Планирование работ Excel Project Visio. Методические указания к практическим занятиям и самостоятельной работе
 Скачать 0.79 Mb.
|
|
, выберите Мастер суммирования и щелкните по кнопке Перейти внизу окна. В открывшемся окне Надстройки установите флажок напротив строки Мастер суммирования и щелк- ните по кнопке ОК. Ждите установки Мастера суммирования. Выполните команду Формулы Решения Частичная сумма. На шаге 1 укажите, где находится таблица для суммирования 'Диаграмма Ганта'!$D$2:$AN$14. Нажмите кнопку Далее. На шаге 2 задайте Суммировать 01.05.12 Вт , Столбец Этап, Оператор =, Значение КПП и затем нажмите кнопку Добавить условие. Нажмите кнопку Далее. На шаге 3 нажмите кнопку Далее. На шаге 4 выберите ячейку J 15 и нажмите кнопку Готово. В результате в ячейке J15 находится формула массива: {=СУММ(ЕСЛИ($D$3:$D$14="КПП";J$3:J$14;0))} Если формула отличается от указанной, чтобы отредактировать формулу массива, после редактирования нажмите одновременно клавиши Ctrl, Shift и En- ter. Для ячейки J15 задайте условное форматирование согласно рис. 1.6. 11 Рис. 1.6. Окно Диспетчер правил условного форматирования для диапазона J15:AN15 Самостоятельно задайте формулы и форматирование для остальных ячеек диапазона J15:AN16. В ячейке J17 найдите сумму ячеек J15 и J16. Задайте условия форматирования. Для построения план-графика работы каждого сотрудника введите данные в диапазон D19:AN26 согласно следующим указаниям. Создайте имя Сотрудники для диапазона 'Исходные данные'!B22:B31. Для ячейки F20 задайте проверку вводимых значений ( Тип данных Список, Источник =Сотрудники. В ячейку F21 введите формулу: =ВПР(F20;'Исходные данные'!B22:C31;2;0) Функция ВПР() позволит по заданной ФИО проектировщика (ячейка F20) установить его специальность, просмотрев таблицу 'Исходные данные'!B22:C31. Заполните ячейки G19:H25 в соответствии с рис. 1.3. В ячейку I20 введите формулу =ВПР($F$20;Распределение!$B$3:$I$12;G20+2;0) Она позволяет извлечь информацию об участии проектировщика в конкретном проекте (0 – не участвует, 1 – участвует). В ячейку J20 введите формулу = ЕСЛИ($I20=1;СМЕЩ(J$3;ЕСЛИ($F$21=СпецКонструктор;2*($G20-1); 2*$G20-1);0);"") Она позволяет скопировать нужную информацию из вышележащей таблицы о числе конструкторов или технологов, участвующих в проекте в этот день. Для ячейки J 20 задайте условное форматирование согласно рис. 1.7. 12 Рис. 1.7. Окно Создание правила форматирования для диапазона J20:AN25 В ячейку J26 введите формулу: =СЧЁТ(J20:J25), подсчитывающую число проектов, в которых участвует сотрудник в этот день. Задайте условное форматирование, сигнализирующее красным цветом ячеек, что число проектов больше 1. Размножьте введенные формулы по соответствующим диапазонам. На основе полученного плана работ рассчитаем заработную плату каждого работника согласно формуле: Зарплата работника = Объем работ в днях * Дневная тарифная ставка Чтобы рассчитать объем работ в днях, перейдите на лист Распределение и создайте вспомогательную таблицу согласно рис. 1.8 и приведенным ниже указаниям. Рис. 1.8. Таблица длительностей этапов проектов В ячейку О3 введите формулу: =СМЕЩ('Диаграмма Ганта'!$G$3;2*(M3-1);0) В ячейку Р3 введите формулу: =СМЕЩ('Диаграмма Ганта'!$G$3;2*M3-1;0) 13 Размножьте формулы по таблице. Создадим имя для диапазона О3:О8. Выделите ячейки О3:О8. Выполните команду Формулы Определенные имена Присвоить имя, и в окне Создание имени нажмите кнопку ОК. В результате автоматически будет создано имя Этап_КПП. Самостоятельно создайте имя Этап_ТПП для диапазона Р3:Р8. В ячейку К3 введите формулу: =МУМНОЖ(D3:I3;ЕСЛИ(C3=СпецКонструктор;Этап_КПП;Этап_ТПП)) Размножьте формулу по столбцу. Для расчета зарплаты введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 1.9 и приведенным ниже указаниям. Рис. 1.9. Тарифная сетка Для ячейки Е33 создайте имя ДневнаяТарифнаяСтавка. В ячейку D36 введите формулу: =C36*ДневнаяТарифнаяСтавка и размножьте ее по столбцу. 1. Создайте лист Зарплата. Введите данные согласно рис. 1.10 и приведенным ниже указаниям. В ячейку А1 введите формулу ="Ведомость на выдачу зарплаты за "&'Исходные данные'!C1&" "&'Исходные данные'!D1&" г. " 14 Ячейки А3:С12 заполните путем ссылок на соответствующие ячейки листа Исходные данные. Ячейки D3:D12 заполните с помощью копирования соответствующих значений с листа Исходные данные. В ячейку Е3 введите формулу: =ВПР(B3;Распределение!$B$3:$K$12;10;0) В ячейку F3 введите формулу: =E3*ВПР(D3;'Исходные данные'!$B$36:$D$53;3;1) Размножьте формулы по столбцам. Рис. 1.10. Ведомость на выдачу зарплаты за май 2012 года Полученное решение не удовлетворяет условиям задачи. Например, Петров С.И. одновременно участвует в проектах Г, Д и Е; в отдельные дни (3 мая, 4 мая и с 12 по 16 мая) будет не хватать конструкторов. Поэтому необходимо скорректировать разработанный план работ. 2. Пользуясь созданными таблицами, перераспределите сотрудников по проектам, назначьте новые даты начала работ по этапам. Изменяйте данные только в диапазонах ячеек Распределение!D3:I12 и 'Диаграмма Ганта'!H3:H14. Для проверки того, что план-график работы сотрудника удовлетворяет заданным ограничением, используйте ячейку J20. Для упрощения распределения сотрудников разбейте их на группы по 2-4 человека и переводите эту группу с одного проекта на другой. Для имитации диаграммы Ганта в MS Excel можно воспользоваться линейчатой диаграммой с накоплением, особым образом настроенной. Построение такой диаграммы можно условно разбить на несколько этапов: 1. Подготовка таблицы исходных данных. Для построения диаграммы потребуется таблица с информацией о сроках каждого этапа следующего вида: 15 № Название проекта Этап Начало, день Длительность, дни Дата начала работ 1 Проект А КПП 0 5 01.05.2012 ТПП 6 4 07.05.2012 2 Проект Б КПП 2 3 03.05.2012 ТПП 7 2 08.05.2012 3 Проект В КПП 10 4 11.05.2012 ТПП 16 2 17.05.2012 4 Проект Г КПП 2 2 03.05.2012 ТПП 6 1 07.05.2012 5 Проект Д КПП 9 11 10.05.2012 ТПП 24 5 25.05.2012 6 Проект Е КПП 11 6 12.05.2012 ТПП 19 4 20.05.2012 2. Построение диаграммы дат начала Сначала построим линейчатую диаграмму с накоплением для дат начала этапов: 3. Добавление длительностей Теперь добавим к полученной диаграмме длительности каждого этапа: 16 4. Настройка внешнего вида На диаграмме Ганта отображаются начало, длительность и конец каждого этапа. Поэтому осталось убрать синие столбцы. Для этого их надо обесцветить: выделить ряды синих данных и убрать заливку. В итоге получаем: 17 Лабораторная работа №2 Управление проектами средствами Microsoft Project Цель. Изучить возможности программы Microsoft Project при планировании ин- вестиционных и других проектов, приобрести навыки работы с программой. Задание 1. Создание проекта средствами Microsoft Project. Создание календарей. 2. Построение диаграмм Ганта, сетевого графика и других представлений. 3. Выравнивание загрузки использования ресурсов. Основные сведения Управление проектами – это процесс планирования, организации и управления задачами и ресурсами с целью достижения определенной цели (обычно при наличии ограничений по времени, ресурсам или затратам). Независимо от сложности проекта, реализация любого проекта включает три основных этапа: 1. Построение плана. 2. Отслеживание хода выполнения проекта и управление. 3. Завершение проекта. Составление плана проекта заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Планирование начинается с определения проекта, т.е. описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач, а также список необходимых для их выполнения ресурсов. Наконец, осуществляется распределение ресурсов по задачам (назначения), после чего проект оптимизируется, если длительность (или бюджет) оказывается больше ожидаемой. Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом. Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее составлен план проекта, тем он точнее (а значит, лучше). Поэтому в тех случаях, когда это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (т.е. превращать задачи в фазы). В MS Project выделяют особый вид задач – завершающие задачи или вехи (milestone ). Вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в ре- зультате которой достигается некоторый промежуточный результат. Зачастую создают фиктивные завершающие задачи с длительностью 0 дней, и им не выделяют ресурсов. Такие задачи присутствует в плане исключительно для обозначения момента завер- шения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта. Длительность задачи – это период рабочего времени, необходимый для того, чтобы выполнить задачу (к сожалению, при подсчете длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время, например, выходные и праздничные дни). Трудозатраты задачи – это общая требуемая для завершения задачи работа в человеко-часах (может измеряться в минутах, часах, днях, неделях или месяцах). Величину трудозатрат следует отличать от длительности задачи. Например, при трудозатратах задачи в 48 часов длительность задачи будет 16 часов, если работу вы- полняет три человека, работая над задачей 8 часов в день. Задачи в плане проекта взаимосвязаны. В MS Project существуют четыре типа зависимостей задач: Окончание-начало, Начало-начало, Окончание-окончание и Начало-окончание. 18 Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники, оборудование и материа- лы, необходимые для выполнения проектных задач. В MS Project есть два типа стои- мости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повремен- ная ставка (rate) – это стоимость использования ресурса в единицу времени. Величи- на затрат за использование (cost per use) – это стоимость использования ресурса в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче этот ре- сурс. У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте MS Project опре- деляет повременные затраты и затраты на использование и суммирует их. Назначения объединяют в плане задачи и ресурсы, необходимые для ее вы- полнения, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования: 1) определяются ответственные за исполнение задач; 2) зная объемы используемых ресурсов, можно рассчитать общий объем времени использования каждого ресурса, а значит, и стоимости ресурсов для проекта; 3) определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать общую стоимость проекта. С помощью назначений можно оптимизировать общую длительность (или стои- мость) проекта, перераспределяя ресурсы между задачами. Проектным треугольником называют взаимосвязь времени, денег и объема работ (рис. 2.1). Если производится корректировка одного из этих элементов, она за- трагивает и два других. Например, если требуется сократить длительность плана про- екта, может потребоваться увеличение затрат и уменьшение объема работ. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, обычно только один из них являет- ся определяющим и диктует решения по оптимизации или корректировке проекта. Рис. 2.1. Проектный треугольник Качество проекта, четвертый элемент проектного треугольника, находится в его центре, и изменения, вносимые в любую из сторон треугольника, практически всегда влияют на качество. Качество не является стороной треугольника – это результат ваших действий со временем, стоимостью и объемом работ. Технология работы 1. Создание проекта Рассмотрим возможности MS Project на примере создание проекта по проекти- рованию счетчиков расхода тепловой и электрической энергии. Все данные, приведен- ные в задании, носят условный характер. Запустите программу MS Project. При запуске MS Project автоматически созда- ется новый проект. Для создания нового проекта можно выполнить команду меню Файл → Со- здать…. Время Стоимость Объем работ Качество проекта 19 Чтобы задать различные характеристики проекта, выполните команду вкладки Проект → Сведения о проекте… В окне Сведения о проекте… в качестве Даты начала задайте 1 января следу- ющего года (например, 01.01.2014). Дата отчета: Дата начала + 3 месяца. Планиро- вание от: даты начала проекта. Календарь Стандартный. Остальные данные не меняйте. Нажмите кнопку ОК. Если задано Планирование от даты начала проекта, то Дата окончания будет рассчитана в ходе планирования автоматически. Если задано Планирование от даты окончания проекта, то Дата начала будет рассчитываться в ходе планирования. MS Project позволяет помимо использования трех стандартных календарей ( Стандартный, Ночная смена, 24 часа), создавать собственные календари как для всей организации, так и для отдельных подразделений и сотрудников. Чтобы изменить стандартный календарь, выполните команду Проект → Изменить рабочее время. Чтобы установить рабочее время с 8:30 до 17:30 с перерывом на обед с 12:00 до 13:00, щелкните вкладку Рабочие недели, а затем по кнопке Подробности…, в списке Вы- берите дни выделите дни с Понедельника по Четверг, установите флажок Задать дни для использования этих рабочих часов и задайте в первой строке С 8:30 По 12:00 , а во второй строке С 13:00 По 17:30. (После заполнения ячейки По 2 перемести- те курсор на строку ниже). Чтобы установить, что в пятницу рабочее время будет за- канчиваться в 16:30, выберите строку Пятница в списке Выберите дни, установите переключатель Задать дни для использования этих рабочих часов и задайте время работы в полях С и По. Чтобы задать праздничные дни (1 и 7 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня, 7 ноября и 12 декабря с учетом переносов), в нижней части окна на вкладке Ис- ключения выберите нужный день в столбце Начало. Эта же дата появится и в столбце Окончание. Выделите выбранную дату на календаре (в средней части окна) так, чтобы число было обведено рамкой. Щелкните по кнопке Подробности…. В открывшемся окне сведений установите флажок Нерабочее время и щелкните по кнопке ОК. В ка- лендаре выделенный день должен окраситься цветом как день исключения. Самостоятельно создайте собственный календарь на основе стандартного ка- лендаря (команда Проект → Изменить рабочее время, кнопка Создать новый ка- лендарь…), указав переключатель Создать копию календаря Стандартный и назвав его Две смены. Укажите в новом календаре время работы с 8:30 до 23:30 с пе- рерывами с 12:00 до 13:00 и 21:00 до 21:45. Рабочие дни с понедельника по субботу включительно. 2. Параметры календарного плана Для настройки параметров календарного плана выполните команду Файл → Па- раметры…, и на вкладке Расписание проверить следующие данные: • установите флажок Показывать сообщения о планировании (разрешать MS Project сообщать о несоответствиях в плане проекта и давать полезные под- сказки); • Длительность вводится в днях и Трудозатраты вводится в часах (в ре- зультате обозначения единиц будут подставляться автоматически); • установите флажок Автоматическое связывание вставленных или пере- мещенных задач (существенно упрощает редактирование планов); • установите флажок Показать наличие оценок длительности для заплани- рованных задач (в результате предварительные длительности задач поме- чаются вопросительным знаком). 20 Чтобы MS Project подсказывал вам о возможных ошибках и способах ускорения ввода данных, включите режим подсказки (команда Файл → Параметры…, вкладка Дополнительно и установите все флажки в разделе |