ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ. Литература по теме. Практические задания
 Скачать 2.53 Mb.
|
|
Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня Вопросы темы: 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время. 2. Два типа задач. 3. Определение понятия «контекст». 4. Основные типы контекстов. 5. Определение и задачи понятия «задачное планирование». 6. Техника контекстного планирования. 7. Инструменты контекстного планирования. 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые. 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа. Успешно изучив тему, вы будете: знать: · инструменты планирования и особенности их применения; · особенности и преимущества контекстного планирования; · различные подходы к планированию времени и их особенности; · различия между линейным и нелинейным временем; · группы контекстов и их использование для планирования; уметь: · составлять план на день; · определять различные типы контекстов; · применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании; · использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности; · планировать дела и задачи с учетом трех типов задач. Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях: · хронос и кайрос; · жесткие задачи; · гибкие задачи; · бюджетируемые задачи; · контекст; · группы контекстов; · контекстное планирование; · алгоритм планирования; · правило бюджетирования времени. Полученные знания будут вам полезны: · при планировании дел и задач различного типа; · при планировании своего дня и анализе ситуаций; · при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций. Вопрос 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время. Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, кажется, что времени на все не хватает. В панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а не можем понять, куда ушло время? Почему же бывает так трудно составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый точный и детальный план. Спланируйте следующие задачи:   Уместились ли все задачи в один день? Какой получилась продолжительность рабочего дня? Учитывали ли вы продолжительность выполнения некоторых задач? Совещание длится какое-то время (и в это время невозможно выполнять другие задачи), встреча с потенциальным поставщиком требует временных затрат на дорогу в оба конца. Не получилось ли накладок в вашем плане, наложений одной задачи на другую? … Прошло некоторое время, появилась необходимость внести коррективы в план. Попробуйте сделать это. Как сказались изменения на плане? Когда вы вносили изменения в план, возникало ли у вас желание часть задач перенести на другой день? Возникали ли сомнения, что все перечисленные задачи можно записать под конкретное время? Давайте вернемся к теории и посмотрим, как можно повысить эффективность планирования. Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени. – Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный. – Когда встречу преподавателя, необходимо узнать о времени консультации по диплому. – Буду на кафедре, надо уточнить время и место проведения научной конференции. Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить напоминание в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени. ! Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры. Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. «Кайросы», удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностьювремени. Речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела.  Вопрос 2. Два типа задач. Все дела и задачи, привязанные к конкретному времени (хронос), называются жесткими.
С понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к определенному времени дел. Такие дела и задачи называются гибкими.
Выполните задание. Определите, какие задачи из списка являются жесткими, а какие – гибкими? По предложенному образцу сделайте сетку времени в документе Word, внесите в нее из списка только жесткие задачи.
Список задач:
Вопрос 3. Определение понятия контекст. Обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела, решения задачи, называются контекстами.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Вопрос 4. Основные типы контекстов. ! Все контексты условно можно разделить на четыре типа: 1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если я буду в банке», «когда я буду в институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе», «дома» и т.д. 2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если я увижу преподавателя», «когда зайдет приятель». 3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая независящие от меня обстоятельства Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если будет хорошая погода», «если у начальника будет хорошее настроение». 4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего состояния. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным / здоровым», «если будет настроение», «когда я почувствую в себе силы» и т.д. ! Выполните задание, скопировав условия в документ Word. Определите, к какому типу контекстов можно отнести условия следующих гибких задач? 1. Если на выходные будет солнце, будем полоть морковку; если – дождь, устроим уборку в доме. 2. Если совет директоров будет в полном составе, принять решение по бюджету нового проекта. Надо будет купить новый аудиокурс по риторике по дороге с работы. 3. Если наш партнер приедет на выставку, обсудить с ним новые условия. 4. Когда будет прилив вдохновения, надо сделать новые слайды для презентации. 5. Примут изменения в таможенное законодательство – внести поправки в условия контракта. 6. Когда буду в командировке в Санкт-Петербурге, сходить в Эрмитаж. 7. Когда трудно настроиться на творческую работу – почищу папку «Входящие». М – контекст места; Вн – внутренние обстоятельства; В – внешние обстоятельтва; Ч – человек / группа людей.  Работая над собственным планом, важно выделять наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно использовать те возможности, которые они открывают. Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации и использовать их для решения стоящих перед нами задач. Решить эту задачу помогает контекстное планирование. Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование».
