Производственный менеджмент. Лебедев Валерий Викторович Шестакова Лидия Валентиновна Данное учебное пособие
 Скачать 5.07 Mb.
|
|
4. Отслеживание проекта и его дальнейший анализ Процесс отслеживания проекта заключается в сборе фактических данных о ходе выпол- нения проекта и последующем сравнении фактических данных с плановыми. Можно проводить сравнение календарного, бюджетного и ресурсного планов проекта. Чтобы такое сравнение было возможным, перед началом выполнения работ необходимо зафиксировать (сохранить) базовый план проекта. Помимо базового плана можно сохранять промежуточные планы. Промежуточный план отличается от базового количеством сохраняемой информации, в нем сохраняются лишь даты начала и окончания задач. При сохранении базового плана в него перемещаются данные из текущего плана. Ввод фактических данных для задачи означает, что она началась. Исходя из фактических данных, опре- деляется момент, разделяющий задачу на две части: выполненную и невыполненную. В выпол- ненной части задачи данные текущего плана и фактические всегда совпадают. В план проекта можно и должно вносить изменения, но при этом не надо изменять базо- вый план. Отклонения, возникающие во время выполнения проекта – это нормальная ситуация. Задача руководителя проекта заключается в том, чтобы фиксировать их для последующего анали- за и принятия управленческих решений. Для сохранения базового и промежуточного планов служит команда: Проект \ Планиро- вание \ Задать базовый план (рис.69). Рисунок 69. Диалоговое окно для сохранения базового плана Чтобы при сохранении базового плана для отдельной задачи обновлялись базовые планы суммарных задач, необходимо установить флажок: Во все суммарные задачи. Если при обновлении базового плана суммарной задачи надо учесть изменения только вложенных непосредственно в нее задач, то необходимо установить флажок: Из подчиненных в выбранные суммарные задачи Для удаления базового плана служит команда: Проект \Планирование \Очистить базо- вый план. Задание 30. Сохранить проект Мачта6 в качестве базового плана. 50 Для отслеживания проекта используется представление Диаграмма Ганта с отслежива- нием. В этом представлении каждой задаче соответствует по два отрезка, один из них соответ- ствует базовому плану, а второй – текущему. Рисунок 70. Диаграмма Ганта с отслеживанием с таблицей Базовый план Для просмотра данных базового плана в виде таблицы предназначена таблица Базовый план. В MS Project есть три типа полей, определяющих основные характеристики задачи (рис.71): 1. Поля содержат данные базового плана задачи. Например, Базовые трудозатраты. 2. Поля содержат данные текущего плана. Например, Трудозатраты. 3. Поля содержат данные о фактическом выполнении работы. Например, Фактические тру- дозатраты. Рисунок 71. Представление Диаграмма Ганта с отслеживанием и таблицей Трудозатраты Поля этих типов (1-3) могут быть повременными, т.е. относиться к определенному вре- менному периоду, так и сводными, т.е. относиться к задаче в целом. 4.1. Методы отслеживания Чтобы вовремя заметить отклонение фактического хода от запланированного, надо вво- дить в план проекта фактическую информацию. В MS Project существует три метода ввода факти- ческой информации: 1. Ввод информации о проценте выполнения задач – самый простой и наименее точный метод отслеживания. 2. Ввод информации о фактической длительности задачи. 51 3. Ввод в план проекта данных о повременных трудозатратах, например, часов, потраченных на выполнении задачи за каждый день работы. Вводить любые из перечисленных данных можно как для задачи, так и для ее назначений. Выбранный метод должен соответствовать цели отслеживания. Если целью является контроль ка- лендарного плана, то применяют метод 1. Если требуется отслеживать бюджет проекта и ресурсы, то применяют более точные методы 2-3. Прежде чем начать отслеживание, необходимо настроить параметры MS Project. Настройка параметров расчетов производится с помощью команды: Файл \ Параметры \ Распи- сание В открывшемся окне (рис. 72) можно установить следующие параметры: Флажок - Обновлять состояние ресурса при обновлении состояния задачи определя- ет, будут ли обновляться данные о ресурсах, когда вводится процент завершения задачи. Флажок – Фактические затраты всегда вычисляются в Project определяет, будут ли фактические затраты задачи рассчитываться автоматически MS Project, или эти данные будут вво- диться вручную. Если этот флажок установлен, то изменить значение поля Фактические затраты для задачи можно будет лишь после ее выполнения. Рисунок 72. Настройка параметров MS Project перед отслеживанием Флажок – Распределять изменения итоговых фактических затрат до даты отчета о состоянии позволяет связать повременные данные о фактических затратах со сводными. Если он сброшен, то сводные данные о фактических затратах переводятся в повременные пропорциональ- но фактическим повременным трудозатратам. Если этот флажок установлен, то сводные затраты будут распределяться равномерно от даты начла задачи (или последнего ввода о фактических за- тратах) до даты отчета (на рис.72 этот флажок не активен). Помимо вкладки Расписание для настройки параметров отслеживания может использо- ваться вкладка Дополнительно (рис. 73). 