Лекция 7 Менеджмент
 Скачать 243.73 Kb.
|
|
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ / Лекция 7 Менеджмент • Понятие управленческого контроля • Виды управленческого контроля • Принципы управленческого контроля ВОПРОСЫ ЛЕКЦИИ: Контроль — это количественная и качественная оценка и учёт результатов деятельности организации. Начальным этапом процесса контроля является планирование, т. к. только при наличии установленных норм, стандартов и требований, предъявляемых к результатам работы организации, можно говорить об объективном контроле её деятельности. ВОПРОС 1. ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ Управленческий контроль включает в себя три основных компонента : • Установление стандартов • Сопоставление результатов, достигнутых за определённый период, с планами • Понимание способов устранения отклонений (исправления ошибок) • Установление стандартов Контроль невозможно осуществлять, если цель не является конкретной. Неясность целей (стандартов, норм и т. п.) может привести к конфликтам между руководителем и исполнителем: работники будут убеждены, что выполнили свою работу качественно и в срок, тогда как руководитель, иначе трактующий стандарты и цели, будет другого мнения. • Сопоставление результатов, достигнутых за определённый период, с планами Если цели чётко и однозначно определены, то появляется возможность установить, в какой степени они достигнуты и что необходимо сделать, чтобы добиться желаемого результата. • Понимание способов устранения отклонений (исправления ошибок) Если план не выполнен (имеются количественные или качественные отклонения), то необходимо определить, что требуется предпринять в данной ситуации. Иногда может потребоваться пересмотр первоначальных стандартов, требования которых оказались нереалистичными. Если менеджер обнаруживает, что результаты не соответствуют планам (цели не достигнуты) , то он должен принимать срочные меры: наказывать нерадивых, требовать ускорения работы и т. п. Однако это не совсем так. Дело в том, что прежде менеджер должен получить ответ на второй вопрос — существенны ли отклонения результатов от норм . И лишь при наличии существенных отклонений он должен начинать корректировочные мероприятия: устранение отклонений или даже пересмотр стандартов. Какие же отклонения следует считать существенными? Всё зависит от особенностей контролируемых процессов, времени, условий и многого другого. Для описания этих условий в менеджменте используется понятие «масштаб допустимых отклонений» В большинстве случаев организация (подразделение, отдельный исполнитель) может себе позволить незначительные отклонения от поставленной цели (стандартов), если в последующем их можно без труда устранить, не подвергая компанию риску. Кроме того, эффективность системы контроля должна превышать затраты на её функционирование Завышение МДО Оптимальный МДО МДО Занижение МДО Система контроля становится излишне чувствительной, что может привести к дезорганизации работы Нормальная работа организации Большие отклонения от нормы могут привести к серьезным проблемам Одним из признаков эффективного контроля является наличие реалистичных допусков на параметры цели — масштаб допустимых отклонений (МДО). МАСШТАБ ДОПУСТИМЫХ ОТКЛОНЕНИЙ Из понятия МДО вытекает принцип исключения : система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Менеджеры должны уметь правильно определять опасность для компании каждого отклонения. Менеджерам приходится контролировать самые разные параметры и процессы: количество и качество производимой продукции, квалификацию персонала, затраты времени и финансовых средств, износ оборудования, своевременность и качество исполнения рабочих заданий и планов и т. п. ВОПРОС 2. ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ При всём разнообразии контрольных процедур можно выделить три вида контроля , различающихся по времени (периоду) действия: • предварительный; • текущий; • заключительный (итоговый). Предварительный контроль • Выполняется до фактического начала выполнения работ. • Этот вид контроля позволяют осуществить: планирование и создание организационной структуры. • Основным средством является создание правил и процедур. • Осуществляется в сферах: человеческих, материальных, финансовых ресурсов. Заключительный контроль • Осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ. • Базируется на измерении фактических результатов этапа работы. • Призван исключить (уменьшить) отклонение результатов от плана. • Предполагает наличие обратной связи. • Обратная связь организуется в конце выполнения работ (проекта) по фактическим окончательным результатам. • Выводы, сделанные в ходе ЗК, используются при птанировании в будущем. • Важная функция ЗК - создание условий для мотивации. Текущий контроль Кроме того, в менеджменте часто выделяют общий, функциональный и выборочный контроль. Общим (тотальным) называют контроль деятельности всей организации в целом, который применяется в небольших компаниях, при небольших объёмах производства, когда имеется возможность проконтролировать работу практически каждого работника. Но: тотальный контроль является слишком затратным и часто вызывает негативную реакцию или неверное понимание целей контроля со стороны персонала организации. Функциональным называют контроль деятельности отдельной функции, отдельного подразделения, отдельного участка предприятия. Выборочным называют контроль, позволяющий сделать вывод о качестве продуктов, услуг и работ на основе оценивания части партии изделий или отдельных видов работ (отдельных сотрудников). Так, например, в крупносерийном и массовом производстве контролю подвергают только часть партии произведённой продукции — т. н. случайную