Практикум от составителя
 Скачать 63.41 Kb.
|
|
Задание 4. Составьте и оформите справки по личному составу, необходимые в данных управленческих ситуациях. Ситуация 4.1 Машинистка первой категории канцелярии управления делами Министерства печати и информации РФ Петрова Ирина Сергеевна обратилась в отдел кадров министерства с просьбой выдать ей справку с места работы для представления в Финансовую академию, где она учится на 2 курсе вечернего отделения факультета международных экономических отношений. Ситуация 4.2 Слесарь муниципального ремонтно-строительного предприятия «Орион» муниципального округа «Войковский» Северного административного округа г. Москвы Абрамов Василий Федорович обратился с просьбой к руководству этого предприятия выдать справку по запросу муниципального детского сада № 6 Северо-Восточного округа г. Москвы, который посещает его дочь Абрамова Наташа. В справке необходимо подтвердить размер заработной платы, полученный слесарем в первом квартале текущего года (по месяцам). Ситуация 4.3 В ходе инвентаризации товарно-материальных ценностей научно-исследовательского центра Финансовой академии при Правительстве РФ была обнаружена недостача в сумме 111 000 рублей (две пишущие машинки «Оптима» по 55 000 рублей за 1 шт.). Бухгалтерия академии потребовала возместить недостачу от старшего лаборанта центра Козловой Валентины Ивановны, которая отказалась это сделать. Администрация академии обратилась в Ленинградский районный суд г.Москвы с иском к Козловой В.И. Районный суд потребовал от академии представить справку, является ли Козлова В.И. материально-ответственным лицом, каков размер ее среднемесячного заработка, когда с ней был заключен договор о материальной ответственности, с какого времени она работает старшим лаборантом научно-исследовательского центра. Справка, подписанная ректором и главным бухгалтером, была представлена в суд к 10 ноября текущего года. Ситуация 4. 4 Инженер Соколов Олег Геннадьевич потерял работу в связи с ликвидацией предприятия и зарегистрировался на бирже труда в Северном административном округе г. Москвы. В октябре текущего года он нашел работу в ООО «Системы комплексной сигнализации». К 1 ноября ему необходимо представить на биржу справку о том, что он назначен на должность технического директора с окладом по штатному расписанию. Секретарь-помощник генерального директора Матвеева И.К., отвечающая за кадровую работу на предприятии, оформила необходимые сведения. Задание 5. Самостоятельно выполните следующие задания 5.1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., и с ГОСТ 6.38-90, канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции. 5.2. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.97 по 01.09.97. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно. 5.3. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам. 5.4. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.99 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.99 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 1999 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 1999 года было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно. 5.5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке, по причине слабого контроля со стороны главного механика. 5.6. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования. 5.7.Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ. 5.8. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливноэнергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне. 5.9. Составьте гарантийное письмо ОАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке. 5.10. Составьте письмо-просьбу Миасского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать 2001г. для треста «Запсибтрансстрой». 5.11. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа 5.12. Напишите заявление о предоставлении вам отпуска по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы. Остальные реквизиты укажите самостоятельно Задание 6. Подготовьте реферат (доклад, сообщение) по одной из предложенных тем История появления документа. История развития документоведения. Становление делопроизводства в России Виды документов и их классификация. Субъекты делопроизводства в правоохранительных органах, их полномочия Унификация и стандартизация управленческой документации Деловая переписка как средство связи с внешними организациями Типичные ошибки при составлении служебной документации Порядок уничтожения документов в органах внутренних дел. Документация по трудовым отношениям Этика в деловой переписке Организационно-правовые документы Распорядительные документы Информационно-справочная документация Документооборот и формы его организации Работа с конфиденциальными документами. Понятие, сущность, значение и правовое регулирование режима секретности в органах внутренних дел. Компьютерные технологии в делопроизводстве Сведения, составляющие государственную тайну и порядок отнесения сведений к государственной тайне. Порядок засекречивания и рассекречивания носителей сведений, составляющих государственную тайну Порядок работы с секретными документами Как овладеть искусством делового письма. Нормативно-методическая документация регламентирующая процессы документирования. Виды бланков, применяемых организациями. Основные требования к оформлению служебных писем и разновидности писем. Основные требования и этапы при формировании дел. Значение и практическая ценность документов