52 Рисунок 73. Настройка параметров отслеживания Здесь используется флажок – Распределять изменения итогового % завершения для задач до даты отчета о состоянии. Если флажок отключен, то процент завершения за период со- ответствует проценту фактических трудозатрат за период от общих трудозатрат задачи. Если фла- жок включен, то MS Project фактический % завершения (указанный нами) распределит равномер- но с момента начала задачи (или последнего ввода процента завершения) до даты отчета. 4.1.1. Ввод процента завершения Задание 31. Исследуйте технологию отслеживания путем ввода процента завершения. 1. Откройте файл проекта Мачта6. В представлении Диаграмма Ганта установите таблицу Отслеживание. Установите для задач Заказ блока, Изготовление блока, Доставка блока %завершения – 100%. Для за- дачи Установка блока – 35%. Обратите внимание на то, что фактическая длительность и оставшаяся длительность будут пересчитаны автоматически. Рисунок 74. Представление Диаграмма Ганта, ввод % завершения задач 2. Переключитесь в представление Диаграмма Ганта с отслеживанием, проследите, какие произошли изменения. Для задачи Земляные работы, Устройство опалубки, Бетонирование, Твердение бетона, Установка блока установите % завершения – 100%. Сохраните проект под именем Мачта7. 53 Рисунок 75. Представление Диаграмма Ганта с отслеживанием 4.1.2. Ввод фактической длительности Задание 32. В представлении диаграмма Ганта установите таблицу Отслеживание. Для задачи Изготовление мачты – установите фактическую длительность 7 дней. Обратите внимание, что % завершения и оставшаяся длительность пересчитываются автоматически. 4.1.3. Ввод фактических трудозатрат Задание 33. Исследуйте технологию отслеживания путем ввода фактических трудозатрат. 1. Переключитесь в представление Использование задач и выберите таблицу Отслеживание. На вкладке Инструменты использования задач установите флажки Трудозатраты и Фактические трудозатраты. Установите курсор на задачу Устройство опалубки. В строку Фактические трудозатраты для этой зада- чи установить значение 17ч. Рисунок 76. Ввод фактических трудозатрат 2. В результате будут вычислены фактические трудозатраты для ресурсов Разнорабочий и Плотник авто- матически. Также будут автоматически пересчитаны % процент завершения, фактическая длительность и оставшаяся длительность. 3. Можно задавать фактические трудозатраты не только для задачи в целом, но и для ресурсов. Тогда ав- томатически будет пересчитана фактическая длительность и трудозатраты задачи. 4.2. Анализ хода проектных работ 4.2.1. Анализ хода проектных работ по методу освоенного объема В ходе отслеживания нужно уметь определять, укладывается ли проект в запланирован- ный бюджет, будет ли он завершен в запланированные сроки. 54 В методе освоенного объема для анализа состояния проекта используются три величины: 1. Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР) – это затраты на проект на текущий момент времени по базовому плану. 2. Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) – определяет, сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту. 3. Базовая стоимость выполненных работ (БСВР) – определяет, сколько изначально плани- ровалось потратить на фактически выполненные работы. Если БСВР<БСЗР, то ход работ отстает от расписания. В противном случае ход опережа- ет расписание (или соответствует расписанию). Если ФСВР > БСВР, то проект превышает бюджет. В противном случае – средства расхо- дуются экономно. Для настройки параметров анализа освоенного объема служит команда: Файл \ Пара- метры \ Дополнительно. В разделе Параметры освоенного объема для данного проекта нужно выбрать базовый план, на основании которого производится расчет освоенного объема. Рисунок 77. Выбор базового плана для расчета освоенного объема При анализе по методу освоенного объема используются индикаторы, позволяющие определить, как ход работ соотносится с планом. Индикаторы распределены в MS Project по трем таблицам: 1. Освоенный объем 2. Показатели затрат (освоенный объем) 3. Показатели календ. Плана (освоенный объем) 55 Таблица 4 (индикаторы метода освоенного объема) Название Обозначе- ние Формула вычисле- ния Зна че ние Трактовка Отклонение от кален- дарного плана ОКП (SV) ОКП=БСВР-БСЗР <0 =0 >0 Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана Относительное откло- нение от календарного плана ООКП (SV%) ООКП= (ОКП/БСЗР)х100 <0 =0 >0 Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана Индекс отклонения от календарного плана ИОКП (SPI) ИОКП= БСВР/БСЗР <1 =1 >1 Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана Отклонение от стоимо- сти ОПС (CV) ОПС=БСВР-ФСВР <0 =0 >0 Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств Относительное откло- нение по стоимости ООПС (CV%) ООПС=ОПС/БСВРх100 <0 =0 >0 Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств Индекс отклонения стоимости ИОС (CPI) ИОС=БСВР/ФСВР <1 =1 >1 Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств Предварительная оцен- ка по завершении ПОПЗ (EAC) ПОПЗ= ФСВР+ (БПЗ-БСВР)/ИОС < БПЗ =БПЗ > БПЗ Экономия средств Затраты по плану Превышение затрат Отклонение по завер- шении ОПЗ (VAC) ОПЗ=БПЗ-ПОПЗ <0 =0 >0 Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств Показатель эффектив- ности выполнения ПЭВ (TCPI) ПЭВ=(БПЗ-БСВР)/ ( БПЗ-ФСВР0 <1 =1 >1 Экономия средств, повы- сить качество Ход работ по плану Возможно повышение за- трат Задание 34. Проведите анализ проекта Мачта по методу освоенного объема 1. Установите в представлении Диаграмма Ганта таблицу Освоенный объем. Проведите анализ и сде- лайте соответствующие выводы (рис.78). Рисунок 78. Таблица Освоенный объем диаграммы Ганта 56 2. Аналогичным образом установите для диаграммы Ганта таблицы Показатели затрат (освоенный объ- ем) и Показатели календарного плана (освоенный объем) и продолжите анализ. Рисунок 79. Таблица Показатели затрат (освоенный объем) диаграммы Ганта 4.2.2. Анализ календарного плана проекта Фильтры являются эффективным средством быстрого выявления проблем в проекте. Для анализа календарного плана могут быть использованы следующие стандартные фильтры: 1. Должны начаться к … 2. Должны начаться или закончиться к … 3. Запаздывающие задачи 4. Запаздывающие и с задержкой 5. Задачи с задержкой / превышение бюджета для… 6. Задачи с крайними сроками 7. Задачи с назначенным календарем. 4.2.3. Анализ бюджета проекта Для анализа бюджета проекта используются стандартные фильтры: 1. Затраты превышают 2. Затраты сверх бюджета 3. Задачи с задержкой / превышение бюджета для… 4. Трудозатраты сверх бюджета Задание 35. Построить фильтры для анализа календарного плана и анализа бюджета проекта Мачта. Проана- лизировать полученные результаты. 4.3. Подготовка отчетов по проекту Отчет – это средство представления проектных данных, предназначенных для распечатки. В состав MS Project входит набор стандартных отчетов, которые можно использовать в готовом виде или настроить. Выбор отчета осуществляется командой: Вид \ Отчеты (рис.80). 57 Рисунок 80. Диалоговое окно для выбора вида отчета Обзорные отчеты включают − Сводку по проекту − Задачи верхнего уровня − Критические задачи − Вехи − Рабочие дни Отчеты по текущей деятельности включают − Неначатые задачи − Задачи, которые скоро начнутся − Выполняющиеся задачи − Завершенные задачи − Задачи, которые должны были начаться − Запаздывающие задачи Отчеты о затратах включают − Движение денежных средств − Бюджет − Задачи с превышением бюджета − Ресурсы с превышением бюджета − Освоенный объем Отчеты о назначениях включают − Дела по исполнителям − Дела по исполнителям и времени − Список дел − Ресурсы с превышением доступности Отчеты по загрузке включают − Использование задач − Использование ресурсов Задание 36. Создайте отчеты для проекта Мачта, содержащие − список завершенных задач; − список выполняющихся задач; − распределение денежных затрат во времени; − список задач, в которых занят ресурс разнорабочий. 58 Дополнительная литература 1. Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2007, Учебный курс, - СПб.: Питер, 2007, - 592 с. 2. Куперштейн В.И. Microsoft Project 2010 в управление проектами. / Под общей ред. А.В. Цветкова. – СПб.: БХВ – Петербург, 2011. – 416 с. Оглавление ЗАНЯТИЕ 1. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ MS PROJECT И ИХ НАСТРОЙКА .......................................................................... 1 1. О СНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ ........................................................................................................................................................... 4 2. Н АСТРОЙКА ПАКЕТА MS P ROJECT ........................................................................................................................................ 4 3. П РЕДСТАВЛЕНИЯ MS P ROJECT ............................................................................................................................................. 6 3.1. Представление Диаграмма Ганта ............................................................................................................................ 8 3.2. Сетевой график ......................................................................................................................................................... 12 3.3. Представление Календарь........................................................................................................................................ 11 3.4. Представление График ресурсов ............................................................................................................................. 14 3.5. Представление Использование задач ...................................................................................................................... 14 3.6. Представление Использование ресурсов ................................................................................................................. 15 4. Х РАНЕНИЕ ДАННЫХ В ПРОЕКТНОМ ФАЙЛЕ ......................................................................................................................... 17 4.1. Работа со структурой внешних таблиц ................................................................................................................ 18 4.2. Сортировка, фильтрация и группировка данных .................................................................................................. 