф (блок). В открывшемся окне Сведения о ресурсе на вкладке Затраты укажи- те стандартную ставку 0,00 р./ч, которая будет действовать до даты, смещенной от даты начала проекта на 15 дней. После этой даты установите стандартную ставку -12,50 р./ч., что будет соответствовать 100 р./д. Ставку необходимо указать со знаком минус, так как эта сумма будет вычитаться из затрат проекта. 4. Сохраните проект под именем Мачта4. 42 Рисунок 55. Штраф за несвоевременное изготовление блока Аналогично можно внести в план проекта информацию о штрафах, которые надо выплачи- вать заказчику, если будет задержан срок сдачи работ. В этом случае стандартная ставка будет указываться со знаком плюс, так как сумма такого штрафа увеличивает затраты проекта. 3.2.2. Анализ стоимости проекта Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно открыть таблицу Затраты, напри- мер, в представлении диаграмма Ганта или Использование задач. Общая стоимость проекта указана в столбце Общие затраты для суммарной задачи проекта (рис.52). Помимо общей стоимости проекта часто требуется проанализировать соотношение затрат по фазам проекта. Для решения этой задачи воспользуемся настраиваемыми полями Общая сто- имость и % от общей стоимости, которые добавим в таблицу Затраты. Задание 25. Проанализировать соотношение затрат по фазам проекта. 1. Открыть файл Мачта4 в представлении Диаграмма Ганта. В табличной части выберите таблицу Затра- ты. 2. Создайте новое поле Общая стоимость. Для этого командой Проект \Свойства \Настраиваемые поля открыть окно Настраиваемые поля. Для поля Тип выбрать пункт Затраты, установить переключатель Задача, выбрать поле Затраты2 (рис. 56) и нажать кнопку Переименовать. В окне Переименование поля ввести имя Общая стоимость и нажать кнопку ОК. Рисунок 56. Создание настраиваемого поля Общая стоимость 43 3. Для создания второго поля изменим тип Затраты на тип Число переименуем поле Число1 в % от общей стоимости (рис. 57). Рисунок 57. Создание настраиваемого поля % от общей стоимости 4. Для поля % от общей стоимости зададим формулу, нажав кнопку Формула, и записав эту формулу в диалоговом окне Формула для “ % от общей стоимости”. Для записи формулы используйте раскры- вающийся список Поле (рис. 58). Закройте окно Формула для % от общей стоимости, нажав кнопку ОК. Рисунок 58. Создание формулы для поля % от общей стоимости 5. Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Настройка полей в разделе Расчет для суммарных строк задач и групп должен быть выставлен переключатель Использовать формулу (рис. 57). 44 6. Добавьте созданные поля в таблицу Затраты. Для этого переключитесь в представление диаграмма Ганта. Подайте команду Вид \Таблицы \Другие таблицы. В открывшемся окне выберем таблицу Затра- ты и нажмем кнопку Изменить. Созданные поля вставьте перед полем Базовые затраты (рис.59). Рисунок 59. В таблицу Затраты добавляются два новых поля: Общая стоимость и % от общей стоимости 7. После настройки таблицы выведем ее в диаграмме Ганта. Обратите внимание, что в столбце % от об- щей стоимости выдается сообщение об ошибке. Это связано с тем, что в формуле, введенной в ячейки этого столбца, происходит деление на Общую стоимость, а столбец Общая стоимость содержит пока нулевые значения (рис. 60). Рисунок 60. Таблица Затраты после добавления двух новых полей 8. Скопируйте общую стоимость проекта из строки суммарной задачи во все строки, заменив нулевые значения. В итоге получим следующее распределение затрат по фазам и задачам проекта: около 70% затрат приходится на фазу Изготовление и доставка блока, почти 22% - на Изготовление и установку мачты на блок и около 9% на Подготовку фундамента (рис. 61). 9. Сохраните полученные результаты под именем Мачта5. 45 Рисунок 61. Таблица Затраты с данными о стоимости фаз 3.3. Анализ рисков Риски определяются для трех аспектов проекта: расписания, ресурсов и бюджета. 3.3.1. Риски в расписании Риски в расписании связаны с наличием в проекте следующих задач: 1. Задачи с предварительными длительностями. Такие задачи можно выявить с помощью стан- дартного фильтра Задачи с оценкой длительности. 2. Слишком короткие задачи (менее 1 дня). Такие задачи можно выявить с помощью автофиль- тра. 3. Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов. Такие задачи можно выявить, переключившись в представление Использование задач, где приведен список задач с пере- числением всех ресурсов, занятых в задачах. Для выявления «длинных» задач можно исполь- зовать автофильтр. 4. Задачи с большим числом зависимостей. Такие задачи можно выявить с помощью настраивае- мого фильтра. 5. Задачи с внешними зависимостями. Обычно такие задачи может определить менеджер при анализе плана проекта и т.д. Задание 26. Создание фильтра для задач с большим числом зависимостей. 1. Открыть проект Мачта5 в представлении Диаграмма Ганта. 2. Открыть окно Другие фильтры (Вид, Данные, список Фильтр, Другие фильтры) и нажать кнопку Со- здать. Рисунок 62. Фильтр для выделения задач с большим числом зависимостей 46 3. В окне Определение фильтра в проекте … сформировать критерий фильтрации: все задачи с большим числом зависимостей содержат несколько предшественников, которые перечисляются через точку с запятой. Фильтр, представленный на рис. 62 выберет задачи, у которых есть хотя бы два предшествен- ника. 4. Примените настроенный фильтр к проекту Мачта и проанализируйте полученные результаты. 5. Самостоятельно осуществите фильтрацию для оценки рисков по пунктам 1,2 и 3 (для задач с предвари- тельными длительностями, коротких и длинных задач) и проанализируйте полученные результаты. 3.3.2. Ресурсные риски Причинами возникновения ресурсных рисков могут быть: 1. Привлечение в проект неопытных сотрудников. 2. Ресурсы с большим объемом работ. 3. Ресурсы со сверхурочной работой. 4. Сотрудники с уникальными навыками и т.д. Задание 27. Выделить сотрудников без опыта работы 1. Открыть представление Лист ресурсов и добавить поле Опыт работы, котороедолжен заполнить ме- неджер: • Открыть окно Настраиваемые поля (Проект \ Свойства \Настраиваемые поля). • В открывшемся окне для поля Ресурсов выбрать тип поля Флаг. Поле Флаг1 переименуйте в поле Опыт работы и нажмите кнопку ОК (рис.63). Рисунок 63. Создание флажка Опыт работы 2. Затем добавьте настроенное поле в Лист ресурсов перед полем Стандартная ставка и заполните это поле для каждого ресурса (рис.64). Рисунок 64. Таблица Ввод представления Лист ресурсов с новым полем Опыт работы 3. Оцените полученные риски. Сохранить файл под именем Мачта6. 47 Задание 28. Определить ресурсы с большим объемом назначений 1. Откройте проект в представление Использование ресурсов. В табличной части представления разме- стите таблицу Трудозатраты. 2. С помощью стандартного фильтра Ресурсы - трудовые отберите только трудовые ресурсы (Вид \Данные \ Фильтр \Ресурсы – трудовые) и, используя контекстное меню, отсортируйте информацию по значению поля Трудозатраты по убыванию (От больших к маленьким). Ресурсы с наибольшей нагруз- кой будут отображаться в начале списка (рис.65). Рисунок 65. Представление Использование ресурсов для выявления ресурсов с большим объемом работ 3. Для выявления ресурсов со сверхурочной работой воспользуйтесь стандартным фильтром Ресурсы и назначения со сверхурочными. Рисунок 66. Окно содержит стандартные фильтры ресурсов Задание 29. Выделитьресурсов с уникальными навыками, используя настраиваемые поля. 1. Откройте в представлении Лист ресурсов таблицу Ввод. 2. Создайте два текстовых поля (Проект \Настраиваемые поля), переименовав поле Текст1 в Описание риска, а поле Текст2 - в Вероятность риска. Для поля Вероятность риска, нажав кнопку Подстановка, задайте список значений: низкая, средняя, высокая (рис. 67). 48 Рисунок 67. Создание значений для поля Вероятность риска 3. Добавьте созданные поля в таблицу Ввод представления Лист ресурсов и заполните их для ресурса Контролер качества. Описание риска – уникальный сотрудник, вероятность риска – средняя. Для ре- сурса бетон: описание риска – срыв поставки, вероятность риска – средняя. Сохраните изменения в проекте. Рисунок 68. Представление Лист ресурсов с новыми полями для оценки рисков 3.3.3. Бюджетные риски В результате оценки рисков и их учета возможно увеличение объема работ по проекту, что приведет к росту затрат на него. Риск увеличения бюджета имеет смысл рассматривать, когда бюджетные рамки проекта ограничены. |