+Организация проведения деловых совещаний - курсовая. Организация проведения деловых совещаний

• Название: Организация проведения деловых совещаний
• Дата: 18.03.2022
• Размер: 327 Kb.
• Имя файла: +Организация проведения деловых совещаний - курсовая.doc
• Тип: Курсовая; #403376
• страница: 2 из 4

1.4. Классификация деловых совещаний

Деловые совещания как особый вид организации в зависимости от определенных критериев можно классифицировать по различным признакам. Наиболее всесторонняя классификация служебных совещаний представлена в приложении А.

1. По целевой направленности (целям и задачам) выделяют следующие типы совещаний:

• 
  ознакомительные (выдача заданий, повышение квалификации, сообщение дополнительных профессиональных знаний);
  
• 
  разъяснительные (убеждение сотрудников в правильности проводимой политики, неизбежности предпринятых шагов в чем-то);
  
• 
  проблемные (коллективный поиск решения комплексного и сложного вопроса);
  
• 
  инструктивные (доведение до сведения персонала необходимой информации, объяснение способа действий);
  
• 
  координационные (обеспечение взаимодействия подразделений организации) [3, c. 67].
  

Проблемные совещания. Задача такого типа совещаний заключается в нахождении наилучшего решения вынесенной на обсуждение проблемы. Решения обычно формируются в результате дискуссии и принимаются голосованием. Но процедура голосования не означает обязательности выполнения решений для административного органа, созвавшего служебное совещание.

Проблемное деловое совещание строится по следующей схеме, представленной на рисунке 1.

Р
исунок 1. Схема проблемного совещания

Основными составляющими этой схемы являются доклад, вопросы к докладчику, прения и выработка решения. Если участники совещания заблаговременно получили нужные материалы (тезисы доклада, справки, проект решения) и имели возможность изучить их, можно устроить проблемное совещание либо без доклада, либо предоставив докладчику 3-5 мин. на резюме, либо сразу начав совещание с вопросов к докладчику [1, c. 119]. На проблемном совещании каждый участник вправе высказывать и отстаивать свои мысли с предложениями. Такое совещание повышает у людей чувство ответственности за принимаемые решения и развивает чувство коллективной сплоченности.

Инструктивные совещания. Их задача состоит в том, чтобы передать распоряжения и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для их быстрейшего выполнения. Руководитель или представитель администрации, которому поручено проведение совещания, доводит до сведения собравшихся принятые администрацией данной организации, предприятия или вышестоящим органом решения, директивы, рекомендации (чаще всего простым приказом) [1, c. 120].

На инструктивном совещании ставятся и решаются какие-то частные вопросы, следующие из общей директивы, уточняются задания, высказываются мысли о том, как лучше и быстрее их выполнить. Быстрота ознакомления исполнителей с тем или иным решением, заданием или распоряжением служит достаточным основанием для созыва их на совещание. В этом преимущество инструктивного совещания по сравнению с рассылкой решений и директив для исполнения. Несмотря на проведение совещания, документы должны рассылаться, при этом желательны их уточнение и конкретизация по материалам совещания. В ряде случаев руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения в письменном виде, не собирая сотрудников [13, c. 38].

2. По назначению, психологическим особенностям проведения и продолжительности различают следующие типы совещаний:

• 
  информационные (доведение определенной информации, обобщение информационных сведений, изучение различных точек зрения на проблемы);
  
• 
  оперативные (получение текущих сведений о состоянии дел в организации, выработка решений оперативного характера, преодоление узких мест в выполнении поставленных задач, постановка соответствующих задач перед исполнителями, обмен информацией в целях оценки действительного положения и объема управления, выработка решений по дальнейшему улучшению ситуации);
  
• 
  дискуссионные (коллективное обсуждение возникших проблем);
  
• 
  вырабатывающие и принимающие решения;
  
• 
  учебные (сообщение дополнительных профессиональных знаний)
  
• 
  разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений (убеждение сотрудников со стороны руководства в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринимаемых шагов);
  
• 
  подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку результатов совещания [3, c.69].
  