19 ЗАНЯТИЕ 2. РАЗРАБОТКА КАЛЕНДАРНОГО ПЛАНА ПРОЕКТА .......................................................................... 23 1. О БЩАЯ СХЕМА РАЗРАБОТКИ ПРОЕКТА ................................................................................................................................ 23 2. О ПРЕДЕЛЕНИЕ ПРОЕКТА ..................................................................................................................................................... 23 3. П ЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПРОЕКТА ....................................................................................................................................... 26 3.1. Определение длительностей задач ......................................................................................................................... 28 3.2. Определение связей между задачами ...................................................................................................................... 29 3.3. Ограничения ............................................................................................................................................................... 31 4. П ЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ ................................................................................................................................................ 32 4.1. Составление списка ресурсов .................................................................................................................................. 32 4.2. Назначение ресурсов ................................................................................................................................................. 32 4.3. Типы задач ................................................................................................................................................................. 34 ЗАНЯТИЕ 3. АНАЛИЗ ПРОЕКТА ....................................................................................................................................... 36 1. А НАЛИЗ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ ............................................................................................................................................. 36 2. А НАЛИЗ ПЛАНА РАБОТ ПРОЕКТА ......................................................................................................................................... 38 3. П ЛАНИРОВАНИЕ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА ............................................................................................................................. 39 4. А НАЛИЗ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА ........................................................................................................................................... 42 5. А НАЛИЗ РИСКОВ .................................................................................................................................................................. 45 5.1. Риски в расписании ................................................................................................................................................... 45 5.2. Ресурсные риски ................................................................................................................................................. 46 5.3. Бюджетные риски .................................................................................................................................................... 48 ЗАНЯТИЕ 4. ОТСЛЕЖИВАНИЕ ПРОЕКТА И ЕГО ДАЛЬНЕЙШИЙ АНАЛИЗ ...................................................... 49 1. М ЕТОДЫ ОТСЛЕЖИВАНИЯ .................................................................................................................................................. 50 1.1. Ввод процента завершения ...................................................................................................................................... 52 1.2. Ввод фактической длительности ........................................................................................................................... 53 1.3. Ввод фактических трудозатрат ............................................................................................................................ 53 2. А НАЛИЗ ХОДА ПРОЕКТНЫХ РАБОТ ...................................................................................................................................... 53 2.1. Анализ хода проектных работ по методу освоенного объема ............................................................................. 53 2.2. Анализ календарного плана проекта ....................................................................................................................... 56 2.3. Анализ бюджета проекта ....................................................................................................................................... 56 3. П ОДГОТОВКА ОТЧЕТОВ ПО ПРОЕКТУ .................................................................................................................................. 56 |