Номенклатура-2023 подсказки эксперта по изменениям и готовые фра. Номенклатура2023 подсказки эксперта по изменениям и готовые фрагменты Валентина Янковая,доцент рггу, член роо Гильдия управляющих документацией
 Скачать 195.08 Kb.
|
|
Номенклатура-2023: подсказки эксперта по изменениям и готовые фрагменты  Валентина Янковая,доцент РГГУ, член РОО «Гильдия управляющих документацией», к. и. н.  Юлия Патеева,эксперт-юрист Актион Образование В статье – фрагменты номенклатуры дел на 2023 год, которые нужно добавить, переименовать или исключить из-за новых законодательных требований. Также есть четыре шага, чтобы сделать номенклатуру рабочим документом и ошибки, которые надо обязательно исключить. В конце статьи сможете взять готовый образец номенклатуры со всеми изменениями. А еще есть видео от эксперта о номенклатуре дел на 2023 год.  Записаться► Поручите делопроизводителю обновить номенклатуру дел. Чтобы она соответствовала последним требованиям, он должен выполнить четыре последовательных шага. А еще не допустить распространенных ошибок в документе. Главное в статьеСКРЫТЬПять изменений, которые включить в номенклатуру Убедитесь, что в номенклатуру добавили новое дело, и столько же исключили. Проверьте заголовки дел – одно нужно переименовать либо добавить три новых. Еще одно дело нужно переименовать, если изменили учетные формы. Также еще одно дело проверьте на необходимость – законодательство больше не требует его заводить.  ДОБАВИТЬПорядок обучения работников мерам пожарной безопасности. Дополните номенклатуру новым делом – порядок обучения работников мерам пожарной безопасности. В школе этот акт должен быть с марта 2022 года (п. 2 Порядка, утв. приказом МЧС № 806). Срок хранения дела установите, как и для других локальных актов – постоянно (п. «а» ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Фрагмент номенклатуры дел. Дело, которое нужно добавить
ДОБАВИТЬ ИЛИ ПЕРЕИМЕНОВАТЬПравила, порядки и положения по охране труда. Добавьте в номенклатуру три новых дела или измените заголовок одного дела. В 2022 году школа составила два новых локальных акта – порядок учета микротравм и положение об обучении по ОТ, с 2023 года вправе составить еще один – правила по ОТ (приказы Минтруда от 15.09.2021 № 632н и от 29.10.2021 № 772н, постановление Правительства от 24.12.2021 № 2464). Чтобы внести акты в номенклатуру используйте один из вариантов. Первый – каждый новый локальный акт в номенклатуре можно указать отдельным делом. В этом случае присвойте им индекс, заголовок и укажите срок хранения – постоянно (п. «а» ст. 8 ТП 2019). 1-й вариант фрагмента номенклатуры дел. Три новых дела
Второй вариант – указать локальные акты по охране труда обезличенно. Для этого нужно переименовать существующее дело, например, дело «Положение о СУОТ» в дело «Правила, порядки и положения по охране труда». Индекс и срок хранения не меняйте. 2-й вариант фрагмента номенклатуры дел. Одно дело, которое позволит заменить несколько дел
ПЕРЕИМЕНОВАТЬ ПО НЕОБХОДИМОСТИФорма учета инструктажа по охране труда. По необходимости переименуйте заголовок дела. С сентября 2022 года вместо «Журнал учета инструктажа по охране труда (вводного, на рабочем месте, целевого)» можете написать заголовок учетной формы, которую установили самостоятельно (п. 88 Правил, утв. постановлением Правительства № 2464). Например, теперь можно указать «Книги учета .... » (п. 3 письма Минтруда от 30.05.2022 № 15-2/В-1677). При этом можете оставить заголовок неизменным, если продолжили фиксировать результаты инструктажа в журналах. Фрагмент номенклатуры дел. Дело, которое нужно переименовать, если изменили название форм учета инструктажей по ОТ
УДАЛИТЬ ИЛИ ОСТАВИТЬ НА УСМОТРЕНИЕ ДИРЕКТОРАЛичные карточки по форме Т-2. Не указывайте дело в номенклатуре, если решили прекратить вести личные карточки. Обязанность указывать в карточке часть сведений отменили с сентября 2021 года, а окончательно документ стал необязательным с января 2022 года (постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250, приказ Минобороны от 22.11.2021 № 700). Если карточки по-прежнему ведете, оставьте запись в номенклатуре, а в примечании укажите, что дело переходящее, уточните, с какого года. Фрагмент номенклатуры дел. Дело, которое оставляют на усмотрение директора
УДАЛИТЬЛистки нетрудоспособности. Исключите дело из номенклатуры. Дело «Листки нетрудоспособности» включали в нее на основании статьи 618 ТП 2019 и хранили пять лет. С января 2022 года бумажные листки отменили (Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ). Теперь их формируют в электронном виде и хранят в ЕИИС «Соцстрах» (информация ФСС). Дела, которые сформировали в предыдущих годах, храните до окончания регламентированного срока хранения. Фрагмент номенклатуры дел. Дело, которое надо исключить
