Обеспечение проектной деятельности Часть 1. Основные понятия управления проектами
 Скачать 390.08 Kb.
|
ГЛАВА 10. УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИВ процессе коммуникаций первоначальная идея собеседника неизбежно искажается. Без хорошо отлаженного взаимодействия заинтересованных сторон все усилия по реализации проекта, тем более такого, в котором задействовано большое количество людей или даже компаний, могут оказаться тщетными. Эффективные коммуникации могут намного повысить вероятность успешного завершения любого проекта. Это касается как общения «внутри» команды, так и представления проекта руководству, будущим пользователям продукта или прессе. Положительного эффекта можно добиться еще на стадии инициации. Распространение информации о проекте, разъяснение его целей и значения позволяет на ранних стадиях выявить сторонников и противников предстоящих изменений. На практике это значительно облегчает работу менеджера проекта в будущем, при наборе команды проекта или при составлении плана коммуникаций. При помощи этих несложных, но необходимых действий можно значительно сократить подготовительный этап проекта. Нередко подготовка занимает столько же времени, сколько длится весь последующий проект. Это происходит из-за несогласованности интересов сторон, недооценки значения проекта или нечеткого понимания планируемых результатов. Например, план важного для организации проекта внедрения системы электронного документооборота занимал около 60 страниц. В связи с этим у руководства ушло полтора месяца на его согласование, хотя предполагалось, что работы по проекту начнутся через неделю. Из-за возникшего отставания пришлось пересматривать график финансирования проекта, что повлекло за собой задержку еще в две недели. В результате этих проволочек вместо ожидаемых результатов в текущем году система была внедрена только на следующий год. Между тем 30-минутная общая презентация проекта для руководства могла бы ликвидировать риск серьезного отставания уже на начальном этапе работ, и проект завершился бы успешно в запланированные сроки. Для точного, своевременного и полного донесения информации до всех участников проекта необходимо управлять коммуникациями. Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для гарантии своевременных и соответствующих требованиям процессам генерации сбора, хранения и распространения информации проекта между его участниками. 10.1. Идентификация участников проектаИдентификация участников проекта это определение всех людей или организаций, воздействующих на проект и документирование важной информации, касающейся их интересов, вовлечения или влияния на успех проекта (табл. 10.1). Шаги идентификации участников проекта: идентификация всех потенциальных участников проекта и всей значимой информации; определение потенциального влияния на проект каждого участника; определение, как ключевые участники проекта могут реагировать на различные ситуации. После того, как участники проекта определены, необходимо определить стратегию работы с ними: поддерживать удовлетворение (для участников с большими полномочиями и слабым интересом к проекту, например, руководителей высшего звена); тесно сотрудничать (для участников с большими полномочиями и большим интересом к итогам проекта, например, для заказчика); информировать (для участников с небольшими полномочиями, но значительным интересом к проекту); наблюдать (для участников с маленькими полномочиями и слабым интересом к проекту). Стратегия управления участниками проекта определяет подход для повышения поддержки и уменьшения негативного влияния участников на протяжении всего жизненного цикла. Стратегия включает такие элементы как: выявление ключевых участников, которые могут значительно повлиять на проект; желаемый уровень участия каждого идентифицированного участника в проекте; группировка участников проекта и управление ими (как группами). Пример общего представления стратегии управления участниками проекта — матрицы анализа участников проекта — показан в табл. 10.2. 10.2. Планирование коммуникацийПланирование коммуникаций определяет информационные и коммуникационные нужды заинтересованных лиц (кто они, уровень их заинтересованности и степень влияния в проекте; кому, когда, какая необходима информация и как она будет передана). Процесс планирования коммуникаций показан в табл. 10.3. Команда проекта должна описать правила хранения информации по проекту (табл. 10.4). Должны быть описаны требования к документированию проекта (табл. 10.5). Необходимо описать каналы коммуникаций участников проекта. Исполнители и менеджер проекта образуют сеть каналов взаимодействия типа «каждый с каждым» (рис. 10.1 ). Сеть позволят быстро делиться информацией и принимать оперативные решения. Руководитель портфеля проектов и менеджеры проектов образуют сеть каналов взаимодействия типа «колесо» (рис. 10.2 ). В этой сети вся информация о проекте поступает для руководителя только через менеджера проекта. Взаимодействие менеджера проекта с заказчиком (рис. 10.3 ) происходят напрямую, с привлечением руководителя портфеля проектов при необходимости решения конфликтных ситуаций и принятии решений, в которых требуется согласование или утверждение руководителя портфеля проектов. Взаимодействие по проектам с руководством компании происходит только через руководителя портфеля проектов (рис. 10.4 ). План коммуникаций должен содержать: требования к коммуникациям со стороны участников проекта; сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации; имя сотрудника, ответственного за передачу информации; имя сотрудника или группы — получателей данной информации; методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы); частоту коммуникации (например, еженедельно); схему передачи по инстанциям, определяющую сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне; метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта; глоссарий общепринятой терминологии. Общее представление о плане коммуникаций показано в табл. 10.6. |