Новые сроки. Новые сроки хранения документов что изменилось для бухгалтера и кадровика

• Название: Новые сроки хранения документов что изменилось для бухгалтера и кадровика
• Дата: 31.12.2021
• Размер: 31.33 Kb.
• Имя файла: Новые сроки.docx
• Тип: Документы; #322469

https://glavkniga.ru/elver/2020/13/4803-novie_sroki_khranenija_dokumentov_chto_izmenilosi_dlja_bukhgaltera_kadrovika.html

Новые сроки хранения документов: что изменилось для бухгалтера и кадровика

Для каких документов изменились сроки хранения и как их считать

Новые сроки хра­не­ния пер­вич­ных до­ку­мен­тов бух­гал­тер­ско­го и кад­ро­во­го учета дей­ству­ют с 18 фев­ра­ля 2020 г. Оче­вид­но, что при опре­де­ле­нии срока хра­не­ния до­ку­мен­тов, ко­то­рые по­лу­чи­ли или со­ста­ви­ли после этой даты, необ­хо­ди­мо ру­ко­вод­ство­вать­ся новым Пе­реч­нем Ро­сар­хи­ва. Но как быть со ста­ры­ми до­ку­мен­та­ми?

На них дей­ствие но­во­го Пе­реч­ня тоже рас­про­стра­ня­ет­ся. Ис­клю­че­ние — до­ку­мен­ты, ко­то­рые до 17.02.2020 вклю­чи­тель­но были вне­се­ны в описи дел по­сто­ян­но­го хра­не­ния и в акты о вы­де­ле­нии до­ку­мен­тов к уни­что­же­нию. По­это­му пе­ре­смот­ри­те сроки хра­не­ния до­ку­мен­тов, ко­то­рые еще не уни­что­жи­ли. Ниже в таб­ли­це мы со­бра­ли наи­бо­лее зна­чи­тель­ные из­ме­не­ния по сро­кам.

Вид документа	Старый срок хранения (Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень Минкультуры))	Новый срок хранения (Перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень Росархива))
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)	5 лет ст. 360 Перечня Минкультуры	5 лет после замены новыми ст. 267 Перечня Росархива
Первичная документация (в том числе акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные, авансовые отчеты)	5 лет при условии проведения проверки (ревизии) ст. 362 Перечня Минкультуры	5 лет при условии проведения проверки ст. 277 Перечня Росархива Если есть разногласия — до принятия решения по делу
Счета-фактуры	4 года ст. 368 Перечня Минкультуры	5 лет ст. 317 Перечня Росархива
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка)	5 лет ЭПК (что означает эта аббревиатура — см. ниже) ст. 379 Перечня Минкультуры	5 лет при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности ст. 266 Перечня Росархива
Документы о недостачах	5 лет ЭПК ст. 410 Перечня Минкультуры	10 лет после возмещения ущерба. Если возбуждено уголовное дело — до принятия решения по делу ст. 287 Перечня Росархива
Документы о переоценке основных фондов	Постоянно ст. 429 Перечня Минкультуры	5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов ст. 323 Перечня Росархива
Акты приема-передачи недвижимости	Постоянно ст. 432 Перечня Минкультуры	5 лет после выбытия имущества ст. 325 Перечня Росархива
Документы о получении зарплаты	При условии проведения проверки (ревизии) — 5 лет при наличии лицевых счетов у работников, а при их отсутствии — 75 лет ст. 412 Перечня Минкультуры Напоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязаны п. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты	6 лет — при наличии лицевых счетов у работников, а при их отсутствии — 50/75 лет ст. 295 Перечня Росархива 50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет. Напоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязаны п. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты
Справки 2-НДФЛ	5 лет — при наличии лицевых счетов или ведомостей по зарплате, а при их отсутствии — 75 лет ст. 396 Перечня Минкультуры Напоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязаны п. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты	5 лет — при наличии лицевых счетов или ведомостей по зарплате, а при их отсутствии — 50/75 лет ст. 312 Перечня Росархива 50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет. Напоминаем, лицевые счета работников относятся к первичным документам по учету труда и его оплате, поэтому работодатели должны их вести. Исключение — бюджетные организации, они вести такие счета не обязаны п. 2 Постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения всех видов начислений работнику, удержаний из сумм зарплаты и выплат в течение календарного года. Ведется он на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты
Реестры сведений о доходах физлиц	75 лет ст. 397 Перечня Минкультуры	5 лет ст. 313 Перечня Росархива
Расчеты по страховым взносам	Годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС — постоянно, квартальные — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно) ст. 390 Перечня Минкультуры.  Декларации и расчеты авансовых платежей по пенсионным взносам — 5 лет, если есть лицевые счета, а если их нет — 75 лет ст. 395 Перечня Минкультуры	Годовые и квартальные — 50/75 лет ст. 308 Перечня Росархива 50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет
Карточки индивидуального учета страховых взносов	75 лет ЭПК ст. 905 Перечня Минкультуры	6 лет — при наличии лицевых счетов или ведомостей по зарплате, а при их отсутствии — 50/75 лет ст. 309 Перечня Росархива 50 лет — для документов, по которым делопроизводство закончено после 1 января 2003 г., если оно закончено до конца 2002 г. — 75 лет
Документы о реструктуризации налоговой задолженности	—	6 лет ст. 315 Перечня Росархива
Книги учета доходов и расходов на упрощенке	Постоянно ст. 401 Перечня Минкультуры	5 лет ст. 318 Перечня Росархива
Договоры кредита или займа	5 лет ЭПК после исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям ст. 340 Перечня Минкультуры	10 лет — договоры с условием о залоге, 5 лет ЭПК после исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям — прочие договоры ст. 261 Перечня Росархива
Договоры поручения	5 лет ЭПК после истечения срока действия договора ст. 444 Перечня Минкультуры	15 лет — по недвижимости, 10 лет — по движимому имуществу ст. 101 Перечня Росархива Если есть разногласия — до принятия решения по делу
Договоры лизинга имущества	Постоянно ст. 449 Перечня Минкультуры	5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества ст. 96 Перечня Росархива Если есть разногласия — до принятия решения по делу
Договоры аренды недвижимости	Постоянно ст. 791 Перечня Минкультуры	10 лет после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему ст. 94 Перечня Росархива
Договоры мены недвижимости	5 лет после истечения срока действия договора ст. 446 Перечня Минкультуры	До ликвидации организации ст. 99 Перечня Росархива
Документы по залогу недвижимости	Постоянно ст. 451 Перечня Минкультуры	10 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества ст. 98 Перечня Росархива Если есть разногласия — до принятия решения по делу
Паспорта сделок	Постоянно ст. 453 Перечня Минкультуры	15 лет ЭПК ст. 102 Перечня Росархива

