Планирование работ Excel Project Visio. Методические указания к практическим занятиям и самостоятельной работе
 Скачать 0.79 Mb.
|
|
Ганта. В результате на диаграмме некоторые задачи (задачи Рабочего проекта, свя- занные с проектированием электросчетчика) приобрели красный цвет, т.е. они являют- ся критическими. Подведите курсор к индикатору крайнего срока (задача Подписание акта приемки работ) и переместите его влево к индикатору вехи . Убедитесь, что, пере- мещая индикатор , мы влияем на критический путь. Чтобы отобрать для отображения только критические задачи, выполните коман- ду вкладки Вид Данные Фильтр Критические задачи. Чтобы снова отобра- зить все задачи, выполните команду вкладки Вид Данные Фильтр Нет филь- тра. 26 В MS Project разработано множество различных представлений календарного плана и проекта в целом. Для смены представления служит вкладка Вид Представ- ление задач, где можно задать представление (Диаграмма Ганта, Диаграмма Ганта с отслеживанием, Сетевой график, Календарь, График ресурсов, Использование задач и т.д.). Опробуйте все указанные здесь представления. Если необходимое представление отсутствует на вкладке Вид, выполните ко- манду Вид Представления задач Другие представления…, а затем выберите нужное представление и нажмите кнопку Применить. Для отображения только определенных задач можно воспользоваться филь- тром (команда вкладки Вид Данные Фильтр). С помощью фильтра покажите за- дачи с крайними сроками. Задайте представление Диаграмма Ганта и выполните команду вкладки Вид Данные Фильтр Автофильтр отображения. Рядом с Названием задачи, Дли- тельностью и т.д. появится значки . Щелкните на значке рядом с полем Дли- тельность и задайте условие <=7 дней. Чтобы отключить автофильтр, повторно вы- полните команду вкладки Вид Данные Фильтр Автофильтр отображения. Чтобы просмотреть затраты на задачи, выполните команду вкладки Вид Представления задач Другие представления Лист задач. Чтобы просмотреть затраты на ресурсы, выполните команду вкладки Вид Представления задач Лист ресурсов или лучше команду вкладки Вид Данные Таблицы Суммарные данные. В полученной таблице красным цветом выделе- ны некоторые ресурсы, что свидетельствует об их перегруженности (смотри Пиковую загрузку). В MS Project ситуация, когда ресурсу назначено больше задач, чем он мо- жет выполнить в доступное рабочее время, называется превышением доступности. 7. Корректировка календарного плана Чтобы избавиться от превышения доступности, необходимо откорректировать календарный план для снижения пиковой загрузки. Простейший вариант решения про- блемы – принять на работу еще сотрудников (1 сотрудник = 100%). Для этого выполни- те команду вкладки Вид Представление задач Лист ресурсов и укажите для ре- сурсов значение Макс. единиц, равным Пиковой загрузке ресурса. Затем выполните команду вкладки Проект Состояние Обновить проект. В открывшемся окне не вносить никаких изменений, нажать кнопку ОК. Попробуем поискать другие выходы их данной ситуации. Перед корректировкой создайте резервную копию проекта с помощью команды Файл Сохранить как… Верните значение Макс. единиц. Выполните команду вкладки Вид Представления задач Использование ресурсов. С помощью кнопки Увеличить задайте для окна справа ежедневный масштаб представления. Убедитесь, в какие дни будет наблюдаться перегрузка. В данном представлении не видно, сколько дополнительных ресурсов требуется. Выполните команду вкладки Вид Представление задач График ресурсов и вы увидите, сколько сотрудников требуется в каждый момент вре- мени. Вернитесь к представлению Диаграмма Ганта и попытайтесь, перемещая зада- чи на более поздние сроки и перераспределяя ресурсы между задачами, добиться осуществимости проекта за счет увеличения длительности проекта (без увеличения численности работников и без увеличения затрат!). Увеличив длительность