+Организация проведения деловых совещаний - курсовая. Организация проведения деловых совещаний

• Название: Организация проведения деловых совещаний
• Дата: 18.03.2022
• Размер: 327 Kb.
• Имя файла: +Организация проведения деловых совещаний - курсовая.doc
• Тип: Курсовая; #403376
• страница: 3 из 4

Вторым этапом подготовки совещания является выбор и определение темы совещания.

Тема совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый участник совещания должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи.

Третий этап (до начала совещания) — определение целей и задач, которые оно призвано решить, формирование и составление повестки совещания и подготовка материалов к совещанию. Намечая проведение совещания, руководитель должен продумать и определить основные цели, задачи и перечень вопросов совещания, которые следует обсудить[4, c. 98].

Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

После того как принято решение о проведении совещания, определена его тематика, на основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается и составляется повестка совещания.

Повестка совещания — это первый письменный документ, который составляется при подготовке совещания и который обязательно должен быть разослан участникам совещания заранее. Подробная повестка совещания может включать в себя следующее:

• 
  конкретную формулировку темы или основной проблемы совещания, требующей решения.
  
• 
  предполагаемую цель, то есть описание требуемого результата, желательного итога работы;
  
• 
  перечень конкретных вопросов, планируемых и выносимых для обсуждения, по которым следует принять решения;
  
• 
  последовательность обсуждаемых вопросов, в зависимости от степени срочности их решения;
  
• 
  обязательное указание времени начала и времени окончания совещания;
  
• 
  точное место проведения совещания;
  
• 
  фамилии, инициалы и должность докладчиков и содокладчиков (выступающих) по каждому вопросу, а также ответственных за подготовку вопросов;
  
• 
  предполагаемые затраты времени, отведенного на обсуждение каждого из поставленных вопросов;
  
• 
  точные указания на места, где можно познакомиться с информацией по каждому вопросу и получить дополнительную информацию, необходимую для обсуждения вопросов, вынесенных в повестку дня [3, c. 128].
  

При формировании повестки совещания необходимо учесть, чтобы в нее вносились только взаимосвязанные вопросы. Если на совещание выносится много разнородных вопросов, лучше посвятить им отдельные темы.

Повестка совещания заранее доводится до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом [7, c. 16].

Материалы для совещания — документы, копии писем, вырезки из газет и т.п. готовятся заблаговременно, они могут понадобиться для дискуссии. Такая папка служит одновременно средством контроля за тем, чтобы совещание было хорошо подготовленным, своевременно были представлены все важные данные.

Все предлагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 ч и размножены, а разосланы за 24 ч до совещания, однако сегодня в организациях материалы раздаются непосредственно перед самым началом совещания.

Четвертым этапом подготовки совещания является определение и подбор состава его участников и их ознакомление с материалами совещания.

При решении этого вопроса необходимо особо внимательно подойти к формированию списка участников, как по количественному, так и по качественному составу. Ведь относительная полезность совещания определяется не только тематикой, но и составом и числом присутствующих [4, c. 101].

Если список участников совещания просматривается заблаговременно, это позволяет без труда определять и обращать внимание на присутствие/отсутствие необходимого и нужного руководителю человека, а также на предоставившуюся возможность контакта с ним и подготовку для этого необходимых материалов. Таким образом завязываются многие плодотворные контакты, рационально используются перерывы в ходе совещаний.

К участию в совещании необходимо привлекать тех должностных лиц, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме и которые способны рассмотреть вопросы критично и непредвзято.

Круг участников совещания стараются сделать максимально узким, то есть на совещание следует приглашать минимальное число людей, и только тех, участие которых действительно необходимо, в отсутствие которых совещание было бы неэффективным. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись.

В отношении количества участников совещания оптимальным вариантом является совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов. Согласно мнению психологов, полезный обмен мнениями возможен лишь тогда, когда в нем участвует оптимальное число участников совместных обсуждений 7-9 человек [3, c. 131].

