Обеспечение проектной деятельности Часть 1. Основные понятия управления проектами
 Скачать 390.08 Kb.
|
4.6. Закрытие проекта (или фазы)Закрытие проекта или фазы — это процесс завершения всех выполненных операций во всех группах процессов управления проектом для формального закрытия проекта или проектной фазы. Процесс закрытия проекта также определяет процедуры исследования и документирования причин отклонений (табл. 4.6). Необходимо отметить, что процессу формального завершения проекта очень часто не уделяется достаточно внимания, что ведет к серьезным проблемам в работе с заказчиками. Самая распространенная ситуация, когда результат проекта передается заказчику в недоработанном виде или с заказчиком остаются невыполненные договоренности о доделках каких-либо работ. Например, команда проекта реализует проект открытия нового торгового центра. Торговый центр должен открыться к определенной заранее дате, так как именно к этой дате приурочена рекламная компания и церемония открытия, перенести сроки которых очень сложно. Сроки выполнения работ по проекту задерживаются, и команда проекта к открытию доделать все работы не успевает. Торговый центр открывается с небольшими недоделками — не работает лифт, не установлена система кондиционирования в рабочих помещениях и т.д. Все недостатки собственными силами доделывает служба эксплуатации здания, что приводит к дополнительным затратам времени и средств. Команда проекта не несет ответственности за свои недоработки, но получает положенную премию и считает проект завершенным. Таким образом, на этапе завершения проекта должны быть проанализированы критерии закрытия проекта: все работы проекта завершены, подписаны акты сдачи-приемки работ; заказчик оплатил все работы, все финансовые обязательства с подрядчиками закрыты; нет договоренностей с заказчиком о доделке работ; документация проекта заархивирована; полученные уроки проекта учтены; команда проекта распущена; премия по проекту рассчитана; и т.д. Только после выполнения всех требований к завершению проект может быть закрыт. ГЛАВА 5. УПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТАУправление содержанием проекта включает процессы, необходимые для того, чтобы удостовериться в том, что проект включает все необходимые работы (и только их) для достижения успеха проекта. Процессы этой области знаний: сбор требований; определение содержания; создание ИСР (иерархической структуры работ); проверка содержания; управление содержанием. Управление содержанием осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта. Содержание проекта — работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с указанными свойствами и функциями. Содержание продукта — свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат. Определение содержания и управление им определяет общий успех проекта. При работе над каждым проектом важно соблюдать баланс средств, источников данных и методологий, процедур и других факторов для того, чтоб усилия, потраченные на работу с содержанием, соответствовали размеру, сложности и важности проекта. Многие проекты терпят неудачи чаще всего из-за того, что их содержание и границы плохо определены. Ожидания стороны, заинтересованной в реализации проекта (в частности, заказчика или спонсора), часто не совпадают с ожиданиями команды, занятой в проекте. Сделать так, чтобы ожидания совпадали, — задача трудная, однако крайне важно решить ее для успеха проекта в целом. Когда речь заходит об определении содержания проекта, команда проекта и клиент как бы меняются ролями. До этого момента с заказчиком в основном контактируют люди, в задачи которых входит «продать» проект. «Продавец» пытался убедить заказчика, что проект — дело стоящее, на него стоит потратиться. Иногда «продавец» описывает проект в столь ярких красках, что намеренно или непроизвольно заставляет клиента поверить: все, что мог себе представить последний в самых невероятных мечтах, благодаря проекту превратится в реальность. На деле такое происходит весьма редко. У заказчика формируются завышенные ожидания, что очень опасно для проекта. Когда команда проекта сформирована и определение содержания проекта происходит в процессе переговоров, заказчик считает, что проект уже согласован. В итоге весь процесс определения содержания и границ проекта заказчик считает пустой тратой времени. Клиент может даже воспротивиться определению содержания проекта. Это происходит в том случае, если заказчик не знает в точности, что ему необходимо. Одно из наиболее сложных испытаний для команды проекта — убедить представителей заказчика, что их цели в проекте во многом схожи. Другими словами, главная цель проекта — дать заказчику то, что ему действительно нужно и очень важно, и описать содержание проекта. Команда проекта должна войти в положение заказчика. То, что заказчик знает о проекте немного, не помешает его успешно реализовать. В конечном счете, причина, по которой на проекте работают определенные люди, как раз в том и состоит, что это специалисты именно в данной области. Что бы представители заказчика ни думали, они специалистами не являются, иначе не обратились бы к подрядчику. Иногда для определения границ проекта должны быть использованы неординарные средства. Возможно, одному или нескольким сотрудникам проекта придется поработать какое-то время у заказчика, чтобы войти в курс дела и осознать, каких усовершенствований он ждет от проекта. Это хороший прием, если клиент не желает или не способен выделить необходимые временные и кадровые ресурсы для работы с командой проекта. Представитель проекта как бы перевоплощается в заказчика и, узнав о нем достаточно много, начинает выступать от его имени. |