1. Понятие тайм-менеджмента. Понятие таймменеджмента
 Скачать 218.02 Kb.
|
|
Тема 1. Понятие тайм-менеджмента Рассматривая современного человека и его ритм жизни, можно отметить, что ключевое место в формировании системы личной эффективности занимает управление временем. Управление временем является неотъемлемой частью системы личной эффективности и продуктивности для любого человека, независимо от его социального статуса или профессиональной сферы деятельности. У каждого из нас есть цели и есть некоторые аспекты, которые затрудняют их достижение. К таким аспектам можно отнести слишком быстрый темп жизни, особенно в больших городах. Также затрудняет достижение целей и большое количество информации, которое мы получаем ежедневно. Стоит отметить, что среди этого огромного объема информации нам необходимо отсортировать только ту, которая нам нужна или может понадобиться в дальнейшем. Рассматривая цели, необходимо отметить, что у всех они разные. Кто-то хочет получить повышение по службе, кто-то рассматривает воспитание детей как самый важный и ключевой аспект жизни. Некоторые мечтают о реализации собственного бизнес-проекта. Несмотря на такое разнообразие личных целей, проблемы в их достижении существуют у всех, и для их решения необходимо правильно использовать тайм-менеджмент. Использование тайм-менеджмента поможет не только в достижении целей, но и может способствовать повышению личной эффективности сотрудников. Тайм-менеджмент – это набор подходов и приемов, цель которых – сделать так, чтобы человек, изменив свой подход к планированию, постановке целей и задач, самомотивации, режиму дня, самоорганизации, изменил через более качественную работу с задачами уровень своей жизни в лучшую сторону. С английского термин «тайм-менеджмент» можно перевести как управление временем. Но на наш взгляд, это неподходящий перевод, так как он не передает в полной мере смысл термина. Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского time management и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность. Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр действий, в числе которых: постановка целей; планирование и распределение времени; делегирование задач и управление ресурсами; анализ затрат времени; фиксация времени; приоритизация; составление списков и многие другие. В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но по мере развития термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т. к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации. В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А.К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором Центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской финансово- промышленной академии (сегодня – университете) была создана кафедра тайм-менеджмента. Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов: анализ; разработка и составление стратегий; целеполагание; планирование и приоритизация; реализация процесса; контроль достижения целей. Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь. На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам: стратегическое планирование; тактическое планирование; оценка личной эффективности; оценка управленческой эффективности; определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора; определение основных факторов для выработки собственного плана; умение расставлять приоритеты; инструмент Mind mapping; обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы); анализ достигнутого; изучение методик совершенствования процесса достижения целей. Большое количество современных людей воспринимает тайм- менеджмент как нечто жесткое и деспотичное. Им кажется, что изучение тайм-менеджмента и следование принципам правильной организации времени заберет их свободу. Это неверное утверждение. Изучение тайм-менеджмента в современном обществе как раз и является ключом к тому, чтобы увеличить степень свободы, которой вы обладаете. Рассмотрим причины, почему изучение тайм-менеджмента является важной задачей для современного человека. Причина 1. Закон времени в тайм-менеджменте Идея закона времени не нова, и о ней есть много информации. Чтобы объяснить его влияние в контексте тайм-менеджмента, приведем несколько примеров: 1. Уже в IX веке нашей эры в Китае был известен рецепт пороха. В XV веке в Европе о порохе мало кто знал. 2. В XVII веке был готов первый вариант парового двигателя, но только в конце XIX – начале XX века паровые двигатели начали распространяться. 