архивоведение. Ответы на вопросы Методика и практика архивоведения Задание 1
 Скачать 173.62 Kb.
|
|
Ответы на вопросы «Методика и практика архивоведения» Задание 1. Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих работу архива любой организации. Для выполнения этого задания необходимо составить список нормативных документов, которые регламентируют деятельность архива организации или архивного учреждения. Обязательно необходимо указать наличие Положения об архиве и Положения об экспертной комиссии с указанием даты и номера их утверждения. Если данных документов в организации не разработано необходимо дать рекомендации по составлению указанных организационно-правовых документов. России существуют государственные стандарты на основные понятия и процессы управления документами. В сфере делопроизводства и документооборота могут применяться следующие документы: ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; ФЗ № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»; ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»; ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов» (Документ утрачивает силу с 1 июля 2018 года в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"); ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Формат Open Document для офисных приложений»; ГОСТ Р 52294-2004 «Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения»; ГОСТ Р 53898 «Требования к электронному сообщению»; ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»; «Требования ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления)»; «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива 23.12.2009 № 76; «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №; 558; ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД ) (класс 0200000), утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299. В государственных учреждениях могут дополнительно действовать внутриведомственные инструкции. Рекомендации: ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ Положение об архиве организации, исходя из его характера как нормативного документа, содержит следующие разделы: − Общие положения; − Состав документов архива; − Задачи и функции архива; − Права архива; − Ответственность архива; − Организация работы архива. Содержание разделов Положения об архиве организации. 1. Общие положения 1.1. В разделе «Общие положения» дается определение понятия «Архив организации», формулируется цель создания архива в соответствии с пунктом 1 статьи 17 и пунктами 1, 3, 4 статьи 18 Федерального закона № 125-ФЗ. 1.2. В разделе определяется ответственность организации за создание и поддержание условий, обеспечивающих сохранность, учет, упорядочение и использование документов, хранящихся в архиве, а также ответственность за подготовку и осуществление передачи на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности организации. 1.3. В разделе указывается наименование должности руководителя архива. При отсутствии штатной должности руководителя архива указывается 5 наименование должности лица, ответственного за ведение архива и его подчиненность. 1.4. В пункте, определяющем нормативную базу работы архива, следует указать наименования конкретных законодательных актов, нормативно-методических и распорядительных документов в области архивного дела, действующих на момент разработки Положения об архиве организации, в том числе: − Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями и дополнениями; − Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 5-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»; − ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; − ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; − Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»; − Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»; − Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»; − Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; − Приказ Главархива СССР от 12.06.1981 № 137 «Об утверждении Примерного положения об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения»; − Примерное положение об объединенном ведомственном архиве, одобренное решением Коллегии Главархива СССР от 22 мая 1990 года. В своей работе в необходимых случаях архив организации руководствуется также ведомственным перечнем документов со сроками хранения для определенной отрасли деятельности организации. Архив организации, наряду с законодательными и нормативными правовыми актами в области архивного дела, перечисленными в п. 1.4., руководствуется соответствующими методическими документами Управления архивами Свердловской области, государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является организация, распорядительными документами организации и Положением об архиве. 2. Состав документов архива Во втором разделе указывается, какие документы передаются в архив. Согласно статье 5 Федерального закона № 125-ФЗ в состав Архивного фонда Российской Федерации могут входить находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытноконструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. 2.1. При разработке содержания данного пункта раздела следует конкретизировать состав и виды документов, подлежащих передаче в архив с учетом специфики деятельности организации. 2.2. В целях максимально рационального использования площади архивохранилища архива организации следует указать в разделе конкретное наименование служебных и ведомственных изданий организаций (отрасли), подлежащих хранению в архиве (пункт 2.5. Примерного положения). 2.3. В организациях, в которых образуются документы на электронных носителях (пункты 2.31., 2.32. Правил), целесообразно эту особенность также выделить в отдельный пункт. 2.4. Учитывая, что до сих пор многими организациями практикуется передача в архив из структурных подразделений документов временного срока хранения, следует дополнить содержание раздела Положения тем, что в архив поступают: − документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, 7 чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (пункт 4.1. Правил); − дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке, если по решению руководителя организации эти дела будут передаваться в архив, это также следует отразить в Положении (пункт 4.2. Правил); − документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности (пункт 4.3. Правил). 3. Задачи и функции архива Раздел «Задачи и функции архива» Примерного положения об архиве в целом исчерпывает перечень задач и функций архива и может быть перенесен в соответствующий раздел Положения об архиве конкретной организации с необходимыми уточнениями следующих пунктов данного раздела Примерного положения об архиве: пп. 3.1.3. – подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архива Свердловской области с соблюдением требований, установленных законодательством Российской Федерации в области архивного дела. пп. 3.1.4. – осуществление совместно с экспертной комиссией организации контроля за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации. пп. 3.2.1. – принимает после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений организации, обработанные в соответствии с требованиями Правил (пункты 4.19. – 4.26.) В целях исключения практики передачи в архив организации из структурных подразделений дел без какой-либо обработки следует определить в данном подпункте Положения об архиве организации, какие виды научно-технической обработки дел осуществляются структурным подразделением, а какие возлагаются на архив. Содержание п.п. 3.2.2. и 3.2.3. Примерного положения об архиве может быть объединено и изложено в следующей редакции: «Составляет и оформляет описи дел постоянного хранения и дел по личному составу, представляет их на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области (далее – ЭПК) через 3 года после завершения дел в делопроизводстве (пункт 4.11. Правил). Согласовывает сроки и порядок передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив (пункт 6.6. Правил)». 8 пп. 3.2.6. – в содержании подпункта следует изложить установленный в организации, в соответствии с разделом 5 Правил, порядок выдачи дел: срок, на который выдаются дела, наименование и правила оформления учетных документов по выдаче дел, порядок изъятия в необходимых случаях определенных документов из дел, хранящихся в архиве, и т. д. пп. 3.2.7. – включение данного подпункта в раздел нецелесообразно, если в разделе 2 будет отмечено, что в архив принимаются, хранятся и учитываются документы постоянного хранения и документы по личному составу по результатам проведения в установленном порядке экспертизы ценности и отбора документов. 4. Организация работы архива 4.1. В соответствии с разделом 2 Правил определяется комплекс работ по созданию нормативных условий для обеспечения сохранности документов архива организации. 4.2. Можно отметить, что учет всех хранящихся в архиве организации документов организуется соответствии с разделом 3 Правил. 4.3. Также в данный раздел могут быть включены пункты, регламентирующие планирование работы, отчетность архива и порядок передачи документов в архив организации (раздел 4 Правил). 4.4. В соответствии с разделом 5 Правил определяется состав научно-справочного аппарата архива организации, режим работы архива, порядок доступа к его документам, организация использования документов, хранящихся в архиве. 4.5. В соответствии с разделом 7 Правил определяется порядок приемапередачи документов при реорганизации (ликвидации) организации либо при смене руководителя архива (должностного лица, ответственного за архив). 5. Права архива Положения об архиве прописываются права работников архива. 5.1. Возможность требовать от руководителей структурных подразделений: − соблюдения установленных сроков передачи документов в архив, в упорядоченном состоянии и по описи; − обеспечения полноты состава и объема передаваемых документов. 5.2. Возможность контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях: − проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях; − работа по составлению номенклатуры дел организации; 9 − участие в разработке нормативных и методических документов по архивной и делопроизводственной деятельности организации. 6. Ответственность архива В пятом разделе указывается ответственность работников архива (статья 27 Федерального закона № 125-ФЗ), которую они несут совместно с руководителем организации за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату, нарушение правил использования документов и доступа к ним в соответствии с нормами законодательства. II. Разработка, согласование и утверждение Положения об архиве организации Положение об архиве организации разрабатывается заведующим архивом или должностным лицом, ответственным за ведение архива. Проект Положения об архиве организации рассматривается делопроизводственной службой организации, юридической службой организации и направляется на рассмотрение сотруднику государственного (муниципального) архива Свердловской области, курирующему данную организацию в сфере делопроизводства и архивного дела. Далее проект Положения об архиве организации в установленном порядке представляется на рассмотрение ЭПК. Согласованный ЭПК проект Положения об архиве организации представляется на утверждение руководителю организации. Положение об архиве организации вводится в действие распорядительным документом организации. Датой Положения об архиве организации является дата его утверждения, если в тексте соответствующего распорядительного документа не указана другая дата. Внесение изменений в Положение об архиве организации осуществляется распорядительным документом организации после их согласования с экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ Основой для составления положения об экспертной комиссии конкретной организации служит Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. приказом Росархива от 19.01.1995 № 2) и Основные правила работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). На основе Примерного положения каждая организация обязана разработать положение об экспертной комиссии для своей организации. Если в организации не было положения об экспертной комиссии, надо изучить Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) и разделы в Основных правилах работы архивов организаций, посвященные экспертизе ценности документов. Если в организации есть архивист или архивариус, ему поручают организационную работу по созданию комиссии и написанию положения о ней. Если за делопроизводство и архив отвечает секретарь, эту ответственную работу выполняет он. Задачи, функции и права ЭК Приступая к составлению Положения об ЭК, необходимо уяснить ее основные задачи, функции, права и юридический статус в организации. Основным задачами ЭК являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел; организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению; рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы; контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочением документов в структурных подразделениях организации. Функции ЭК заключаются в: осуществлении методического руководства работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводственной службы организации; организации ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение; рассмотрении и принятии решений об одобрении (утверждении): проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразделениям организации); описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащие передаче в архив организации; описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения); актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению; предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной архивной службы; осуществлении контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив); организации инструктажа, оказании консультативно-методической и практической помощи работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. Экспертная комиссия наделена правом: давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов; заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к архивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполнении действующих требований по оформлению документов и формированию дел в делопроизводстве; приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Государственной архивной службы и других организаций; ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы; информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии. |