проекта примерно на 30-40 дней, можно добиться поставленной цели. Проверьте, как измени- лись затраты на проект. Чтобы переместить задачу, подведите курсор к задаче (курсор примет вид ) и, нажав левую кнопку мыши, перемещайте задачу. Если появится окно Мастер плани- рования с предупреждением о конфликте планирования, то установите переключа- тель Продолжить. Конфликт планирования допускается и нажмите кнопку ОК. 27 Чтобы перераспределить ресурсы, назначенные задаче, используйте кнопку Назначить ресурсы Откройте копию проекта, которая была сохранена перед корректировкой. В MS Project имеется средство автоматического выравнивания использования ресурсов для устранения превышения доступности. Выполните команду вкладки Ресурс Вырав- нивание Выровнять ресурс для выравнивания выбранного ресурса или команду вкладки Ресурс Выравнивание Выровнять все для выравнивания всех ресур- сов. С помощью команды Вид Данные Таблицы Суммарные данные убе- дитесь, что пиковая загрузка уменьшилась, но превышение доступности сохранилось. Чтобы просмотреть результаты выравнивания, выберите представление Диаграмма Ганта с отслеживанием и посмотрите дату окончания проекта после автоматического выравнивания. Сравните результаты автоматического выравнивания и выравнивания вручную, выполненного вами ранее. Завершите работу с копией проекта и вернитесь в исходный проект. 8. Отслеживание хода выполнения проекта Перед началом процесса отслеживания рекомендуется сохранить базовый план. Базовый план (до 11 на проект) представляет снимок календарного плана на момент сохранения и содержит всю информацию о задачах, ресурсах и назначениях. С помощью базового плана можно отслеживать ход выполнения, просматривать откло- нения и вносить необходимые исправления. Чтобы сохранить базовый план выполните команду вкладки Проект Планирование Очистка базового плана. На диаграмме Ганта добавьте столбец % заверения по трудозатратам. Задай- те для задачи Предварительное экономическое обоснование проекта процент за- вершения 70%. Для сравнение фактических и плановых трудозатрат для задач выполните ко- манды вкладки Вид Представления задач Диаграмма Ганта и Вид Данные Таблица Трудозатраты. Сравните значения в полях Трудозатраты, Базовые, Фактические и Оставшиеся. Значения в поле Отклонение показывают разницу между трудозатратами по графику и первоначально запланированными трудозатратами, сохраненными в базо- вом плане. 9. Печать и публикация проекта В MS Project предлагается более 20 встроенных отчетов. Выполните команду вкладки Проект Отчеты. Выберите категорию Обзорные… и обзорный отчет Свод- ка по проекту. Также просмотрите отчет Дела по исполнителям (категория Назначе- ния…). В категории Настраиваемые… представлены все стандартные отчеты. В окне Настраиваемые отчеты можно создать новые отчеты (кнопка Создать…), изменить существующие (кнопка Изменить…), скопировать в шаблон (из шаблона) Global.MPT и т.д. В окне Настраиваемые отчеты выберите отчет Использование трудовых ре- сурсов и нажмите кнопку Изменить…На вкладке Определение замените Недели на Месяцы .На вкладке Подробности укажите Формат даты Январь 2014. Нажмите кноп- ку ОК. Просмотрите отчет (кнопка Просмотр). 28 Лабораторная работа №3 Построение диаграммы Ганта в MS Visio Цель. Изучить возможности программы Microsoft Visio по построению диаграмм Ганта. Задание 1. Создание проекта средствами Microsoft Visio. Постановка задачи 1. Построить диаграмму Ганта средствами MS Visio по следующим данным: № Название задачи Начало Окончание 1. Организационное заседание Пн 01.09.08 Вт 02.09.08 2. Создание рабочего комитета Пн 01.09.08 Пн 01.09.08 3. Создание редколлегии сборника Вт 02.09.08 Вт 02.09.08 4. Рассылка первого сообщения Пн 01.09.08 Пн 01.09.08 5. Предварительная организация Пн 01.09.08 Пт 10.10.08 6. Сбор предварительных заявок Вт 02.09.08 Пт 19.09.08 