ТАЙММЕНЕДЖМЕНТ. Литература по теме. Практические задания
 Скачать 2.53 Mb.
|
|
Тема 4. Создание эффективного обзора задач Вопросы темы: 1. Основные понятия и определения. 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов. 3. Контрольные списки. 4. Двумерные графики. 5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач. Успешно изучив тему, вы будете: знать: · особенности инструментов обзора и области их применения; · суть и значение обзора в организации собственного времени; · правила создания различных инструментов обзора; уметь: · применять на практике инструменты обзора (контрольные списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных ситуаций; · создавать разные инструменты обзора для решения разных задач и ситуаций. Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях: · обзор задач; · контрольные списки; · двухмерные графики; · график регулярных дел; · древовидная карта. Полученные знания будут вам полезны: · для планирования и выполнения задач различного уровня сложности; · при работе со сложными задачами, требующими соблюдения сроков; · для развития собственного творческого подхода к решению нестандартных задач и проблем. Вопрос 1. Основные понятия и определения. Чтобы принимать верные решения, иметь возможность сделать выбор и начинать что-то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Страх порождает состояние напряжения, и риск совершить неверный шаг, допустить ошибку возрастает в разы. Чем более полной информацией мы обладаем, тем легче действоват, тем ниже страх перед неизвестностью, тем меньше состояние напряжения и тем лучше видны открывающиеся возможности, следственно, возрастает способность принимать верные решения в ситуациях изменений. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью создания эффективного обзора.
! Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, в которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.  Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной на данный момент задачи, не упуская из виду все остальные дела, задачи, возможности. Для того чтобы обзор стал эффективным средством принятия решений и достижения результата, необходимо соблюдать основной принцип, присущий сем технологиям тайм-менеджмента: ! Вся информация обязательно должна быть материализована. Материализация крайне важна при создании обзора, так как внимание человека ограничено, и часть информации может быть не замечена, а ведь именно она имеет шанс оказаться решающей при принятии решения, повлиять на исход дела. Все, что хранится в голове – ненадежно (есть возможность забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Если учесть, что около 70 % информации человек получает через визуальный канал восприятия, принцип наглядности становится ведущим при создании обзора. Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов. С целью создания обзора задач можно использовать совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах или схем на листе бумаги до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект-карт. В тайм-менеджменте чаще всего используются три группы инструментов, позволяющих легко и просто создать эффективный обзор.  Рассмотрим подробнее каждую из групп инструментов создания обзора, особенности их составления и использования. Вопрос 3. Контрольные списки. С этим простым инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Списки товаров для дома, вещей в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля. Примеры контрольных списков: · Список вопросов для телефонного разговора. · Вопросы к новым клиентам. · Список тем и вопросов к совещанию. · Анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки и др.). · Перечень необходимых мероприятий, действий. · Список задач на день (один из самых важных контрольных списков). Правила составления контрольного списка: · Список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта. · Количество пунктов в списке не должно быть большим (в соответствии со структурой внимания человека – не более 10). · Все пункты в списке должны быть сформулированы в результато-ориентированном виде. Особенно важно это правило для списка задач на день (to do list). ! Результато-ориентированная формулировка (для контрольного списка задач). Формулировки задач контрольного списка должны давать ответ на вопрос «Что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.  Рассмотрим на простом примере, как правильно делать результато-ориентированные формулировки. Предположим, вы собираетесь поступать в ВУЗ. Вам нужно подать документы в приемную комиссию. Можно эту задачу записать просто: «Документы» или «Приемная комиссия». Но при этом теряется смысл задачи. Какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такие формулировки не отвечают на вопрос «Что сделать?» и не дают представления о результате. Можно записать так: «Поехать в институт». Активный глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата – нет. Чтобы все было точно и понятно, эту задачу следовало бы записать так: «Сдать документы в приемную комиссию». Есть и активный глагол, мотивирующий на совершение действия есть, и результат понятен (сданные в институт документы). Что дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – вовремя сданные документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны. Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать гибко. Вопрос 4. Двумерные графики. Использование двумерного обзорного графика помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки исполнения.  ! Правила создания двумерного обзорного графика: · Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке таблицы. Подзадачи записываем в произвольном порядке так же, как для составления контрольного списка. · Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т.д.). Например, проект рассчитан на год, следовательно, в качестве временного измерителя будут использоваться месяцы.  Если необходимо построить двумерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного например на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели. · С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к срокам исполнения. Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач. Составление такого графика для любой крупной задачи занимает всего 5–10 мин. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения. В случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление уйдет также не более 5–10 мин. Но помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела. Когда их скапливается много, они «замусоривают» наше сознание и работу. Для осуществления контроля над их выполнением применяется график регулярных задач.  Например, простые списки рутинных дел, которые приходится выполнять каждому из нас, могут быть представлены в виде уже знакомого двумерного графика. В левой колонке приведены примеры регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (неделя, начинающаяся с 1.09 по 7.09 и т.д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке; неисполнение – прочерком. Важно обратить внимание, что данный график – это не жесткий план, нам не принципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны делаться один раз в неделю. Если в течение недели какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли время, чтобы убраться в комнате), и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора обратить на нее пристальное внимание и заняться ее решением. Например, задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца, количество прочерков показало, что еще немного, и скоро на столе придется делать генеральную уборку. Преимущества двумерного графика как инструмента обзора: · Дает наглядное представление о структуре сложной задачи. · Обеспечивает четкий обзор всех подзадач. · Дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения. · Отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков. · Позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей. · Гарантирует управляемость работы над сложной задачей. · Дает возможность укладываться в сроки. Вопрос 5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.
