Лабораторный практикум. Методические указания для подготовки студента к лабораторным занятиям 5
 Скачать 1.44 Mb.
|
Лабораторная работа № 12. Использование базового плана. Обновление. Управление несколькими проектами. Использование отчетовВремя выполнения работы: 2 часа. Цель работы: освоение инструментария разработки проектов в среде MS Project. Задачи работы:знать различие между опорным (базовым) графиком, текущим и фактическим, уметь сохранять опорный (базовый) график; уметь отслеживать продвижение плана; знать применение пула ресурсов для управления несколькими проектами и способ объединения ряда проектов в один файл MS Project; уметь создавать и печатать разнообразные отчеты. Оборудование и материалы: компьютер. Краткие теоретические сведения После завершения планирования MS Project может сохранить копии дат начала и окончания каждой задачи. Это называется опорным графиком (baseline). Опорный график используется для сравнения движения проекта относительно исходного плана. Опорный график (базовый план) представляет собой запись первоначально запланированных дат, продолжительности работ и затрат задач. Опорный график устанавливается только тогда, когда пользователь уверен, что план был разработан до точки, где он может отслеживаться и модифицироваться по мере необходимости. Опорный график можно устанавливать более одного раза, если график слишком сильно отклоняется от плана или если был определен ряд дополнительных задач. MS Project обеспечивает запись информации опорного графика, плановой (текущей) информации и информации в процессе выполнения (фактической). Есть три набора дат, идентифицируемых MS Project при использовании опорного графика: текущие даты (заложенные в рабочий график даты начала и окончания каждой задачи; они могут изменяться с каждой поправкой, которую вы делаете к плану); опорный график (исходные даты начала и окончания каждой задачи, которые сохранены в опорном графике); фактические даты (даты начала выполняемых задач или даты начала и окончания завершенных задач). Обновление для отражения фактического выполнения проекта показывает, как отслеживать проект, используя состояние каждой задачи. Панель инструментов Tracking (Отслеживание) — удобный инструмент при прослеживании исполнения плана. Есть два подхода к контролю состояния проекта в процессе его выполнения: обновление на основе подхода задача-за-задачей с использованием состояния задач; обновление на основе подхода ресурс-за-ресурсом с использованием ресурсов работы. В MS Project может использоваться любой из них, хотя обновления на основе состояния задачи — намного проще, так как MS Project обеспечивает для этого ряд инструментальных средств. Независимо от того, какой метод используется, требуется некоторая система администрирования проекта, чтобы собирать необходимые данные. Информация о состоянии, в которой вы нуждаетесь в каждое время обновления, включает: даты фактического запуска каждой задачи или ее завершения, как долго задача выполнялась, какой объем работ осталось выполнить для завершения на момент вашей проверки состояния. Вы можете обновить все даты вручную или позволить MS Project автоматически обновить их для вас. Чтобы обновить вручную, необходимо использовать соответствующий вид — диаграмму Ганта с таблицей отслеживания. Пользователь может обновить план проекта непосредственно на диаграмме Ганта, используя курсор. Курсор изменяет форму в зависимости от того, где он находится на полосах задач в календарном разделе диаграммы Ганга. При попытке обновить проект, используя только курсор, можно столкнуться с некоторыми трудностями. При использовании таблицы отслеживания для обновления проекта пользователь может изменять продолжительности задач и начальные даты, вставляя требуемые данные в таблицу. В MS Project пользователь может обновить состояние проекта автоматически. При этом пользователь имеет выбор: обновлять весь проект или обновлять только выбранные задачи. При наличии ограниченного количества ресурсов и ряда проектов, над которыми они работают, можно создать центральный пул и брать ресурсы из него. Команда Share Resources (Общие ресурсы) меню Tools (Сервис) позволяет брать ресурсы из другого файла MS Project. Это один метод отслеживания, как ваши ресурсы перекрываются из-за того, что они работают в ряде проектов одновременно. Этот метод также позволяет разрешать проблему перекрытий. Может потребоваться объединить ряд проектов в одном файле MS Project. Можно просматривать вместе любые проекты, без создания связи между ними. Откройте каждый проект отдельно и используйте команду Упорядочить все меню Window (Окно), чтобы объединить виды. Это можно использовать для печати отчетов из более чем одного проекта. Концепция связывания субпроектов почти идентична концепции структурирования. Вместо составной задачи при структурировании здесь такой задачей является отдельный внешний проект. Начальные и конечные даты этой задачи-субпроекта устанавливаются внешним проектом. Это дает возможность иметь много субпроектов и сводить их в один или более составных проектов. Можно разрабатывать свои проекты в этом формате с самого начала или, что более обычно, обнаружив, что проект становится слишком большим для управления, можно произвести его разделение в процессе выполнения. Используйте этот метод, чтобы установить шаблоны проектов. MS Project имеет ряд встроенных отформатированных отчетов, которые будут печатать определенную информацию в табличном формате. Каждый отчет дает только определенную информацию, которая может быть использована в некоторый момент в проекте для отчета по определенным темам. Можно создавать собственные отчеты, используя функции настройки отчетов или применяя команду фильтрации, чтобы изменить информацию, выводимую на экран. Порядок выполнения работы Установите опорный график для файла в MS Project: открыть файл проекта Football / Tools (Сервис) / Tracking (Отслеживание) / Save Baseline (Сохранить базовый