Практикум по информатике
 Скачать 7.84 Mb.
|
|
§ 8. Вывод на печать характеристик и содержимого таблиц. Индивидуальное задание для выполнения расчетно-графической ра- боты (РГР) Дальнейшие операции с БД целесообразно выполнять после внесения изменений в ее содержание в соответствии с вариан- том, который определит для вас преподаватель. В качестве базо- вого задания предлагается: добавить в таблицу «Культуры» две записи по культурам 1–ой группы со следующими данными: Группа Код культ. Название Созр. от (R) Созр. до Почвы от Почвы до 1 ВИШН– РАНН Вишня ранняя 06.20 07.10 5,4 + 0,1*N R + 0,5 1 ВИШН– ОСЕН Вишня осенняя 07.20 08.10 5,8 + 0,1*N R + 0,5 где N — номер варианта (от 1 до 40), R — значение показате- ля «Почвы от». Значения остальных полей копируются из записи «ВИШН.–ОБЩ.» («Вишня»). Преподаватель может изменить вид или вариант задания и выдать студенту другое задание, например, самостоятельно раз- работать базу данных определенного содержания. В любом случае, вы должны сформировать отчет в соответст- вии с требованиями преподавателя и указаниями, изложенны- ми в заключении. Если вы выполняете задание по нашему варианту, то совету- ем формировать отчет по РГР параллельно с выполнением уп- ражнений. Все данные из таблиц, которые будут приводиться дальше, соответствуют варианту N = 0. Поэтому, если преподаватель не задал вам вариант по данно- му практикуму, введите две записи а таблицу «Культуры» для «нулевого» варианта. Замечание. Содержимое таблиц можно «перебросить» в отчет Word-а стандартным способом. Следует выделить в БД открытую табли- 216 цу, ввести команду «Копировать», перейти в окно отчета по РГР и дать команду вставки. Анализ описания структуры таблиц Информация о таблицах является частью общего документи- рования БД, которое в MS Access выполняется с помощью спе- циальной программы «Документатор» (или «Архивариус»). Эта программа анализирует БД и ее элементы и составляет специ- альный отчет, который можно просмотреть на экране и распеча- тать. • Откройте окно «База данных», а все таблицы закройте. • Введите команду «Работа с БД /раздел Анализ / кн. Архи- вариус». Откроется ДО «Архивариус». • В ДО откройте вкладку «Таблицы» и включите индикато- ры у таблиц «Группы» и «Культуры». Нажмите кн. «Пара- метры». В ДО «Печать описания таблицы» включите сле- дующие опции: - «связи» в разделе «Включить в описание таблицы»; - «имена, типы данных и форматы» — в следующем раз- деле (свойства печатать не будем); - в разделе «Включить в описание индексов» — установите опцию «Ничего». • После установки опций нажмите кн. «ОК» в текущем окне и в ДО «Архивариуса». Через некоторое время документатор откроет окно предвари- тельного просмотра «Описание объектов» и поместит в него описание структуры (2–4 листа). • Внимательно просмотрите отчет, разберитесь с его содер- жимым. Если необходимо, сохраните отчет архивариуса в виде отдельного файла типа .rtf (нажмите ПКМ и введите команду: «Экспорт / Файл Word…» Пояснения по содержанию отчета здесь не приводятся. Печать содержимого таблиц Для предварительного анализа тех данных, которые мы ввели в нашу БД, можно распечатать содержимое таблиц. Эта операция выполняется на начальных этапах построения БД и служит для оценки структуры таблицы, характеристик и свойств полей, а 217 также для отработки различных запросов на небольшом количе- стве записей контрольного примера. В дальнейшем для вывода на печать информации из БД раз- рабатываются и создаются специальные формы отчетов, где данные представляются в удобочитаемом виде. Таблицы распечатываются в том виде (по составу столбцов и структуре), в котором они заданы в текущий момент. • Выделите таблицу «Группы» и введите команду «кн. Of- fice / Печать / Предварительный просмотр». Система выве- дет в окно предварительного просмотра таблицу. • Используя инструменты масштабирования и прокрутки окна, посмотрите таблицу. Настройте макет страницы. В соответствующем диалоговом окне подберите параметры страницы так, чтобы таблица удобно располагалась на лис- те бумаги. Попробуйте установить альбомную ориента- цию. При печати (книжной ориентации) вам понадобится 2–3 листа бумаги. Распечатайте таблицу или поместите ее в соответствующий раздел отчета по РГР. § 9. Сортировка, фильтрация и организация выборки данных