7. Распределение заявок по секциям Пн 01.09.08 Ср 03.09.08 8. Рассылка второго сообщения Ср 24.09.08 Ср 24.09.08 9. Обработка тезисов и статей Ср 24.09.08 Пт 10.10.08 10. Редактирование статей Ср 24.09.08 Чт 09.10.08 11. Статья 1 Ср 24.09.08 Чт 09.10.08 12. Статья 2 Ср 24.09.08 Чт 09.10.08 13. Статья 3 Ср 24.09.08 Чт 09.10.08 14. Редактирование тезисов Пн 29.09.08 Чт 09.10.08 15. Тезисы 1 Пн 29.09.08 Чт 09.10.08 16. Тезисы 2 Пн 29.09.08 Чт 09.10.08 17. Тезисы 3 Пн 29.09.08 Чт 09.10.08 18. Заказ издания сборника Пт 10.10.08 Пт 10.10.08 19. Передача текстов в типографию Пт 10.10.08 Пт 10.10.08 20. Окончательная работа Ср 17.09.08 Ср 15.10.08 21. Получение подтверждения о приезде Чт 25.09.08 Пт 10.10.08 22. Формирование списка докладов Пн 13.10.08 Ср 15.10.08 23. Заказ помещений для заседаний Ср 17.09.08 Ср 17.09.08 24. Бронирование гостиницы Пн 13.10.08 Пн 13.10.08 25. Закупка оргматериалов Пт 10.10.08 Ср 15.10.08 26. Передача сборника в печать Пт 10.10.08 Пн 13.10.08 27. Заказ транспорта для встречи участников Вт 14.10.08 Вт 14.10.08 28. Встреча участников Чт 16.10.08 Чт 16.10.08 2. Самостоятельно распределить задачи по уровням и определить связи между задачами. 29 Выполнение 1. После запуска MS Visio в категории шаблонов выбрать категорию Расписание, а затем — Диаграмма Ганта, щелкнуть по кнопке Создать. 2. После появления окна Параметры диаграммы Ганта заполнить поля: Число за- дач, Единицы времени, Диапазон временной шкалы. Если впоследствии возник- нет необходимость изменить параметры, то окно параметров диаграммы Ганта вызывается с помощью команды Диаграмма Ганта - Параметры. 3. Замените имена задач по умолчанию именами задач, соответствующими проек- ту, а также замените даты начала и окончания задач и длительность. Примечание. Дату для итоговой задачи изменить нельзя. Даты итоговых задач изменяются только при изменении даты одной или нескольких задач, располо- женных уровнем ниже итоговой задачи. Совет. Длительность можно также изменить, выделив область задач и перета- щив маркер выделения с правой стороны области задач на новую дату оконча- ния на временной шкале. 4. Добавьте, если необходимо, дополнительные задачи в диаграмму Ганта меню Диаграмма Ганта – Создать задачу. Примечание. Выделите рамку проекта, щелкнув сплошную линию вокруг диа- граммы Ганта. Перетащите вниз маркер выделения , расположенный по центру нижней части рамки. Будут созданы новые строки задач, заполняющие про- странство. Выделите ячейку Название задачи одной из новых задач, а затем введите имя задачи. Совет. Положение задач в диаграмме Ганта можно изменить, перетащив строки задач внутри рамки диаграммы. 5. Добавьте вехи в диаграмму Ганта. Примечание. Из набора элементов Фигуры диаграммы Ганта перетащите на страницу документа фигуру Веха и поместите ее между задачами, которые предваряет или за которыми следует веха. (При добавлении фигуры Веха в диа- грамму Ганта автоматически добавляется строка со значением длительности, равным 0). Введите имя и дату для вехи. Совет. Задачу в вехе можно изменить, задав значение ее длительности равным 0. Подобным образом можно изменить веху в задаче, задав положительное зна- чение длительности. 6. Создайте зависимости между задачами в диаграмме Ганта. 30 Общие положения по самостоятельной работе Методические указания предназначены для подготовки и выполнения обучаю- щимися по направлению 38.03.02 Менеджмент Профиль Менеджмент организации, предусмотренной учебным планом самостоятельной работы по дисциплине Информа- ционные технологии и системы. Методические указания содержат описание самостоятельной работы, задания на самостоятельную работу и правила оформления ее результатов. Самостоятельная работа — планируемая учебная, учебно-исследовательская работа обучающихся, выполняемая вне занятий по заданию и при управлении препо- давателем, но без его непосредственного участия. Самостоятельная работа проводится с целью: - систематизации и закрепления полученных теоретических знаний и прак- тических умений обучающихся; - углубления и расширения теоретических знаний; - формирования умений использовать нормативную, правовую, справочную документацию и специальную литературу; - развития познавательных способностей и активности обучающихся: твор- ческой инициативы, самостоятельности, ответственности, организованности; - формирование самостоятельности мышления, способностей к саморазви- тию, совершенствованию и самоорганизации; - формирования общих и профессиональных компетенций - развитию исследовательских умений. Целью преподавания дисциплины является получение обучающимися теорети- ческих знаний в области методологии информационных технологий и проектирования информационных систем, практических знаний о применении информационных техно- логий и основанных на них информационных систем для решения различных исследо- вательских и административных задач. Задачами дисциплины является изучение • освоение теоретических знаний и практических навыков, позволяющих ориентироваться в области информационных технологий в менеджменте; • изучение программных средств реализации информационных процессов; • получение навыка применения информационных технологий документа- ционного обеспечения; • изучение основных понятий компьютерных информационных систем; • знакомство с компьютерными технологиями интеллектуальной поддержки управленческих решений; • получение сведений об инновационных направлениях развития информа- ционных технологий в менеджменте. Дисциплина является частью программы основной профессиональной образова- тельной программы (ОПОП) в соответствии с ФГОС по направлению Менеджмент профиль подготовки Менеджмент организации. Теоретические знания и практические навыки, полученные обучаемыми при изу- чении дисциплины, должны быть использованы в процессе изучения последующих дисциплин по учебному плану. В результате изучения дисциплины обучающийся должен: а) знать: • методологию информационных технологий; 31 • основные тенденции развития информационных технологий и прикладного программного обеспечения для интеллектуальной поддержки управленческой дея- тельности; • основные понятия и современные принципы работы с деловой информа- цией, а также иметь представление о корпоративных информационных системах и ба- зах данных; • основные информационные технологии управления бизнес-процессами. б) уметь: • применять информационные технологии для решения управленческих за- дач; • разрабатывать методическое обеспечение для решения прикладных за- дач с применением информационных технологий; • обрабатывать эмпирические экспериментальные данные, проводить коли- чественное прогнозирование управления бизнес-процессами. в) владеть (иметь опыт деятельности): • программным обеспечением для работы с деловой информацией и осно- вами Интернет-технологий; • навыками использования информационных технологий для формирования и решения прикладных задач; • навыками использования информационных технологий для прогнозирова- ния и управления бизнес-процессами. Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины: а) общекультурные (ОК) ОК-16 понимание роли и значения информации и информационных технологий в развитии современного общества и экономических знаний; ОК-18 способность работать с информацией в глобальных компьютерных сетях и корпоративных информационных системах. Структура и содержание самостоятельной работы: № п/п Наименование раздела / темы дисциплины Вид и содержание самостоятельной работы Форма контроля 1 Введение в информа- ционные технологии в менеджменте 1. Подготовка реферата (доклада) и презентации на одну из следую- щих тем: 1. Информационная деятель- ность как атрибут основной дея- тельности менеджера. 