Практическое задание 2. Психология. Диплом 2. Оценка эффективности внедрения информационной системы
 Скачать 1 Mb.
|
|
Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов Для больших моделей данных существенной проблемой становится поиск и исправление ошибок. Решение этих проблем вручную – трудоёмкая задача. Данный курсовой проект предполагает систему автоматизации документации, т.е. автоматизация совокупности взаимосвязанных форм документов, регулярно используемых в процессе управления организацией. Функции, которые подлежат рассмотрению для последующей автоматизации, это: Личные дела (их формирование, ведение, хранение) Студенческий билет и зачётная книжка (их формирование, ведение, хранение) Личное дело – это документ, который формируется с момента поступления студента в заведение; папка со всей информацией о нём. Формирование личных дел происходит из следующих собранных с абитуриента документов: заявление на имя ректора, согласие на обработку персональных данных, согласие на зачисление, фотография, копия документа об образовании, копия документа удостоверения личности и т.д. в зависимости от специфики поступающего (из другой страны, перевод из другого заведения, инвалидность и т.п.). Ведение может подразумевать под собой изменение данных о студенте (смена фамилии студентки после замужества) и т.п. Хранение личных дел происходит по выпуску студента из заведения или его отчисления, а также по иным исключительным раскладам. Студенческий билет — это документ, удостоверяющий, что данное лицо является студентом Университета. Зачетная книжка — это документ, в котором фиксируются результаты освоения студентом образовательной программы, на которую он был зачислен. Формирование студенческих билетов и зачётных книжек поступивших студентов происходит по строгим правилам: наличие печатей, заполненных граф, идентификационный номер, подпись декана, подпись проректора по учебной работе и т.п. ведётся, как правило, оба документа, и студентом лично, и преподавателем, и другими уполномоченными лицами. Информационное обеспечение задачи Используемые классификаторы и системы кодирования На данном этапе работы у нас имеются конкретные виды классификатора и системы кодирования, которые обусловлены рамками нашего предприятия и выполняемыми им задачами, которые указаны в таблице №2. Классификатор – это систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок. Система кодирования – это некоторая сводка правил о проведении процедур, которые необходимы для кодового обозначения объектов в нашей автоматизированной информационной системе. Таблица №2 Используемые системы кодирования и классификаторы
Детальней будут рассмотрены позиции «Студент» и «Кафедра», поскольку они имеют между собой различия, которые подходят для обзора со стороны. Кодируемое множество объектов – это некоторое множество объектов, носящих определённую информацию о нём, которые подлежат процедуре присвоения кодового обозначения, то есть кодированию. Эти объекты обладают информационными параметрами, которые называются реквизитами. Реквизиты – это данные, которые имеют либо числовой характер, (в нашем случае – дата рождения студента, допустим) либо признак (фамилия, имя, отчество). Информация о каждом студенте должна быть систематизирована и иметь следующие одинаковые реквизиты, которые будут содержать разную информацию в зависимости от записи: Код студента Номер зачётной книжки ФИО Баллы ЕГЭ Код группы Дата рождения Город Всё вышеперечисленное и не только даёт характеристику свойствам объекта из кодируемого множества «Студент». Под длиной кода понимается число позиций в коде. В случае с множеством кодируемых объектов «Студент» их будет десять, т.е. подразумевая под собой десятки тысяч студентов. Стоит отметить, что здесь длина кода подразумевает под собой также резерв, т.к. с каждым годом, количество поступающих в НАНО ВО УМЦ растёт. Аналогично и с множеством «Факультет», поскольку исходя из изученных мною документов, положений и остальной информации на сайте Университета Мировых Цивилизаций было замечено появление новых факультета, совершенно другой направленности по сравнению с существующими. Из чего был сделан вывод, что предприятие планирует расширять свои рамки (если говорить конкретно об увеличении количества факультетов), соответственно длинна кода, также взята с резервом. Порядковая система кодирования подразумевает последовательную нумерацию объектов в кодируемом множестве натуральными числами. В нашем случае порядок будет устанавливаться после того, как мы предварительно совершим упорядочивание объектов в множестве «Кафедра» по алфавиту. Здесь выбрана данная система кодирования, поскольку она проста и допустима для простых объектов, которые имеются в небольшом количестве. Серийно-порядковая система кодирования предполагает преждевременный выбор групп объектов, которые составляют собой подгруппу, а после этой процедуры в каждой подгруппе осуществляется порядковая нумерация. Другими словами, серийно-порядковая система является смешанной, составляющие которой являются идентифицирующая и классифицирующая системы кодирования. Данная система кодирования применима к множеству объектов «Студент», т.