Наказ 201110 від 31 березня 2011 року. Про порядок оформлення видачі та реєстрації документів на службові відрядження в межах України та за кордон працівників
 Скачать 359 Kb.
|
НАКАЗ № 2011-10 від 31 березня 2011 року. Про порядок оформлення видачі та реєстрації документів на службові відрядження в межах України та за кордон працівників З метою вдосконалення порядку оформлення, видачі та реєстрації документів про службові відрядження в межах України та за кордон працівників підприємства, посилення фінансової дисципліни при відшкодуванні витрат на службові відрядження та згідно вимогам п.п. 140.1.7 Податкового кодексу України НАКАЗУЮ: 1. Затвердити Положення про службові відрядження в межах України та за кордон працівників підприємства (далі - Положення), що додається. 2. Керівникам структурних підрозділів при направленні працівників у відрядження забезпечити дотримання вимог цього Положення. 3. Надати __________, відповідно до розподілу функціональних обов'язків, право підпису наказів про відрядження в межах України працівників. Право підпису наказів про відрядження за кордон працівників має лише керівник або перший заступник керівника (у випадку відсутності Міністра). 4. Керівникам структурних підрозділів в тижневий термін довести цей наказ до відома працівників підпорядкованих структурних підрозділів. 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника керівника.
ПОЛОЖЕННЯпро службові відрядження в межах України та за кордон працівниківпо ПП «Восток-сервіс»
1. Загальні положення 1.1. Підставою для направлення працівника підприємства в службове відрядження в межах України (далі - відрядження) є виконання службового доручення або запрошення до участі в нараді, семінарі, навчанні, конференції, екзаменаційних комісіях, на стажування, в конкурсі, фестивалі, концерти, урочистості тощо. 1.2. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника. 1.3. У випадках, коли філії, дільниці та інші підрозділи підприємства знаходяться в іншій місцевості, місцем постійної роботи вважається той підрозділ, робота в якому обумовлена трудовим договором (контрактом). Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою/керівником). 1.4. Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі за формою згідно з додатком до цього Положення. 1.5. Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. 1.6. Керівник підприємства може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Указані в цьому абзаці обмеження запроваджуються наказом (розпорядженням) керівника підприємства. 1.7. Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов'язаннями, що регулюються цією Інструкцією. 1.8. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи. 1.9. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. 1.10. Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. 1.11. Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. 1.12. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин. 1.13. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства. 1.14. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток зберігається за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за згодою між ними. 1.15. Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу України. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави. 1.16. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням). Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту. 2. Документи для оформлення відрядження 2.1. Документи, які подають для оформлення відрядження (далі - документи про відрядження): службова записка; завдання на відрядження; наказ про відрядження; посвідчення про відрядження. Службова записка 2.2. Для прийняття рішення про відрядження працівників на розгляд керівнику підприємства подають службову записку (додаток 1). Службова записка повинна містити посилання на документи, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, а саме запрошень сторони, яка приймає, і укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства. 2.3. Рішення про відрядження приймають: Керівник підприества щодо усіх працівників при відрядженнях в межах України та за кордон. Наказ про відрядження 2.4. Рішення про відрядження в межах України оформляють наказом про відрядження (додаток 2) із зазначенням: - пункту призначення; - назви підприємства, установи, організації, куди відряджений працівник; - строку відрядження (але не більше 30 календарних днів); - мети відрядження; - порядку відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням. Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу про відрядження (додаток 3) після затвердження завдання на відрядження (додаток 4), кошторису витрат (додаток 5), в якому визначаються: - мета виїзду та пункт призначення; - термін перебування за кордоном (але не більше 60 календарних днів); - умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом); - порядок відшкодування витрат, пов'язаних з відрядженням. 2.5. Бланк наказу про відрядження заповнює працівник, який відбуває у відрядження, та узгоджує керівник підприємства. 2.6. Не може бути направлений у відрядження та виданий аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні. Посвідчення про відрядження 2.6. Посвідчення про відрядження оформляє працівник, який відбуває у відрядження (додаток 6) та підписує керівник підприємства. 2.7. У відмітках про вибуття та прибуття з відрядження зазначають дати прибуття та вибуття, які повинні відповідати датам, у проїзних документах (квитки на потяг, літак, автобус тощо). 