Отчет ПМ.04 «Документирование трудовых правоотношений». Отчет по практике производственная практика (указать вид практики) пм. 04 Документирование трудовых правоотношений
 Скачать 74.73 Kb.
|
4. Формирование личного дела сотрудника.На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело, как правило, формируется после издания приказа о приеме на работу. Необходимость ведения личных дел работников предприятия определяется потребностью в точной, полной информации о работниках компании, что может значительно облегчить предоставление необходимых сведений государственным ведомствам, например, Пенсионному фонду или Федеральной инспекции труда. В МБДОУ «Аленка» включают в личное дело следующие документы: собственноручно написанное заявление о приеме на работу; экземпляр трудового договора; копия приказа о приеме на работу (заверена заведующим); согласие на обработку персональных данных; автобиография; копии приказов о переводе на другую должность в данной организации (заверенные заведующим), дополнительные соглашения (при переводе на другую должность, при изменении оплаты труда) документы, послужившие основаниями к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора; копию приказа о прекращении трудового договора заверена заведующим. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент – заведующим детским садом), расшифровки подписи и даты составления описи. Каждое личное дело номеруется и регистрируется в книге учета личных дел, указываются фамилии, номера личных дел и сроки их ведения. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Копии документов перед помещением в личное дело заверяются заведующим детским садом. Хранение и учет личных дел организуются с целью их быстрого и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установления конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления. Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих в организации. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив. В МБДОУ «Аленка» личные дела хранятся в здании детского сада, в шкафах, закрывающихся на ключ. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. Крайними датами личного дела является дата приказа о приеме на работу и дата приказа о расторжении договора. Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики. Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел. Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Личные карточки Ф.Т-2 формируются отдельно от личных дел. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Личные карточки заполняются на всех работников – постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Информация в личную карточку вносится работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается. После увольнения работника карточка закрывается, но продолжает храниться в организации в течение установленного срока. Личная карточка состоит из 11 разделов: В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о работнике. В первом разделе («Общие сведения») предусмотрены еще и окошки для кодирования, но сейчас кодировать информацию в личной карточке не обязательно. Однако убирать окошки для кодов не следует, поскольку из унифицированных форм нельзя удалять графы. Необходимо просто оставить их незаполненными. В начале личной карточки, как и в приказе о приеме на работу, указывается наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код организации по ОКПО в соответствии с общероссийским классификатором предприятий и организаций. Дата заполнения личной карточки пишется цифровым способом. Далее идет таблица, в которую заносятся следующие сведения: табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации); идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Если работнику он не присваивался, нужно оставить ячейку незаполненной; номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; алфавит (первая буква фамилии работника); характер работы – постоянно или временно; вид работы – основная или по совместительству; пол (мужской, женский). В разделе «Общие сведения» указываются следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, паспорт, адрес места жительства. При заполнении пункта «Гражданство» нужно учесть, что, если работник имеет двойное гражданство, то в скобках следует указать вторую страну, гражданином которой он является. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Франция)». В пункте «Знание иностранного языка» предусмотрены варианты ответов: «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем». Пункт «Образование» предусматривает несколько уровней образования (их еще называют образовательными цензами): начальное (общее), основное общее, среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, неполное высшее, высшее, послевузовское. Общее правило такое: в личную карточку нужно записывать то образование, которое имеется у работника в момент устройства на работу. В пункте 7 «Профессия» отражается информация о том, какой профессией владеет работник. Причем нужно вписать не только основную, но и другие профессии (при их наличии). Источниками для определения основной профессии служит документ об образовании, а также трудовая книжка. В качестве основной указывается обычно профессия, представляющая наибольший интерес для работодателя, или профессия, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. А в качестве дополнительных – все остальные профессии сотрудника. Пункт 8 «Стаж работы». Специалист отдела кадров при заполнении листка нетрудоспособности заболевшего работника должен указывать продолжительность его страхового стажа. Еще до недавнего времени размер пособия зависел от продолжительности непрерывного трудового стажа. Сейчас, в связи с принятием новых законов, расчет пособия по временной нетрудоспособности производится на основании страхового стажа, продолжи-тельность которого не зависит от перерывов в работе. Поэтому при приеме нового работника следует посчитать его страховой стаж. Пункт 10 «Состав семьи». Сведения о составе семьи записываются в личную карточку в соответствии с данными паспорта, а также со слов работника. В этом пункте нужно указывать только ближайших родственников, которые проживают вместе с работником, нуждаются в его уходе или находятся у него на содержании. По общему правилу ближайшими родственниками считаются родители, супруги, дети, родные братья и сестры, а также лица, на воспитании которых находился или находится работник. Если у работника нет ближайших родственников или он с ними не проживает, указываются другие родственники, о которых сотрудник сообщит. Например, бабушка, дедушка, дядя, тетя, племянники. «Сведения о воинском учете» – единственный раздел, заполнение которого подробно описано в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь военнообязанные это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Для заполнения второго раздела личной карточки необходим либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Из этих документов можно почерпнуть все необходимые сведения об отношении работника к воинской обязанности. Второй раздел включает в себя следующие пункты: категория запаса: этот пункт не заполняется на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставится цифра 1 или 2 в соответствии с данными военного билета; воинское звание. Заполняется на всех военнообязанных. При этом у бывшего военного в личной карточке записывается воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника делается запись «Подлежит призыву»; состав (профиль). На призывников не заполняется. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте пишется состав, например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров же вместо состава нужно указать профиль – «Командный», «Медицинский» и т.п. И состав, и профиль пишутся без сокращений; полное кодовое обозначение ВУС – военно-учетной специальности. Ее код можно найти в военном билете работника. Код состоит из шести цифр или из шести цифр и одной буквы. На будущих призывников этот пункт не заполняется; категория годности к военной службе. Существует 5 категорий, каждая имеет буквенное обозначение: 1. А – годные к военной службе; 2. Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями; 3. В – ограниченно годные к военной службе; 4. Г –временно не годные к военной службе; 5. Д – не годные к военной службе. В пункте 5 ставится только буква, без расшифровки. Если в военном билете нет сведений о годности к военной службе, то в личной карточке ставится категория «А»; наименование военного комиссариата по месту жительства. Сюда нужно вписать название комиссариата, в котором сотрудник состоит на учете; состоит на воинском учете. Этот пункт заполняется, если у работника в военном билете есть отметки о мобилизационных предписаниях или если он забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в этом случае у работника должно быть соответствующее удостоверение). Все записи в данном пункте нужно делать простым карандашом. На граждан, подлежащих призыву, пункт не заполняется; отметка о снятии с воинского учета. Если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в данном пункте нужно сделать отметку «снят с воинского учета по состоянию здоровья». В конце раздела «Сведения о воинском учете» необходимо поставить свою подпись, а затем под расписку ознакомить работника с уже заполненными страницами личной карточки. Третий раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начинается с записи о приеме на работу в организацию и заполняется одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносятся в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах. В данном разделе формы Т-2 нужно указать следующие сведения: – дату приема (перевода); – структурное подразделение, куда принимается или переводится работник; – должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации; – оклад или тарифную ставку, надбавку. В графе «Основание» необходимо написать дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). И в завершение следует попросить работника расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Работодатель обязан знакомить работника под роспись в личной карточке со всеми записями о приеме, переводе и увольнении. Четвертый раздел «Аттестация» нужно заполнять, если в организации проводится аттестация работников. Сначала указывается дата аттестации, затем кратко записывается решение аттестационной комиссии, а также дата и номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» следует написать дату и номер приказа о проведении аттестации. Аттестационная комиссия не только принимает решение о соответствии или несоответствии работника занимаемой должности, но и дает генеральному директору рекомендации (например, направить сотрудника на обучение, повысить ему оклад, перевести на другую должность). Эти рекомендации тоже можно отразить в данном разделе. По итогам аттестации руководитель организации может уволить работника. Поэтому оформлять этот раздел следует очень внимательно. Пятый раздел личной карточки «Повышение квалификации» может отражать сведения о трех видах обучения: краткосрочное тематическое обучение по вопросам конкретного производства (но не менее 72 часов), которое проводится по месту основной работы и