Контекстное планирование учитывает не столько временные рамки, сколько наличие определенных условий, благоприятных для решения конкретной задачи. Использование техники контекстного планирования способно увеличить гибкость реагирования, что чрезвычайно важно в ситуациях неопределенности, так как повышает эффективность деятельности человека (максимум результата при минимуме усилий). При этом сохраняется возможность быстро корректировать планы в случае необходимости. Важно, что это происходит без потери информации о делах и задачах, о которых можно забыть и с удивлением вспомнить об их существовании в самый последний момент, когда предпринимать меры уже поздно. Контекстное планирование дает представление обо всей совокупности дел и задач, жестко не привязанных к конкретному времени, позволяет выстраивать общую картину необходимых действий по их реализации, приучает мыслить эффективно, видеть и использовать возможности для решения задач, выполнения дел, а в конечном итоге – для достижения своих целей. Вопрос 6. Техника контекстного планирования. Техника контекстного планирования состоит из трех шагов: 1. Выделение типовых личных контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5–9). 2. Составление списка задач под каждый контекст. 3. При приближении контекста просмотр списка соответствующих этому контексту задач. Шаг 1. Определите для себя те контексты, которые чаще всего повторяются, наиболее характерны для вашей жизни в настоящий момент. Например, для менеджера отдела продаж, обучающегося на вечернем отделении, могут быть характерны такие контексты, как: «Офис», «Руководитель», «Клиенты», «Институт» и др. Конечно, не стоит забывать о том, что менеджер в первую очередь человек: у него есть «Дом», «Семья», «Друзья», периодически случается «Отпуск», какое-то количество времени он проводит в «Дороге». И этим условиям тоже соответствуют определенные задачи, которые уместно решать при наступлении подходящего контекста. Шаг 2. Выполняется в два этапа: сначала составляется список всех гибких задач, а затем задачи разбиваются на тематические группы и записываются в нужный раздел (контекст). Таким образом происходит систематизация общего списка по разделам (контекстам). Шаг 3. При наступлении или приближении того или иного контекста просматриваются задачи соответствующего раздела. Так можно минимизировать затраты усилий и времени на поиск нужной задачи: если выделено 5 контекстов, в каждом из которых записано по 4–7 различных гибких задач, просмотреть список из четырех или семи задач легче, чем лихорадочно искать нужную запись в неструктурированном списке из 20–30 пунктов. При этом значительно снижается риск потери нужной информации о предстоящих делах и задачах, что существенно увеличивает эффективность самоорганизации. Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что быстро входит в привычку. Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования. К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся: · ежедневник; · стикеры, закладки для гибких задач; · доски контекстного планирования. Система контекстного планирования может быть налажена в любом обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты так, как это делается в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются разделы, соответствующие этим контекстам, в которые записываются соответствующие необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел. Другой способ управления кайросовыми задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов. При этом не нужно постоянно переписывать задачи, переходящие изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса» и вычеркивать выполненные задания. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку. Доски для контекстного планирования. Это наиболее наглядный инструмент планирования, который особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника – это тоже доски планирования. Использование данного инструмента планирования позволяет связать несколько контекстов. В качестве инструмента планирования также довольно часто используется Outlook, ставший инструментом корпоративного планирования во многих компаниях.[5] Смартфоны, КПК и другие средства автоматизации планирования также могут быть выбраны в качестве инструментов. Важен не носитель, которым мы пользуемся, а применение техники эффективного планирования, методика использования контекстов. Инструмент же каждый выбирает для себя, исходя из своих привычек и предпочтений. Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые. Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день. Планируя свой день, мы учитываем два типа задач: · Жесткие – привязанные к определенному времени. · Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств). Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач – бюджетируемых. ! Бюджетируемые задачи – крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения. Выполните задание. Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка). 1. Подписать документы для заключения договора. 2. Подать заявку в тех. отдел. 3. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта. 4. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать. 5. Оплатить мобильный. 6. Заказать авиа билеты. 7. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком. 8. Закончить недельный отчет. 9. Составить аналитический обзор источников по теме проекта. 10. Сдать недельный отчет. 11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве. 12. Подобрать статистику для отчета. Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа. При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день. ! Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника: 1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства. 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач). 4. «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день. Выполните задание. Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).
Список задач: 1. Подписать документы для заключения договора. 2. 15.10 -16.20 провести презентацию у клиента. 3. Оплатить мобильный. 4. Купить новый ежедневник. 5. Заказать авиабилеты. 6. Подать заявку в тех. отдел. a. 9.00 – 9.15 – планерка. 7. Закончить недельный отчет. 8. Сдать недельный отчет. 9. Подобрать статистику для отчета. 10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта. 11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать. 12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком. 13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом. 14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00. 15. Проверить правильность реквизитов. 16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00. Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой. Методические указания по изучению темы. Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал. Вопросы для самопроверки: 1. Насколько целесообразно планировать свои дела и задачи в ситуациях постоянных изменений и высокой степени непредсказуемости? 2. В чем заключается суть контекстного планирования? 3. Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ в ситуациях постоянных изменений? Почему? 4. Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа. 5. В чем состоит основное отличие жестких задач от гибких? Приведите примеры. 6. Какие задачи называют бюджетируемыми? Для чего необходимо выделять задачи этого типа при планировании своего времени? 7. С помощью каких инструментов можно наладить свою систему контекстного планирования? Приведите примеры. 8. Каким образом алгоритм жестко-гибкого планирования дня помогает управлять своим временем? 9. Из каких шагов состоит алгоритм жестко-гибкого планирования? Дайте краткую характеристику каждого шага. Литература по теме. Основная литература: 1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с. Дополнительная литература: 1. Архангельский Г.А. Метод структурирования внимания [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный. 2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный. Практические задания. Задание №1. Задание состоит из двух частей. 1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач (Выполняйте задание в документе Word). Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту, которому соответствовала бы эта задача.
Задачи: · Съездить с ребятами на рафтинг. · Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам. · Сходить на выставку. · Повторить вопросы по экономической теории. · Помочь родителям на даче. · Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов. · Подобрать материал для разработки презентации у клиента. · Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия. · Помочь стажеру освоить программу. · Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке. 2. Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов, удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент. Задание №2. Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы: 1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких? 2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня? 3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ. Задание №3. Скопируйте таблицу в документ Word. Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким. Распределите задачи по нужным столбцам.
Задачи: · Сдать отчет по проекту в 18.00. · Купить хлеба по дороге домой. · 14.00 – совещание у начальника. · Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку». · 14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу. · 19.00 – театр комедии. · Купить билеты до Новокузнецка. · Достать теплые вещи, пока не грянули морозы. · Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу. · По дороге на переговоры заехать в банк. ! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы: 1. Метод структурированного внимания. 2. Планирование на основе метода структурированного внимания. Горизонты планирования (схемы см. далее). Структура внимания
 3. Результато-ориентированное планирование (формула эффективной постановки задач). См. тему 4 «Обзор задач». 4. Результато-ориентированность и конкретизированность задач: различия, области применения. См. тему 4 «Обзор задач». | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