2. Основные определения ин- формации. Фазы существования информации при информационном обмене. 3. Понятие организации и ее основные организационно- экономические функции. Деятель- ность организации как информаци- онный процесс. 4. Понятие экономической ин- формации. Свойства экономиче- ской информации. 2. Другие виды самостоятельной работы**. 1. Беседа с обуча- ющимся по теме реферата или вы- ступление с до- кладом 2. Опрос по теоре- тическому матери- алу 3. Ответы на кон- трольные вопросы 4. Тестирование 32 2 Организация и средства информационных тех- нологий в менеджменте 1. Подготовка реферата (доклада) и презентации на одну из следую- щих тем: 1. Понятие термина «инфор- мационная технология». Класси- фикация информационных техно- логий. 2. Концептуальная модель ба- зовой информационной техноло- гии. 3. Концептуальная модель процесса преобразования инфор- мационного ресурса. 4. Логическая модель базовой информационной технологии. 5. Физический уровень базовой информационной технологии. 2. Другие виды самостоятельной работы**. 1. Беседа с обуча- ющимся по теме реферата или вы- ступление с до- кладом 2. Опрос по теоре- тическому матери- алу 3. Ответы на кон- трольные вопросы 4. Тестирование 3 Информационные тех- нологии документаци- онного обеспечения 1. Подготовка реферата (доклада) и презентации на одну из следую- щих тем: 1. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов. 2. Понятие документа. Клас- сификация документов. 3. Текстовые процессоры, их назначение и возможности. 4. Средства тиражирования документов. 5. Технологии сканирования документов. 6. Компьютерный перевод до- кументов. Обзор современных па- кетов программ, предназначенных для компьютерного перевода до- кументов. 7. Системы управления доку- ментами, их назначение и состав 8. Требования, предъявляемые к системам управления докумен- тами. 9. Общие принципы построе- ния информационно-поисковых си- стем и стратегии поиска. 10. Обзор современных систем управления документами. 11. Электронный документообо- рот. 2. Другие виды самостоятельной работы**. 1. Беседа с обуча- ющимся по теме реферата или вы- ступление с до- кладом 2. Опрос по теоре- тическому матери- алу 3. Ответы на кон- трольные вопросы 4. Тестирование 33 4 Использование инте- грированных программ- ных продуктов 1. Подготовка реферата (доклада) и презентации на одну из следую- щих тем: 1. Понятие электронного офи- са. 2. Компьютерные методы оп- тимизации процессов управления. 3. Сравнительная характери- стика способов построения диа- граммы Ганта в MS Excel, в MS Project и в MS Visio. 4. Организация распределен- ной обработки информации. 2. Разработка проектов по задан- ным предметным областям. 3. Другие виды самостоятельной работы**. 1. Беседа с обуча- ющимся по теме реферата или вы- ступление с до- кладом 2. Опрос по теоре- тическому матери- алу 3. Ответы на кон- трольные вопросы 4. Тестирование 5. Проверка зада- ний. 5 Организация компью- терных информацион- ных систем 1. Подготовка реферата (доклада) и презентации на одну из следую- щих тем: 1. Основные понятия термина «система». Понятие информаци- онной системы. 2. Информационная модель процесса управления. 3. Структурная схема экономи- ческой информационной системы. 4. Задачи и функции информа- ционных систем. 5. Основные классификацион- ные признаки информационных си- стем. Классификация информаци- онных систем по сфере деятель- ности, функциональной и органи- зационной структуре. 6. Основные классификацион- ные признаки информационных си- стем. Классификация информаци- онных систем по границе действия, степени интеграции, информаци- онно-технологической архитектуре и специализации применения. 