Лекция _2. Лекция 2 Основные понятия делопроизводства. Функции документа Определение понятия делопроизводство
 Скачать 19.85 Kb.
|
|
Лекция 2 Основные понятия делопроизводства. Функции документа Определение понятия «делопроизводство» и «документирование». Документ и его функции. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними. В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8- 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ознакомиться можно в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты» 8-2018. Он содержит информацию о 88 принятых документах по стандартизации). Словарь по экономике и финансам: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Словарь по естественным наукам: Теоретическое делопроизводство - наука, изучающая: правила составления деловых бумаг, актов и самих дел, свойства деловых бумаг. Практическое делопроизводство - общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг. Возникновение термина «делопроизводство» в русском языке относят ко второй половине ХVIII века. При своем возникновении он означал систему «производства дела», при этом имелось в виду широкое понимание слова «дело». В настоящее время в широком смысле под делопроизводством понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Синонимом этого термина можно считать понятие «документационное обеспечение управления». Оно предполагает внедрение в документационную сферу современных информационных технологий и средств организационной и вычислительной техники, что позволяет поднять на качественно новый уровень современную организацию делопроизводства. В более узком смысле «делопроизводство» можно трактовать как систему документационного обеспечения деятельности любого предприятия. Понятие «делопроизводство» базируется на понятии «документирование», которое представляет собой сам процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам. В составе документирования выделяют две составляющие: документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности) и документирование специальных сторон управленческой деятельности. Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма или звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ). Средствами документирования являются орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов (ручки, пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника и т.п.). В зависимости от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования. Система документирования представляет собой совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии. Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Документирование предполагает соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации для каждого конкретного типа документа. Это обеспечивает придание данному документу юридической силы. Результатом документирования служит документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Этим термином обозначают любые письменные источники соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. Документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Объектом документоведения является вся совокупность документов в обществе. Документоведение исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, способы и средства документирования, классификацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Согласно ГОСТ документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.п.) называется реквизитом. Формуляр документа – это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на бумаге. Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций и т.д. Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа. Документ выполняет две группы функций: общих и специальных. Общие функции документа: информационная; социальная; коммуникативная4 культурная. Специальные функции документа: управленческая; правовая; функция исторического источника. Не существует документов, выполняющих лишь одну строго ограниченную функцию. Любой документ многофункционален, т.е. в одном и том же документе существует переплетение различных функций. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа. Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие. В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного характера. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным. Под должностным лицом понимают лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей. По стадии создания и оформления деловые документы можно разделить на: подлинник (оригинал), проект, выписку, копию, дубликат. Подлинник официального документа – первый, или единственный, экземпляр официального документа. Проект – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом. Понятие «копия» связано с размножением, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Развитие средств оргтехники привело к широкой дифференциации понятия «копия» (автоматические, факсимильные и т.д.). Также копии различаются в зависимости от того, каким образом они удостоверены (нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические). Особый вид копий – дубликат – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.). Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на: управленческие; научные; технические (конструкторские); технологические; производственные и т.д. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства. Документы личного характера включают в свой состав: документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.); документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов; включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.). Отдельный документ – это единичный акт документирования. Деятельность любого предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, составляющих системы документации. |