+Организация проведения деловых совещаний - курсовая. Организация проведения деловых совещаний
 Скачать 327 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра управления туризмом КУРСОВАЯ РАБОТА на тему: Организация проведения деловых совещаний Студентки ВШТ, 4 курс, ЗТТ-1 ____________________ Ю.В.Букатко Руководитель ____________________ МИНСК 2006 РЕФЕРАТ Курсовая работа: 36 с., 2 рис., 13 источников, 1 прил. СОВЕЩАНИЕ, ВИДЫ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ, ПЛАНИРОВАНИЕ СОВЕЩАНИЯ, ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ, ЭФФЕКТИВНОСТЬ СОВЕЩАНИЙ Предметом исследования является процесс организации и проведения деловых совещаний. Цель курсовой работы является рассмотрение сущности и особенностей делового совещания, изучение технологии проведения деловых совещаний, определение условий эффективности проведения деловых совещаний. В процессе работы выполнены следующие исследования: определены сущность, цели и задачи служебного совещания; выявлены особенности и значение делового совещания; исследована технология планирования, подготовки и проведения деловых совещаний выявлены условия эффективности деловых совещаний. Практическая значимость работы заключается в том, что основные положения данной курсовой работы могут быть использованы руководителем при подготовке и проведении служебных совещаний. Автор работы подтверждает, что приведённый в ней материал правильно и объективно отражает состояние исследуемого процесса, а все заимствованные из литературных и других источников теоретические и методологические положения и концепции сопровождаются ссылками на их авторов. СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Деловые встречи-совещания – одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Современное деловое совещание, как важная составляющая менеджмента, представляет собой форму коллективного обмена информацией, является гибким и динамичным организационным средством, способным быстро реагировать на конъюнктуру рынка в условиях конкуренции, меняющиеся внешнюю и внутреннюю среду, позволяющим принимать наиболее эффективные, рациональные и конкретные решения. Как свидетельствует опыт, деловые совещания не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо, или же не созываются совсем. Кроме своего прямого назначения совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, формировать панорамное видение и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом. Умелая организация служебных совещаний — не только условие решения производственных задач, не менее важно то, что она благоприятно влияет и на взаимоотношения людей, стимулируя дальнейшее их развитие. А это, в свою очередь, способно сказаться на росте продуктивности в целом работы организации. Тема курсовой работы является актуальной, потому что совещание при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации. Цель курсовой работы – рассмотреть процесс организации проведения совещаний. В соответствии с поставленной целью задачами курсовой работы являются: - рассмотрение сущности и особенностей делового совещания; - изучение технологии проведения деловых совещаний; - определение условий эффективности проведения деловых совещаний. В написании курсовой работы мне очень помогли книги таких авторов как: Грошев И.В. и Поздняков А.А. «Служебное совещание» Джули-Энн Амос «Проведение рабочих совещаний», Мартин Д. «Как управлять собраниями», Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента» и «Менеджмент туризма». В этих книгах наиболее полно раскрывается сущность и назначение совещаний, а также процесс подготовки и проведения делового совещания. 1. СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ 1.1. Понятие делового совещания Совещание (служебное или деловое) – это способ коллективного целенаправленного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Это особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет известную целенаправленность. Это форма организации делового общения коллектива по актуальным для данного коллектива проблемам [1, c. 9]. Служебное совещание — это: один из самых ответственных видов деятельности руководителя; воспитательная акция персонала; один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, а следовательно, их мотивации; инструмент управления причастностью сотрудников к делам подразделения и организации в целом; работа коллективного разума в заранее определенный временной период, в заранее обусловленном месте, для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу или проблеме; школа профессиональной и нравственной культуры организационного общения; важный фактор организации управления [3, c. 14]. Совещание — едва ли не самый распространенный метод обсуждения и решения проблем. Оно является одним из путей поиска решений. Многие руководители не знают иных способов, при помощи которых можно принять решение. Именно возможность коллективного поиска и принятия решений делает совещание столь популярным и привлекательным. Руководители, склоняющиеся к авторитарному стилю управления, обращаются к совещанию как средству, позволяющему хотя бы для вида «оформлять» собственные единолично принятые решения как коллективные. И это имеет свои выгодные стороны хотя бы потому, что дает все основания заявлять: «Как же так? Почему вы не сделали этого? Ведь мы же договорились...». Руководители, склонные к демократическому стилю управления, могут проводить совещания даже тогда, когда ситуация требует как раз единоличного принятия решения и в них нет никакой необходимости. Они организуют конференции, планерки, «оперативки» и т. д., так сказать, по привычке («посоветоваться никогда не мешает»), считая, что многочисленные, а порой многочасовые совещания и есть главные проявления демократического стиля управления. Некоторые руководители гордятся своим умением организовать и провести любое совещание с любым числом обсуждаемых вопросов, с любым количеством участников и в любое время. Не говоря уже о простых любителях «повыступать» или посидеть в президиуме... Так что в «совещательной страсти» нет ничего удивительного. Настоящие управленцы-профессионалы в своей деятельности исходят из следующего принципа. Совещание нужно проводить тогда и только тогда, когда его нельзя не провести. Если есть хоть какая-нибудь возможность решить вопрос иначе, так и следует поступить. Деловое совещание в основном целесообразно проводить по следующим соображениям. Во-первых, при необходимости принятия по данному вопросу коллективно-коллегиального решения, учитывающего опыт многих работников, особенно специалистов разных направлений деятельности и разных подразделений организации. Во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений. В-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников, представляющих разные подразделения. В-четвертых, когда нужно сделать важное сообщение, которое может породить значительное количество вопросов, требующих немедленного обсуждения и уточнения на месте. В-пятых, когда необходимо добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных важных и серьезных действий. В-шестых, если необходимо проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения некой предстоящей важной работы. В-седьмых, когда требуется публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух [6, c. 312]. 