Что означают особенные сроки и пометки

Для боль­шин­ства до­ку­мен­тов Пе­ре­чень Ро­сар­хи­ва уста­нав­ли­ва­ет кон­крет­ные сроки хра­не­ния. На­при­мер, 1 год или 3 года. Но для неко­то­рых преду­смот­ре­ны осо­бен­ные сроки. Рас­смот­рим, что они озна­ча­ют.

«По­сто­ян­но». Бес­сроч­но до­ку­мен­ты «пы­лят­ся» толь­ко в ар­хи­ве. Туда их пе­ре­да­ют ор­га­ни­за­ции, вы­сту­па­ю­щие ис­точ­ни­ка­ми ком­плек­то­ва­ния го­су­дар­ствен­ных или му­ни­ци­паль­ных ар­хи­вов. А вот те, кто к та­ко­вым не от­но­сит­ся, хра­нить до­ку­мен­ты с ука­зан­ным сро­ком долж­ны всего лишь 10 лет.

«До лик­ви­да­ции ор­га­ни­за­ции». До­ку­мен­ты с таким сро­ком надо хра­нить в ор­га­ни­за­ции до ее лик­ви­да­ции. В даль­ней­шем долж­на быть про­ве­де­на экс­пер­ти­за цен­но­сти, ко­то­рая решит, под­ле­жат до­ку­мен­ты сдаче в архив или нет.

«До ми­но­ва­ния на­доб­но­сти». Сколь­ко лет хра­нить такой до­ку­мент, ор­га­ни­за­ция ре­ша­ет са­мо­сто­я­тель­но. Но есть усло­вие — этот срок не может быть менее 1 года.

«До за­ме­ны но­вы­ми». Тут все про­сто и ясно. Хра­ним до­ку­мент до тех пор, пока не по­явит­ся новый, ко­то­рый его за­ме­нит или от­ме­нит.

По­ми­мо осо­бен­ных сро­ков, в Пе­речне Ро­сар­хи­ва можно встре­тить и осо­бен­ные по­мет­ки рядом с ними, на­при­мер такие, как «ЭПК» или «при усло­вии про­ве­де­нии про­вер­ки». Как по­ни­мать первую по­мет­ку, Ро­сар­хив в При­ка­зе объ­яс­нил, а вот про вто­рую умол­чал, но мы разо­бра­лись и с этим.

