Лекция 1. Общие понятия об информации и документе. Нормативно-ме. Лекция 1. Общие понятия об информации и документе. Нормативнометодические основы и основные термины делопроизводства План лекции
 Скачать 142.5 Kb.
|
Лекция №1. Общие понятия об информации и документе. Нормативно-методические основы и основные термины делопроизводстваПлан лекции. Понятие информации. Ее свойства. Основные понятия и нормативные материалы по делопроизводству. Понятие информацииИнформация это полученная в ходе переработки данных совокупность знаний (новых, ранее не известных сведений) об этих данных, зависимостях между ними, описывающая отраженное в данных наблюдаемое явление. это одно из основных универсальных свойств материи, ее атрибутов. Все, что происходит в окружающем мире, так или иначе связано с информацией. Свойства информации: Объективность, Полнота Достоверность Адекватность Доступность Актуальность Правовое понятие «Информация»Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 06.07.2016) «Об информации, информационных технологиях и защите информации» сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления (п.1 ст.2). Роль и место информацииИнформация редко используется в том месте, где она возникает, и обычно не применяется в момент возникновения Информацию приходится передавать в пространстве и во времени, пользуясь искусственно созданными или естественно возникшими каналами и средствами. Информационные процессы – процессы получения (создания) и преобразования информации. Роль и место информации в современном обществеосновной фактор развития общества, т.к. она пронизывает все аспекты управления, определяет экономические результаты Объемы информации в мире каждые три-пять лет удваиваются. Информация – важнейший товар: кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Современное общество называют информационным. Значение информации для управленияСвоевременность получения и достаточность информации – фактор снижения риска принятия обоснованного управленческого решения и повышения эффективности деятельности. В процессе взаимодействия организации являются активными субъектами и объектами передачи информации. В условиях конкуренции для управления требуется своевременная и объемная информация о рыночной конъюнктуре, технологиях и т.д. Сохранение информации, на основе которой можно вырваться вперед, обеспечивает развитие организации. В целях решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации необходимо:Приведение к единообразию носителей информации и порядка размещения на них информации (путем их стандартизации и унификации) Ускорять процессы обработки и передачи информации и Минимизировать затраты на поиск и хранение данных (путем совершенствования процессов и развития средств обработки и передачи информации) Нормативная база делопроизводства«ГОСТ Р7.0.8-2013. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (до 01.07.2018г.) Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (Приказ Росстандарта от 08.12.2016г. №2004-ст) Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 06.07.2016) Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 №77-ФЗ (ред. от 05.04.2016) Основные понятия(ГОСТ 7.0.8-2013) Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документированная информация – структурированная информация, зафиксированная на носителе. Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных закон-твом РФ случаях ее материальный носитель (ФЗ от 27.07.2006 №149-Ф3) Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и учреждениях. Разработана в целях совершенствования управленческого труда в 70-е годы ХХ столетия и одобрена Гос.Комитетом Совета Министров СССР по науке и технике (постановление №435 от 4.09.1973г.) Способствует упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата Основные понятия методика и техника работы с документами: требования и рекомендации по вопросам подготовки служебных документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и их группировки в дела ... организация труда делопроизводственного персонала: рекомендации, обеспечивающие построение и функционирование делопроизводственных служб, исчисление их штатной численности, нормирование документационных работ, а также требования к должностному составу и условиям труда работников. а также механизация труда и использование технических средств ... Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – содержание Унифицированная система документации (УСД) –комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Предназначена для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации Унифицированный документ – документ, созданный в рамках УСД по принятым для этой системе правилам, стандартам, оформленный в установленном порядке, зарегистрированный в рамках унифицированной системы и имеющий статус обязательного применения при осуществлении данного вида деятельности. Результаты внедрения ЕГСД Существующие унифицированные системы:плановой документации; отчетно-статистической документации; первичной учетной документации; финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений, организаций; расчетно-денежной документации; организационно-распорядительной документации; документации по ценообразованию; документации по материально-техническому снабжению и сбыту; документации по торговле; проектной документации для строительства; документации по социальному обеспечению; документации по труду и социальным вопросам; документации по бытовому обслуживанию; ... Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД)Каждая форма унифицированной документации имеет семиразрядный код: Первые два разряда - код унифицированной системы документов (например, 02 - унифицированная система организационно-распорядительной документации); Следующие два разряда - подкласс форм унифицированных документов (например, 71 - документация по личному составу); Следующие три цифры - номер формы внутри подкласса (например, 020 - анкета). Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее правильность ввода кода по ОКУД в компьютер. Таким образом, код анкеты по ОКУД – 02 71 020 8. Нормативно-методическая база делопроизводстваэто совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Документы, регламентирующие процесс делопроизводства организацииВ любой организации должны быть общедоступные нормативные и методические материалы, регламентирующие деятельность по документационному обеспечению управления (ДОУ). Среди них различают: Общегосударственные материалы по ДОУ. Собственные документы организации. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации; Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ...; Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству ...; Государственные стандарты на документацию; Унифицированные системы документации; Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Нормативные документы по организации управленч.труда и охране труда; Нормативные документы по организации архивного хранения документов. Собственные документы организации и их рольКопия Устава организации – для точного исполнения реквизитов документов Положения о структурных подразделениях – для прямого направления входящих документов исполнителям в соответствии с закрепленными за подразделениями функциями, экономии времени руководителя, ускорения документооборота и повышения оперативности принятия решений Должностные инструкции ведущих (ключевых) специалистов, заместителей – для ускорения документооборота и повышению оперативности принятия решений Инструкция по делопроизводству – для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов организации Выбор вида бланка для документов организации из перечня: общий бланк, бланк письма, бланки конкретных документов, кроме письма. Состав справочных данных об организации на бланках. Порядок простановки даты на документах. Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел. Примеры бланков документов, их формы. Состав отметки для автоматического поиска документов в памяти компьютера. Порядок подписания документов в случае отсутствия первого лица организации. Права вторых лиц организации и подразделений на самостоятельное ведение переписки и на собственные формы бланков документов с указанием должности или названия подразделения. При наличии у организации законных прав на размещение Герба РФ или Герба субъекта Федерации - требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с гербами. Перечень документов, по которым требуется составление не только копии, но и отпуска (второго экземпляра оригинала). Порядок проставлен имя реквизита «Отметка об исполнителе». Порядок контроля исполнения документов. Типовые сроки исполнения документов. Основные вопросы при составлении инструкции по делопроизводству Признаки оригинальной подписи на документах (например, цветные чернила) и порядок использования подписи-факсимиле. Ответственность должностных лиц за качество и сроки исполнения документов. Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну и другие виды ограничения доступа. Перечень документов, требующих утверждения и заверения печатью, а также указание места размещения печати (под последним словом в названии должности). Перечень нерегистрируемых документов и т.д. Основные вопросы при составлении инструкции по делопроизводству Номенклатура делэто систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке. определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) – совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участнику деятельности организации, помещенных в отдельную папку. Оригинал обладает полной легитимностью, подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. Отпуск (в данном случае) – это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати (второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный печатью). Дубликат – это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника. Копия – точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств, может исполнять роль подлинника в случае ее заверения нотариусом. Разновидности документов по юридической силе Сроки исполнения документовС конкретной датой исполнения – в указанный срок. Без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «срочно» исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно исполняются в 10-дневный срок; остальные – в срок не более месяца. По парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения. По обращениям граждан, поступившим в федеральный орган исполнительной власти и требующим дополнительного изучения и проверки – до одного месяца со дня регистрации, по остальным поручениям – не более 15 дней. Если последний срок исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя. Этические аспекты письменных коммуникаций. Основные принципы.Неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Изъясняться на языке партнера по общению; Облегчить партнеру работу с документами путем использования привычных для него правил делопроизводства; Проявлять скромность в общении, не теряя достоинства; Помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше заочное представление потенциальному деловому партнеру, от которого зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго. Спасибо за внимание |