ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ. Литература по теме. Практические задания
 Скачать 2.53 Mb.
|
|
Тема 6. Технологии достижения результатов: способы распределения рабочей нагрузки и самонастройки на действия Вопросы темы: 1. Правила организации эффективного отдыха. 2. Самонастройка на решение задач: методы, способы. 3. Эффективное решение больших трудоемких задач. 4. Техника работы с «задачами-слонами». 5. Использование SMART-критериев для подзадач. 6. Решение мелких неприятных задач. Успешно изучив тему, вы будете: знать: · как правильно распределять рабочую нагрузку; · основные правила организации эффективного отдыха; · основные методы решения различных типов задач; · методы самонастройки на работу; уметь: · решать крупные неприятные задачи; · решать мелкими неприятные задачи; · уметь применять различные способы самонастройки на работу; · эффективно отдыхать и восстанавливать свои силы. Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях: · биологические ритмы; · правила эффективного отдыха; · переключение; · смена контекста; · «якорение»; · «заточка карандашей»; · «швейцарскоий сыр»; · промежуточная радость; · «задачи-слоны»; · «реальные бифштексы» и «иллюзорные бифштексы»; · «лягушки»; · метод кнута и пряника. Полученные знания будут вам полезны: · для правильного распределения своей рабочей нагрузки; · в ситуациях, когда необходимо приступить к выполнению какого-то важного дела, которым не хочется заниматься; · при работе с крупными и трудоемкими задачами; · в условиях повышенных рабочих и учебных нагрузок, требующих максимального использования своих сил. Вопрос 1. Правила организации эффективного отдыха. Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия. Мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» – смерть от переутомления на рабочем месте. Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован. ! Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для человека являются следующие естественные биологические ритмы: · Дневной. · Недельный. · Годовой. Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется (тоже ритмично). Есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации собственной деятельности. Например, в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).  У «жаворонков» (людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать), первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» (людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться спать) второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше наметить на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате. ! Правила эффективного отдыха.  1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: не случайно одна пара длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – 5. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1–1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать и хуже воспринимать информацию. Поэтому как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите несколько минут на отдых. Важно не только соблюсти принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов зависит от того, чем заполнены минуты отдыха. 2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Чем кардинальнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Если вы целый день анализировали цифры, делали математические расчеты, позвоните другу, обсудите что-нибудь приятное с эмоциональной точки зрения; если работали с людьми, побудьте в одиночестве; если писали реферат, послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам. 3. Смена контекста. Во время пятиминутного отдыха стоит изменить условия, в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом, встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений; если весь день провели на ногах, были в разъездах, отдохните сидя. Но после даже самого эффективного отдыха нужно настроиться на дальнейшую работу. В этом нам помогут способы самонастройки. Вопрос 2. Самонастройка на решение задач: методы, способы. Одним из самых трудных шагов является включение в работу. Особенно если перед нами стоят большие, достаточно трудные и не всегда приятные задачи. Как правильно включиться в работу, чтобы сэкономить силы и решить задачу? В подобных ситуациях можно применить множество разнообразных техник самонастройки. «Якорение».Любой материальный объект («якорь») связан с определенным эмоциональным состоянием. У каждого человека существуют свои «якоря» (музыка, цвет, слово, движение, жест и т.д.). Когда нам нужно настроиться на работу, мы «включаем» нужный материальный «якорь», вызывая необходимое для работы эмоциональное состояние. Самый часто используемый «якорь» – это музыка. Например, ритмичная музыка хорошо настраивает на переговоры, а спокойная, без слов – помогает при настройке на интеллектуальную работу. На отдых можно настроиться с помощью самого любимого и приятного музыкального произведения. «Якорем» для включения в работу может стать любая черновая, техническая работа, или «Заточка карандашей». Это выражение особенно популярно у художников и хорошо отражает суть метода: прежде чем приступить к работе над картиной, нужно сделать эскиз, а перед тем, как делать эскиз, необходимо наточить карандаши. Так, простое техническое дело помогает настроиться на сложную работу. Параллельно с натачиванием карандашей, оформлением титульного листа реферата, подбором иллюстраций к докладу мы обдумываем план дальнейшей работы и постепенно втягиваемся в решение задачи. «Швейцарский сыр». Этот метод помогает сократить время на раскачку и без лишних временных затрат и усилий включиться в решение сложных, энергоемких задач. Суть метода состоит в том, что задача выполняется не в логическом, а в произвольном порядке. Попробуйте «выгрызать» маленькие кусочки из большого дела. Например, при подготовке диплома или реферата оформите титульный лист, напишите несколько понятных, простых абзацев, подберите иллюстрации, составьте графики, таблицы и т.д. Вскоре вы увидите, что в ваше «деле-сыре» стало так много «дырок», что «доесть» его уже несложно. Промежуточная радость. Разбейте всю работу на несколько этапов, за прохождение каждого из которых назначьте себе небольшую награду. Например, за каждые три написанных страницы реферата вы можете «премировать» себя двадцатью минутами общения в чате и т.д. Немедленная награда за каждый сделанный шаг мотивирует на дальнейшее движение.  Вопрос 3. Эффективное решение больших трудоемких задач. Если задача большая, сложная и не имеет жестких сроков исполнения, человеку трудно заставить себя ее сделать. Такие крупные энергоемкие задачи в терминологии тайм-менеджмента называются «задачами-слонами».