«ЭПК». Эта по­мет­ка озна­ча­ет, что по ис­те­че­нии срока, к ко­то­ро­му она от­но­сит­ся, нужно про­ве­сти экс­пер­ти­зу. Экс­пер­ти­за цен­но­сти до­ку­мен­тов в де­ло­про­из­вод­стве может про­во­дить­ся как са­мо­сто­я­тель­но, так и с при­вле­че­ни­ем сто­рон­них спе­ци­а­ли­стов по до­го­во­ру. По ре­зуль­та­там экс­пер­ти­зы до­ку­мен­ты могут быть ото­бра­ны на по­сто­ян­ное хра­не­ние.

«При усло­вии про­ве­де­ния про­вер­ки». Такая по­мет­ка есть, к при­ме­ру, в стро­ке со сро­ком хра­не­ния пер­вич­ной до­ку­мен­та­ции. Но о каких про­вер­ках идет речь? Спе­ци­а­ли­сты Ро­сар­хи­ва го­во­рят, что о на­ло­го­вых, но от этого не легче. Ведь вы­езд­ные про­вер­ки сей­час про­во­дят­ся вы­бо­роч­но и в ис­клю­чи­тель­ных слу­ча­ях. Озна­ча­ет ли это, что боль­шин­ству при­дет­ся хра­нить ту же пер­вич­ку бес­сроч­но? А ор­га­ни­за­ци­ям, в ко­то­рых про­шла вы­езд­ная про­вер­ка, при­дет­ся уста­нав­ли­вать от­дель­ные сроки хра­не­ния для до­ку­мен­тов, ко­то­рые про­ве­ри­ли, и для всех осталь­ных? Непо­нят­но.

А между тем на­ло­го­вый орган, про­во­дя­щий, к при­ме­ру, про­вер­ку контр­аген­та ор­га­ни­за­ции, может ис­тре­бо­вать у ор­га­ни­за­ции до­ку­мен­ты, от­но­ся­щи­е­ся к пе­ри­о­ду, ко­то­рый пре­вы­ша­ет 3 ка­лен­дар­ных года, пред­ше­ству­ю­щих году ис­тре­бо­ва­ния до­ку­мен­тов. Если уста­нов­лен­ные за­ко­но­да­тель­ством (в част­но­сти, Пе­реч­нем Ро­сар­хи­ва) пре­дель­ные сроки хра­не­ния таких до­ку­мен­тов на мо­мент по­лу­че­ния на­ло­го­пла­тель­щи­ком со­от­вет­ству­ю­ще­го тре­бо­ва­ния не ис­тек­ли, он обя­зан пред­ста­вить ис­тре­бу­е­мые до­ку­мен­ты, иначе про­ве­ря­ю­щие могут его оштра­фо­вать.

Поэтому мы попросили специалиста ФНС разъяснить, сколько же необходимо хранить документы с такой пометкой, чтобы не быть оштрафованными ИФНС:

— Действительно, новый Перечень типовых управленческих архивных документов в отношении отдельных документов в строке со сроком их хранения содержит пометку «при условии проведения проверки». Однако не стоит ее воспринимать буквально.

Обязанности хранить документы бессрочно в том случае, если проверка не проводилась, она не подразумевает. Соответственно, устанавливать раздельные сроки хранения для тех документов, по которым уже была проверка, и для тех, по которым проверки не было и, скорее всего, не будет в силу ограничений по глубине проверки, тоже нет необходимости.

Во-первых, Налоговый кодекс обязывает хранить данные бухгалтерского и налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение лишь 4 летподп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ. В зависимость от проведения/непроведения налоговой проверки этот срок не ставится.

Во-вторых, в общем случае выездной налоговой проверкой может быть охвачен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, когда вынесено решение о проведении проверки. Соответственно, аналогичным периодом налоговый орган будет руководствоваться и при истребовании документов по встречной проверке.

Таким образом, хранить документы с пометкой «при условии проведения проверки» бессрочно с целью «не быть оштрафованными ИФНС» смысла нет. Соблюдайте установленные законодательством предельные сроки хранения документов — и проблем не будет.

На примере первичной документации это означает, что хранить ее следует 5 лет. Этот срок установлен Законом о бухучетест. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и Перечнем Росархива. Исключение — наличие спора. В таком случае обеспечить сохранность документов по нему надо до его разрешения (на это может потребоваться больше 5 лет).

Не только Перечень Росархива устанавливает сроки, в течение которых нужно хранить документы. Делают это также Налоговый кодекс, Закон о бухучете и иные нормативные акты. Зачастую по одному документу есть сразу несколько сроков хранения. Как быть? Выбирать максимальный.