архивоведение. Ответы на вопросы Методика и практика архивоведения Задание 1
 Скачать 173.62 Kb.
|
|
Дата Приложение 2 (наименование организации)
В данный раздел описи внесено ед. хр., (цифрами и прописью)
литерные номера: пропущенные номера:
Дата
Задание 7. Дать определение терминам «информационная деятельность архива», «использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник» Для выполнения данного задания необходимо дать определение указанным терминам, с обязательным указанием источника информации. Определения должны располагаться по алфавиту. Архивный справочник – справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов. (Источник: Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» Методические рекомендации / В.Г. Ларина) Информационная деятельность архива – создание архивных справочников и организация использования архивных документов. (Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)) Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. (Источник: ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)) Архивный справочник - справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов. (Источник: Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов» Методические рекомендации / В.Г. Ларина) Задание 8. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов. Для выполнения данного задания необходимо составить список нормативных документов (законы, правила, инструкции, положения и т.д. и т.п.), которые регламентируют создание условий по обеспечению архивных документов. Приказ от 31 марта 2015 года N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) "Об архивном деле в Российской Федерации" Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 N 112 (ред. от 20.12.2019) "Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения" Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 30.12.2021) "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2022) Для некоторых форм хозяйствующих субъектов (акционерное общество, инвестиционный фонд, негосударственный пенсионный фонд, страховщики) предусмотрены отдельные нормы о сохранности документов, и связано это, прежде всего, с их финансовой деятельностью. Отдельные ФЗ устанавливают обязанность по сохранности документов: Федеральный закон "О рынке ценных бумаг" от 22.04.1996 N 39-ФЗ (последняя редакция) (в ч. 3 ст. 28). Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ (ред. от 14.07.2022) "Об акционерных обществах" (ст. 89) Федеральный закон "Об инвестиционных фондах" от 29.11.2001 N 156-ФЗ (последняя редакция) Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 02.07.2021, с изм. 25.02.2022) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50) Задание 9. Перечислить основные характеристики режимов хранения документов. Для выполнения данного задания необходимо перечислить и дать краткую характеристику режимам хранения: - температурно-влажностному; - световому; - охранному; - противопожарному; - санитарно-гигиеническому. Основные характеристики режимов хранения документов - температурно-влажностный: Температура и влажность - основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях: 1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация); 2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата); 3. исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами; 4. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста; 5. резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов. Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например: 1. бумажные документы: температура - 17-19С, относительная влажность воздуха - 50-55%; 2. документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура - 15С, относительная влажность воздуха - 40-55%; 3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура - 15-20С, относительная влажность воздуха - 50-65%. Область изменения относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при длительном высушивании бумаги. Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум - в сухой или влажной зоне. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации. Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажность в выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая работа. Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима - использование кондиционеров. - световой: Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю nзначительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20-50 люкс (лк), на рабочих столах - 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором - люксметром типа Ю-16. Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. На столах читателей должны быть установлены настольные лампы. - охранный: Охранный режим предполагает: 1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива. 2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее - опечатывание и опломбирование. 3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении. 4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу. 5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам. В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах. Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. - противопожарный: Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности (п. 2.22. Правил) Меры обеспечения пожарной безопасности архива должны быть изложены в специальном разделе инструкции о пожарной безопасности в организации. Соблюдение противопожарного режима включает: - выбор для архивохранилища помещения, безопасного в пожарном отношении; - оборудование архивохранилища средствами противопожарной защиты; - ежедневное соблюдение противопожарного режима. Ответственными за обеспечение пожарной безопасности организации является руководитель архива (лицо, ответственное за архив), а также лицо, ответственное за обеспечение пожарной безопасности организации в целом. Для обеспечения пожарной безопасности устанавливаются следующие правила: - архивохранилища должны размещаться в помещениях, изолированных от других помещений; - помещение архива должно быть оборудовано средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией; - помещения архивохранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, по возможности иметь запасный выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов; - электропроводка в архивохранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ; - отделку помещений архивохранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества; - в хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов; ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов; - стеллажи и шкафы используются металлические; расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 2.21 Правил; - в хранилище устанавливается металлическая дверь, или дверь обивается изнутри металлическим листом. Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам. Ежедневно по окончании работы архива ответственным за обеспечение пожарной безопасности проводится осмотр помещения в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. - санитарно-гигиенический: Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования: 1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон. 2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. 3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви. 4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания. 5. Систематически проводить влажную уборку - при этом вода не должна попадать на документы. 6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей - при этом растворы не должны попадать на документы. 7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков. Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью. Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, ящики. Кроме применения средств обеспылевания необходимо регулярно осуществлять контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м3, при этом пыль не должна содержать более 10% SiO220. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||