3. Официально первый ноутбук был изобретен в 1982 году. Прошло около 15 лет, и ноутбуки начали свое победное шествие по миру. 4. В 2007–2008 годах появился «Андроид». К 2012 году это была одна из самых популярных оперативных систем (ОС) для смартфонов. Что показывают эти примеры? Посмотрите на сроки между появлением технологии на свет и началом ее массового использования на различных этапах истории человечества. В первых двух примерах промежутки исчисляются веками. В третьем – десятилетиями, в четвертом – уже годами. На протяжении веков поколения менялись раз в 25 лет (средний возраст, когда дети вырастают и у них появляются свои дети). Это число всегда было и остается неизменным. Технологии такой тенденции не были подвержены. Раньше информация менялась и распространялась на протяжении веков. То есть частота смены информации была больше частоты смены поколений. Что это означало для людей? Если где-то жил кузнец и у него родился сын, то он мог научить сына кузнечному делу, и сыну этих знаний вполне хватало, чтобы до конца жизни быть кузнецом и зарабатывать себе на жизнь. Постепенно с ростом технологий информация стала распространяться быстрее. И наступил момент, когда частота смены информации сравнялась с частотой смены поколений (это произошло в первой половине XX века). С этого момента начался колоссальный рост скорости распространения информации и изменения информационных реалий. И новому поколению уже стало недостаточно тех знаний, которые они получили в детстве, чтобы выживать в современном обществе, так как технологии стали быстро устаревать. То есть тысячелетиями формировавшаяся психика людей, которая привыкла к медленной смене информации, стала вынуждена много учиться, чтобы дать возможность своему носителю выжить. Большинство людей оказались не готовы к этому. И в результате стало возникать большое количество стрессов, которые негативно сказываются на жизни и здоровье людей. Чтобы этим стрессам противостоять и научить себя правильно взаимодействовать со скоростью изменения информации, необходимо обучиться правильно организовывать свое время. Именно этим тайм- менеджмент и занимается. Причина 2. Массовая смена парадигмы Культура формирует общество и восприятие людей. Веками культура в различных частях мира определялась доминирующей религиозной парадигмой. По факту религия сильно влияла на тип психики и семейное устройство индивидуумов и целых народов. Например, тип психики белорусов, украинцев, россиян в основной массе языческо-православный (смесь православия и языческих традиций предков). Именно с этим психологи связывают большое количество конфликтов в семьях между мужем и женой. Так как православие подразумевает главенство мужчины, а язычество – равноправие полов или в ряде случаев главенство женщины. Вот и получается столкновение двух парадигм. В Англии была распространена протестантская парадигма. В целом протестантская парадигма мышления больше других христианских парадигм направляет человека на бизнес, социальные достижения, материальное благополучие потомства. Из Англии эта парадигма перекочевала в Америку. А оттуда начала свое продвижение по всему миру. В результате весь мир (особенно мир современного бизнеса и офисов) стал, в каком-то смысле, протестантским. И чтобы в нем существовать, нужно под него подстроиться. Вот тут как раз без тайм-менеджмента не обойтись. Потому что во многом он стал ответом нашей психики на давление данной парадигмы. Для чего подстраиваться под существующую систему – спросите вы? Не лучше ли жить своей жизнью? В своей массе люди считают себя счастливыми тогда, когда они попадают под определенные рамки, как того требует от них общество. Вы, конечно же, можете уйти в тайгу и там жить своей жизнью. Но станете ли вы от этого счастливее? Гораздо логичнее найти свое место в существующей парадигме. Поэтому все больше компаний стараются обучить своих сотрудников тайм-менеджменту. Это направление становится все более востребованным, так как способствует правильному взаимодействию с новой парадигмой. Применение тайм-менеджмента В современном мире личное время – это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т. д. Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них. Итак, человек, умеющий управлять своим временем: значительно чаще остальных достигает поставленных целей; достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком; способен достичь успеха в любой сфере деятельности; имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами; способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени; имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее; может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье; гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов; позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события; может уделять больше времени духовному развитию и самосовершенствованию; всегда имеет чёткий план действий; обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора; способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь. Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха. Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек, – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но одновременно с этим они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов. Вы можете это сделать: нужно только поставить себе цель – научиться качественно использовать своё время. Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – вы можете это сделать самостоятельно, не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью. Людям, которые хотят понять, что такое тайм-менеджмент, проще воспринимать это как набор советов и приемов, которые могут сделать их жизнь и работу лучше. Первые шаги при изучении тайм-менеджмента Для тех, что хочет изучить тайм-менеджмент, дадим совет по трем простым шагам, которые для этого можно сделать: 1. Начать записывать задачи. 