выборку. К такой форме контроля менеджменту приходится прибегать для сокращения затрат на осуществление контрольных функций и повышения его рентабельности. В зависимости от субъекта контроля, контроль разделяют на внутренний и внешний Внутренний контроль осуществляется субъектами самой организации: собственниками, администрацией, назначенными сотрудниками. Такой контроль призван оценивать результативность и эффективность работы подразделений и компании в целом, эффективность расходования ресурсов, производительность труда и квалификацию персонала, выявлять слабые места и ошибочные решения и т. п. Внешний контроль осуществляется внешними по отношению к организации субъектами управления: государственными или независимыми контрольными органами, контрагентами компании (кредитными, страховыми организациями и т. п.), общественностью. Основная цель внешнего контроля — составить мнение ответственных органов о соответствии деятельности контролируемой организации законам, о её финансовом положении и эффективности деятельности. Также контроль по форме может быть открытым, наглядным и неофициальным Открытый контроль представляет собой такую систему оценивания и учёта деятельности, которая закреплена в соответствующих регламентах: приказах, распоряжениях и положениях (например, положение о мониторинге трудовой дисциплины сотрудников предприятия). Особенностью наглядного контроля является удобство периодического ознакомления с его результатами. Как правило, результаты наглядного контроля различных процессов оформляются в виде диаграмм, гистограмм и учётно-плановых графиков. Скрытый контроль осуществляется без оповещения контролируемых лиц. Так, например, широко распространённой является методика «тайный покупатель» (mystery shopping) (иногда используется словосочетание «таинственный покупатель»). Этот способ контроля заключается в том, что контролирующее лицо под видом покупателя проверяет качество работы конкретных сотрудников (как правило, продавцов, менеджеров по работе с клиентами и т. п.), оказывающих услуги клиентам. Эта методика применяется, с одной стороны, для того, чтобы обнаружить нарушения в обслуживании , допускаемые персоналом компании, а с другой — чтобы выявить и поощрить самых лучших и добросовестных работников Другими словами, методика «тайный покупатель» позволяет сделать вывод о том, как в компании соблюдаются установленные стандарты. Стратегическая направленность Контроль должен отражать и поддерживать главные приоритеты организации. Конечной целью контроля является достижение результатов работы организации, а не выявление отклонений. Контроль должен соответствовать конкретному виду деятельности, быть адаптированным к нему. Своевременность - правильный выбор временного интервала контроля, соответствующий контролируемому процессу. Система контроля должна быть адаптивной к внешним изменениям. Система контроля не должна быть излишне сложной. Затраты на контроль не должны превышать его эффективность. Выводы, сделанные по результатам контроля, не должны зависеть от предвзятого мнения каких-либо лиц. Ориентация на результаты Соответствие целям Своевременность Гибкость Простота Экономичность Объективность Эффективным можно назвать контроль, параметры которого отвечают следующим требованиям: ВОПРОС 3. ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ Контроль оказывает на поведение людей как положительное, так и отрицательное влияние Положительное влияние: создание условий для стремления работников избегать ошибок в работе Отрицательное влияние: формирование поведения, ориентированного на контроль, а не на результат Организуя контрольные процедуры, очень важно помнить, что контроль может оказывать на сотрудников как положительное, так и отрицательное влияние. ВЛИЯНИЕ КОНТРОЛЯ Основные рекомендации по организации эффективного контроля: • Сотрудники должны знать и разделять цели и ценности компании. Причины и характер системы контроля должны быть понятны исполнителям. • Менеджмент должен устанавливать адекватные, понятные работникам, стандарты и нормы. Для чего должно быть организовано двухстороннее общение «работник — менеджер». • Руководство должно отказываться от чрезмерно сложного и частого контроля. Сложность механизмов контроля должна соответствовать сложности управляемого объекта — организации. Частота контрольных замеров должна соответствовать динамике контролируемых процессов и уровню информационной неопределённости. Чем чаще происходят изменения и чем неопределённее информация об условиях протекания процессов, тем чаще и точнее должны осуществляться контрольные процедуры. • В организации должен соблюдаться принцип справедливого вознаграждения лучших сотрудников по результатам контроля, а также принцип обязательных последующих мер по отношению к лицам, допустившим существенные нарушения. Для этого менеджмент должен иметь чёткие представления не только о стандартах и нормах, но и о масштабах допустимых отклонений для каждого контролируемого процесса, параметра и т. п. • Дрондин А. Л. Менеджмент: интернет-курс. — М.: МФПУ «Синергия», 2016. • Михненко П. А. Теория менеджмента: учебник. — М.: МФПУ «Синергия», 2014. — Глава 7. • Веснин В. Р. Управление персоналом. Теория и практика: учебник. — М.: Проспект, 2010. • Вересов Н. Н. Все схвачено: психологические аспекты и сущность управленческого контроля // Элитариум: Центр дистанционного образования, 2005. — http://www.elitarium.ru • Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмента: учеб. пособие. — 2-е изд., доп. и перераб. — Таганрог: ТРГУ, 2003. • Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. — 3-е изд. — М.: Вильямс, 2008. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА |