ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. Основные требования к оформлению документов виды документов и их функции
 Скачать 124 Kb.
|
|
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 1. Виды документов и их функции На любом предприятии объем документов велик, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям. По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются: – на организационно-распорядительные (управленческие); – отчетно-статистические; – учебно-методические; – плановые; – по личному составу; – научно-технические и т. д. По наименованию существует множество разновидностей документов приведем лишь некоторые: – приказы, распоряжения, инструкции; – научные отчеты; – акты, протоколы; – анкеты, справки, стандарты и т. д. По способу фиксации информации. : – письменные (рукописные, машинописные, на компьютере); – графические; – фото- и кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага. По месту составления документы подразделяются для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делиться на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют: – на простые; – сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов. По степени гласности различают документы: – открытые (несекретные); – документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного пользования с грифом «конфиденциально»). По юридической силе документы подразделяют: – подлинные – это документы, в которых содержатся сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т.д.), а также соблюдены правила составления и оформления (в свою очередь подлинные могут подразделяться на действительные и недействительные в результате истечения срока действия или его отмены другим документом); – копии – полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если не получили специального удостоверения (нотариального заверения, подпись уполномоченного лица); – подложные документы. По срокам исполнения документы классифицируются: – на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом «срочно»); – несрочные. По срокам хранения: – постоянного; – временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет) По степени обязательности: – директивно-обязательные – для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы; – информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации По степени унификации: – индивидуальные (являются специфическими, носящими характер разового документа); – типовые (рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений); – трафаретные – имеют заранее напечатанные текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации; – унифицированные: анкета, когда постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (рекомендуется в тех случаях когда характеризуется один объект по ряду параметров); таблица – постоянная информация размещается в заголовках граф и строк, а переменная в цифровом или текстовом варианте на пересечении. Таким образом, не существует единой классификации документов, а в зависимости от того, что лежит в основе классификации выделяются различные виды документов.В социальном плане любой документ полифункционален, т. е. выполняет одновременно несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие и специальные. К общим функциям документа относятся: – информационная – любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть причина появления документа; – социальная – документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью; – коммуникативная- документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; – культурная – документ как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества. К специфическим функциям документа относятся: – управленческая – документ является средством управления, этой функцией наделены так называемые организационо-распорядительные документы; – правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ); – функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть создаваемых в обществе документов (12 – 14 %) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение. 2. Общие требования к оформлению документов Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа существуют общие нормы и правила по их оформлению. К числу таких норм относятся размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее. Размеры бумаги Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров – форматов, данные требования относительно деловых документов оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003. Размеры бумаги для документов
Применение стандартных форматов в делопроизводстве дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов. Размеры полейСогласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля следующих размеров: левое – 20 – 35 мм; правое – 10 мм и более; верхнее – 15 мм и более; нижнее – 20 мм и более. Нумерация страницВ соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов: – все страницы, кроме первой, нумеруются; – если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными; – номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края; – номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «стр.» и знаков «тире». Оформление датВ делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой. Цифровой – наиболее экономичный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2004 Словесно-цифровой – имеет несколько разновидностей.
Сокращение словВ документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. Примеры для наиболее распространенных случаев:
- перед указанием городов Москва и С- Петербург буква «г» на ставится; - также «г» не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово «город» (Новгород, Волгоград и др.). Слова при фамилиях: господин – г-н; профессор – проф.; доцент – доц.; начальник – нач. и т. д. Слова при цифрах: пункт 3 – п. 3; подпункт 1.1. – подп. 1.1.; рисунок 5 – рис. 5; раздел 2 – разд.2; Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство – м-во; производство – пр-во; количество – кол-во. Допускаются сокращения: так далее – т. д., тому подобное – т. п, другие – др. Не допускаются сокращения: например – напр., текущего года – т. г., сего года- с. г., так называемый – т. н., таким образом – т. о. Помимо этого возможно использование сокращений, принятых только в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания слова или сочетания слов. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом – сокращенно не допускается. Знаки препинания и символы – Знаки препинания (. , ; ? !) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они поставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом. – Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно. – Знак «тире» может быть применен как знак дефиса. Как знак, заменяющий слово «есть» и в качестве знака переноса. Знак «тире» при использовании в качестве дефиса пробелами не выделяется. Например: социально-культурный. При использовании в качестве заменителя слова «есть» отделяется пробелами с двух сторон. Например: туризм внутренний – путешествия в пределах .... 3. Реквизиты документа Основная функция документов – сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ – наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Документы, выполняющие разные функции состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов: Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050. Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы. Реквизит 04. Код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа1. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО). Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП). Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа. Реквизит 08. Наименование организации. В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно - правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы. Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация). Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д. Реквизит 10. Наименование вида документа. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ. Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Данный номер проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др. Реквизит 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ. Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать 1. Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату – организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом: Гостиница «Север» Управление средств размещения При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: Гостиница «Север» Начальнику управления Средств размещения И. А. Петрову При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например: Генеральному директору издательского дома «Путешественник» В. И. Кириллову При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например: Ректорам вузов При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе. Реквизит 16. Гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации или вышестоящим органом управления. Гриф утверждения располагают справа над текстом, гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО. Например: УТВЕРЖДЕН Протоколом Совета Университета от 07.12.2004 № 4 или УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ________ А.И. Шведов 14.10.2004 Реквизит 17. Резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Её пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например: Н.Н. Иванову Прошу подготовить реестр забронированных мест к 10.02.2005 подпись 28.01.2005 Реквизит 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту – реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность и срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например: Приказ (о чем?) об увольнении Приказ (чего?) заседания ученого совета Должностная инструкция (кого?) секретаря Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей 2-3 межстрочных интервала. Точку в конце заголовка не ставят. Реквизит 19. Отметка о контроле. Проставляется только на тех документах, процесс исполнения которых контролируется. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль». Реквизит 20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30-2003 допускает печатать текстa документа на двух сторонах листа бумаги. В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова «страница» (стр.). Реквизит 21. Отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2 – 4 интервала), выше реквизита «подпись». Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка оформляется следующим образом: Приложение: на 10 л. В 3 экз. Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например: Приложение: 1. Смета расходов...на 3 л. в 2 экз. 2. Список сотрудников... на 2 л. в 2 экз. Реквизит 22. Подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителя в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержаться сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. В ряде случаев может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. Реквизит 23. Гриф согласования документа. Реквизит 24. Визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Согласование необходимо с точки зрения соответствия документа действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя. Реквизит 25. Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах. Печати подразделяются на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре размещается изображение Государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббревиатура её наименования, по окружности – полное наименование организации. Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов и т. д. Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.» Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии. Если изготавливается копия с документов, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике в основном копируют исходящие документы для того, чтобы в делах организации остались их копии. Заверяют копии сотрудники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизита «подпись» слово «верно» с указанием должности, фамилии, личной подписи и даты. Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Надпись делается на нижнем поле первого листа документа. Например: Подготовлено письмо № 456732 от 22.02.2005. В дело № 08-15. Исполнитель подпись Б. Л. Петров Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на входящих документах должны быть поставлены входящий учетный номер и дата получения документа. Такая отметка может проставляться от руки или специализированным штампом. Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов. 4. Особенности официально-делового стиля документов При составлении документов используется официально-деловой стиль, который уместен не в любой сфере общения (например, не используется в непринужденной, фамильярной обстановке). Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. При составлении текста его автор строя предложения, выбирая слова, не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о её важности, о том как следует реагировать на полученное сообщение. Деловое письмо, приказ, заявление – все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что для выполнения целей деловая речь должна быть ясной и убедительной. Рассмотрим проблемы лексического и грамматического характера, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов. Лексика
Менее очевиден выбор между словами «пролонгирован» и «продлен». Значение слов идентично, единственно, что сочетание «договор пролонгирован» будет звучать весомее и солиднее, чем сочетание «договор продлен». Однако в данном случае необходимо убедиться, что заимствованный термин будет правильно истолкован адресатом.
– форсировать строительство ускоренными темпами (глагол форсировать образован от фр. forcer – ускорять темп деятельности); – тонкий нюанс (существительное нюанс от фр. Nuance – оттенок, тонкое отличие); – прейскурант цен (в слове прейскурант есть французский корень prix – цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»; – маршрут движения (слово маршрут означает направление движения) и т. д. Однако существуют исключения. Некоторые плеонастические сочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, прочно вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. На сегодня стали нормой сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение».
– оплатить – заплатить (оплатить что-либо, заплатить за что-нибудь); – командированный – командировочный (командированный – тот, кого командировали, например, командированный сотрудник; но командировочное удостоверение) и т. д.