2. Обязательно выполнять запланированное на день. 3. Начать планировать по правилам тайм-менеджмента три раза в день. Шаг 1. Начать записывать задачи Сложно удержать весь объем поступающей человеку информации в голове. Поэтому полезно иметь специальный источник, в котором можно хранить все свои задачи. Этот источник позволит вам лучше ориентироваться в ваших делах. Шаг 2. Обязательно выполнять запланированное на день В результате проведенного исследования выяснилось, что люди, которые выполняют запланированное на день (даже если их планы были минимальными), в целом улучшают свои волевые способности и способность завершать задачи в срок. Шаг 3. Начать планировать три раза в день Первый раз – вечером. При этом при планировании постарайтесь заполнить не более 60 % того времени, которое у вас есть. Второй раз – утром после пробуждения для уточнения плана. И третий раз – перед выполнением любой сложной задачи, которая у вас будет встречаться. Принципы тайм-менеджмента Амбиции некоторых людей безграничны, а собственные ресурсы всегда ограничены. Тайм менеджмент помогает правильно организовать и спланировать время, грамотно расставляя приоритеты, вычленяя важное и первостепенное, отбрасывая несрочное или факультативное. Следует подчеркнуть, что для того, чтобы применять основные принципы тайм менеджмента на практике, необходимо отказаться от иллюзий насчет своей организованности. Если человек считает, что способен успеть все на свете, он обречен на неудачу. Но если он умеет адекватно оценивать свои возможности и знает, что в сутках всего 24 часа (плюс нужно время на сон и отдых), – он вполне сможет повысить свою продуктивность. Тайм менеджмент и простые способы управления временем можно использовать как индивидуальный или коллективный навык. Для организации командной работы сначала нужно разобраться со своими мотивами и планами, а затем – помочь сделать это другим людям. Но не наоборот. Принцип № 1. Не держать задачи в голове Учеными установлено, что человек может одновременно удерживать в фокусе своего внимания 7±2 объектов. Когда объектов становится больше, вниманию приходится перепрыгивать между ними, чтобы уловить их. Именно поэтому все задачи, поступающие в вашу жизнь, необходимо записывать. Принцип № 2. Делай основное (принцип Парето) Правило Парето гласит, что только 20 % задач приносят нам 80 % результата. Важно научиться отбрасывать лишние задачи своей жизни и концентрироваться на главном. Всего все равно не переделаешь. Как возник принцип Парето? Более 100 лет назад, в 1897 году, итальянский экономист Вильфредо Парето в ходе исследования, проведенного им в разных группах людей, выяснил, что распределение ресурсов в этих группах подчинено закону 80 на 20. То есть 20 % людей владели 80 % всех ресурсов, в то время как остальные 80 % – оставшимися 20 %. Есть источники, которые утверждают, что цифры при распределении были иными (например, в одной группе около 5 % людей владели более чем 90 % ресурсов, в другой 15 % – 70 % ресурсов), главным тут был факт неравномерного распределения. Ученики Парето и его последователи применили его принцип к другим сферам жизни и выяснили, что там он тоже хорошо работает. Например, 20 % предметов, которые мы изучаем, приносят нам потом 80 % пользы. Только 20 % наших усилий приносят нам 80 % денег. Точно так же и 20 % задач, которые мы выполняем, приносят нам 80 % результата. Перед выполнением любой задачи следует научиться задавать себе простой вопрос: «Что мне принесет выполнение данной задачи?». Если ответ вас удовлетворит, то задачу стоит выполнить. Если нет, то, возможно, эту задачу стоит отложить. Какой отсюда можно сделать вывод? В первую очередь необходимо сконцентрировать свои усилия на тех самых 20 % задач, которые способны принести 80 % результата. Люди, которые не знают этого принципа, часто тратят большинство своего времени на выполнение мелких дел, которые практически не приносят пользы. Как применять принцип Парето для управления временем? 1. Составьте список задач, который вам необходимо выполнить. 2. Выберите из своего списка задачи, выполнение которых принесет вам максимальный результат. 3. Выполните эта задачи в первую очередь. Упражнение на принцип Парето 1. Составьте список ваших задач. 2. Расставьте в задачах приоритеты. 3. Выделите 20 % задач, которые, на ваш взгляд, являются самыми важными, и займитесь ими. 4. Остальные дела либо делегируйте, либо выполните потом. Используйте принцип Парето на практике, и ваша эффективность возрастет. Принцип № 3. Соблюдай баланс между работой и отдыхом Человек, который много работает, но мало отдыхает, слабо эффективен. Человек, который, наоборот, много отдыхает, но практически не работает, деградирует. Важно научиться соблюдать правильный баланс между работой и отдыхом. Принцип № 4. Пробуй Любое знание, не примененное на практике, остается пустым знанием. Именно по этой причине возьмите за привычку пробовать на практике все те знания, которые вы получаете. Принцип № 5. Учиться, учиться и еще раз учиться Если вы думаете, что, освоив 1-2 техники тайм-менеджмента, вы измените свою жизнь, то глубоко ошибаетесь. Для получения положительных результатов нужны годы тренировок. Необходимо постоянно читать новые материалы и статьи по теме тайм-менеджмента, практиковаться. Только в этом случае будет результат. |