к. эти объекты имеют достаточное количество реквизитов. К примеру: в объекте «Студент» существует реквизит «Код Студента». В соответствии с этим реквизитом будет соответствующая нумерация объекта. Система классификации позволяет выбирать параметры классификации, независимо от семантического содержания объекта. Эти параметры называются фасетами. Подобный фасет включает в себя совокупность значений конкретного классификационного параметра. В фасете «Кафедра» будут располагаться наименование специальностей. В кодируемом множестве «Студент» подобная система классификации необходима. Классификатором является документ, с помощью которого совершается формализованное описание экономической информации в информационной системе рассматриваемого предприятия, который содержит наименования информационных объектов, а также классификационных группировок и их соответствующие кодовые обозначения. В зависимости от своей специфики применения, их можно разделить на следующие виды: общегосударственные классификаторы, которые применяются во всех существующих отраслях для повсеместного и идентичного наименования объектов; отраслевые классификаторы, применяемые в рамках конкретных отраслей; локальные, используемые в пределах предприятия. Во всех трёх позициях выбран локальный вид классификатора, т.к. такие множества объектов как «Группы» и «Кафедра» в рассматриваемом учебном заведении НАНО ВО УМЦ объекты имеют свою специфику наименования и кода соответственно. К примеру, я не нашел информации о специальности «Бизнес-информатика» в других учебных заведениях. А в таком множестве как «Студент» и вовсе имеется уникальные информационные объекты. Для классификатора «Студенты» используется серийно-порядковая система кодирования. Сам классификатор является локальным, состоящим из пяти символов. Его структурная формула: Ф1 = [XXXXXXXXXX]. Для классификатора «Группы» используется серийно-порядковая система кодирования. Сам классификатор является локальным, состоящим из трёх символов. Его структурная формула: Ф2 = [XXXXXXX]. Для классификатора «Кафедра» используется порядковая система кодирования. Сам классификатор является локальным, состоящим из двух символов. Его структурная формула: Ф4 = [XX]. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации С рассматриваемым видом информации связана та информация, которая поступает в информационную систему на постоянной основе на протяжении всей жизни разрабатываемого программного продукта. Полностью основываясь на данных, содержащихся в документах, происходит ввод необходимой информации в систему. Поскольку вводимая информация будет в дальнейшем использоваться при разных запросах на неё, у изначальных входных данных документа должна быть одинаковая, строгая и достоверная форма. Дабы предотвратить потенциальные ошибки и сбои в будущем, пользователь должен проверить и быть уверенным в нужной формулировке и достоверности информации перед её вводом с документа в систему. Важно точное восприятие информации конечным пользователем. Входной информацией для нашей базы данных является: сведения о студентах транзакции об оплате обучения или дополнительных курсов внутри учебного заведения Нормативно-справочная информация является основополагающим информационным ресурсом предприятия, который сформирован благодаря полученным данным извне. Являясь условно-постоянным компонентом, который используется для нормализации и унификации данных, которые в свою очередь сопровождают и оснащают информационной базой бизнес-процессы, происходящие на предприятии. Она включает в себя положения и стандарты, которые исполняют роль систематизации деятельности предприятия. В нашей предметной области в качестве подобной информации представлена информация о студентах, их личных данных, таких как паспортные данные или место проживания; а также их успеваемость, закреплённость за преподавателями соответствующей кафедры, статус оплаты обучения за семестр или год и т.д. Справочники наполняются информацией, как правило, при непосредственном внедрении программного продукта и их содержимое в дальнейшем не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла, за исключением добавления новых записей. «Жизненный цикл ИС можно представить как ряд событий, происходящих с системой в процессе её создания и использования». [4, с. 22] Для решения ранее поставленной нами задачи по автоматизации по смене направления подготовки студентом используются данные, взятые из входного документа «Заявление о смене специальности». Источником получения файла будет являться корпоративная ИС. Данный входной документ будет включать в себя следующие поля. ФИО Студента Дата перевода Код, наименование и форма обучения нынешней специальности Текст заявления Код, наименование и форма обучения желаемой специальности Дата поступления заявления Подпись студента Подпись факультета Подпись специалиста по учебной работе Из перечисленных полей используются для заполнения макета только: ФИО студента; код, наименование и форма обучения желаемой специальности. Структура файла – таблица, поскольку в определённый период времени за год будет поступать несколько заявлений, которые будет удобней систематизировать в таблицы. Объём файла – 1,4 Кб. Частота возникновения раз в семестр. Число строк соответствует разному количеству подающихся в учебное отделение заявлений о смене направления подготовки. Одни из существующих в ИС справочниках и их реквизиты показаны и описаны в таблицах №3 и №4 соответственно. Таблица №3 Справочники, используемые в ИС
