ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ. Литература по теме. Практические задания
 Скачать 2.53 Mb.
|
|
Тема 5. Приоритеты Вопросы темы: 1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра. 2. Матрица многокритериальной оценки. 3. Критерии приоритетности. Успешно изучив тему, вы будете: знать: · что такое приоритеты и почему так важно уметь выделять наиболее главные дела; · классификацию дел по важности и срочности; · как выбрать из множества вариантов оптимальный; · как выбирать из множества дел самые важные; уметь: · использовать метод многокритериальной оценки для расстановки приоритетов в делах; · уметь расставлять приоритеты для ежедневных задач; · определять срочность и важность дел с помощью матрицы Эйзенхауэра. Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях: · приоритет; · матрица Эйзенхауэра; · метод многокритериальной оценки; · веса критериев; · четыре категории задач в матрице Эйзенхауэра. Полученные знания будут вам полезны: · при определении приоритетных дел в ежедневном планировании; · при осуществлении выбора лучшего из имеющихся вариантов. Вопрос 1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра. Если попробовать передать суть тайм-менеджмента одной фразой, то она звучала бы так: «Как потратить свое невосполнимое время на главное». Но как определить, что главное, а что – не очень? В жизни всегда хочется сделать очень много: сдать сессию, сходить в кино с друзьями, почитать книжку, купить новый компьютер, найти хорошую работу и счастье в жизни. Но «все и сразу» не получается, приходится выбирать из «всего-всего» – «самое-самое».  Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется» (помните, в теме «Целеполагание» мы говорили о людях, живущих «как придется» и «как получилось», и что с ними происходит?). Для того чтобы уметь правильно выбирать, необходимо научиться расставлять приоритеты.
! Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это нам поможет матрица Эйзенхауэра.[8]  Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории: · А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации). · В – важные, но не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро; планирование долгосрочных целей и др.). · С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.). · D – неважные и несрочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.). ! Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий: А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Например, завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучено, и приходится в спешном порядке доучивать то, что в течение долгого времени откладывалось «на потом». Рабочий аврал: и проект надо успеть завершить к завтрашнему дню, и отчет подготовить, и представить новый план работы отдела к вечеру – все это дела именно важной и срочной категории. Способ работы с ними один: брать и делать. Но если их настолько много, что физически невозможно все выполнить? А вот в этой ситуации необходимо задуматься, почему обрушилась лавина важных дел, ведь часть аврала мы иногда создаем себе сами. Многие из этих «горящих» дел раньше не были такими, их «вырастил» сам человек, не уделяя внимания категории дел «В». В. Важные и несрочные. Дела этой категории самые «обиженные», ведь именно им мы уделяем меньше всего внимания, так как они несрочные. «Время терпит, – думаем мы про такие дела и откладываем их. – Срок сдачи проекта так далеко, успеем, а пока можно немного расслабиться, не торопиться, заняться более срочными делами, время есть…». И постепенно дела категории В превращаются в дела категории А. И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание, что нужно было раньше начинать дело, иначе планировать свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Одним словом, брак. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра. С. Неважные и срочные. Это «хитрые» дела, которые любят «прикидываться» важными. Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, и задачи категории С этим пользуются. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки. Почему-то именно такое положение дел зачастую считается показателем активной работы, а ведь еще в начале ХХ века классик научной организации труда Ф.У. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Как обстоят дела у вас? Как часто вы суетитесь сами или вас отрывают очень срочным, но, как потом выясняется, совсем неважным вопросом или задачей? D. Неважные и несрочные («Мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно «по остаточному принципу», чтобы они не «съели» весь бюджет нашего времени. И тогда из поглотителей они вполне могут стать нашими помощниками. Например, нужно взять за правило, которому нужно неукоснительно следовать, такой алгоритм: сначала выполнять действительно важные дела, а лишь потом оставшееся время посвящать тому, что не первостепенно, но интересно. При этом важно учитывать принцип преобладания ресурса времени на важные дела над размером выделяемого времени на развлечения. Не создавайте ситуации, когда на поиск и подготовку материала для презентации затрачивается 30–40 минут, а на общение в чате, онлайн игру, чтение новостей – 1,5–2 часа. Непропорциональные расходы времени с перевесом в сторону хронофагов дадут свой «эффект»: жизнь в состоянии постоянных авралов, стрессы, проблемы со здоровьем, трудности с карьерным и профессиональным ростом, состояние постоянной усталости и, как результат, раннее психоэмоциональное и физиологическое истощение. Позже человеку начинает грозить профессиональное выгорание. Не поддавайтесь на уловки хронофагов, грамотно расставляйте приоритеты и придерживайтесь их. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется. Преимущества матрицы Эйзенхауэра: · проста в использовании; · позволяет уменьшить число не важных дел; · помогает быстро определить приоритетные задачи и дела. Выполните задание, скопировав его условия в документ Word. Определите, к какой категории по матрице Эйзенхауэра относится каждая из задач? Поставьте рядом с задачей буквенное обозначение соответствующей категории. 1. Разобраться на рабочем столе. 2. Подготовить материалы к завтрашнему совещанию. 3. Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц. 4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца. 5. Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать. 6. Подготовить слайды для презентации по новому продукту, презентация - через 4 месяца. 7. Хорошо бы озадачиться составлением требований к претендентам на вакансию менеджера нашего отдела, может понадобиться месяца через три в связи с расширением. 8. Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к стажировке в Норвегии в следующем году. 9. Сходить на премьеру нового фильма. 10. Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.  Вопрос 2. Матрица многокритериальной оценки. Вспомните, как часто, пытаясь выделить для себя наиболее главные дела, вы сомневались, боялись сделать неправильный выбор, перебирали в уме все варианты, а в голове постоянно крутилось: «Это важно… А это – очень срочно… Об этом просили родители… А это – задание начальника … Не выполнив эту задачу, сессию никак не сдать… Это необходимо…», и в результате все задачи оказывались приоритетными? Но приоритет – это первый, а все дела не могут быть одинаково первыми и одинаково важными. Почему же возникает такая путаница? Все дело в том, что все дела важны по-разному. Разные задачи и дела значимы с точки зрения различных критериев. Например, одна задача значима для родителей, другая – для друзей (позволит сохранить хорошие отношения), третья – для повышения собственного образовательного уровня (инвестирование в себя), четвертая – для работодателя (для целей компании и самого работника, если он, конечно, не собирается увольняться в ближайшее время, а планирует развиваться и работать в данной организации). Как в этом случае расставить приоритеты? ! Метод многокритериальной оценки позволяет лучше понять и использовать нашу систему критериев для принятия решения в ситуации выбора. Для этого нам нужно сделать всего пять шагов: 1. Определить критерии, по которым мы оцениваем варианты (желательно использовать не больше пяти–семи критериев). 2. Взвесить критерии, определить их сравнительную важность (веса распределяем так, чтобы их сумма была равна единице). 3. Оценить варианты по каждому критерию (для оценки применяем трехбалльную шкалу:1 – плохо, 2 – хорошо, 3 – очень хорошо). 4. Подсчитать взвешенные оценки вариантов. 5. Выбрать самый оптимальный вариант. Представьте, что вам нужно выбрать курсы иностранного языка. У вас есть на примете несколько вариантов, но выбор не очевиден: одни курсы расположены близко к дому, во вторых устраивает цена, в третьих – преподаватели из Англии, а четвертые – самые элитные с престижным дипломом. Чаще всего в подобных ситуациях мы полагаемся на интуицию, эмоции, не учитываем всех аспектов вопроса. Важно уяснить, что приоритетность не существует сама по себе. Понятия «лучше», «хуже», «нравится больше» не существуют отдельно от нас, они отражение нашей определенной системы критериев. Ведь с чем-то мы сравниваем, чтобы сделать вывод, что это лучше, а то хуже. Осталось только эти неосознанные критерии вывести на уровень осознания. Применим метод многокритериальной оценки к примеру с выбором курсов английского языка. Для этого нарисуем таблицу:  · В левой колонке мы записали варианты, которые у нас есть. · Сверху в колонках отметили выбранные нами критерии (месторасположение курсов, цена, престижность), по которым будем оценивать и сравнивать варианты друг с другом, и записали их веса (значимость каждого критерия: чем больше значимость того или иного критерия, тем больше его вес). Сумма весов всех критериев должна равняться единице. · Затем мы расставили баллы в соответствии с оценкой каждого варианта по каждому критерию. Используется трехбалльная шкала для оценки: 1 – плохо, не устраивает; 2 – подходит, хотя есть недочеты; 3 – отлично, полностью устраивает. · Теперь подсчитаем итог. Для этого баллы в каждой ячейке умножим на вес соответствующего критерия, после чего сложим получившиеся результаты в каждой строке:  Итак, мы получили ИТОГ: в данном примере самый оптимальный для нас вариант – курсы английского языка при Британском культурном центре. Обратите внимание на один важный момент. Для того чтобы принять простое решение, нам нужно было учесть девять параметров (три варианта умножить на три критерия). В жизни бывает больше и вариантов, и критериев, значит, возрастает количество параметров, которые необходимо запомнить, а мозг человека больше пяти–девяти параметров удержать не может. Материализовав полученные данные в виде таблице, мы «освободили» свой мозг для принятия решения, получили возможность учесть все важные для нас критерии, не забыть и не пропустить ни одной детали. Важно помнить, что единственной верной матрицы критериев не существует. У каждого человека она своя, и все мы делаем выбор, основываясь на собственной матрице. Какие критерии составят основу этой матрицы, зависит от профессии, особенностей характера, системы ценностей человека и др. Поэтому даже при оценке одной и той же ситуации и веса критериев у разных людей будут распределяться по-разному (и критерии могут быть разными, и результаты, соответственно, тоже могут отличаться друг от друга). Выполните задание.       