Общие сведения об операциях с данными Одно из основных назначений СУБД (и элементов эксплуата- ции БД) — находить и выдавать пользователю ту информацию, которую он в данный момент желает получить. Для этого пользователь должен сформулировать некоторый запрос, затем представить его в формальном виде, определить в СУБД условия отбора или сортировки записей и выполнить за- прос. Например, мы можем потребовать отсортировать данные в таблице «Культуры» по полю сроков созревания, или отобразить в таблице только те культуры, которые можно разместить на нейтральных почвах и близких к ним (с РН от 6,2 до 7,2), или найти в таблице запись по определенной культуре. 218 Для решения таких задач (поиска, отбора и отображения за- писей, удовлетворяющих определенным условиям в запросах) система предоставляет несколько способов. Сортировка записей . Эта операция может быть выполнена как для всей таблицы, так и для записей, составляющих ре- зультат выполнения запроса (см. ниже). Поиск . Эта операция позволяет найти в таблице нужную за- пись или группу записей. Фильтрация . Позволяет найти и отобразить в таблице только те записи, которые удовлетворяют определенным условиям. Здесь мы можем воспользоваться следующими фильтрами. - Фильтрами по значению и по «выделенному». Их называют также фильтрами по «образцу». - Фильтром по форме. В этом фильтре можно использовать несколько критериев отбора записей (здесь не рассматрива- ется). - Расширенным фильтром (фильтром по условию). Это более гибкий инструмент фильтрации записей, но и более слож- ный в построении запроса. Запрос на выборку. Данная форма отбора нужных записей имеет более сложный механизм выполнения операций фильтрации, но предоставляет пользователю и более мощ- ный аппарат для выполнения запросов. Сортировка таблицы и простейшие приемы фильтрации Сортировка записей. • Откройте таблицу «Культуры». При открытии таблицы система выводит записи в последова- тельности, определенной значениями первичного ключа, кото- рый, в нашем случае состоит из полей «Код_Гр» и «Код_культ». Если этот порядок нас не устраивает, то необходимо отсорти- ровать таблицу по другим полям. • Отсортируем нашу таблицу по начальному сроку созрева- ния культур в возрастающем порядке значений этого поля. • Установите курсор на любой записи в столбце «Созр. — от» или выделите этот столбец. В разделе «сортировка и фильтрация» меню «Главная» найдите и нажмите кн. «А- 219 Я» («Сортировка по возрастанию»). Посмотрите результа- ты сортировки. Для возврата к исходному состоянию на- жмите кнопку «А-Я» (с «ластиком»). • Повторите операцию с другими полями. Поиск записей. Допустим, нам надо быстро найти и посмотреть информацию о смородине (т.е. выполнить поиск записей по одному полю). • Выделите поле «Название» или поместите в него курсор вставки. • Введите команду «Найти». Откроется ДО «Поиск и заме- на» (в поле). • Установите в этом ДО (на вкладке «Поиск») следующие параметры. - Введите в окошко «образец» первые буквы «смор» (без кавычек) и нажмите кн. «Больше». Откроются дополни- тельные опции. - В окошке «Просмотр» установите опцию «Все», т.е. вы- полнить поиск по всей таблице. - В окошке «Совпадение» установите значение «С начала поля». - Отключите индикаторы «С учетом регистра» и «С учетом формата полей» (иначе прописные и строчные буквы бу- дут различаться). Укажите «Поиск в» (поле) - «Название». • Нажмите кн. «Найти далее». Если найденная запись заго- раживается окном, то перетащите его в другое место. • Еще раз нажмите кн. «Найти далее». Система выделит в таблице БД другую запись со словом «Смородина». • Закройте ДО «Поиск в поле...». • Самостоятельно выполните поиск по другим полям (на- пример, найдите записи с уровнем кислотности почв = 5,6). Замечание. С помощью опции «Совпадение» можно установить поиск по «Любой части поля». В этом случае, например, при образце «ня», будут высвечиваться записи со словами «Яблоня», «зимняя», «ранняя» и т.д. 220 • Выполните такой поиск. Простая фильтрация по выделенному (по выбору) Это самая простая фильтрация. Для ее выполнения необхо- димо установить образец, т.