7. Основные классификацион- ные признаки информационных си- стем. Классификация информаци- онных систем по уровням управле- ния. 8. Распределение базовых функций информационных систем управления по уровням управле- ния. 1. Беседа с обуча- ющимся по теме реферата или вы- ступление с до- кладом 2. Опрос по теоре- тическому матери- алу 3. Ответы на кон- трольные вопросы 4. Тестирование 34 9. Основные операции управ- ления информационных систем на каждом уровне управления. 10. Основные классификацион- ные признаки информационных си- стем. Классификация информаци- онных систем по масштабу приме- нения и степени автоматизации информационных процессов. 11. Основные классификацион- ные признаки информационных си- стем. Классификация информаци- онных систем по характеру исполь- зования. 12. Основные классификацион- ные признаки информационных си- стем. Классификация информаци- онных систем по признаку структу- рированности задач. 13. Основные классификацион- ные признаки информационных си- стем. Классификация информаци- онных систем по виду деятельно- сти. 14. Понятие подсистемы ин- формационной системы. Функцио- нальные подсистемы. Принципы построения функциональных под- систем информационной системы. Основные задачи функциональных подсистем информационных си- стем. 15. Понятие обеспечивающих подсистем информационных си- стем. Информационное обеспече- ние информационных систем. Кад- ровое и организационное обеспе- чение информационных систем. Технологическое обеспечение ин- формационных систем. 16. Информационно- технологическая архитектура ин- формационных систем. 2. Другие виды самостоятельной работы**. 6 Компьютерные техноло- гии интеллектуальной поддержки управленче- ских решений 1. Подготовка реферата (доклада) и презентации на одну из следую- щих тем: 1. Понятие управленческого учета на предприятии. 2. Задачи информационной си- 1. Беседа с обуча- ющимся по теме реферата или вы- ступление с до- кладом 2. Опрос по теоре- 35 стемы оперативного уровня управ- ления предприятием. 3. Основные функции инфор- мационной системы уровня такти- ческого управления. 4. Задачи информационной си- стемы стратегического уровня управления. 5. Требования к информацион- ной системе организации. 6. Базовая концепция совре- менной корпоративной информа- ционной системы. 7. Архитектура современной корпоративной информационной системы. 8. Влияние информационной системы управления на бизнес ор- ганизации. 9. Проблемы выбора и внедре- ния информационных систем. 10. Технологии искусственного интеллекта. Основные понятия ин- теллектуальных информационных систем. 11. Использование экспертных систем. 2. Другие виды самостоятельной работы**. тическому матери- алу 3. Ответы на кон- трольные вопросы 4. Тестирование 7 Оценка эффективности и инновационные направления развития информационных тех- нологий в менеджменте 1. Подготовка реферата (доклада) и презентации на одну из следую- щих тем: 1. Понятие бизнес- и информа- ционной моделей организации. Основные элементы информаци- онной системы. Эволюция инфор- мационных систем в России и за рубежом. 2. Три точки зрения на процесс управления организацией. Понятие диаграммы Ганта. 3. Эффективность применения информационных технологий в ме- неджменте. 4. Основные подходы к оценке экономической эффективности внедрения информационных тех- нологий управления. 5. Обеспечение безопасности данных при использовании инфор- мационных технологий управле- 1. Беседа с обуча- ющимся по теме реферата или вы- ступление с до- кладом 2. Опрос по теоре- тическому матери- алу 3. Ответы на кон- трольные вопросы 4. Тестирование 36 ния. 6. Обзор перспектив развития информационных технологий управления. 7. Новые технологии в управ- ленческой деятельности. 8. Информационные техноло- гии сети Интернет. 2. Другие виды самостоятельной работы**. ** Другие виды самостоятельной работы включают: работу с учебными издания- ми, конспектом лекций, презентациями, ресурсами информационно-коммуникационной сети Интернет, подготовку к тестированию. Выбранная тема обязательно согласуется с преподавателем. |