Л Док и инвент. Учетные регистры. Лекция Документация и инвентаризация. Учетные регистры. План
 Скачать 2.24 Mb.
|
ЛекцияДокументация и инвентаризация. Учетные регистры. ПЛАН:Документация
Основы организации делопроизводства. Документооборот. Порядок хранения документов и их изъятия
Общие правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов Учетные регистры, их классификация. Документация. Общие понятия о документах бухгалтерского учета. Классификация документовпервичное наблюдение Начальное звено в учетном процессе финансово-хозяйственной деятельности цель – информационное обеспечение бухгалтерского учета Первичная единица бухгалтерского наблюдения факт хозяйственной деятельности Объекты первичного учета заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, объем выпуска продукции, ее отгрузка и продажа, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.д. Первичный документ (ПД) доказательство (в письменном или электронном виде) того, что ФХЖ совершен или разрешение на его проведение получено Значение документов в системе бухгалтерского учета
Значение документов в системе бухгалтерского учета (продолжение)
Реквизит - показатель содержащийся в документе обязательные реквизиты (п.2 ст.9 Закона 402-ФЗ) 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Перечень лиц, имеющих право подписи ПД, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. За своевременность и качество оформления ПД, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также за достоверность содержащихся в них данных ответственность несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Исполнительные Распорядительные Классификация бухгалтерских документов 1. По назначению 2. По месту составления Внешние Внутренние Комбинированные Бухгалтерского оформления 3. По способу исполнения Ручным способом Машинным способом 4. По порядку составления Разовые Накопительные 7. По форме На бумажном носителе Электронный документ, подписанный электронной подписью 6. По структуре Табличные Анкетные Комбинированные Первичные Требования, предъявляемые к доброкачественным (полноценным) документам ФОРМАЛЬНОЕ Должен быть составлен по установленной Форме, иметь необходимые реквизиты законности - Должен отражать законный по содержанию ФХЖ действи- тельности - Должен отражать реально совершенный ФХЖ Своевре- менности Должен быть составлен при совершении ФХЖ Или непосредственно после его окончания Основы организации делопроизводства. Документооборот.Документация это оформление экономического события (факта хозяйственной жизни) документом Система документации совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению Вся бухгалтерская документация делится на два документопотока: 1) входящие - (поступающие) документы; созданные хозяйствующим субъектом: а) внутренние документы (для нужд самого хозяйствующего субъекта); б) исходящие (отправляемые контрагентам). Электронная цифровая подпись ФЗ № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Иными словами – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки. Документооборот Движение первичных документов в бухгалтерском учете с момента их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, учетной обработки и до передачи в архив График документооборота это график или схема, которые описывают движение первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График документооборота поступивших от подрядчиков документов
Элементы графика документооборота :Наименование документа; Последовательные этапы его обработки; Сроки обработки документа на каждом этапе; Перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки; Сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению. Виды проверки документов, поступающих в бухгалтерию Формальная – проверка правильности оформления документа, заполнения реквизитов, соответствия бланка установленной формы содержанию документа. По существу (нормативная проверка) –определение бухгалтером законности совершения ФХЖ, оформленного данным документом Арифметическая – контроль за правильностью произведенных в документе подсчетов. Этапы учетной обработки документов, поступающих в бухгалтерию Расценка (таксировка) - уточняются количественные сведения в денежном измерителе, указанные в документе Группировка протаксированных документов - подбор документов по однородным операциям (кассовые документы, документы о продаже продукции, документы на приобретение сырья и др.) Контировка сгруппированных документов – указание взаимосвязанных счетов (корреспонденции счетов) по операции, указанной в документе Порядок хранения бухгалтерских документов и их изъятия.Инвентаризация Понятие и видыНормативные документы, регламентирующие порядок проведения инвентаризацииФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 11; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (пр. Минфина РФ от 13.06.1995 № 49); Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (пр. Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка (ФЗ №402-ФЗ, ст. 11). Инвентаризация установление фактического наличия и состояния имущества организации, ее финансовых обязательств на определенную дату, путем пересчета, обмера, взвешивания ценностей, сверки расчетов и последующее сопоставление фактического наличия с учетными данными Цели инвентаризации: Выявление фактического наличия имущества; Сопоставление фактического наличия с учетными данными; Проверка полноты отражения в учете обязательств. Полная (инвентаризация всего имущества и фин. обязательств, напр., ежегодно перед составлением годового отчета) Неполная (проверяются остатки отдельных видов имущества у конкретных МОЛ) Виды инвентаризации По полноте охвата средств По характеру и срокам проведения По объекту проверки Плановая (производится в предусмотренные сроки в соответствии с планом) Служебная (проводится при смене МОЛ, в случае стихийных бедствий) Внеплановая (проводится по требованию вышестоящих органов предварительного расследования, суда, прокуратуры)