е. выделить в таблице нужный стол- бец, указать в нем значение, по которому надо отобрать записи, и ввести соответствующую команду. Эта фильтрация не может работать с диапазонами значений полей и с набором разных полей. Допустим, мы хотим работать только с записями, соответст- вующими первой группе культур «Деревья». • Выделите в первом столбце «Код гр.» поле со значением 1 (щелкните внутри него ЛКМ). • В разделе «Сортировка и …» нажмите кн. «Выделение» и введите команду «Равно 1». Система отфильтрует записи и выведет на экран таблицу с записями первой группы. Да- лее в столбце «Название» аккуратно выделите слово «Яб- лоня», нажмите ПКМ. Откроется контекстное меню (рис. 4.13). Введите команду «Начинается с Яблоня». Система «сузит» диапазон записей до трех, оставив только записи по яблоням. Таким образом, данную команду можно по- вторять многократно для разных полей. Причем для тек- стовых полей можно задавать только часть значения. Рис. 4.13. Окно с меню для фильтрации по образцу • Вернитесь к исходной таблице БД, удалив фильтр коман- дами «Снять фильтр» или «Удалить фильтр». Между эти- 221 ми командами существует различие. Первая – полностью удаляет фильтр. Вторая только отключает его. В этом слу- чае этот фильтр можно использовать многократно. • Способ фильтрации «по значению» рассмотрите самостоя- тельно. Для его использования надо выделить столбец, щелкнуть на треугольнике в названии столбца. Откроется ДО отбора значений полей. Выделите нужные значения и нажмите «ОК». Использование расширенного фильтра. Фильтр данного вида используется для быстрого построения условий отбора записей при использовании нескольких критери- ев и полей (при использовании логических выражений). Замечание. Определение логических (булевских) выражений будет рас- смотрено в следующем разделе. Допустим, мы хотим отобрать и распечатать записи по куль- турам, для которых почва должна иметь слабокислую, нейтраль- ную или близкую к ней реакцию с рН от Р1 = 5,6 до Р2 = 7,2 (Р1 и Р2 — условные обозначения, которые мы используем в поста- новке данной задачи). Из методических соображений потребуем, чтобы нормативный диапазон, т.е. соответствующие значения полей «Почвы1» («Почвы_от») и «Почвы2» («Почвы_до»), пол- ностью включал в себя заданный. Таким образом, критерий от- бора будет иметь следующий вид: если (Почвы1 >= P1) И (Поч- вы2<= P2), то данная запись удовлетворяет нашему условию. Используем для решения данной задачи «Расширенный фильтр». • Откройте таблицу «Культуры» и удалите фильтры, если они не удалялись. • Введите команду «”Главная” / раздел “Сортировка и…” / кн. “Параметры расш. фильтра” / команда “Расширенный фильтр”». Откроется специальное ДО (см. рис. 4.14) с бланком запроса (на рисунке отображается состояние окна после определения условий). • Изучите состояние окна. В верхней части расположено окошко с перечнем полей таблицы «Культуры». В нижней 222 – окно бланка для построения запроса. В бланке находятся строки: «Поле», «Сортировка», «Условия отбора» и мно- жество строк типа «Или». В ячейках «Поле» должны быть указаны имена полей, участвующих в логических выраже- ниях и для сортировки отображаемой таблицы (результата выполнения запроса). • Если в бланке остались данные от предыдущего фильтра, то нажмите ПКМ и введите команду «Очистить бланк». • В строку «Поле», используя открывающиеся списки, включите поля: «Почвы1», «Почвы2», «Код_Гр» и «Код_культ» Установите для последних полей сортировку «по возрастанию». Рис. 4.14. Окно конструктора расширенного фильтра • Установите для полей «Почвы1» и «Почвы2» критерии от- бора записей в строку «Условие отбора». Для «Почвы1» введите (без кавычек) «>=5,6», для «Почвы2» введите «<=7,2». 223 Рис. 4.15. Результат выполнения расширенного фильтра • Выполните фильтрацию и оцените результат (см. рис. 4.15). Если этот фильтр надо сохранить, то щелкните ПКМ на заголовке вкладки и введите команду «Сохранить» и далее укажите имя фильтра. • Удалите фильтр (физически он остается до создания сле- дующего фильтра). Закройте таблицу. § 10. Создание и выполнение запросов на выборку данных В отличие от простых способов фильтрации запрос на выбор- ку предоставляет пользователю более мощный и универсальный инструментарий для поиска и отбора нужных сведений из базы данных. Предыдущие способы фильтрации обладают существенными ограничениями: - фильтр может работать только с одной таблицей; - выводятся все столбцы таблицы; - фильтр может выполнить относительно простую