Пятый этап включает установление регламента, назначение даты, дня и времени проведения совещания [4, c. 102].

Регламент совещания устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов, выносимых на совещание. Регламент зависит от его длительности: при продолжительности совещания в 30 мин. на доклад отводят 10 мин., на обсуждение — 10 мин., выступления по 2-3 мин., на вопросы к докладчику и ответы на них — до 5 мин., обсуждение и принятие решения — до 5 мин.

Для удобства планирования каждого дня работы руководителя хорошо зарекомендовали себя обсуждения, проводимые в согласованный день и в согласованное время. Составление предварительного графика работы на время проведения совещания и на период выполнения решений совещания, то есть четкий, заранее определенный срок, позволяет резервировать необходимое помещение и избегать разного рода накладок [9, c. 82].

Определив ориентировочно длительность совещания, необходимо назначить день и время его проведения.

Совещание назначается на один из дней, выделенных для проведения заседаний, чтобы в другие дни дать возможность сотрудникам работать интенсивно, не отрываясь на другие дела. Т.о., совещание назначается в срок, с учетом доступности и удобства для большинства участников, с предоставлением им реальной возможности подготовки к нему. Наилучшим днем является среда или четверг, т.к. недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Намечая дату совещания, необходимо учитывать реальные возможности подготовки к нему. Дата совещания не должна меняться [7, c. 17].

Шестым этапом является подготовка участников совещания. После определения состава участников совещания возникает необходимость в их подготовке. Очень важно основательно подготовить участников к совещанию, тогда их мнения будут заранее обдуманы и аргументированы.

В начале совещания необходимо ознакомить всех собравшихся с целями, предметом, основными вопросами совещания, предложить порядок проведения, оговорить условия работы.

Таким образом, каждый участник совещания должен быть заранее проинформирован о тематике и задачах совещания и ознакомлен со всеми нужными материалами.

Седьмой этап включает подготовку доклада и проекта решений. Успех служебного совещания во многом зависит от качества доклада. Его необходимо тщательно готовить.

Доклад — это краткое основное сообщение, являющееся стержнем совещания и основой его успешной работы. Поэтому поручать это важное дело следует тому, кто не только хорошо знаком с проблемой, но и обладает культурой речи.

Совещание с плохо подготовленным докладом почти всегда отличается неглубокими и поверхностными решениями. Это в свою очередь сказывается на поведении участников совещания: они становятся невнимательными, пропадает желание обдумывать и обсуждать проблему. Кроме того, доклад на служебном совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если на обсуждаемую проблему смотрят с нескольких точек зрения, то даже в том случае, когда докладчик явно отдает предпочтение одной из них, он не должен замалчивать доводы в защиту других точек зрения и против своей. Рассказать нужно все, а уж потом сообщить свое мнение и объяснить, на чем оно основано. Излишняя эмоциональность нежелательна [4, c. 108].

Для лучшего усвоения обсуждаемого вопроса по ходу доклада рекомендуется использовать иллюстрации (различного рода слайды, настенные таблицы, графические материалы и т.д.).

Проект решения совещания. Важное место в подготовке деловых совещаний занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу. Обычно проект решения составляется на основе доклада и документов комиссии, готовившей совещание.

Восьмым этапом подготовки совещания является подготовка помещения, в котором будет проводиться совещание. Помещение для совещания должно обеспечивать нормальные условия для эффективной работы участников совещания. Очень плохо, если тесный кабинет набит до предела участниками совещания, но не лучше, когда маленькая группа участников теряется в большом пустом гулком зале [4, 109].

Как правило, совещания проводятся в офисе руководителя. Однако самое распространенное место совещаний — кабинет руководителя. Существуют определенные рекомендации по выбору места проведения совещания.

Выбор места проведения определяется видом совещания, его задачами и составом участников.

В отдельных случаях целесообразно проводить совещание непосредственно в подразделении, с работой которого связан обсуждаемый вопрос.