Таблица №4 Реквизитный состав справочников
Характеристика результатной информации «Информация может характеризоваться определёнными свойствами, зависящими как от данных, так и от методов работы с ними» [14, 10 с.]. Результативная интересующая пользователя информация появляется на основе имеющейся базы данных в информационной системе, как правило, получаемая через форму запросов, которые в свою очередь имеют определённые установленные пользователем критерии, для получения конкретной информации, убирая ненужную. «Физическая структура и способ хранения записей файлов данных жестко зафиксированы в коде приложений» [6, 12 c.]. Выдача данных включает установление специального организационно-технологического порядка удовлетворения информационных потребностей. Допустим, специалисту по учебно-методической работе нужен список студентов по всему учебному заведению, которые находятся в базе данных, датой рождения до 01.01.2000 года. Данный запрос именуется «Поиск студента по дате рождения», содержит в себе следующие реквизиты: ФИО (Фамилия, Имя, Отчество), дата рождения, город (рисунок 2) Всего записей получено десять. Рассматриваемый запрос основан на данных лишь одной таблицы – «Картотека студентов», из которой взяты соответствующие реквизиты. Рассматриваемый запрос формируется по мере необходимости; информация, содержащаяся в этом запросе, может потребоваться для разного рода процедур.  Рисунок 2 - Запрос «Поиск студента по дате рождения», результатная таблица при выполнении условий запроса (до 01.01.2000). Информацию, которую мы получили из этой таблицы можно назвать условно-постоянной информацией базы данных, поскольку ФИО студентов может не изменяться студентами непосредственно как минимум на протяжении всего обучения, за исключением случаев, когда студентка выходит замуж во время обучения, беря фамилию своего мужа. Также поле «Город» можно отнести к переменной информации, но исходя из наблюдаемого мною практического опыта, студенты, которые в своё настоящее время проходят обучение, считают не целесообразным менять своё место проживания, особенно если учатся на очной форме обучения. Другая ситуация обстоит с дистанционным обучением, но, несмотря на актуальность этой темы сейчас, подобная форма обучения не будет рассматриваться в данной работе. Исследуем иной запрос на выборку информации о студенческом контингенте в имеющейся базе данных. Представим ситуацию, что специалисту по учебно-методической работе надо найти в определённой кафедре студентов или студенток, которые не нуждаются в общежитии от учебного заведения. Для этого будет осуществлён запрос, именуемый «Из одного города и кафедры». Данный запрос построен таким образом, что осуществляет выборку необходимой нам информации при введении интересующих нас условий, которые в свою очередь соответствуют имеющимся данным в базе данных, т.е. условия для выборки вводятся строго, корректно и чётко. Первое требования, следуя используемому мною запросу – наименование кафедры, второе – город. На выходе получаем таблицу со следующими полями: наименование (кафедры), номер группы, ФИО, город. В нашем случае получаем две записи студенток, показанные на рисунке 3. Рассматриваемый запрос основан на данных таблиц: картотека студентов, группы, кафедры. Из таблицы «Картотека студентов» взяты реквизиты: ФИО и город. Из таблицы «Группы» взят реквизит «Номер группы». Их таблицы «Кафедры» взят реквизит «Код кафедры».  Рисунок 3 - Запрос «Из одного города и кафедры», результатная таблица при выполнении условий запроса. Как и в случае с предшествующим рассматриваемым запросом, информация таких полей записей как «ФИО» и «Город» - можно назвать переменной информацией, в случае осуществления определённых жизненных обстоятельств самого студента. Другие же два поля рассматриваемых записей нашего запроса, в теории тоже можно назвать переменной информацией, если студент решит совершить смену своего направления подготовки. Но если допустить, что таких изменений не будет, то вся информация может называться условно-постоянной. Подобный запрос на выборку студентов какой-либо кафедры по городам, чтобы понять, кто требуется в общежитии, может осуществляться один раз в месяц, когда требуется составить список по оплате общежития. Важно отметить, что, если программа должна произвести большой объём результатной информации, важно продумать расположение этой информации во внешней памяти, чтобы программный продукт производил и обрабатывал данные быстрее. |