заканчивается сдачей экзамена, зачета или защитой реферата; тематические и проблемные семинары продолжительностью от 72 до 100 часов по научно-техническим, технологическим, социально-экономическим и другим проблемам, возникающим на уровне отрасли, региона, организации; длительное обучение в образовательном учреждении повышения квалификации (свыше 100 часов) для углубленного изучения актуальных проблем науки, техники, технологии, социально-экономических и других проблем по профилю профессиональной деятельности. Пройдя такое обучение, работник получает удостоверение, свидетельство либо диплом установленного образца. Именно эти документы и будут основанием для заполнения пятого раздела личной карточки. Шестой раздел личной карточки называется «Профессиональная переподготовка». Профессиональная переподготовка – это получение дополнительной профессии. Причем речь идет об обучении на базе высшего образования и в объеме не менее 500 академических часов. Заполняется на основании диплома или свидетельства о профессиональной переподготовке. В седьмом разделе личной карточки «Награды (поощрения), почетные звания» учитываются как поощрения от организации, так и государственные награды. В соответствующих графах нужно указать наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа (например, Указа Президента РФ о присвоении государственного почетного звания). Также в этом разделе дублируются сведения о награждениях из трудовой книжки работника. В пункте 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек приведен полный перечень наград, сведения о которых нужно вносить в трудовую книжку, а значит, и в личную карточку. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовую книжку и личную карточку не вносятся. В восьмом разделе личной карточки «Отпуск» фиксируются все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.п.). Если работник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска, то в графе «Вид отпуска» целесообразно сделать об этом отметку. Кроме того, нужно отмечать в личной карточке момент, когда отпуск за данный рабочий год использован полностью. В графе «Период работы» в любом случае нужно указывать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает либо график отпусков, либо приказ об отпуске. Основным документом, регламентирующим предоставление отпуска работникам является график отпусков (унифицированная форма Т-7) – документ, который определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. Необходимость его утверждения, а также правила составления прямо предусмотрены частью первой статьи 123 ТК РФ. График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года. Данный документ утверждается администрацией МБДОУ «Аленка» за 2 недели до начала нового календарного года. После утверждения графика каждого сотрудника ознакамливают с документом под подпись. Так как в МБДОУ «Аленка» имеется возможность, сотрудники сами выбирают себе период ежегодного оплачиваемого отпуска. Количество дней положенного отпуска у воспитателей и педагогов составляет 42 календарных дня, у администрации (заведующий) и обслуживающего персонала 28 календарных дней, при желании сотрудника отпуск может быть поделен. Работникам, поступившим в организацию после утверждения графика отпуск предоставляется по прошествии 6 месяцев по заявлению в количестве 14 календарных дней. Для оформления и учета отпусков составляется приказ о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) или работникам (форма N Т-6а). Если работники предъявляют в отдел кадров документы, в соответствии с которыми они по закону имеют право на какие-либо социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями, то есть основания для заполнения девятого раздела личной карточки «Социальные льготы». Это может быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является донором и т.п. В качестве основания рекомендуется указать тот нормативный акт (закон), который дает работнику право на льготу. Десятый раздел личной карточки «Дополнительные сведения» предназначен для сведений, не вошедших в другие разделы личной карточки. Здесь можно упомянуть водительские права, обучение, которое еще не окончено, загранпаспорт и т. п. Пока сотрудник работает в организации, последний, одиннадцатый, раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» остается незаполненным. Когда работник уволится, сюда нужно будет вписать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, указать дату увольнения, а также номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Завершают личную карточку подписи кадровика и работника. С момента увольнения сотрудника его личная карточка передается на хранение в архив организации. В личной карточке не допускается замазывать информацию корректирующей жидкостью, заклеивать бумагой или зачищать ластиком. Если при заполнении личной карточки допущена ошибка, то лучше ее переделать. Если же ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения, переписывать карточку нецелесообразно. Можно исправить ошибочную запись следующим образом: сначала аккуратно зачеркнуть одной чертой неверную запись, затем выше или рядом с нею сделать правильную запись и написать слово «исправлено». Под исправлением кадровик ставит свою подпись, а работник расписывается. Ниже стоит указать дату исправления. Так как в личных карточках содержатся персональные данные работника, их нужно хранить в сейфе или шкафу, запирающемся на ключ. Свободный доступ персонала к этим документам должен быть исключен. За отсутствие личных карточек работодателя могут привлечь к административной ответственности (п. 5.27 КоАП РФ). |