1.2. Цели и задачи служебного совещания Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Возможные варианты целей: предварительный обмен мнениями; подготовка рекомендаций для принятия решения; принятие решения по какому-либо вопросу. Совещание должно иметь строго определенную цель. Но даже когда она хорошо сформулирована, всегда имеется скрытый уровень целей, о которых обычно не говорят, но с которыми необходимо считаться. Так, если в совещании участвуют представители разных отделов, интересы каждого и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может отрицательно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась возможность диктовать ему производственные графики и планы. Каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний» прав, привилегий и власти. Еще ниже этого уровня имеется третий слой, в котором цели раздробляются, сталкиваясь с индивидуальными интересами. Здесь важно, как влияют решения совещания на его участников и людей, с которыми они работают. Кроме того, каждый думает о том, до какой степени ему может повредить или помочь та или иная позиция в ходе совещания [6, c. 314]. Цели совещания в свою очередь определяют его задачи, которые для всех видов совещаний являются общими. Задачи совещания: сбалансировать интересы отдельных лиц или преодолеть их сопротивление необходимым переменам; выработать и оценить пути решения соответствующей проблемы за счет широкого использования предложений сотрудников, их опыта, знаний и требований и тем самым повысить чувство ответственности работников благодаря их непосредственному участию в принятии решения; привлечь новые источники знаний и опыта; дать персоналу возможность посредством соучастия в выработке решений приобрести новые знания и навыки; повысить компетентность руководителя: установить новые контакты; разрешить конфликтные ситуации; повысить качество принимаемых управленческих решений в целом; избежать непродуманных действий; изучить возможность появления последствий при реализации обсуждаемых решений; достичь сотрудничества, умножающего усилия отдельного работника путем предоставления ему поддержки и стимулов; привлечь к обсуждению проблемы всех, кто в ней компетентен; увеличить число приверженцев принимаемого решения за счет предоставления им возможности влиять на него; сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения; выработать единую позицию за счет обобщения различных выводов, мнений, суждений и интересов и т.д. [3, c. 21]. Самой общей задачей служебного совещания является выработка оптимальных решений по насущным служебным вопросам. В зависимости от сложности проблемы и степени убежденности руководителя в правильности своего мнения эта задача может конкретизироваться следующим образом: нахождение оптимального решения проблемы без подготовки предварительного перечня возможных решений путем обсуждения всех предложений, вынесенных участниками в ходе совещания; выбор оптимального решения проблемы из двух или нескольких его вариантов, заранее подготовленных к обсуждению; принятие решения, которое руководитель нашел еще до проведения совещания и считает оптимальным, убедив в его правильности сомневающихся [9, c. 215]. Если совещание проводится с учетом всех требований, оно позволяет: рассмотреть сложившуюся ситуацию в комплексе; обсудить и принять необходимые решения в области управления; определить конкретные производственные задачи; назначить лиц, ответственных за их выполнение. 1.3. Особенности и значение делового совещания Деловое совещание следует отличать от различного вида собраний. На совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях — весь персонал. На совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях – более общие, накопившиеся за определенный период времени. Совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности, на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее [10, c. 174]. Значение служебного совещания. Деловое совещание является «генератором», «движущей силой» многих сторон деятельности предприятия. Все дела, все трудовые акции человеческого общества, любой коллективный труд начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых совещаний. Таким образом, значение служебного совещания для трудовой деятельности человека можно сравнить со значением речи для человечества и его развития в широком смысле. Ориентировочно можно выделить следующие основные функции любого делового совещания: начало перспективных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов; обмен информацией; взаимное общение работников из одной деловой среды; поддержание деловых контактов на уровне предприятий, объединений, отраслей и целых государств; поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях; повышение сплоченности в процессе совместной работы; повышение чувства ответственности за качественное и своевременное выполнение решений. Служебное совещание – один из важных методов управления, охватывающий все его стадии. Процесс управления может быть сведен к трем основным стадиям: 1) сбор информации; 2) переработка информации с использованием тезауруса; 3) принятие решения в виде системы управленческих команд [12, c. 214]. Для большинства сотрудников пребывание на деловом совещании — почти единственная возможность видеть и слышать руководителя верхнего уровня, учиться у него. И руководитель не должен забывать об этом важном значении совещания. На совещании развиваются и деловые качества участников (сотрудников), то есть возрастает их компетентность в процессе взаимного обмена идеями, накапливаются навыки творческого решения задач. Повышение сплоченности в процессе совместной работы, чувство ответственности за качественное и своевременное выполнение решений, ощущение заботы о состоянии дел на предприятии, стремление вложить больше собственных усилий в умножение производственных успехов и эффективность построения производственных процессов — такое воздействие оказывает на людей совещание [3, c. 47]. Совещания, как правило, собираются для двух целей: для обмена информацией и для решения проблем. Но основное назначение совещания — групповое решение проблем. Руководитель, склонный к решению проблем без совещаний, должен знать о двух подстерегающих его опасностях: • опасности принять не самое оптимальное, а может быть, и неудачное решение; • опасности ухудшить морально-психологический климат в коллективе из-за «отсечения» сотрудников от участия в управлении [9, c. 84]. Помимо своего прямого назначения, каждое рационально организованное служебное совещание выполняет учебно-воспитательную функцию. На служебных совещаниях сотрудники учатся, и в первую очередь — у руководителя, мыслить масштабно, подходить к обсуждаемой проблеме комплексно, всесторонне, учитывать не только ближайшие, но и отдаленные последствия разбираемых вариантов решений. Одновременно с этим идет обучение культуре речи — грамотности и четкости изложения мыслей, умению аргументировать и отстаивать свои позиции. |