предприятия. Документирование управленческой деятельности организации. Информатизация делопроизводства Должностная инструкция: дискуссия вокруг обязательности документа. Роль и значение номенклатуры дел в системе управления документальным фондом организации. Архив. Архивное законодательство. Роль и значение организационно-правовой документации в деятельности организации. ПОНЯТИЙНО-ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ ДИСЦИПЛИНЫ (ГЛОССАРИЙ) Автобиография – документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника Адресант – отправитель корреспонденции. Адресат – лицо, кому адресован документ Акт – информационно-справочный документ подтверждающий факты, события, действия Анкета – форма предоставления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам Анкета кадровая – документ кадровой службы, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов Архив – структурное подразделение организации, занимающееся хранением, учетом и использованием документов, законченных в делопроизводстве. Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Аттестационный лист – документ, в который заносятся результаты аттестации, подписывается председателем, секретарем и членами аттестационной комиссии. Бланк документа – лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации– Авторе документа. Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом. Вкладыш в трудовую книжку– дополнительные страницы установленного образца, вшиваемые в трудовую книжку в случае заполнения всех страниц соответствующих разделов трудовой книжки. Выписка из документа – копия части какого-либо документа. График отпусков – внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. Дело – исполненные документы, помещенные в отдельную папку для хранения, единица хранения в архиве. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Докладная записка – документ, информирующий руководство с выводами и предложениями. Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Документ входящий (документ поступивший) – документ, поступивший в организацию. Документ исходящий (документ отправляемый) – официальный документ, отправляемый из организации. Документирование – процесс создания и оформления документа, запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором обозначены функции, права, обязанности и ответственность работника организации. Дубликат – 1) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; 2) копия подлинника, обеспечивающая идентичность воспроизведения подлинника, выполненная на любом материале, позволяющем снятие с нее копий. Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заявление - документ личного характера, составленный в виде просьбы и адресованный руководителю организации. Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности документирующая трудовые отношения. Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Коллективный договор – это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работодателем и работниками в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). Командировочное удостоверение – документ в виде формы статистической отчетности № Т-10, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)). Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Лицевой счет – документ, в котором отражаются сведения заработной плате , выплаченной работнику. Личная карточка – учетный документ, в котором фиксируются сведения о работнике и его трудовой деятельности в организации. Личное дело – это совокупность документов персонального учета, в котором отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности. Локальные нормативные акты– акты, принимаемые работодателем в пределах своей компетенции с участием работников или их представителей для регулирования внутренней деятельности организации (организация труда, дисциплина, пр.) и распространяющиеся на работников организации. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел кадровой службы– систематизированы перечень или список наименований дел, заводимых в кадровой службе и оформленных в установленном порядке. Опись – 1) внутренний перечень документов в деле, передаваемых на хранение в архив, 2) перечень дел, передаваемых на хранение в архив. Организация работы с документами– это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Официальные документы – документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Оформление документов – соблюдение правил их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений; требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Перевод на другую работу– изменение трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности) или изменение существенных условий трудового договора. Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основе такой информации физическому лицу. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа. Положение о подразделении(отделе, бюро, группе) – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации: его задачи, функции, права, ответственность. Полная материальная ответственность работника– обязанность возмещать причиненный работодателю ущерб в полном размере. Поощрения – признание работодателем, трудовым коллективом высоких результатов труда. Правила внутреннего трудового распорядка– локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резюме (лат. curriculum vitae – краткое жизнеописание, биография). Это часть жизнеописания соискателя, касающаяся сферы образования и опыта работы. |