Главное в статьеСКРЫТЬЧетыре шага, чтобы оформить номенклатуру дел В ноябре школа может начать подготавливать номенклатуру на следующий год. Поручите ответственному работнику выполнить четыре шага. Предоставьте таблицу, чтобы он правильно оформил графы номенклатуры. Таблица. Графы номенклатуры дел Скачать ОБЯЗАТЕЛЬНО ЧИТАЙТЕ В НОМЕРЕ Готовый график и повестка новых педсоветов до конца 2022/23 учебного года Как будем работать и отдыхать в 2023 году. Новые производственные календари Четыре документа директора, чтобы провести итоговое сочинение в декабре Шаг 1. Скорректировать номенклатуру дел. Делопроизводитель должен выполнить пять действий: Исключить из номенклатуры заголовки дел, по которым в предстоящем году не будут создавать документы. Включить в номенклатуру новые заголовки дел, которых не было в прошлом году. Изменить заголовки дел для их уточнения или исправления. Установить сроки хранения документов для новых дел. Проверить правильность сроков хранения и по необходимости изменить их. Сроки хранения документов устанавливайте по Перечню типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Проверьте, чтобы в одно дело включали только документы, которые имеют один срок хранения. Документы с разными сроками должны включать в разные дела. Проверьте, чтобы в документе были правильные формулировки заголовков дел. Шаг 2. Согласовать проект номенклатуры дел на год со службой делопроизводства. Если это необходимо, исправить подготовленный проект по их замечаниям. Шаг 3. Подписать проект номенклатуры дел школы. Представить подписанный экземпляр в службу делопроизводства. Шаг 4. Утвердить сводную номенклатуру дел, которую подготовила служба делопроизводства.  Обратите внимание Последний квартал года – время, когда нужно провести корректировку действующей номенклатуры дел и подготовить новую номенклатуру дел на следующий год Особенности работы с номенклатурой дел на 2023 год Главное в статьеСКРЫТЬТри ошибки, которые допускают в заголовках номенклатуры дел В номенклатуре дел часто находят ошибки в заголовках. Это опасно, потому что так школы не выполняют требования закона. Предлагаем на трех примерах рассмотреть, где конкретно школы ошибаются. Разные сроки хранения. К одному делу отнесли документы с разными сроками хранения. Например, приказы МАОУ «Школа № 1» о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, служебных проверках, командировках, дисциплинарных взысканиях. Данное дело нужно разделить на два: приказы МАОУ «Школа № 1» о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, служебных проверках, командировках – 5 лет (ст. 434б, в, г). Приказы МАОУ «Школа № 1» о дисциплинарных взысканиях – 3 года (ст. 434д).  На заметку Чтобы правильно составить заголовки дел, воспользуйтесь таблицами 1 и 2 из приложения 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 25.12.2020 № 199) Два заголовка. В номенклатуру дел включили два заголовка, которые имеют одинаковый срок хранения. Например, «Протоколы заседаний аттестационной комиссии МАОУ „Школа № 1“», «Документы об аттестации работников МАОУ „Школа № 1“». Они хранятся 10 лет. Перечисленные документы можно включить в одно дело: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии МАОУ „Школа № 1“ и документы к ним». Неверный срок хранения. Неправильно указали срок хранения документа. Например, делу «Статистические отчеты о работе МАОУ „Школа № 1“ (ОШ-1, ОШ-2)» в номенклатуре дел установлен срок хранения 1 год. Для первичных статистических данных о деятельности организации с годовой или большей периодичностью установлен срок хранения «постоянно». Для полугодовых и квартальных – 5 лет (ст. 335а). Статистические сведения по формам ОШ-1 и ОШ-2 являются годовыми. Заголовок дела и срок их хранения должны быть следующими: «Статистические отчеты о работе МАОУ „Школа № 1“ (ОШ-1, ОШ-2)». Годовые – постоянно (ст. 335а). Использовать для определения сроков хранения Перечень документов со сроками хранения Минпросвещения СССР, органов, учреждений, организаций системы просвещения нельзя. Новый перечень Минпросвещения еще не разработало, а прежний утратил силу. Если срок хранения дел не установлен ни одним актом, направьте предложение установить его в центральную экспертно-проверочную комиссию при Росархиве. Образец номенклатуры  Заполнить – кликните, чтобы раскрыть документ полностью и начать работу над ним Отредактируйте текст документа  – удалите строку номенклатуры – добавьте строку в номенклатуру |