«система». Лекция автоматизированные экономические информационные системы

• Название: Лекция автоматизированные экономические информационные системы
• Дата: 11.10.2019
• Размер: 0.87 Mb.
• Имя файла: «система».doc
• Тип: Лекция; #89613
• страница: 11 из 18

ЛЕКЦИЯ 7.

МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.

Моделирование бизнес-процессов является важной составной частью проектов по созданию крупномасштабных информационных систем. Отсутствие таких моделей является одной из главных причин неудач многих проектов.

Экономическая информационная система предназначена, как известна, в первую очередь, для решения проблем бизнеса. Требования к ней формируются на основе бизнес-модели данного бизнеса. Модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение.

На сегодняшний день в моделировании бизнес-процессов преобладает процессный подход. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.

Но прежде чем моделировать бизнес-процессы, их необходимо детально описать на основе достоверной и непротиворечивой информации. Для этого и предназначена методика проведения обследования бизнес-процессов. Она применяется на стадии предпроектного обследования и позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре предприятия, его бизнес-процессах, причем, вне зависимости от области деятельности и дальнейших методов оптимизации.

Классификация бизнес-процессов.

Основная цель бизнес-процесса – преобразование входящего массива данных (информации, документов) и ресурсов (материальные, финансовые, людские), необходимых для реализации процесса, в результат (продукцию) процесса. Основными составляющими элементами бизнес-процесса является совокупность подпроцессов, работ, операций, осуществляемых над входами для получения выходов.

Существуют первичные и вторичные входы и выходы процесса. Первичные входы поступают на начало процесса. Вторичные входы появляются в ходе реализации процесса на составляющих его подпроцессах. Первичный выход – это прямой, запланированный результат реализации процесса. Вторичный выход – это побочный продукт процесса, не являющийся его главной целью

Процесс осуществляется с помощью определенного механизма и производится для того, кто потребляет результат процесса, т.е., является клиентом процесса.

Таким образом, бизнес-процесс обладает следующими основными характеристиками:

• 
  Входящий массив данных (информация, документы и т.п.) и ресурсов (материальные и нематериальные активы);
  
• 
  Результат бизнес-процесса;
  
• 
  «Владелец» бизнес-процесса: объект (компания, подразделение, сотрудник), отвечающий за данный бизнес-процесс;
  
• 
  Механизм реализации;
  
• 
  Производительность – отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
  
• 
  Длительность – время, которое необходимо для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и его завершением.
  
• 
  Стоимость процесса – это совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для однократного выполнения процесса.
  
• 
  Контрольные показатели эффективности бизнес-процесса, выражающиеся количественными величинами. Количественные показатели эффективности во многом зависят от специфики деятельности предприятия.
  

Наряду с количественными параметрами существуют и качественные параметры бизнес-процесса, являющиеся универсальными для описания любых бизнес-процессов.

• 
  Результативность - описывает соотношение полученного результата и того, чего хотят или ожидают заказчики.
  
• 
  Адаптируемость - свидетельствует о том, насколько хорошо процесс способен реагировать на изменения в окружающей среде.
  

Обследование любых объектов тесно связано с необходимостью их классификации. Не являются исключением и бизнес-процессы. Классификацию бизнес-процессов целесообразно проводить по их вкладу в создание основной стоимости. По этому признаку бизнес-процессы делятся на три группы:

Основные бизнес-процессы – непосредственно ориентированы на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия.

К ним относятся: производственные процессы; материально-техническое обеспечение деятельности предприятия; материально-техническое обеспечение сбыта; маркетинг и продажи; обслуживание; закупки.

Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.

К ним относятся: поддержание инфраструктуры фирмы (общее управление, планирование, финансирование, бухгалтерский учет, юридическое обеспечение);

Инженерно-техническое обеспечение (содержание офисов, зданий, производственных корпусов и т.п.)

Информационное обеспечение;

Документооборот;

Управление персоналом;

Экономическая безопасность.

Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.

К ним относятся: стратегическое управление (разработка видения и миссии, концепции бизнеса, целей и структуры организации);

Развитие технологий (совершенствование процесса или продукта, НИОКР, дизайн);

Управление проектами;

Управление качеством.

Этапы методики

1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.

2. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения.