Информационные совещания проводятся для одновременного доведения до подчиненных, участников совещания новой служебной информации или каких-либо указаний [3, c. 67].

Данные совещания целесообразны лишь тогда, когда необходимо скорее познакомить подчиненных с только что полученными материалами или принятыми решениями, с тем чтобы немедленно приступить к их реализации; когда у руководителя нет времени для написания доклада или нет возможности размножить текст, а также при желании эмоционально воздействовать на участников совещания и вызвать у них ощущение единства [13, c. 42].

В остальных случаях руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения до сотрудников в письменном виде. Ознакомление с письменным текстом обычно отнимает меньше времени и усваивается лучше, чем прослушивание устной речи и восприятие информации на слух. Передача подчиненным текста доклада взамен проведения информационного совещания устраняет затраты времени на оповещение, сбор, расхождение подчиненных по рабочим местам, на психологическую перестройку. Информация, сообщаемая на подобных совещаниях, должна быть по-настоящему значимой. Если же совещания сводятся к общим декларациям, призывам о необходимой требовательности к себе, то такое совещание приводит в основном к потере служебного времени.

Оперативные (диспетчерские) совещания проводятся для обмена информацией между участниками совещания в целях конкретизации оценки создавшегося положения и выработки решения по дальнейшему управлению объектом управления при выполнении конкретной текущей задачи. Т.о. задача оперативных совещаний – получить информацию о текущем состоянии дел на производстве [3, c. 70].

Оперативные совещания проводятся при обязательном выполнении двух основных требований:

1) установления, например, кто виновен в неполадках;

2) определения эффективных мер исправления (устранения).

Достижению цели данного совещания предшествуют три этапа процесса управления:

• 
  сбор информации;
  
• 
  переработка и анализ информации;
  
• 
  принятие решения.
  

При невыполнении данных требований оперативные совещания, как правило, сводятся только к сбору информации о состоянии дел, а не выдаче конкретных управляющих распоряжений [13, c. 49].

Оперативное совещание, в противоположность инструктивному, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают руководителю или представителю административного ранга, ведущему совещание, сведения о ходе дела на местах. Но этим дело не ограничивается. Оперативно получив от участников совещания необходимую информацию, председатель совещания выявляет наличие узких мест, наметившееся отставание, его причины, возникшие недоразумения и конфликты и — по возможности здесь же, на совещании, — добивается оказания необходимой помощи, дает новые поручения, с тем чтобы выдержать заданные сроки выполнения плановых показателей. В ходе совещательной работы по устранению сбоев и помех в производственном процессе участвуют все присутствующие.

При проведении диспетчерских совещаний круг его участников должен быть представлен самыми нужными подчиненными. Для участия в работе данных совещаний с повторяющейся тематикой (например, совещания по планированию, по подведению итогов работы и т.п.) должен быть установлен постоянный, рационально ограниченный контингент лиц. Перед каждым совещанием с повторяющейся тематикой следует проверять выполнение решений предыдущего совещания. Поочередные краткие (минута-полторы) сообщения участников оперативного совещания должны быть построены по принципу учета отклонений полученных фактических показателей от нормативных или плановых, поскольку обсуждение только отклонений от планового хода работ может значительно сократить продолжительность совещания и повысить его эффективность [1, c. 84]

На оперативных совещаниях не бывает докладов и длительных выступлений, а осуществляется обмен мнениями. При этом могут быть реплики с мест, частные диалоги по отдельным вопросам.

Сегодня, можно сказать, проведение оперативных совещаний отошло на задний план. Сбор информации о производственных нуждах, выработка решений, доведение их до исполнителей — все это работники аппарата управления должны стремится осуществлять, не созывая персонал на совещание.

Дискуссионные совещания проводятся с целью коллективного обсуждения возникших проблем и являются наиболее демократическим видом совещаний [1, c. 78].