Грамматика (морфология) К этой области относятся правила изменения и грамматической сочетаемости слов.
– ввиду – чаще о причине, ожидаемой в будущем (ввиду предстоящего проведения конференции); – вследствие – чаще о свершившемся факте (прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни); – благодаря – чаще о причинах, вызвавших желаемый результат (мы справились с задачей благодаря помощи работников) и т. д.
– идентичный чему-либо, сходный с чем-либо, близкий к чему – либо; – обращать внимание на что-либо, уделять внимание чему-либо; – основываться на чем-либо, обосновывать чем-либо; – превосходство над чем-либо, преимущество перед чем-либо; – уплатить за что-либо, оплатить что-либо и т. д. Грамматика (синтаксис) Для того чтобы сделать свой текст понятным и убедительным, необходимо умело соединять между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших особенностей официально-делового стиля относят четкость и последовательность изложения материала, а также сочетание полноты и краткости текста. С этой целью были выработаны языковые правила, которые призваны сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.
Такие свойства русского синтаксиса требуют от человека, работающего с текстом, языкового чутья и особого внимания к построению фразы. При этом особо следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому обратить внимание адресата на ту или иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения – в актуализированную позицию. Например: На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку?» Правильнее ответить: «К 25 сентября работа будет завершена». Если вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» Надо предпочесть другой порядок слов: «Работа будет завершена к 25 сентября».
Пассивные и безличные обороты давно стали одной из характерных примет официального стиля. Однако они создают впечатление, что некое лицо или предприятие избегают открыто говорить о своих решениях и действиях. Сегодня не исключается использование в деловых письмах пассива и безличных предложений, однако они занимают более скромные позиции по сравнению с активной конструкцией.
Для официального стиля характерно использование большого числа сложных предложений, в особенности сложноподчиненных, т. е. таких, в которых одна из частей является главной, а другая – придаточной. Например: «Если обязательства не будут выполнены, мы примем штрафные санкции». Естественно, что нельзя злоупотреблять сложными предложениями в сообщении. В официальных бумагах неуместны очень длинные предложения, включающие в себя бесконечную цепь придаточных. Оптимальная конструкция для делового стиля – сложное предложение, состоящее из двух частей. Неправильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения». Правильно: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения». Сегодня в распоряжении работника документной сферы находится современная техника, которая значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Также для составления текстов документов рекомендуется использовать специальные словари-справочники (см. приложение № 6). 5. Структура и композиция документа При составлении проекта документа особое внимание стоит уделить его композиции. Композиция – это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической и стилистической грамотностью от человека, работающего в сфере делопроизводства, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем нет логики в сочетании частей. Например, фрагмент из предписания: «Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц» перечень мебели и инвентаря для доукомплектования гостиничных номеров ОАО «Титул», сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу, приобретение и доставку». Очевидно, что разобраться в таком предписании непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол (представить), несколько причастных оборотов и огромное число существительных. В то же время специфика данного документа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. В таком случае можно воспользоваться абзацными отступами. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните: Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц»:
При такой композиции документа достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что требуется представить два типа документов, каждому из которых дана краткая характеристика. Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид официального документа. И естественно, что текст без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений будет являться «слепым» и трудно воспринимаемым. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст. Текст должен содержать целесообразное количество информации, не следует загромождать документ деталями. Выделять и подчеркивать следует главное. Как уже было отмечено, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста. Следует структурировать текст в соответствии с содержанием. Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2. Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы делопроизводства высокого уровня филологической культуры и тогда общение, которое обеспечивается официальными документами, будет более плодотворным. Необходимо также сказать об одном из важных этапов работы над документом – редактировании (проверке и исправлении текста). Документ, содержащий орфографические, стилистические или какие-либо другие ошибки, прежде всего осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или предприятия – отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. При оформлении оригинала документа может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Для этой цели используются корректурные знаки. Корректурные знаки – это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347 – 76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 01.01.77 и действует по настоящее время. В данном ГОСТе корректурные знаки подразделяются на следующие группы:
1 Оформление документов. методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30–2003. С. 10. 1 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 –2003. – М.: ВНИИДАД, с.14. 1 Словарь сочетаемости слов русского языка / Под ред. П. Н. Денисова, В. В. Морковкина. М., 1983. |