Помещение для совещания должно удовлетворять требованиям по обеспечению закрытости совещания (хорошую звукоизоляцию), должно иметь нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию. Оно должно быть теплым, хорошо освещенным, должно удовлетворять требованиям физиологического комфорта и т.п.

Степень оптимальности принимаемых решений не в меньшей степени зависит от условий, в которые поставлены приглашенные на совещание, чем от их эрудиции и творческих способностей.

2.2. Продолжительность, регламент и протокол совещания
Совещание должно быть оптимальным по продолжительности совместной умственной деятельности участников совещания.

Оптимальной считается следующая продолжительность совещания:

• 
  оперативного совещания – 20-40 мин. (его целесообразно проводить 2-3 раза в неделю);
  
• 
  других видов совещаний – 30-40 мин.;
  
• 
  проблемного совещания с насыщенной повесткой – 1,5-2 ч;
  
• 
  обсуждения одного сложного вопроса – 40-45 мин.;
  

• 
  вопросы докладчику и ответы на них – 5 мин.;
  
• 
  обсуждение – 10-15 мин.;
  
• 
  с регламентом выступлений – 2-3 мин.;
  
• 
  чтение проекта решения – 3-5 мин.;
  
• 
  обсуждение и принятие решения – 10 мин.
  

Однако в особых случаях совещание при договоренности может не ограничиваться какими-то временными рамками, особенно если предстоит решать трудные проблемы, требующие больших творческих усилий. В таких случаях процесс принятия решений длителен, и им нельзя управлять.

При обстоятельствах обсуждаемых проблем, требующих более длительной работы, после 40-50 мин. работы совещания необходимо объявить 10-15-минутный перерыв. Перерывы полезны во многих отношениях. Во-первых, это отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных беседах так или иначе продолжается работа над темой обсуждения. То есть перерывы иногда помогают решить спорный вопрос, обсуждение которого зашло в тупик. Ориентировочно можно считать, что длительность оперативного служебного совещания должна составлять более 20 мин., тогда как других видов совещаний от 1,5 до 2 ч.

При проведении совещаний необходимо установить регламент и строго придерживаться его. Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное время, чтобы не подрывалось доверие, как к руководителю, так и к готовившим совещание. Одна из задач руководителя — предварительно согласовать, а затем не позволять нарушать установленный регламент выступлений [9, c. 132]. Следовательно, соблюдение процедурных моментов (регламента) является одной основных обязанностей председательствующего.

Перед началом совещания необходимо сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться в точно назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, должно заканчиваться в предусмотренное время.

Особая роль в соблюдении регламента отводится руководителю или председателю совещания. При этом проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности. Регламент должен быть обязательным законом любого вида совещания, т.к. совещание без регламента – неэффективное совещание.

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть запись процесса обсуждения внесенных в повестку совещания вопросов [3, c. 135].

Руководитель на совещании должен делать соответствующие пометки, чтобы в дальнейшем при формировании решения учесть наиболее важные и конструктивные предложения. Но эти пометки не могут заменить составление четкого итогового протокола совещания. Т.о., по ходу совещания необходимо вести протокол. В этом председателю помогает секретарь, основной задачей которого является кратко записывать (стенографировать или вести аудиозапись) все самое главное, о чем говорят выступающие, вопросы к докладчику и ответы на них.

Протокол совещания — это первичный распорядительно-организационный официальный документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещании. На основании этого документа руководство вправе требовать от подчиненных выполнения принятых решений и порученных им заданий [7, c. 17].

Протокол, как правило, ведется во время совещания, в котором правильно фиксируется основное содержание выступлений и формулировка принятых решений. Протокол может оказаться неоценимым помощником и очень полезным при служебных конфликтах, возникающих на почве преднамеренного или неумышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела

Протокол служебного совещания отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на день и час совещания.

Т.о. можно сказать, что протокол является определяющим документом последующей деятельности по реализации решений совещаний.