план) / for Entire project (для всего проекта) / ОК / Project (Проект) / Project Information (Сведения о проекте) / Statistics (Статистика). Как добавить панель инструментов отслеживания и установить текущую дату: View (Вид) / диаграмма Ганта / выбрать из контекстного меню панели инструментов Tracking (Отслеживание) / Project (Проект) / Project Information (Сведения о проекте) / установить текущую дату = 1 июля 2009 / ОК. Как использовать мышь и курсор, чтобы обновить состояние проекта (Информация состояния проекта для обновления на 1 июля: задача Получение запланированных разрешений завершена, задача Расчистка территории завершена и закончена на 2 дня раньше, задача Очистка земли сделана наполовину): указать курсором на левую вертикальную границу полосы задачи Получение запланированных разрешений (курсор изменяется на %) и тащить его вправо до состояния завершенности задачи / указать курсором на правую вертикальную границу полосы задачи Расчистка территории (курсор изменяется на вертикальную черту) и тащить его влево приблизительно на 2дня (увеличить масштаб в случае необходимости) / указать курсором на левую вертикальную границу полосы задачи Расчистка территории и тащить его вправо до состояния завершенности задачи / указать курсором на левую вертикальную границу полосы задачи Очистка земли и тащить его вправо до половины срока окончания / View (Вид) / Tracking Gantt (Диаграмма Ганта с отслеживанием). Как использовать таблицу отслеживания для модификации состояния проекта (Информация состояния проекта для обновления на 3 августа: задача Очистка земли завершилась через 6 недель, задачи Заказ ворот, Доставка ворот, установка ворот, Грубое профилирование имеют свои фактические длительности, задача Заключительное профилирование началась 1 августа): установить текущую дату = 3 августа 2009 / View (Вид) / More views | Task sheet (Другие представления | Лист задач) / Apply (Применить) / View (Вид) / Table | Tracking (Таблица | Отслеживание) / ввести фактические продолжительности задач: Очистка земли — 30д, Заказ ворот — 14д, Доставка ворот — 6д, Установка ворот — 5д, Грубое профилирование — 9д (обратите внимание, что обновляются и другие значения столбца) / установить для задачи Заключительное профилирование фактическое начало 1 августа / View (Вид) / диаграмма Ганта. Как автоматически обновить состояние проекта (Информация состояния проекта для обновления на 30 августа: все задачи проекта до задачи Заключительное профилирование закончены по графику, задача Заключительное профилирование все еще имеет проблемы, проект теперь серьезно отстает от графика и мы должны предпринять некоторое корректирующее действие): набрать текущую дату = 30 августа 2009 / выбрать все задачи проекта до задачи Заключительное профилирование / Tools (Сервис) / Tracking (Отслеживание) / Update Project (Обновить проект) / установить For: Selected Tasks (Для выбранных задач) / ОК / выбрать задачу Заключительное профилирование / Tools (Сервис) / Tracking (Отслеживание) / Update Tasks (Обновить задачи) / ввести в поля Actual dur = 3d (Фактическая длительность = 3д), Remaining dur = 5d (Оставшаяся длительность = 5д) / закрыть файл Football с сохранением изменений. Как устанавливать пул ресурсов для использования в более чем одном проекте: создать новый проект / View (Вид) / Resource Sheet (Лист ресурсов) / ввести Антон, Игорь, Ольга, Ирина / Tools (Сервис) / Выравнивание загрузки ресурсов / Вычисления для выравнивания выполнять вручную / ОК / File (Файл) / Save As (Сохранить как), имя файла — Resource / создать новый проект / создать задачи 1, 2, 3 / Tools (Сервис) / Общие ресурсы | Доступ к ресурсам / Use Resources from Resources project (Использование ресурсов из Resource) / ОК / назначить Антона на задачу 1, Игоря - на задачу 2, Ольгу - на задачу 3 / File (Файл) / Save As (Сохранить как), имя файла - Проект А / создать новый проект / создать задачу А, задачу В, задачу С / Tools (Сервис) / Общие ресурсы | Доступ к ресурсам / Use Resources from Resources project (Использование ресурсов из Resource) / ОК / назначить Игоря на задачу А, Ольгу - на задачу В, Ирину - на задачу С / File (Файл) / Save As (Сохранить как), имя файла — Проект В / Window (Окно) / файл проекта Resource / View | Resource Sheet (Вид | Лист ресурсов) (обратите внимание на перекрывающиеся ресурсы, обозначенные красным) / Window (Окно) / Split (Разбить) / выбрать перекрывающийся ресурс, форма ресурса отображается в нижней части экрана. Как разместить более одного проекта в новом файле MS Project: открыть Проект А и Проект В, для которых будет формироваться отчет / Window (Окно) / New (Новое окно) / выбрать требуемые проекты / ОК / Сохранить результат объединения проектов в файле Projectl3. Как добавлять субпроекты к файлу MS Project: открыть проект Footbaal / выбрать детализированные задачи в Этапе 1 / нажать кнопку Cut (Вырезать задачу) для удаления законченных задач / нажать на кнопку New file (Создать) / нажать на кнопку Paste (Вставить) / File (Файл) / Save As (Сохранить как), имя файла = Phase 1 / Window (Окно) / файл Football / удалить строку «Этап 1» / Insert | Project (Вставка | Проект) / выбрать файл Phase 1 и вставить проект / сдвинуть задачу Phase 1 на один уровень выше (кнопка  на панели инструментов) / изменить продолжительность задач в проекте Phase 1 и просмотреть изменение продолжительности соответствующих задач в проекте Football.Как открывать и просматривать каждый отчет с помощью функции Reports (Отчеты): View (Вид) / Reports (Отчеты) - имеется шесть групп встроенных отчетов, просмотрите отчет по затратам, характеризующий бюджет проекта Football. Вопросы для защиты: В чем состоит разница между базовым, текущим и фактическим графиками? Какие существуют способы отслеживания продвижения плана? Для чего предназначен пул ресурсов? С какой целью объединяют ряд проектов в один файл MS Project? Какие группы отчетов предлагает функция Reports (Отчеты)? |