Обеспечение проектной деятельности Часть 1. Основные понятия управления проектами

• Название: Основные понятия управления проектами
• Анкор: Обеспечение проектной деятельности Часть 1
• Дата: 15.03.2023
• Размер: 390.08 Kb.
• Имя файла: Обеспечение проектной деятельности Часть 1.docx
• Тип: Глава; #990791
• страница: 34 из 40

14.2. Этапы создания КСУП

Рекомендации по созданию КСУП включают в себя 11 этапов, которые можно отразить в схеме (рис. 14.1   ).

14.3. Инициация проекта создания КСУП

Первый этап проекта создания Корпоративного стандарта управления проектами — это создание проектных документов и согласование их со всеми заинтересованными сторонами (рис. 14.2   ).

Менеджер проекта на данном этапе курирует формирование команды проекта и создание Устава проекта — документа, который формально санкционирует существование проекта и предоставляет менеджеру проекта полномочия использовать ресурсы компании в задачах проекта. Устав — основной рабочий документ проекта, отвечающий на вопросы:

а) каково содержание проекта;

б) как управлять конкретным проектом.

Должна быть подробно описана организационная структура и команда проекта, зоны ответственности членов команды проекта.

Основным элементом Устава является закрепление ответственности за участниками проекта и формулирование целей проекта.

Цели проекта создания КСУП часто формулируются организациями в расплывчатых, неконкретных терминах и не учитывают специфику организации.

Для определения целей необходимо на ранних этапах проекта выделить три основных элемента оптимизации в компании, а именно:

• 
  стратегический ресурс компании — это ресурсы (подразделения, сотрудники), определяющие способность компании выполнять несколько проектов одновременно;
  
• 
  стратегический актив — это все необходимые для выполнения производственной деятельности компании компоненты (финансирование, основные средства, интеллектуальная собственность и т.д.);
  
• 
  стратегические цели компании.
  

Определив данные элементы для конкретной организации, можно выделить конкретные цели создания самого КСУП, соответствующие требованиям SMART (Specific — Специализированные, Mesurable — Измеримые, Actively Influencible — Актуальные, Realistic — Реалистичные, Time Limited — Ограниченные по времени). Например, из определения стратегического актива как знаний и квалификации сотрудников, а стратегического ресурса — как подразделения консультационных услуг, становится очевидным, что необходимо повышать квалификацию персонала или набирать более квалифицированных людей и оптимизировать деятельность отдела консультационных услуг.

Менеджер проекта формирует План управления проектом — утвержденный формальный документ, в котором указано, как проект будет исполняться и как будет происходить мониторинг и управление проектом.

В процессе планирования проекта проводятся тендеры на выбор субподрядчиков предприятия на реализацию проекта (если необходимо).

Если компания для реализации проекта или этапов проекта принимает решение привлечь внешних консультантов (например, в случае проведения специализированных курсов обучения, покупки, установки, настройки программного обеспечения для управления проектами), проводится исследование соответствующих рыночных предложений и тендер для выбора субподрядчиков. Менеджер проекта контролирует заключение договоров с выбранными субподрядчиками и корректирует бюджет проекта по необходимости.

Менеджер проекта должен сформировать следующие документы.

1. 
   Список открытых вопросов по проекту — это документ, фиксирующий статус вопросов, возникающих у команды проекта к другим участникам проекта и участников проекта к команде проекта. Одним из критериев успешности проекта может являться закрытие все вопросов данного списка.
   
2. 
   Контрольные списки по качеству результатов проекта — это документы, по которым оценивается качество созданных в проекте результатов. Полный список контрольных вопросов включает все возможные факторы — технический, коммерческий, законодательный, фактор окружающей среды, социальный и т.д.
   
3. 
   Форма Отчета о состоянии проекта должна быть согласована с заказчиком проекта (например, с руководством предприятия). Отчет о состоянии проекта включает описание выполненных за отчетный период работ, план на следующий период, проблемы и вопросы по проекту. На основе Отчета о состоянии принимаются основные решения по проекту, анализируется ход реализации проекта и инициируются изменения в проекте.
   
4. 
   Форма Итогового отчета о проекте необходима для аккумулирования накопленного полезного опыта и описания созданных результатов проекта. Итоговый отчет согласуется заказчиком проекта.
   

Все перечисленные документы должны быть согласованы согласно Плану коммуникаций проекта. Документы используются для управления проектом, создания Корпоративного стандарта управления проектами.