2.3. Этапы проведения делового совещания

2.3.1. Этап начало совещания

На начальном этапе делового совещания необходимо выработать правильное и корректное отношение к участникам совещания. Или можно сказать, что начало совещания – это «мост между руководителем и участниками совещания». Иногда первая фаза совещания осуществляется частично или вообще пропускается.

Целями первого этапа проведения совещания являются:

• 
  установление контакта с участниками совещания;
  
• 
  создание приятной атмосферы для проведения совещания;
  
• 
  привлечение внимания собравшихся на совещание;
  
• 
  пробуждение интереса у собеседников;
  

Существует множество способов начала служебного совещания, но все они могут быть сведены к четырем методам.

1. Метод снятия напряженности. Он позволяет установить тесный контакт с участниками совещания. Достаточно сказать несколько теплых слов, и можно легко добиться желаемого.

2. Метод «зацепки». Он позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием служебного совещания и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированного служебного совещания.

3. Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку в начале служебного совещания множества вопросов по ряду проблем, которые должны в нем рассматриваться. Данный метод дает хорошие результаты, когда участники совещания характеризуются оптимизмом и логическим представлением.

4. Метод прямого подхода. Данный метод означает непосредственный переход, к делу, без какого бы то ни было вступления. Этот метод рационален, имеет прямой характер и подходит, прежде всего, для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении руководителя с подчиненным [3, c. 141].

Таким образом, начало совещания является очень важным его элементом, который предопределяет основные функции и обязанности руководителя в процессе проведения служебного совещания, предполагает точное описание его целей, взаимное представление участников, инициатора совещания, название темы, представления лица, ведущего совещание, объявление последовательности вопросов.

Главное целью является поиск по всем вопросам повестки дня совещания оптимального решения за минимальное время. Для ее достижения руководитель должен обеспечить отдачу от каждого участника совещания и придать конструктивный характер обсуждению в целом, т.к. от действий того, кто ведет совещание, в значительной степени зависит его успех.

2.3.2. Этап передачи информации

Передача информации — это процесс общения между руководителем и участниками совещания, в ходе которого осуществляется попытка создания достаточной информационной базы для следующей фазы совещания — фазы аргументирования. Фаза передачи информации состоит из следующих элементов:

• 
  информирование собеседников;
  

• 
  постановка вопросов;
  
• 
  выслушивание участников собеседования;
  
• 
  наблюдение за реакцией участников совещания и анализ этой реакции с точки зрения психологии.
  

Передача информации, а тем более постановка вопросов требуют подготовки, разработки системы, обдумывания формы и содержания. В процессе слушания участников совещания и анализа их реакции руководителю необходимо умение слушать, терпение, большое внимание, такт и сосредоточенность, а главное — недопущение «давления» авторитета руководителя. Именно подобное влияние авторитета руководителя часто является главной причиной того, что участники совещания или коллеги информируют руководителя не полностью, либо не точно, или вообще не сообщают руководителю о важных проблемах и событиях.

Фаза передачи информации логически продолжает начало служебного совещания и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе аргументации.

Цели этой фазы заключаются в решении следующих задач

• 
  сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям к участникам совещания по их подразделениям;
  
• 
  появление мотивов и целей участников совещания;
  
• 
  передача запланированной информации;
  
• 
  анализ и проверка позиций участников совещания;
  
• 
  формирование основ для аргументации или предварительной проверки правильности отдельных узловых пунктов аргументации руководителя и создание в случае необходимости новых «точек опоры» в сознании участников совещания, которые руководитель может использовать в следующей фазе совещания;
  
• 
  по возможности предварительное определение направлений последующей деятельности, что значительно облегчает и упрощает фазу принятия решения [3, c. 143].
  

Сообщаемая информация на совещании должна быть точной, ясной, содержательной, наглядной и профессионально правильной. Особое внимание должно уделяться краткости изложения. Стержнем совещания является основное выступление (доклад). Оно должно быть полезным для слушателей, заинтересовать их, приковать внимание, соответствовать интересам аудитории.