Планирование работ Excel Project Visio. Методические указания к практическим занятиям и самостоятельной работе
 Скачать 0.79 Mb.
|
|
Автономная образовательная некоммерческая организация высшего образования «Институт менеджмента, маркетинга и финансов» Учебное издание МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ К ПРАКТИЧЕСКИМ ЗАНЯТИЯМ И САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ Б1.Б.10 Информационные технологии в менеджменте В авторской редакции Шифр и наименование направления подготовки: 38.03.02 Менеджмент Профили: Маркетинг, Менеджмент организации, Управление проектами, Управление человеческими ресурсами Квалификация (степень) выпускника: бакалавр Форма обучения: очная, заочная Составитель: Винокурова И.В., к.ф.-м.н., доцент Кафедра, отвечающая за реализацию дисциплины: Кафедра Прикладной информатики и математики Рекомендованы: кафедрой Прикладной информатики и математики, 06 июня 2016 г., протокол № 11. Учебный год: 2015 / 2016 2016 Составители: к.ф.-м.н., доцент И.В. Винокурова Информационные технологии в менеджменте: методические указания к практиче- ским занятиям и самостоятельной работе обучающихся по направлению «Менедж- мент» профили «Маркетинг», «Менеджмент организации», «Управление проектами», «Управление человеческими ресурсами» / АОНО ВО «Институт менеджмента, марке- тинга и финансов»; сост. И.В. Винокурова. — Воронеж: АОНО ВО «Институт менедж- мента, маркетинга и финансов», 2016. — 43 с. АОНО ВО «Институт менеджмента, маркетинга и фи- нансов», 2016 ОГЛАВЛЕНИЕ ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ ................................................................................................. 4 Лабораторная работа №1 Планирование работ средствами Microsoft Excel ........... 4 Задание ...................................................................................................................... 4 Основные сведения .................................................................................................. 4 Постановка задачи .................................................................................................... 4 Технология работы .................................................................................................... 5 Лабораторная работа №2 Управление проектами средствами Microsoft Project... 17 Задание .................................................................................................................... 17 Основные сведения ................................................................................................ 17 Технология работы .................................................................................................. 18 Лабораторная работа №3 Построение диаграммы Ганта в MS Visio........................ 28 Задание .................................................................................................................... 28 Постановка задачи .................................................................................................. 28 Выполнение ............................................................................................................. 29 Общие положения по самостоятельной работе ........................................................... 30 Методические рекомендации по выполнению реферата, презентации и устного сообщения ........................................................................................................................... 36 Список рекомендуемой литературы .............................................................................. 39 Информационные технологии, используемые при осуществлении образовательного процесса по дисциплине ................................................................ 40 4 ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ Лабораторная работа №1 Планирование работ средствами Microsoft Excel Цель. Изучить некоторые возможности Microsoft Excel (условное форматирова- ние, проверка ввода, работа со ссылками и массивами и т.д.), приобрести навыки ис- пользования этих инструментов для решения задач планирования работ в проектной организации. Задание 1. Ввести данные на рабочие листы Исходные данные, Распределение, Диа- грамма Ганта и Зарплата согласно заданию. 2. Осуществить распределение проектировщиков по проектам. 3. Составить ведомость на выплату заработной платы. Основные сведения Хотя на сегодняшний день существует большое число специализированных про- грамм, предназначенных для управления проектами и планирования (Project Expert™, Microsoft Project и др.), однако не всегда они доступны для рядовых пользователей. Преимущество использования электронных таблиц Microsoft Excel для решения по- добных задач заключается в широкой распространенности этой программы, в наличии некоторого опыта работы с ней у многих пользователей (экономистов, менеджеров). Однако зачастую огромные возможности Microsoft Excel используются не в полной мере из-за недостаточного уровня подготовки рядовых пользователей и даже про- граммистов. В данной работе демонстрируются возможности MS Excel, которые можно с успехом использовать при решении задач планирования различного рода работ с уча- стием многих сотрудников. Приведенный ниже пример использования MS Excel есте- ственно не демонстрирует всю мощь этого инструментария, однако, послужит толчком для более углубленного изучения возможностей этой программы. Постановка задачи Рассмотрим следующую ситуацию. Проектной организации, где работает 6 конструкторов и 4 технолога, поручили выполнить 6 проектов (Проект А, Проект Б и т.д.). Работа над каждым проектом включает два этапа: 1. этап конструкторской подготовки производства (КПП); 2. этап технологической подготовки производства (ТПП). Необходимо распределить проектировщиков по проектам, назначить даты начала этапов, рассчитать даты завершения этапов. Для простоты планирование осуществляется только на один месяц – май 2012 года. Накладываемые ограничения 1. Этап ТПП может начаться только после завершения предыдущего этапа КПП. 2. Над одним проектом может работать не более 4 конструкторов и не более 3 технологов. 3. Все проекты должны завершиться не позднее заданных сроков. 4. Один проектировщик может участвовать в нескольких проектах, но одновременно может работать только над одним проектом. 5 Технология работы Создание рабочего листа Исходные данные Запустите на выполнение программу Microsoft Excel, создайте рабочую книгу с именем Планирование работ. Задайте новое имя Исходные данные для листа Лист 1. Введите данные на лист Исходные данные согласно рис. 1.1 и приведенным ниже указаниям: Рис. 1.1. Рабочий лист Исходные данные Для ввода месяца (ячейка С1), для ввода года (ячейка D1), для ввода специаль- ности (ячейки C22:C31) и для ввода разряда (ячейки D22:D31) организуйте ввод с ис- пользованием списков. Для удобства дальнейшей работы рекомендуется создавать имена для ячеек и диапазонов ячеек. Чтобы быстро создать имя для диапазона ячеек Н5:Н13, выделите 6 эти ячейки и щелкните левой кнопкой мыши по полю Имя (слева от строки формул), введите имя Праздники и нажмите клавишу Enter. ВНИМАНИЕ! Имена вводятся БЕЗ пробелов! ВНИМАНИЕ! Ввод имени завершается нажатием клавиши ENTER! Самостоятельно создайте имена: СпецКонструктор для ячейки В16, СпецТех- нолог: для ячейки В17, ЧислоКонструкторов для ячейки D16, ЧислоТехнологов для ячейки D17, ВсегоПроектировщиков для ячейки D18 и Специальность для ячеек С22:С31. Для автоматизации подсчета числа конструкторов в ячейку D16 введите формулу: =СЧЁТЕСЛИ(Специальность;СпецКонструктор) Для ввода имен удобно использовать клавишу F3. В ячейку D17 формулу введите самостоятельно. В ячейке D18 подсчитайте сумму. Листу 2 присвойте имя Распределение и введите данные на этот лист согласно рис. 1.2 и приведенным ниже указаниям: Рис. 1.2. Рабочий лист Распределение Чтобы не копировать данные с рабочего листаИсходные данные в диапазон ячеек А3:С12 листа Распределение, заполните эти ячейки данными с помощью ссылок на соответствующие ячейки листа Исходные данные. В процессе ввода формул удобнее не вводить ссылки на ячейки с клавиа- туры, а просто щелкать мышью по нужным ячейкам или выделять нужные диа- пазоны ячеек. В этом случае Excel сам подставляет нужные ссылки. Чтобы заполнить ячейки D2:I2, можно применить два способа (заполните ячейки D2:I 2 двумя способами): Способ 1. На листе Исходные данные выделите ячейки В6:В11 и скопируйте их в буфер обмена. Затем выделите ячейку D2 на листе Распределение и выберите ко- манду Вставить - Специальная вставка… В окне Специальная вставка установите флажок транспонировать и нажмите ОК. Способ 2. Выделите ячейки D2:I2 на листе Распределение. В строке формул введите формулу: =ТРАНСП('Исходные данные'!B6:B11) Функция ТРАНСП(массив) находится в категории Ссылки и массивы. 7 Функция ТРАНСП() должна быть введена как формула массива. Для этого необходимо одновременно нажать клавиши Ctrl, Shift и Enter. В результате в строке формул введенная формула будет заключена в фигурные скобки. Чтобы облегчить ввод данных в диапазон ячеек D3:I12, необходимо конструкто- ров и технологов сгруппировать отдельно. Применим сортировку таблицы на листе Распределение. Для проверки ввода в диапазон D3:I12 задайте проверку данных с параметрами Тип данных Список, Источник 0;1. Заполните диапазон ячеек D3:I12 согласно рис. 1.2 (с учетом накладываемых ограничений). В ячейках J3:J12 подсчитайте сумму по соответствующей строке. В ячейку D13 введите формулу: =СУММЕСЛИ($C3:$C12;СпецКонструктор;D3:D12) В остальные ячейки диапазона D13:I14 формулы введите самостоятельно. Формулы для ячеек К3:К12 введем позднее. Самостоятельно отформатируйте лист Распределение, чтобы он соответствовал рис. 1.2. Создайте рабочий лист Диаграмма Ганта. Введите данные на этот лист согласно рис. 1.3 и приведенным ниже указаниям: Рис. 1.3. Рабочий лист Диаграмма Ганта Заполните ячейки B3:B14 данными, предварительно объединив их по 2. Чтобы автоматизировать заполнение ячеек В3:В14, также объедините их по 2. Введите в ячейку В3 формулу: =СМЕЩ('Исходные данные'!B$6;$A3-1;0) Размножьте эту формулу в диапазоне ячеек В3:В14. Найдите и прочитайте описание функции СМЕЩ() (категория Ссылки и мас- сивы). Самостоятельно введите формулы в ячейки С3:С14, предварительно объединив их по 2. В ячейку Е3 введите формулу: =СМЕЩ('Исходные данные'!$D$6;A3-1;0) В ячейку Е4 введите формулу: =СМЕЩ('Исходные данные'!$D$6;A3-1;1) 8 Растяните эти формулы по столбцу Е. В ячейку F3 введите формулу: =СМЕЩ(Распределение!$D$13;0;A3-1) В ячейку F4 введите формулу: =СМЕЩ(Распределение!$D$13;1;A3-1) Растяните эти формулы по столбцу F. В ячейку G3 введите формулу: =ОКРУГЛВВЕРХ(E3/F3;0) Растяните эту формулу по столбцу G. В диапазон Н3:Н14 введите даты начала работ. Чтобы рассчитать день завершения этапа, используем функцию РАБДЕНЬ(). Она возвращает дату, отстоящую на заданное количество рабочих дней вперед или назад от даты Нач_дата. Рабочими днями не считаются выходные дни и дни, опреде- ленные как праздничные. Функция РАБДЕНЬ() используется, чтобы исключить выход- ные дни или праздники при вычислении даты завершения этапа. Синтаксис функции РАБДЕНЬ(Нач_дата; Количество_дней; Праздники) Нач_дата – это начальная дата. Количество_дней – это количество рабочих дней до или после Нач_дата. По- ложительное значение аргумента Количество_дней означает будущую дату; отрица- тельное значение – прошедшую дату. Праздники – это необязательный параметр и представляет собой список из од- ной или нескольких дат, которые требуется исключить из рабочего календаря (напри- мер, государственные праздники). Чтобы найти день завершения этапа в ячейку I3 введите формулу: =РАБДЕНЬ(H3-1;G3;Праздники). Растяните формулу по столбцу I. В ячейку J2 введите формулу: =ДАТАЗНАЧ("1"&'Исходные данные'!C1&'Исходные данные'!D1) Функция ДАТАЗНАЧ() возвращает числовой формат даты, представленной в виде текста. Синтаксис функции ДАТАЗНАЧ(Дата_как_текст) Дата_как_текст – это текст, представляющий дату (например, 30.01.1998). Оператор & позволяет объединить две текстовые строки в одну строку. В ячейку К2 введите формулу: =J2+1 и размножьте ее по строке. Отформатируем ячейку J2, чтобы кроме даты, был виден день недели. Подхо- дящего встроенного формата не существует. Чтобы создать его, выполните команду Формат ячеек… На вкладке Число выберите Числовые форматы (все форматы), в поле Тип задайте ДД.ММ.ГГ ДДД. Шаблон ДДД отображает день недели в виде Пн, Вт, …, Вс. Чтобы отформатировать диапазон J2:AN2, скопируйте формат из ячейки J2 в остальные ячейки диапазона Чтобы выделить цветом выходные и праздничные дни, воспользуемся услов- ным форматированием. Выделите ячейку J2 и выполните команду Главная Стили Условное форматирование Создать правило… Использовать формулу для определения форматируемых ячеек. В строке Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной введите формулу: =ЕСЛИ(ДЕНЬНЕД(J2;2)>5;1;0). Это условие задает формат для выходных дней (с помощью кнопки Формат… задайте желтый цвет заливки ячеек). Щелкните по кнопке ОК. Повторите для ячейки J2 условное форматирование еще раз, но задайте другую формулу: =ЕСЛИ(ЕНД(ПОИСКПОЗ(J2;Праздники;0));0;1). Это условие задает формат для праздничных дней (задайте зеленый цвет за- ливки ячеек). Щелкните по кнопке ОК. 9 Чтобы проверить правильность заданных условий, выполните команду Главная Стили Условное форматирование Управление правилами… Если все сде- лано верно, то Вы увидите окно, как на рис. 1.4. При вводе формул в окне Создание правила форматирования удобнее не вводить формулы, а вставлять их из буфера обмена, предварительно набрав и отладив в какой-либо ячейке. Для копирования формулы выделите ячейку, за- тем В СТРОКЕ ФОРМУЛ выделите формулу и скопируйте ее в буфер обмена (кнопка Копировать ). В окне Создание правила форматирования в нужном месте выполните команду Вставить (кнопка Вставить ). Рис. 1.4. Окно Диспетчер правил условного форматирования для диапазона J2:AN2 Скопируйте созданный формат из ячейки J2 в остальные ячейки строки. Чтобы на диаграмме Ганта были представлено число проектировщиков, участ- вующих в проекте на данном этапе, в ячейку J3 введите формулу: =ЕСЛИ(И(J$2>=$H3;J$2<=$I3);$F3;"") Найдите и прочитайте описание функции И() (категория Логические). Размножьте формулу на диапазон J3:AN14. Чтобы выделить цветом дни, когда ведется работа над проектом, а также выде- лить требуемый день завершения проекта, воспользуемся условным форматировани- ем. Для ячейки J3 задайте следующие правила условного форматирования: =ЕСЛИ(И(J$2>=$H$3;J$2<=$I$3;J$2=$C$3);1;0) Это Условие 1 задает формат для дней работы над проектом и для последнего допустимого срока (задайте красную границу ячейки и песочный цвет заливки). =ЕСЛИ(И(J$2>=$H$3;J$2<=$I$3);1;0) Условие 2 задает формат для дней работы над проектом (задайте серый цвет заливки для этапов КПП). =ЕСЛИ(J$2=$C$3;1;0) Условие 3 задает формат для последнего допустимого срока (повторите формат для Условия 1). Если все сделано правильно, то при проверке правил в ячейке J3 Вы увидите ок- но, представленное на рис. 1.5. 10 Рис. 1.5. Окно Диспетчер правил условного форматирования для диапазона J3:AN14 Скопируйте созданный формат из ячейки J3 в диапазон J3:AN3, а также в диапазоны J5:AN5, J7:АN7, J9:АN9, J11:AN11, J13:AN13. Для диапазона J5:AN5 формулы будут иметь вид: =ЕСЛИ(И(J$2>=$H$5;J$2<=$I$5;J$2=$C$5);1;0); =ЕСЛИ(И(J$2>=$H$5;J$2<=$I$5);1;0); =ЕСЛИ(J$2=$C$5;1;0). Задайте условное форматирование для ячейки J4: =ЕСЛИ(И(J$2>=$H$4;J$2<=$I$4;J$2=$C$3);1;0); =ЕСЛИ(И(J$2>=$H$4;J$2<=$I$4);1;0); =ЕСЛИ(J$2=$C$3;1;0). Все 3 условия будут иметь вид, как для ячейки J3, только во 2 условии цвет будет вместо серого зеленый для этапов ТПП. Скопируйте созданный формат в диапазон J4:AN4, а также в диапазоны J6:AN6, J8:АN8, J10:АN10, J12:AN12, J14:AN14. Чтобы подсчитать число всех конструкторов, работающих в определенный день, воспользуемся Мастером суммирования. Для активизации Мастера суммирования щелкните по кнопке Office, выбе- рите Параметры Excel, перейдите на вкладку Надстройки |