2.8. Посвідчення про відрядження є основним документом, який є підставою для відшкодування працівникові добових витрат, фінансування яких здійснюють за рахунок підприємства. 3. Порядок видачі та реєстрації документів про відрядження 3.1. Бланки документів про відрядження (додатки 1, 2, 3, 4, 5, 6) видає керівник підприємства (Матусевич К.І.). Головний бухгалтер (Кініченко П.М.) реєструє у відповідних журналах (додаток 7) наказ та посвідчення про відрядження після підписання. 3.2. Працівник, що відбуває у відрядження, не пізніше ніж за 5 (п’ять) діб до вибуття подає службі бухгалтерського обліку та звітності підприємства документи про відрядження для виплати йому грошового авансу на відрядження. 4. Порядок одержання коштів на відрядження 4.1. У разі направлення працівника у відрядження за рахунок підприємства грошовий аванс виплачують виходячи з вартості проїзду, граничних норм відшкодування витрат на наймання жилого приміщення та установлених згідно із законодавством норм добових витрат. Підтверджуючими документами при цьому є розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо) відповідно до Законів України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та Податкового кодексу Украиїни. 4.3. У разі направлення працівника у відрядження частково за рахунок приймаючої сторони грошовий аванс видають лише на відшкодування витрат, передбачених за рахунок коштів підприємства. 4.4. У разі направлення працівника у відрядження повністю за рахунок приймаючої сторони грошовий аванс не видають. 4.5. Службову записку та наказ про відрядження працівник передає в службу бухгалтерського обліку та звітності, а посвідчення про відрядження залишає у себе на період відрядження для відміток про вибуття та прибуття з відрядження. 4.6. При порушенні зазначеного в пункті 3.2 терміну подання документів, відшкодування витрат на відрядження проводять після прибуття з відрядження та надання авансового звіту з додаванням відповідних документів. 4.7. Відшкодування добових витрат, пов'язаних з перевищенням терміну перебування у відрядженні в межах України та затверджених граничних норм на наймання жилого приміщення, окремих витрат на проїзд проводять на підставі письмового пояснення та дозволу керівника підприємства. При відрядженні за кордон фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори проводять на підставі письмового пояснення та дозволу керівника підприємства. 4.8. Рахунків (квитанцій) на наймання жилого приміщення у приватних підприємців, не оформлених у встановленому порядку, до оплати не приймають. 4.9. Працівникам підприємства, які направляються у відрядження за рахунок коштів підприємства, за наявності підтвердних документів відшкодовуються витрати: - на проїзд (включаючи перевезення багажу) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження; - на бронювання місць у готелях у розмірах не більше як 50 відсотків вартості місця за добу; - на користування постільними речами в поїздах; - на користування у готелях холодильником і телевізором; - на комісійні у разі обміну валюти. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником. Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені оригіналами відповідних документів (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються. Витрати у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження) тощо, при наявності документа, що підтверджує витрати. 5. Вимоги до документів, які додають до авансового звіту 5.1. Після повернення з відрядження в межах України працівники, які отримали під звіт готівкові кошти на відрядження, та працівники, які не отримували зазначені кошти до вибуття у відрядження, повинні не пізніше 3 (трьох) робочих днів після повернення з відрядження для здійснення остаточного розрахунку подати службі бухгалтерського обліку та звітності авансовий звіт за встановленою формою про фактично витрачені кошти та пронумеровані оригінали таких документів: а) посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття та прибуття, завірені печаткою, яку використовують у своїй господарській діяльності організації для засвідчення підпису службової особи, якою було здійснено реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. Посвідчення про відрядження з виправленнями дат вибуття та прибуття приймають за скріпленим печаткою підписом службової особи, яка здійснює реєстрацію працівників, які вибувають та прибувають з відрядження; б) оригінали квитків на проїзд та інших проїзних документів (квитанції щодо оплати постільних речей тощо); в) оригінал рахунку (квитанції) на наймання жилого приміщення з чіткою печаткою організації, штампом "сплачено" та фіскальним чеком або квитанцією до прибуткового касового ордера; г) дозвіл керівника підприємства на відшкодування витрат понад встановлені норми на наймання жилого приміщення та на оплату добових витрат при перевищенні терміну перебування у відрядженні. Після повернення з відрядження з-за кордону працівники, які отримали під звіт готівкові кошти на відрядження, та працівники, які не отримували зазначені кошти до вибуття у відрядження, повинні не пізніше 3 (трьох) робочих днів після повернення з відрядження для здійснення остаточного розрахунку подати службі обліку та звітності авансовий звіт за встановленою формою про фактично витрачені кошти та пронумеровані оригінали таких документів: а) посвідчення про відрядження з