Лекция 10. Организация документооборота в медицинской организаци. Лекция 10. Организация документооборота в медицинской организации План лекции
 Скачать 316 Kb.
|
Лекция №10. Организация документооборота в медицинской организацииПлан лекции 1. Организация документооборота: потоки, этапы обработки и движения. 2. Организация и контроль исполнения документов. 3. Систематизация документов. Номенклатура дел. Сдача в архив. ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТАДокументооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения работы с ними (исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение). Документооборот – регламентированная технологическая схема движения документов по установленным пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Требования к документообороту в организацияхпрямоточность документопотока – прохождение документов кратчайшим путем, через минимальной количество инстанций ... избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних инстанций и действий; единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции ДокументопотокиВ составе документооборота выделяют 3 основные части:
выходящий (выходной) документопоток; внутренний документопоток. Типовые этапы технологического процесса обработки и движения документов1. Прием и первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию). 2. Регистрация документов и ведение справочно-информационной системы. 3. Предварительное рассмотрение документов (службой документационного обеспечения) и распределение. 4. Рассмотрение руководством и направление в структурные подразделения. 5. Исполнение документа. ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫвся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем Экспедиционная обработка Проверка правильности доставки корреспонденции, ее сохранности (отсутствие повреждений упаковки, полнота присланных материалов и т.д.). Вскрытие всех конвертов, кроме личной корреспонденции (с пометками «лично») и их уничтожение, за исключением ... (случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте). Сроки экспедиционной обработки документов – день их поступления в организацию. СХЕМА РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИПрием конвертов, проверка правильности адресования
Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) Постановка отметки о поступлении (входящего штампа) Регистрация Передача (доклад) документов руководителю
Внесение сведений из резолюции в журнал Передача документов исполнителю Контроль исполнения документов Подшивка документов в дело Регистрация входящих документовнеобходима для учета, контроля и поиска документов (каждый документ должен регистрироваться только один раз). Основные действия сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые (организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов). К документы, не подлежащие регистрации: поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п. Проставление регистрационного штампа (с названием организации, датой поступления документа, его номера) – оформление арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу (или на конверте и упаковке); нумерация в пределах года. Формы регистрацииВ журналах регистрации – применяется чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500-600 ед.в год), могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках – позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недостаток - возможность потери карточек. Регистрационные графы (оптимальный состав выбирает организация по своему усмотрению) индекс (номер) документа; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Форма журнала регистрации ВХОДЯЩИХ документов
Предварительная обработка входящих документов
Структурным подразделениям - для исполнения. размножение и передача одновременно всем исполнителям (документов, которые исполняются несколькими подразделениями). Учитываемые при обработке факторы Важность содержания документа; Сложность и новизна поставленных вопросов; Срочность исполнения документа. ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫдокументы, отправляемые из организации. Этапы работы с исходящими документами Составление проекта документа исполнителем; Согласование проекта документа; Проверка правильности оформления проекта документа; Подписание документа руководителем; Регистрация документа; Отправка документа адресату; Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Форма журнала регистрации ИСХОДЯЩИХ документов
Регистрационный номер исходящего документасостоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа. Экспедиционная обработка: сортировка, упаковка, оформление почтового отправления и сдача в отделение связи. При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату», такая же пометка – в журнале регистрации исходящих документов. ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫэто документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Этапы подготовки и оформления Составление проекта документа; Согласование; Проверка правильности оформления; Подписание документа руководителем; Регистрация. Разработка проектов документов и их согласование
с учетом содержания ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу; в соответствии с единым Порядком составления документов в организации (на основе Инструкции по делопроизводству, в т.ч. образцов правильно оформленных документов). согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его получения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справки и т.п.) в установленные им сроки. Контроль исполнения документоввсех зарегистрированных документов. Осуществляет контроль: Организационно-распорядительные документы – служба документационного обеспечения управления (канцелярия); Другие документы – руководители или сотрудники соответствующих подразделений. Цель контроля исполнения документов – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных работников. Разновидности контроляКонтроль по существу решения вопроса, выполнения поручения – осуществляют руководитель или специально уполномоченные лица – это оценка насколько правильно, удачно и полно решен вопрос. Контроль сроков исполнения задания осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля (службой документационного обеспечения управления), в небольшой – секретариатом или секретарем.
Сроки исполнения документовТиповые – устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления (центральных и отраслевых органов управления); изменение типового срока производится принятием нового акта. Индивидуальные – устанавливаются руководителем организации (дата указывается в тексте документа или в резолюции руководителя); изменение срока возможно только по указанию руководителя, который установил этот срок. Перенос срока исполнения по просьбе исполнителя – на основании докладной записки на имя руководителя с указанием уважительных причин. Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней. В регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Систематизация документовПризнаки группировки документов (для формирования дела) номинальный признак: в одно дело группируются документы одного вида (приказы, протоколы, акты и т.д.); предметно-вопросный признак: в папку объединятся документы по одному вопросу (например, план работы на год); авторский признак: документы одного автора (комиссии …); корреспондентский признак: переписка с определенным корреспондентом; географический признак: документы респондентов, находящихся на определенной территории; хронологический признак: на основе временных параметров документов дела. Общие правила формирования делПомещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; Компоновать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; Группировать в дело в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; Раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не помещают документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм), внутри него документы располагают в хронологической, вопросно-логической последовательности. Номенклатура делспециальный классификационный справочник, закрепляющий заголовки дел и определяющий порядок раскладки документов в дела. охватывает все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности организации. Виды Номенклатуры дел:
Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел организации пересматривается не реже одного раза в 5 лет. Примерная номенклатура дел
Формирование дел – важный компонент делопроизводстваПравильное и своевременное включение документов в дело обеспечивает быстроту поиска документа и его сохранность. На каждое названое в номенклатуре дело к началу года заводится папка: на обложке записывается заголовок, название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел (в одном экземпляре) Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении; на корешке дела – его номер по номенклатуре. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив. Подготовка дел к сдаче в архивзавершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Стадии: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянными и долговременными сроками хранения. Экспертиза ценности документов 1 стадия – составляется номенклатура дел и устанавливаются сроки хранения документов. 2 стадия – экспертная комиссия (постоянно действующая в организации) проводит экспертизу ценности самих документов. 3 стадия – уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации (предприятия) в государственный архив. Оформление дел к сдаче в архивНа дела с истекшим сроком годности составляют акт. 1. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: проверяется их наличие по номенклатуре, они сдаются в архив (на скоросшивателях и без нумерации). 2. Дела постоянного срока хранения, срока временного хранения более 10 лет, по личному составу подлежат полному оформлению: переплет, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. На оформленные и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляют опись - систематизируемый справочник, содержащий перечень единиц хранения Спасибо за внимание |