Подобная технология позволяет существенно повышать эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия. Автором этой технологии принято считать Тони Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя, консультанта многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта.  Ещё будучи учеником колледжа и готовясь поступать в университет, Тони Бьюзен столкнулся с трудностью, хорошо знакомой каждому учащемуся: объем информации увеличивается, записывать приходится много, а понимать и запоминать становится все труднее. Пытаясь решить эту проблему и успешно сдать вступительные экзамены в университет, Тони начал подчеркивать ключевые слова и определения в тексте разными цветами, а главные мысли заключать в цветные рамочки (многие из студентов тоже так поступают, чтобы быстро найти нужное определение в конспекте). Удивительным и необъяснимым образом память начала улучшаться. Учась в университете, Тони Бьюзен продолжал исследовать проблему запоминания, и ответ на многие вопросы он нашел у древних греков. Оказалось, что для развития и укрепления памяти они использовали воображение и ассоциации. Они помогали запоминать, а затем воспроизводить не десятки, а сотни и тысячи самых разнообразных фактов (необходимая способность при сдаче экзаменов и зачетов, когда успех зависит не только от того, сколько билетов выучено, но и от того, насколько точно получилось воспроизвести информацию во время ответа). Бьюзен сделал вывод, что записи, память, творчество связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным. ! Это и составляет основную идею интеллект-карт: организация работы с информацией с максимальным использованием возможностей мозга.
! Правила создания Интеллект-карт: Описание правил представлено в виде интеллект-карты. Внимательно изучите ее. Более подробно описание правил можно найти в учебном пособии по тайм-менеджменту.[6] Приведем только самые основные комментарии к правилам, которые помогут легко и быстро создать первые интеллект-карты: · В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее и у вас появятся новые идеи о том, чем ее можно дополнить. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет основной целью создания интеллект-карты. · Информация с интеллект-карт считывается по кругу от центра к правому верхнему угла, далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт. · Используйте разные цвета. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвет привлекает внимание, при восприятии цветных иллюстраций или текста мозг утомляется меньше. · У каждой интеллект-карты существует свой неповторимый индивидуальный стиль. Мышление каждого человека уникально, и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой. Двух одинаковых карт не бывает. · Рисуйте. Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что у нас практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте. · Используйте ключевые слова. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга. Количество ключевых слов должно быть минимальным – одно, максимум два–четыре. Используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается длительнее, чем печатный, особенно учитывая особенности почерка некоторых людей. Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии. · Связывайте мысли и ветки между собой. Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ. Используйте не более семи (плюс-минус два) ответвлений от каждого объекта, а лучше – от пяти до семи, чтобы интеллект-карту можно было легко воспринять. Правила создания интеллект-карты.[7]  В последнее время стали появляться программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что, несомненно, повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих специалистов различных сфер деятельности. ! Примеры интеллект карт и основные области их применения:    Планирование работ по заключению контракта  План разработки корпоративного сайта УЦ    Планирование недели  Интеллект-карта личных ключевых областей жизни  Методические указания по изучению темы. Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал. Вопросы для самопроверки: 1. В чем состоит суть создания эффективного обзора задач? 2. Почему одним из основных принципов, влияющих на эффективность обзора, является принцип материализации информации? 3. На какие группы можно разделить все инструменты обзора? Перечислите их, дайте краткую характеристику каждой группы. 4. В чем особенности применения двумерных графиков? Какие задачи помогает решать использование этого инструмента? 5. В чем особенности использования в тайм-менеджменте интеллект-карт (Mind Maps)? Для решения каких задач целесообразнее использовать этот инструмент? 6. Какие из инструментов обзора подходят для решения задачных ситуаций (стратегия «воронка шагов»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст. 7. Какие из инструментов обзора подходят для решения проблемных ситуаций (стратегия «веер возможностей»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст. 8. В чем состоит суть результато-ориентированного формулирования задач? Назовите формулу результато-ориентированной формулировки задач. 9. Перечислите основные области применения интеллект-карт, объясните, каким образом использование этого инструмента позволяет эффективно действовать в каждой из этих областей деятельности? Литература по теме. Основная литература: 1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с. Дополнительная литература: 1. Бехтерев С.В. Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт. – М.: Альпина Паблишерз, 2010. – 312 с. 2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный. Практические задания. Задание №1. С помощью двумерного графика запланируйте свою подготовку к сдаче экзамена / зачета по Тайм-менеджменту. Подзадач должно быть не менее семи. Задание №2. Используя технологию создания интеллект-карт, составьте карту своих ключевых областей жизни. Для каждой области напишите одну цель, которую хотелось бы достичь в этой сфере. Цель может быть сформулирована как с помощью SMART-критериев, так и в виде надцели или мини-миссии. Ключевых областей должно быть от пяти до девяти, но не менее четырех. Задание №3. Подготовьте с помощью интеллект-карты одно из перечисленных видов выступлений (выбор сделайте по своему усмотрению): · выступление с докладом на тему «Особенности организации времени студента»; · ответ на любой из контрольных вопросов к теме «Создание эффективного обзора задач»; · выступление с докладом на научной конференции; · выступление на планерке с докладом об итогах работы за неделю. ! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите данный вопрос темы: 1. Управленческая полезность применения инструментов создания обзора задач. |