Тема 1.3 Разбаботка инструкции по документационному обеспечению. Национальный социальнопедагогический

• Название: Национальный социальнопедагогический
• Дата: 25.12.2022
• Размер: 22.43 Kb.
• Имя файла: Тема 1.3 Разбаботка инструкции по документационному обеспечению .docx
• Тип: Инструкция; #863059

Автономная некоммерческая профессиональная
образовательная организация

«Национальный социально-педагогический

колледж»

РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ ПО
ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
УПРАВЛЕНИЯ КАК ФУНКЦИЯ СЛУЖБЫ ДОУ

Цель: изучение алгоритма разработки инструкции по документационному обеспечению управления как функции, осуществляемой службой документационного обеспечения управления

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Методические рекомендации) которые, в свою очередь, разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Иные организации также могут использовать указанные методические рекомендации в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации.

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

• 
  сбор и анализ материала;
  
• 
  разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
  
• 
  внедрение инструкции в организации.
  

Подготовительный этап

Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов", вступившего в силу с 1.07.2018 г.

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

• 
  структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
  
• 
  структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);
  
• 
  функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
  
• 
  функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));
  
• 
  функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
  
• 
  состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;
  
• 
  организация работы по приему и отправке документов;
  
• 
  система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);
  
• 
  организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);
  
• 
  система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);
  
• 
  организация работы исполнителей с документами;
  
• 
  порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
  
• 
  организация работы по отправке и получению документов по факсу;
  
• 
  порядок использования электронной почты.
  

Основные источники сведений об организации работы с документами - это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

• 
  компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
  
• 
  виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);
  
• 
  виды бланков документов, используемых в организации;
  
• 
  порядок согласования (визирования) документов;
  
• 
  порядок подписания документов;
  
• 
  виды документов, утверждаемых руководителем;
  
• 
  виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
  
• 
  место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;
  
• 
  места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;
  
• 
  регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  
• 
  организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
  

Структура инструкции по делопроизводству

Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

Как правило, основными разделами Инструкции являются» Документирование управленческой деятельности" и "Организация работы с документами". Предваряет инструкцию раздел "Общие положения", в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе "Общие положения" инструкции, как правило, приводятся:

• 
  назначение и цели инструкции;
  
• 
  нормативная база инструкции;
  
• 
  виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
  
• 
  общие принципы работы с документами;
  
• 
  нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;
  
• 
  ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.
  

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции — совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе "Общие положения" отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях. В разделе "Общие положения" также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.

Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др. В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

• 
  общие требования к документам;
  
• 
  бланки документов;
  
• 
  оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
  
• 
  особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
  
• 
  правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.
  

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

• 
  подготовка распорядительных документов
  

(постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

• 
  подготовка организационно-правовых документов
  

(положений, правил, инструкций);

• 
  подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
  
• 
  составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);
  
• 
  ведение деловой переписки;
  
• 
  составление и оформление внутренних информационно­справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);
  
• 
  подготовка и оформление договоров.
  

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе "Организация работы с документами" также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

• 
  организация документооборота;
  
• 
  прием, обработка и прохождение поступающих документов;
  
• 
  регистрация и учет поступающих документов;
  
• 
  организация работы с отправляемыми документами;
  
• 
  регистрация и прохождение внутренних документов;
  
• 
  учет объемов документооборота;
  
• 
  контроль исполнения документов;
  
• 
  организация работы с обращениями граждан;
  
• 
  работа исполнителя с документами;
  
• 
  изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
  
• 
  использование средств факсимильной связи;
  
• 
  ксерокопирование и тиражирование документов;
  
• 
  организация хранения документов;
  
• 
  составление и ведение номенклатуры дел;
  
• 
  формирование дел;
  
• 
  оформление дел;
  
• 
  оперативное хранение дел;
  
• 
  передача дел на архивное хранение;
  
• 
  работа исполнителя с документами;
  
• 
  изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
  
• 
  организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;
  
• 
  организация работы с документами, поступающими по электронной почте;
  
• 
  копирование и тиражирование документов.
  

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел "Документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)"; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами - раздел "Оформление писем, направляемых за рубеж"; если в организацию поступают обращения граждан - раздел "Организация работы с обращениями граждан" и др.

При написании текста инструкции следует пользоваться теми нормативными документами, которые указаны в начале лекции. Серьезную помощь в этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций, учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов. Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

• 
  образцы бланков документов;
  
• 
  образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);
  
• 
  перечень нерегистрируемых документов;
  
• 
  перечень утверждаемых документов;
  
• 
  перечень документов, заверяемых печатью организации;
  
• 
  формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;
  
• 
  форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
  

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации.

Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений. Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации.

Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами.

На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.