Обеспечение проектной деятельности Часть 1. Основные понятия управления проектами

• Название: Основные понятия управления проектами
• Анкор: Обеспечение проектной деятельности Часть 1
• Дата: 15.03.2023
• Размер: 390.08 Kb.
• Имя файла: Обеспечение проектной деятельности Часть 1.docx
• Тип: Глава; #990791
• страница: 36 из 40

14.7. Создание шаблонов документов

Шаблоны документов позволяют облегчить сотрудникам компании работу в новых бизнес-процессах управления проектами. Приведенный в табл. 14.2 перечень документов отражает основные документы по стандартам PMI и может быть дополнен любыми документами из стандартов PMI или специализированными для деятельности организации документами.

Для каждого шаблоны документа должен быть создан пример заполнения. Примеры могут быть сформированы для каждого подразделения компании или типа проекта (рис. 14.6   ).

Шаблоны документов и примеры заполнения обсуждаются с сотрудниками компании. Формируемые шаблоны должны быть максимально удобными и краткими. Если некоторые положения PMI по составу и содержанию документов затрудняют работу персонала и являются излишними, ими можно пожертвовать с целью привлечь каждого сотрудника к обязательному заполнению. Очень важно, чтобы информация в документах не дублировалась, т.к. это вызывает негативный отклик персонала компаний.

14.8. Создание шаблонов проектов

Для того, чтобы минимизировать время на планирование проекта, для менеджеров проектов формируются шаблоны проектов в ИСУП.

Во многих случая блоки работ проектов повторяются из проекта в проект. Это позволяет накапливать опыт для создания шаблонов проектов. Шаблоны содержат календарно-сетевой график, отражающий типовые работы вида деятельности компании или подразделения.

Шаблоны должны быть согласованы руководством соответствующих подразделений. После согласования вносятся необходимые корректировки командой проекта (рис. 14.7   ).

14.9. Разработка требований к ИСУП

ИСУП предназначена для автоматизации рутинных операций и организации совместной работы (рис. 14.8   ).

Очень важно не формировать к ИСУП завышенных требований.

На российском рынке существуют 3 основные ИСУП — Microsoft Project, Primavera, Спайдер Проджект.

14.10. Настройка ИСУП

Настройка ИСУП должна автоматизировать утвержденные процессы управления.

Для каждой группы пользователей ИСУП должны быть сформированы небольшие инструкции (рис. 14.9   ).

14.11. Создание ОУП

Для успешного функционирования Корпоративного стандарта управления проектами и ИСУП целесообразно создавать офис управления проектами (ОУП) — структурное подразделение компании, осуществляющее поддержку реализации процессов управления проектами (рис. 14.10   ).

Наличие в организации множества проектов в условиях постоянной нехватки ресурсов и кадрового голода также обуславливает необходимость создания централизованного офиса управления проектами. Единая точка управления ограниченными ресурсами, используемыми в разных проектах, позволяет снять с менеджеров проектов и руководителей подразделений достаточно сложную задачу диспетчеризации своих людских ресурсов между проектами.

Современным способом решения задачи централизованного управления ресурсами является использование информационных систем управления проектами, позволяющих одновременно планировать множество проектов и распределять работу персонала по задачам этих проектов, а также создание ОУП, позволяющего решать конфликты между руководителями подразделений и менеджерами проектов, используя административный ресурс.

Для офиса управления проектами разрабатывается Положение о подразделении, Регламент взаимодействия с другими подразделениями, шаблоны документов, инструкции.

14.12. Обучение сотрудников

Обучение помогает нейтрализовать угрозу отторжения новых бизнес-процессов сотрудниками. В ходе курсов проводится сбор замечаний и предложений от сотрудников по изменению регламентирующих документов и шаблонов (рис. 14.11   ).

Обучение сотрудников преследует несколько целей.

1. 
   Получение сотрудниками необходимых навыков для работы с КСУП и ИСУП. Для быстрого привыкания к новым бизнес-процессам требуются первоначальное обучение и регулярное повышение квалификации по элементам КСУП, а именно теории управления проектами, использованию методов и инструментов управления проектами, знания бизнес-процессов компании и навыки работы в ИСУП.
   
2. 
   Тестирование КСУП на сотрудниках компании, проверка реакции сотрудников на созданные процессы. Обучение должно в полной мере освещать все процессы управления проектами компании. Учась работать в процессе, сотрудники сразу могут обратить внимание команды проекта на несоответствия и ошибки, допущенные при разработке процессов. Обучение должно носить характер свободного обсуждения с обучающимися новых правил работы. Все пожелания, возражения и предложения должны учитываться командой проекта, анализироваться, и КСУП корректируется в соответствии с приятыми в работу изменениями.
   
3. 
   Пропаганда КСУП среди сотрудников компании. Обучение является своего рода рекламой КСУП для участников семинаров и лекций. Все без исключения вопросы сотрудников должны найти ответы при обучении. Лектор, проводящий семинары, должен максимально корректно и доброжелательно относиться к слушателям и помнить о том, что основная его задача — убедить сотрудников компании использовать созданный КСУП. В то же время лектор не должен идти на поводу у провокаций и реагировать на негативные высказывания сотрудников.