відмітками про вибуття та прибуття, завірені печаткою, яку використовують у своїй діяльності підприємства, установи, організації для засвідчення підпису службової особи, якою було здійснено реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. Посвідчення про відрядження з виправленнями дат вибуття та прибуття приймають за скріпленим печаткою підписом службової особи, яка здійснює реєстрацію працівників, які вибувають та прибувають з відрядження; б) оригінал квитків на проїзд та інші проїзні документи (квитанції щодо оплати постільних речей, на перевезення багажу тощо); в) оригінал рахунків (квитанцій) на наймання жилого приміщення, на бронювання місць у готелях та отримання побутових послуг з чітким підтвердженням оплати таких рахунків (квитанцій) та розміру сплачених коштів; г) дозвіл керівника підприємства на відшкодування витрат понад встановлені норми на наймання житлового приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори; д) завірені відділом кадрів або канцелярією ксерокопії сторінок закордонного паспорта з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим). 5.2. При перебуванні у відрядженні повністю за рахунок приймаючої сторони наказ і посвідчення про відрядження з відповідними відмітками працівник подає службі обліку та звітності не пізніше 3 (трьох) робочих днів після повернення з відрядження. 5.3. Якщо працівник, який перебував у відрядженні, повертає суму надміру витрачених коштів пізніше граничного терміну (пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну, то особа, що надала такі суми, нараховує штраф у розмірі 15 (або 17) відсотків суми таких надміру витрачених коштів. 5.4. Якщо працівник, що перебував у відрядженні, не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін (пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження), то така сума підлягає оподаткуванню за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку та нарахуванню штрафу у розмірі 15 (або 17) відсотків суми таких надміру витрачених коштів. Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру витрачених коштів або вона стягується з такого платника податку за рішенням суду, перерахунок податкових зобов'язань такого платника податку не здійснюється, а сума штрафу не відшкодовується.
Додаток 1 до Положення про службові відрядження в межах України та за кордон
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Прошу надати дозвіл на відрядження __________________________ (посада, прізвище, ім'я, по батькові) у м. _______________________________ (найменування пункту призначення) _______________________________________________ (найменування підприємства, установи, організації). Мета відрядження __________________________________________________________. Фінансування відрядження ___________________________________________________. Термін відрядження ___ днів з __ __________ 200_ року до __ _________ 200_ року.
Примітка. За умови фінансування відрядження за рахунок приймаючої сторони при заповненні графи "Фінансування відрядження" необхідно точно зазначити, які конкретно витрати сплачує приймаюча сторона (проїзд, добові, проживання). Додаток 2 до Положення про службові відрядження в межах України та за кордон
НАКАЗ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ
_______________________________________________________________________'>ВІДРЯДИТИ _____________________________________________________________________ (прізвище, ім'я, по батькові, посада) ______________________________________________________________________ (прізвище, ім'я, по батькові, посада) у відрядження до ___________________________________________________________, з метою ____________________________________________________________________. Термін відрядження: _________________ з ___________ по ______________ 200__ р. Керівником групи у відрядженні призначити ___________________________________. Інспектору з кадрів видати _____________ посвідчення про відрядження. Бухгалтерії видати _______________ аванс в розмірі __________________ відповідно до кошторису:
З наказом ознайомлені:
Додаток 3 до Положення про службові відрядження в межах України та за кордон
ЗАВДАННЯ НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Відрядити _________________ (прізвище, ім'я, по батькові, назва посади) до _________________________________________________________ (назва пункту призначення). термін відрядження на __ днів з ___ __________ 200_ року по ___ ___________ 200_ року з урахуванням часу перебування в дорозі. Мета відрядження ____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________. Умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом) _______________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________. Фінансування відрядження здійснити згідно Кошторису витрат (додається). По закінченню відрядження ______________________ (прізвище, ініціали) подати у встановленому порядку письмовий звіт про результати відрядження. Додаток 4 до Положення про службові відрядження в межах України та за кордон
КОШТОРИС ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ ЗА КОРДОН * --------------- * Примітка. Є невід'ємною частиною Завдання на відрядження.
Додаток 5 до Положення про службові відрядження в межах України та за кордон
Додаток 6 до Положення про службові відрядження в межах України та за кордон
ЖУРНАЛ реєстрації посвідчень про відрядження
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