Вопрос 3. Критерии приоритетности. В примерную систему критериев приоритетности (применительно к рабочей практике) могут входить следующие наиболее часто встречающиеся критерии: · источник задачи (уровень руководителя, поставившего задачу; приоритетность задачи для него); · влияние выполняемой работы на работу коллег на горизонтальном уровне (является ли задача звеном в цепочке выполняемых задач?); · вклад задачи в общий результат (цели компании, проекта, подразделения, отдела); · собственный интерес к задаче; · сложность задачи; · времязатратность задачи (большие, сложные задачи решаем в первую очередь); · риски в случае невыполнения задачи; · наличие в данный момент необходимых ресурсов, их доступность. Иногда к этим критериям добавляются дополнительные: · является ли эта задача денежной (связано ли ее решение с прибылью; насколько велик риск потерять деньги в случае, если задача не будет решена)? · влияет ли задача на имидж компании? · клиентская ли это задача? · влияет ли задача на бесперебойность работы офиса? · влияет ли задача на увеличение количества продаж, новых клиентов, выполняемых проектов, поставщиков, партнеров и т.д.? Формулируя критерии, необходимо учитывать специфику своей деятельности, компании, отдела. Лучшего результата можно добиться, если соотнести матрицу своих критериев с критериями своих коллег и выработать общие критерии для повышения эффективности деятельности и грамотной расстановки приоритетов. Методические указания по изучению темы. Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал. Вопросы для самопроверки: 1. В чем заключается смысл расстановки приоритетов? 2. Почему важно уметь расставить приоритеты? 3. Какие методы расстановки приоритетов вы знаете? 4. На какие типы делятся задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра? 5. По каким критериям расставляются приоритеты в матрице Эйзенхауэра? 6. В каких случаях целесообразно использовать метод многокритериальной оценки? 7. В чем заключается суть метода многокритериальной оценки? 8. Какие еще способы расстановки приоритетов вы знаете, используете в своей рабочей и учебной деятельности? Литература по теме. Основная литература: 1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб.пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с. Интернет-ресурсы: 1. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный. Практические задания. Задание №1. Внимательно прочитайте контекст ситуации и определите приоритетность задач менеджера с помощью матрицы Эйзенхауэра. Сегодня четверг, 15.00. Завтра утром необходимо провести презентацию нового продукта компании у клиента, а слайды еще не готовы. К сегодняшнему вечеру начальник ждет отчет о командировке. В понедельник предстоит сдать экзамен по экономике предприятия, а через две недели – курсовую работу по оптимизации рабочих процессов. Кроме того, через месяц стартует новый региональный проект, от которого будет зависеть судьба дальнейшего развития нашей компании в этом регионе. Задачи: 1. Подготовить слайды презентации. 2. Родители просят срочно на выходных отвезти какие-то вещи на дачу. 3. Ковригин из отела развития сочно просит сделать за него статистику для отчета, иначе ему грозит выговор. 4. Ребята собираются выехать на озеро на выходные, зовут с собой. 5. Доделать отчет о командировке. 6. Сформировать пул предложений по проекту. 7. Разработать для проекта механизм мониторинга исполнения делегированных задач. 8. Подготовить ответы на вопросы к экзамену. 9. Доработать вторую главу и дополнить первую главу курсовой работы статистическими данными, которые нужно найти. Задание №2. Выполняя задание практикума по теме «Хронометраж», вы получили данные расходов своего времени за несколько дней.Используя эти данные, расставьте приоритеты в своих делах и задачах с помощью матрицы Эйзенхауэра (какие из дел к какому типу задач вы можете отнести?). Предложите улучшения своих расходов времени, записав, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории D и С. Выполните задание в документе Word. А. ___________________________ В. ___________________________ С. ___________________________ D. ___________________________ Шаги, которые я предприму для сокращения потерь времени: 1. _________________________________________________________________ 2. _________________________________________________________________ 3. _________________________________________________________________ Задание №3. Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритеты для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей воспользуйтесь выполненными заданиями по заполнению стратегической картонки и мемуарника (тема «Целеполагание», вопросы 4 и 7), а также картой ключевых областей жизни (тема «Эффективный обзор задач», задание №2). ! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы: 1. Способ парного сравнения для расстановки приоритетов. 2. Расстановка приоритетов в ежедневных задачах с помощью многокритериальной оценки (сокращенный вариант). 3. Определение приоритетности долгосрочных целей, определение приоритетности текущих задач. 4. Правило Парето. 5. Навязанная срочность и важность, стратегии отказа, «расчистка» навязанной важности и срочности. |