нематериальных активов; финансовых вложений; МПЗ; незавершенного производства; расходов будущих периодов; денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности; расчетов; оценочных резервов; и пр. Случаи обязательного проведения инвентаризации 1. При передаче в аренду, выкупе или продаже имущества организации 2. При преобразовании государственного или муниципального предприятия 4. При смене материально ответственных лиц (в день приема-сдачи дел) 5. При обнаружении хищений, злоупотреблений, а также порчи ценностей 6. В случае пожара, стихийных бедствий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями 7. При реорганизации или ликвидации организации 3. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности 8. В других случаях, предусмотренных законодательством Для проведения инвентаризации в организации создается инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны: провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения; выявить вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации; выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей; разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Участие МОЛ при проверке фактического наличия имущества обязательно. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными. Общие условия, обеспечивающие объективность и достоверность результатов инвентаризации Внезапность внеплановой проверки Проводит комиссия. Проверка проходит действительно и непрерывно Участвует проверяемое материально ответственное лицо Этапы инвентаризации:
Этапы инвентаризации (продолжение):
Результаты инвентаризации Положительный Д Ф Отрицательный Д Ф Д Ф Недостача Излишек По товарам одного наименования, но разных сортов: пересортица Совпадение книжных (документальных) и фактических остатков Результаты инвентаризации определяются путем сопоставления фактического остатка по каждому виду ценностей с книжным остатком (числящимся по учетным данным) Положительный Отрицательный Полное совпадение книжных и фактических остатков В ряде случаев возникает при заполнении описи не путем фактической проверки, а на основе книжных остатков или со слов МОЛ Недостача Излишек Недостача и излишек могут образоваться в результате пересортицы (в организациях, где ведется количественно-сортовой учет). Пересортица образуется, если однородные товары окажутся одновременно в излишках и в недостаче. Причины образования пересортицы: 1. Ошибки материально ответственного лица при приемке или отпуске ценностей (случайные, по неопытности) 2. Злоупотребления материально ответственного лица (искусственное создание пересортицы за счет обмана потребителей) 3. Ошибочные записи в бухгалтерском учете. В этом случае на виновное лицо накладывается административное взыскание 4. Умышленное внесение неверных записей в первичные документы и документы бухгалтерского учета в целях запутывания сортового учета товаров
Корреспонденция счетов по результатам инвентаризации Учетные регистры и их классификация Этапы ежемесячной учетной работа бухгалтерии каждого экономического субъекта : 1) бухгалтерская обработка первичных документов – принятие ПД к учету и отражение ФХЖ на счетах БУ; регистрация ФХЖ - занесение информации из ПД в специальные таблицы, называемые учетными регистрами; обобщение данных текущего учета и составление бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета это специальной формы таблицы, используемые для выполнения учетных записей. Правила ведения регистров бухгалтерского учета (ст. 10 № 402-ФЗ): 1) своевременная регистрация и накопление в регистрах бухгалтерского учета данных, содержащихся в первичных учетных документах; 2) недопущение пропусков или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых (несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида) и притворных (отраженных в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его) объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета; 3) ведение бухгалтерского учета посредством двойной записи на взаимосвязанных счетах, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учета (ст. 10 № 402-ФЗ): 1) наименование регистра; 2) наименование экономического субъекта, составившего регистр; 3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр; 4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета; 5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения; 6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра; 7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Регистры бухгалтерского учета в соответствии с Законом № 402-ФЗ можно составлять : - на бумажных носителях; - и (или) в форме электронных документов. В п. 7 ст. 10 Закона № 402-ФЗ установлена обязанность экономического субъекта по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, в случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. Бухг. книги, журналы Карточки Классификация учетных регистров По внешнему виду По объему содержания По характеру записей Аналитические регистры Синтетические регистры Ведомости Хронологические регистры Систематические регистры Комбинированные регистры Комбинированные регистры Аналитические регистры Фрагмент записей в кассовой книге (аналитический регистр) Касса 3 февраля 2004 г
Фрагмент записей в ведомости №1 по дебету счета 50 «Касса» за февраль 2004 г. (синтетический регистр)
|