Особенность «задач-слонов» заключается не только в их размере, но и в сроках исполнения. Как правило, они или не имеют жесткой привязки к сроку или являются долгосрочными (полгода, год, два и т.д.). Соответственно, в процессе работы над такими задачами неизбежно происходит снижение мотивации к ее выполнению. Если результат деятельности не виден сразу (а в случае с «задачами-слонами» именно так и происходит: шаги делаются, но конечный результат наступит не скоро), возникает ощущение, что все действия не продвигают нас к намеченной цели, настолько они минимальны. Но из них и складывается общий результат. Вопрос 4. Техника работы с «задачами-слонами». Самый верный способ решить сложную «задачу-слона» – это увидеть результат от тех минимальных шагов, ведущих к достижению цели. Для этого «задачу-слона» необходимо разделить на подзадачи, решая которые можно достаточно быстро получать видимые результаты предпринимаемых усилий. Если подзадача оказалась трудоемкой, требующей большого ресурса времени на выполнение, стоит разделить ее на более мелкие задачи. С данным принципом разглобализации мы уже знакомились, когда говорили о стратегии действия в задачных ситуациях («Воронка шагов»). Размер подзадачи должен быть таким, чтобы ее можно было решить за один раз (в течение одного дня). При необходимости бюджетируем время на выполнение «подзадачи-слона» так, как мы делали при изучении алгоритма планирования дня. В этом случае подзадачи будут относиться к бюджетируемому типу ежедневных задач. ! В тайм-менеджменте данная техника называется «нарезкой слона», а подзадачи – «бифштексами». Это принятая и уже укоренившаяся терминология, которой вполне можно пользоваться как в повседневной жизни, так и при решении рабочих задач.  Вопрос 5. Использование SMART-критериев для подзадач. ! «Бифштексы» могут быть «иллюзорными» и «реальными». Для того чтобы стать реальным, «бифштекс» должен соответствовать SMART-критериям. Примеры: «Иллюзорный бифштекс»: учить английский язык. «Реальный бифштекс»: каждый день учить по одному грамматическому правилу и делать три упражнения по нему.  Большую задачу можно решить и с помощью метода «Швейцарского сыра». Это еще один способ работы с трудоемкими задачами, в основном, интеллектуального характера (написание отчета, подготовка дипломной работы, рефератов, книг, статей и т.д.). Вопрос 6. Решение мелких неприятных задач. В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение подобных задач (например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т.д.) не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения. Такие задачи в тайм-менеджменте принято называть «лягушками».
! Главные признаки «дела-лягушки»:[9] · его выполнение вызывает неприятные эмоции; · трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом; · объективно (если отключить эмоции) оно несложное. Техника работы с «лягушками». У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке, тогда весь день будешь чувствовать себя победителем». Лучший способ справиться с «лягушками» – каждый день с утра сделать одно маленькое неприятное дело. Так и день будет свободен от переживаний, и утро начнется с победы. Пусть эта победа маленькая, пусть – только над одним «лягушачьим» делом, но это сильная подсознательная мотивация, настрой на удачу до самого вечера. Следование такому образу действия не позволит вам отравлять себе весь день напоминанием о предстоящей «лягушке». Если перефразировать знаменитое «Сделал дело – гуляй смело», можно получить девиз «антилягушачьей» борьбы, который будет звучать так: «Съел лягушку – весь день свободен». Хороший способ не забывать о «лягушках» и «бифштексах» – сделать табличку и отмечать в ней свои успехи.  Преимущества такого подхода: · Дает возможность на весь день сохранить ощущение одержанной победы. · Избавляет от чувства тревоги: съеденная лягушка не маячит весь день на горизонте, отравляя вам жизнь. · Снижает уровень тревоги и страха: вы делаете не неприятное дело, а всего лишь избавляетесь от «лягушки». Методические указания по изучению темы. Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал. Вопросы для самопроверки: 1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку? 2. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки? 3. Каким правилам нужно следовать, чтобы отдых в течение рабочего дня стал эффективным? 4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете? 5. Как в тайм-менеджменте называются трудоемкие задачи? Приведите примеры. 6. Как в тайм-менеджменте называются мелкие неприятные задачи? Приведите примеры. 7. Что называется «бифштексом»? Приведите пример. 8. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного бифштекса»? 9. В чем заключается суть метода «Швейцарский сыр»? Литература по теме. Основная литература: 1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с. Дополнительная литература: 1. Набатова Е. Система эффективного сна [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный. 2. Козловский С. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный. Практические задания. Задание №1. Скопируйте условия задания в документ Word и определите, какие из перечисленных ниже в списке дел являются «слонами», а какие – «лягушками»? Пример: Подготовить материал к научной конференции («слон»). Написать поздравительную открытку («лягушка»). Список дел: · позвонить в отдел информатизации, напомнить, что они опаздывают с отчетом ( __________ ); · собрать и обработать статистические данные по рынку недвижимости в нашем регионе ( __________ ); · сделать ремонт в квартире ( __________ ); · сообщить клиенту о срыве сроков поставки ( __________ ); · положить деньги на мобильный телефон ( __________ ); · отправить клиенту счет по факсу ( __________ ); · разработать стратегию продвижения новой банковской услуги ( __________ ); · сделать резервную копию рабочих файлов ( __________ ); · разработать проект создания антивирусной программы ( __________ ). |