Доклад русский язык. Доклад. Основные типы служебных документов
 Скачать 31.02 Kb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ «ЛУГАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ГОУ ВО ЛНР «ЛГПУ») ДОКЛАД на тему «Основные типы служебных документов» по дисциплине «Деловой русский язык в сфере профессиональной коммуникации» Выполнила: студентка 2 курса очной формы обучения направление подготовки «Психология» Кулешова О.В. Проверил: ассистент кафедры Русского языка и коммуникационных технологий Кутняков К.С. Ровеньки 2021 Содержание Введение……………………………………………………..…………………….…3 1. Понятие «документ», «служебный документ»……………………………….…4 2. Типы служебных документов………………………………………………….…8 Заключение……………………………………..…………………………………. 13 Список использованной литературы………………………………………………14 Введение Всякого рода сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации. XXI является веком информатизации, а информация стала важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема оформления служебной документации. Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных и цифровых носителях, содержится в разнообразных документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Значение делопроизводственного обслуживания, как одной из сфер управленческой деятельности, определяется универсальностью делопроизводства, поскольку основу информационного хозяйства любого предприятия, учреждения или организации составляют традиционные, рукописные, типографские документы, документы на магнитных носителях, электронные документы и др. Цель данной работы - рассмотреть основные типы служебных документов. Задачи: 1. Дать понятие "документ” и "служебный документ” 2. Рассмотреть классификацию служебных документов и их оформление. 1. Понятие «документ», «служебный документ» Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, то есть общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений, простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими. С появлением письменности человечество перешло к основным информационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком -либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, то есть документ. Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» - «учу» или «извещаю», что означает «свидетельство», "доказательство”. В России термин «документ» был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага». К настоящему времени у понятия «документ» есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Делопроизводство и архивное дело», документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ: 1. Деловая бумага, подтверждающая какой - либо факт или право на что - либо. 2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя. 3. Письменное свидетельство о каких - либо исторических событиях, фактах. Служебный документ - это официальный документ, который используется в текущей деятельности организации. Документы называются служебными, так как они составляются от имени предприятия или учреждения и подписываются их полномочными представителями. В служебном документе должен использоваться официально деловой стиль. Этот документ должен быть кратким, последовательным, в нем должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений. У служебного документа есть форма и элементы содержания. Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления относятся: наименование, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Существует язык служебных документов, который должен удовлетворять следующие требования: 1. Соблюдение норм официально - делового стиля и современного литературного языка, прежде всего те из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно. 2. В качестве нормы нередко бывают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны и поэтому и предпочтительны. 3. Наличие слов, употребляющих в официальных документах, закрепившихся в административно - канцелярской речи. 4. Использование терминов и профессионализмов, в первую очередь юридических и бухгалтерских. 5. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания. 6. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений - предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями. Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно - управленческую, где используются служебные документы, и научно - техническую, где применяется техническая или научная документация. Служебные документы обладают следующими обязательными качествами: достоверность и объективность; точность, исключающая двоякое понимание текста; максимальная краткость, лаконизм формулировок; безупречность в юридическом отношении; стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения; нейтральный тон изложения; соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста. Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Главной особенностью композиции служебных документов является то, что существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование персональной электронной вычислительной машины (ПЭВМ) в составлении служебных документов. 2. Типы служебных документов Все документы классифицируют по группам (видам) на основе различных признаков (содержания, формы составления и других), что повышает эффективность работы со всей документацией. Виды служебных документов: Служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения вопросов, входящих в его компетенцию. Докладная записка - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Заявление - официальное сообщение в устной или письменной форме. Акт - это документ, который подтверждает установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место в настоящем. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Отчет - сообщение, доклад о своих действиях, работе. Договор - это соглашение двух или более сторон, направленное на определение, изменение или прекращение прав и обязанностей между сторонами. Трудовое соглашение - это документ, в котором прописаны условия установления, изменения и прекращения гражданских отношений между двумя лицами. Распоряжение – одна из форм приказа, носящая характер указания руководителя (письменного или устного) подчиненным о необходимости совершения ими определенных действий. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными: 1. По месту составления: внутренние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и частных лиц). 2. По содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов). 3. По форме: индивидуальные - содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные - часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, типовые - созданные для группы однородных предприятий (все типовые и трафаретный документы печатаются типографичиским способом или на множительных аппаратах). 4. По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и не срочные, для которых срок исполнения не установлен. 5. По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными. 6. По виду оформления: подлинные, графические, фотокинодокументы и т.д. Функции служебных документов. Любой документ многофункционален, то есть содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующие значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащую в документах можно подразделить на: 1. Респективную (относящуюся к прошлому). 2. Оперативную (текущую). 3. Перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочие. Каждый документ имеет информационную емкость. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, её полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. Социальная функция тоже присуща многим документам, так как создаются они для удовлетворения различных потребностей, как для общества в целом, так и для отдельных его членов. Документ так же сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить. Коммуникабельная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция: 1. Документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, приказы, распоряжения и др.) 2. Документы двухстороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.) 3. Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно - технологический документ и др.). 4. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.) Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений. 5. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.д.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно - финансовые документы (накладные, приходные ордера счётно -платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких -либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. 6. Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. В учебном пособии "Современное делопроизводство" Н.М. Березина приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки: по стадиям создания - черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф; по степени гласности - обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.); по юридической силе - подлинные, подложные; по роду деятельности - система банковской документации, система отчётно -статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно - распорядительной документации и др.; по форме - табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др. Заключение Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени. В работе, по документированию, большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Документоведение тесно связана не только с гуманитарными науками, но и с экономическими, информационными (история, источниковедение, архивоведение, книговедение, менеджмент, психология управления и делового общения и др.). В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально используются в процессе организации управления производственно - служебной деятельностью. Совокупность служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику системы служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности. Основным элементом служебной документации в управлении деятельностью практически любой организации является письменный документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а также сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации. Служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени. Список использованной литературы 1. ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 2013 2. Егоров, В. П. Делопроизводство и режим секретности: учеб. пособие / В.П. Егоров, А. В. Слиньков. — М.: Юридический институт МИИТ, 2016. — 185 с. 3. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства документационное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2-е изд. - М., Новосибирск: ИНФА-М, НГФЭиУ, 2001. - 270 с. 4. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. 5. Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка/ Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. - 3-е изд. - М.: АЗЪ, 1996. - 928с. |