Обеспечение проектной деятельности Часть 1. Основные понятия управления проектами

• Название: Основные понятия управления проектами
• Анкор: Обеспечение проектной деятельности Часть 1
• Дата: 15.03.2023
• Размер: 390.08 Kb.
• Имя файла: Обеспечение проектной деятельности Часть 1.docx
• Тип: Глава; #990791
• страница: 31 из 40

12.2. Организация проведения поставок

В процессе организации проведения поставок происходит получение предложений от продавцов, выбор продавца и заключение контрактов (табл. 12.3).

Предложения — это подготовленные поставщиком документы, описывающие намерения и возможности поставщика поставить продукты или услуги, указанные в документации по поставкам:

• 
  готовятся в соответствии с требованиями, изложенными в документации по поставкам;
  
• 
  представляют собой официальную, имеющую юридическую силу оферту. (Таким образом, предоставляя предложение заказчику, поставщик не имеет юридического и морального права отказаться от заключения договора.
  

При выборе поставщика используются:

• 
  система весов;
  
• 
  экспертные оценки;
  
• 
  система рейтинговых оценок поставщиков;
  
• 
  система отсева.
  

Контракт — это взаимно согласованный документ, обязывающий заказчика и подрядчика выполнить оговоренные условия. Споры по контракту решаются в судебном порядке.

Основные разделы контракта:

• 
  содержание работ или результаты;
  
• 
  расписание выполнения работ;
  
• 
  вид и периодичность отчетности по исполнению;
  
• 
  обязанности и ответственность сторон;
  
• 
  цены и порядок оплаты;
  
• 
  критерии приемки;
  
• 
  гарантийные обязательства и поддержка продукта;
  
• 
  штрафные санкции;
  
• 
  механизм прекращения действия контракта и разрешения споров.
  

12.3. Администрирование поставок

Администрирование поставок — процесс проверки, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям. Управление контрактами также имеет компоненты управления финансами (табл. 12.4).

Система управления изменениями контракта — определяет процесс внесения изменений в содержание контракта. Система включает документы, системы отслеживания, процедуры разрешения конфликтов и уровни иерархии, на которых производится авторизация изменений. Система управления изменениями контрактов должна быть интегрирована в систему общего управления изменениями.

Инспектирование и аудит — проводятся по требованию покупателя и поддерживаются продавцом на основании положений контракта. Они могут проводиться во время исполнения проекта, и предназначены для определения недостатков в процессах выполнения работ продавцом или в результатах работ. Некоторые команды инспекций и аудита могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся поставками, если это предусмотрено условиями контракта.

Отчетность по исполнению — предоставляет руководству информацию о том, насколько эффективно поставщик продвигается к целям контракта. Отчетность по исполнению контракта является частью общей отчетности по исполнению.

Схемы оплаты. Платежи продавцу обычно отслеживаются и осуществляются при помощи системы оплаты счетов, имеющейся на предприятии покупателя. Для больших проектов со сложным расписанием поставок или многоступенчатыми поставками может быть разработана особая схема оплаты. В любом случае, схема оплаты пересматривается и одобряется командой управления проектом, а осуществление платежей производится согласно условиям контракта.

Администрирование претензий. Оспариваемые изменения и подразумеваемые изменения представляют собой запрошенные изменения, по которым покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о размерах компенсаций изменений, или не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений. Оспариваемые изменения называются иногда «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на всем протяжении жизненного цикла проекта, обычно, на основе условий, предусмотренных контрактом. Если стороны не могут сами договорится о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом способы и механизмы разрешения разногласий. Эти статьи контракта могут предусматривать решение спорных вопросов посредством арбитражных или судебных разбирательств, и могут быть инициированы как в период действия, так и по окончании периода действия контракта.

Система оперативного учета — это особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, и являющихся частью информационной системы управления проектами. Система оперативного учета используется менеджером проекта для управления контрактной документацией и учетно-отчетными материалами. Данная система используется для поддержания каталога контрактной документации и корреспонденции, а также для поиска и архивирования подобных документов.