При проведении данных совещаний желательно заблаговременно ознакомить участников с материалами по вопросам, которые предстоит обсуждать.

На совещании целесообразно поддерживать деловую обстановку, позволяющую каждому внести свои предложения и уверенность в возможности быть откровенным и искренним. Полезно сначала дать высказаться младшим, чтобы авторитет старших не мешал им давать свои предложения.

Дискуссионные совещания по особо сложным проблемам в целях экономии времени и широкой оперативной реализации идей можно проводить в два этапа. На первом этапе заслушиваются только выдвигаемые конкретные предложения, направленные на решение проблемы, обсуждение и споры не допускаются. Авторитетная комиссия, рассмотрев поступившие предложения, отбирает из них наиболее рациональные, и только эти отобранные предложения выносятся для обсуждения на втором этапе совещания, проводимом спустя некоторое время. Обычно рекомендуется приглашать на дискуссионные совещания необходимое количество людей, которые активно участвовали бы в обсуждении вопроса [3, c. 74].

Таким образом, на информационных совещаниях информация в основном направлена от руководителя совещания к его участникам, на оперативных — между всеми участниками совещания, на дискуссионных — в основном от участников совещания к руководителю. На совещания должны выноситься только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке с более высокой оперативностью.

3. По масштабам привлечения участников совещания бывают:

• 
  международные;
  
• 
  отраслевые;
  
• 
  региональные;
  
• 
  областные;
  
• 
  городские;
  
• 
  районные;
  
• 
  внутренние (в масштабах одной организации или отдельных подразделений организации).
  

4. По степени плановости различают:

• 
  плановые;
  
• 
  неплановые (в случае крайней необходимости) [3, c. 70].
  

Плановые совещания обладают наибольшей эффективностью, позволяя его участникам рационально спланировать свое время и заблаговременно подготовиться к обсуждению конкретных вопросов.

Рационально проводить служебные совещания в строгом соответствии с общим календарным планом основных мероприятий организации.

Повестка дня, время начала и окончания совещания должны доводиться до сведения участников совещания за 3-4 дня. При этом повестка дня должна планироваться с таким расчетом, чтобы общая продолжительность совещания не превышала одного часа [8, c. 21].

Внеплановые совещания должны проводиться только в случаях крайней необходимости, ибо они дезорганизуют работу подчиненных, приводят к большим потерям времени, отрицательно характеризуют стиль работы руководителя. Участники совещания являются неподготовленными, поэтому эффективность таких совещаний зачастую вызывает сомнения [8, c. 23].

Как правило, внеплановые совещания (до 25% совещаний) проводятся по распоряжению вышестоящих руководителей.

5. По периодичности (частоте) проведения совещания подразделяются на:

• 
  регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежегодные);
  
• 
  постоянно действующие (собираются периодически, но без установленной регулярности);
  
• 
  периодические;
  
• 
  разовые.
  

6. По характеру обсуждаемых (рассматриваемых) и решаемых вопросов различают:

• 
  текущие (обсуждение ряда взаимосвязанных вопросов);
  
• 
  целевые (рассмотрение одного или группы взаимосвязанных вопросов);
  
• 
  случайные (рассматриваемые вопросы носят случайный характер);
  
• 
  регулярно повторяющиеся;
  
• 
  ограниченные (количество решаемых вопросов минимально);
  
• 
  неограниченные [3, c. 71].
  

Текущие совещания посвящаются обсуждению ряда разнородных вопросов, оценке разных сторон состояния объекта управления на данный момент.

Систематическое проведение текущих совещаний оправданно лишь для узкого круга специалистов, связанных с оперативным решением всего комплекса возникающих вопросов.

Целевые совещания проводятся, как правило, по одному или группе взаимосвязанных вопросов, объединенных единством цели [8, c. 24].

Эффективность целевых совещаний существенно выше текущих, поскольку внимание участников совещания сосредотачивается на одном конкретном вопросе, а не рассеивается между многими.

7. По методам ведения различают:

• 
  авторитарные;
  
• 
  демократические;
  
• 
  либеральные,
  

8. По тематике рассматриваемых вопросов:

• 
  административные;
  
• 
  технические;
  
• 
  кадровые;
  
• 
  финансовые;
  
• 
  технологические.
  

9. По количеству участников:

• 
  с узким составом (до 5 человек);
  
• 
  расширенные (до 20 человек);
  
• 
  представительные (более 20 человек).
  

10. По степени стабильности состава участников различают совещания:

• 
  с фиксированным составом (постоянный состав участников);
  
• 
  с фиксированным составом и приглашаемыми по необходимости дополнительно специалистами;
  
• 
  с переменным составом участников, приглашаемых по списку, составленному для каждого совещания;
  
• 
  комбинированные (смешанные).
  

11. По формам подведения итогов:

• 
  связанные с принятием документа;
  
• 
  не связанные с принятием документа.
  

12. По числу совещаний:

• 
  ограниченные;
  
• 
  неограниченные.
  

13. По месту проведения относительно организации устроителя:

• 
  местные;
  
• 
  выездные.
  

14. По принадлежности к сфере общественной жизни совещания классифицируются на:

• 
  собрания и заседания профсоюзных и других общественных организаций;
  
• 
  партийные совещания и объединения;
  
• 
  деловые (административные);
  
• 
  научные и научно-технические (семинары, симпозиумы, съезды);
  
• 
  объединенные [3, c. 72].
  

Приведенная выше классификация деловых совещаний далеко не полностью охватывает реальное многообразие служебных совещаний, включающих различные промежуточные варианты. Однако каждый руководитель должен уметь пользоваться совещанием как одним из эффективных методов управления и рационально, в комплексе использовать все виды служебных совещаний, что позволяет в наибольшей степени реализовать их возможности в процессе управления.

2. ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ
ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ



2.1. Планирование и подготовка служебных совещаний

Планирование служебного совещания сводится к следующим основным действиям:

• 
  составление и проверка прогноза служебного совещания;
  
• 
  установление основных задач и целей служебного совещания;
  
• 
  поиск путей решения этих задач;
  
• 
  разбивка общих планов на мелкие, детальные пункты и действия.
  

Успех любого делового совещания зависит от степени его подготовки. Подготовка к служебному совещанию является трудным и ответственным делом, требующим больших усилий. Руководить подготовкой необходимо непосредственно тому лицу, которое организует совещание [4, c. 98].

Подготовка совещания включает в себя целую группу действий, схематично представленных на рисунке 2.

Р
исунок 2. Этапы подготовки совещания

Рассмотрим эти этапы более детально.

Первым этапом подготовки совещания является обоснование необходимости и принятие решения о проведении делового совещания.

Иногда для принятия этого решения рекомендуется ответить на ряд вопросов.

1. Для чего созывается совещание? Если цель совещания не может быть определена одной простой фразой, его собирать не следует.

2. Своевременно ли совещание? Если участники совещания не готовы к проведению дискуссии, позднее придется собирать новое совещание.

3. Что произойдет, если совещание не проводить? Только когда принятие решения не может состояться без него, совещание необходимо.

4. Можно ли решить проблему другими путями? Если обмен мнениями и информацией может состояться иным способом, его следует предпочесть.

Ответы на данные вопросы позволяют оценить целесообразность проведения данного совещания. Исключения составляют случаи, в которых такая оценка предрешена, то есть заранее определен постоянный круг вопросов, подлежащих коллективному обсуждению [3, c. 125].

Оценивая целесообразность проведения совещания, руководитель должен помнить, что совещание не может заменить другую форму управления: личных контактов с сотрудниками, раздачи служебных поручений и т.д. Когда решается вопрос о необходимости проведения совещания, руководитель должен подумать о его целесообразности и задачах, которые необходимо решить на совещании.

Таким образом, подготовку к совещанию и процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была реализована основная задача совещания.