3. Детальное обследование бизнес-процессов.

1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.

Цель этапа.

Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности.

Содержание работ.

1.1. Запрос документов, регламентирующих деятельность организации в целом.

• 
  документы, определяющие функционирование организации в целом;
  
• 
  документы, определяющие направления ее деятельности;
  
• 
  документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления;
  
• 
  стратегический план (план развития) организации.
  

1.2. Систематизация информации.

Результат.

Результатом систематизации информации, полученной из регламентирующих документов, должен стать отчет, отражающий:

• 
  Общие принципы функционирования организации.
  
• 
  Направления деятельности.
  
• 
  Правила взаимодействия с внешними организациями.
  
• 
  Перечень основных бизнес-процессов.
  

2. Обследование деятельности автоматизируемого подразделения.

Цель этапа.

Выявить общую структурную схему бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений.

Содержание работ.

2.1. Предварительный запрос информации о функционировании подразделений.

Цель шага – подготовить сотрудников организации к проведению обследования бизнес-процессов подразделений и структурировать основной объем информации, связанный с общими условиями функционирования подразделений.

Запрос может проводиться высылкой в организацию запросных форм, где они должны быть выданы ключевым сотрудникам подразделений, бизнес-процессы которых автоматизируются. Запрос может осуществляться собственными силами исполнителя путем проведения интервьюирования и заполнения форм. Запросные формы должны содержать следующие пункты в приведенной последовательности.

1. 
   Название подразделения.
   
2. 
   Документы, определяющие условия работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы и т.п.).
   
3. 
   Функции подразделения.
   
4. 
   Документы других подразделений (отчеты, справки, заказы, заявки и т.п.), поступающие в данное подразделение, необходимые для его работы.
   
5. 
   Документы, появляющиеся в результате работы подразделения, которые используются в других подразделениях, передаются поставщикам, клиентам или архивируются.
   

2.2. Подготовка положения о классификации бизнес-процессов.

2.3. Составление отчета.

Полученные данные о функционировании подразделений должны быть систематизированы и представлены в обобщающем отчете по этапу, который должен содержать следующие разделы:

1. 
   Структура организации.
   
2. 
   Классификация бизнес-процессов.
   
3. 
   Описание деятельности подразделений:
   
   1. 
      название подразделения;
      
   2. 
      документы, регламентирующие деятельность;
      
   3. 
      выполняемые функции;
      
   4. 
      входящие документы;
      
   5. 
      исходящие документы;
      
   6. 
      ревизия имеющихся организационных документов;
      
   7. 
      результаты деятельности подразделения.
      

2.4. Уточнение полученной информации о функционировании подразделений.

Выполнение этого шага позволит определить на начальных стадиях обследования возможные неточности в представлении устройства организации сотрудниками, проводящими обследование, а также выявить действительную картину работы организации, возможно, искаженную в представлении ее сотрудников. Уточнение должно выполняться по данным составленного отчета и проводиться в виде интервью, определяющего возможные неточности. Для повышения эффективности проведения интервью отчет может быть выслан сотрудникам организации заранее для предварительного изучения.

2.5. Корректировка отчета, составленного в п. 2.2.

Результаты выполнения этапа должны быть внесены в отчет, построенный по структуре приведенной в пункте 1.2.2.

Результат.

• 
  Отчет о деятельности подразделений.
  
• 
  Положение о классификации бизнес-процессов, систематизирующее информацию о бизнес-процессах.
  

3. Детальное обследование бизнес-процессов.

Цель этапа.

Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.

Содержание работ.

1. Запрос данных о выполнении бизнес-процессов.

Запрос данных производится у владельца процесса в виде интервью по каждому бизнес-процессу с использованием формы, приведенной в приложении 2. Последовательность действий выполнения бизнес-процессов (пункт 10 запросной формы) фиксируются на отдельном листе.

1. Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции

2. Документы, отчеты, запросы, справки и т.п., необходимые для выполнения функции. Их источники;

3. Документы, отчеты, справки, формируемые при выполнении функции. Их получатели;

4. Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции;

5. Материалы и другие материальные ценности, необходимые и потребляемые при выполнении функции;

6. Материалы и другие материальные ценности, получаемые в результате выполнения функции;

7. Степень важности процесса в рамках работы подразделения (А – очень важный, В – средней важности, С – практически неважный)

8. Возникают ли проблемы при выполнении процесса? И если да то каковы они:

• 
  насколько критичны:
  
  • 
    кардинально влияют на общую деятельность организации;
    
  • 
    влияют на функционирование отдела;
    
  • 
    не значительны;
    
• 
  зависят от работы: сотрудников/смежных подразделений/ поставщиков/клиентов,
  
• 
  неблагоприятно влияют на: стоимость/время/качество выполнения процесса.
  

9. Время выполнения процесса:

10. Последовательность действий выполнения процесса.

2. Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов.

В положениях приводится полученная информация, описывающая выполнение бизнес-процессов в следующей форме:

1. 
   Название бизнес-процесса.
   
2. 
   Условия начала выполнения бизнес-процесса.
   
3. 
   Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники.
   
4. 
   Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели.
   
5. 
   Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса.
   
6. 
   Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
   
7. 
   Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
   
8. 
   Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7).
   
9. 
   Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании.
   
10. 
    Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса.
    
11. 
    Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса.
    
12. 
    Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.
    

Документирование бизнес-процессов проводится с использованием разнообразных средств и методов графического представления информации. Для повышения наглядности выполнение бизнес-процессов может быть представлено в виде диаграмм деятельности, отражающих последовательность действий, диаграмм взаимодействия, отражающих документооборот бизнес-процесса, таблиц и т.д. Такое представление должно быть предварительно согласовано с заказчиком.

Документы, описывающие бизнес-процессы, могут быть подготовлены в следующей форме:

• 
  схема организационной структуры (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между отделами — иерархические и функциональные);
  
• 
  принципиальная схема бизнес-процесса (схематическое изображение основных элементов бизнес-процесса);
  
• 
  иерархическая схема бизнес-процессов (понимание структуры и связей во всей системе)
  
• 
  общий обзор процессов и схема подразделения (описание модели отношений в рамках данного процесса — включая подразделения, конкретных специалистов);
  
• 
  общая схема процесса (описание компонентов, входящих в бизнес-процесс — основа для последующей маршрутизации);
  
• 
  детальная схема процесса (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов);
  
• 
  схема инструкций (предназначена для сотрудников организации — что должны выполнять и каким правилам следовать)
  
• 
  схема управления формами (использование и маршрутизация форм документов в рамках бизнес-процесса — детальное представление действий для каждой формы в хронологическом порядке);
  
• 
  схема обращения форм (поток форм документов в соответствии со структурными единицами и отделами);
  
• 
  бухгалтерская диаграмма (дает представление о системе обработки данных бухгалтерского учета компании).
  

3. Уточнение зафиксированной последовательности выполнения бизнес-процессов.

Формализованные данные о последовательности выполнения бизнес-процессов, с указанием соответствующего ему документооборота должны быть согласованы с сотрудниками заказчика. Согласование должно проводиться в виде интервью с возможным предварительным представлением материалов по почте.

Полученные уточнения должны быть внесены в описание бизнес-процессов, после чего согласование должно повториться.

4. Разработка положения по организации документооборота в подразделениях.

Положение по организации документооборота в подразделениях состоит из следующих документов:

Схема документооборота

• 
  Номер (код) документа
  
• 
  Наименование документа
  
• 
  Откуда приходит документ
  
• 
  Куда уходит
  
• 
  Информация, документы, используемые при формировании документа
  
• 
  Операции, выполняемые над документом
  
• 
  Ответственный за выполнение операций над документом
  

Табель документооборота

• 
  Номер документа
  
• 
  Наименование документа
  
• 
  Тип документа (Внутренний/внешний; Входящий/исходящий; транзитный)
  
• 
  Частота документа за временной период
  
• 
  Ответственный за документ (сотрудник или отдел)
  

Альбом форм документов

• 
  Номер формы
  
• 
  Наименование формы (классы документов)
  
• 
  Поля формы
  
• 
  Обязательные для заполнения поля
  
• 
  Типовая форма (ссылки на образец и шаблон)
  

Таблица соответствия форм и документов

• 
  Номер формы
  
• 
  Наименование формы
  
• 
  Код документа
  

Результат.

Положения по бизнес-процессам.

Положение по документообороту.