операцию фильтрации (например, без использования вычисляемых по- лей). При использовании запросов можно: 224 - использовать более одной таблицы; - сформировать таблицу запроса с использованием только не- обходимых полей; - располагать поля в необходимой последовательности. - ограничить количество исходных записей; - использовать вычисляемые поля. Сформированный запрос может быть сохранен как объект БД (аналогично таблицам, формам, отчетам и др.). Результат выпол- нения запроса помещается в отдельную таблицу, структура кото- рой определяется параметрами установленными при создании запроса. Конструирование запроса. Пусть нам необходимо получить (и распечатать) справочную информацию по двум группам культур : «Деревья» и «Кустарни- ки» со сроком созревания после «07.18». При отображении таблицы после выполнения запроса мы не будем включать поля с фактическими данными (поля «Урожай» и «Кол-во»), но добавим вычисляемое поле «Урож-ть» (характе- ризует урожайность культуры), значение которого вычисляется следующим образом: «Урож-ть» = «Урожай» / «Кол–во». Поля с кодом группы и кодом культуры будут использованы только для отбора записей, но выводиться на экран не будут. Вместо кода группы будет выводиться ее обозначение из таблицы «Группы». Запрос будем создавать на основе двух наших таблиц. • Закройте все таблицы. На вкладке «Создание» в разделе «Другие» щелкните на кн. «Конструктор запросов». Сис- тема выведет на экран окно конструктора и на его фоне ДО «Добавление таблицы». Если верхнее поле конструктора содержит окошки таблиц с установленными связями, то добавлять таблицы не надо, иначе в этом ДО последова- тельно выберите обе наши таблицы (выделить и нажать кн. «Добавить»). Закройте ДО добавления таблиц. В результа- те мы попадаем в конструктор. В главном меню появилась вкладка «Конструктор» Окно конструктора состоит из двух частей (см. рис. 4.16): - в верхней части находятся окошки таблиц с перечнем полей; - в нижней части — бланк конструирования запроса. 225 В каждом столбце бланка мы определим поле таблицы и вид сортировки, если хотим упорядочить записи по этому полю, ус- тановим признак вывода поля на экран и условия, которые опре- деляют критерий отбора записей по полю. Первым шагом при создании запроса является выбор полей, которые должны быть включены в таблицу запроса. Выполнить эту операцию можно разными способами. Мы ис- пользуем самый простой – перевод (перетаскивание) поля из окошка таблицы в бланк запроса (по аналогии с установкой свя- зи). При переводе указатель мыши превращается в прямоуголь- ник. • Переведите в строку «Поле» бланка: из таблицы «Группы» поле «Обозн»; из таб. «Культуры» поля: «Назв_к», «Созр1», «Созр2», «Почвы1», «Почвы2», «Ед_измер». «Код_Гр», «Код_Культ» (два последних поля будут после создания вычисляемого поля перемещены см. рис. 4.16) Замечания 1. Если вы ошиблись при определении поля в бланке, то вы- делите это поле в соответствующем столбце бланка и удалите кн. Delete. После этого повторите определение поля заново. 2. Если вы не сохраняли запрос и не дали ему имя при закры- тии (даже то, которое предлагает система), то после выхода из системы запрос будет потерян. 3. Поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные в исходной таблице, но вы можете переопре- делить некоторые из них: «Описание», «Формат поля», «Маску ввода», «Подпись». Чтобы задать новые свойства некоторого по- ля, выделите его в бланке и введите команду «Свойства», ис- пользуя контекстное меню или команду «Страница свойств» из раздела «Показать или скрыть» . На экране появится окно свойств, где необходимо указать необходимые свойства. Создадим вычисляемое поле «Урожайность». • Установите курсор в клетку «поле» нового столбца введи- те арифметическое выражение: Урож-ть:[Культуры]![Урожай]/[Культуры]![Кол–во], где «Урож-ть» – условное название нового поля. После знака 226 равенства записано арифметическое выражение (на языке системы), определяющее частное от деления значения поля «Урожай» на значение поля «Кол–во» из таблицы «Культу- ры». Мы указываем имя таблицы «Культуры» явно, т.к. не включили соответствующие поля в бланк запроса. Переместите при помощи мыши вычисляемое поле влево (рис. 4.16) и включите его отображение на экране. Рис. 4.16. Окно конструктора запросов с условиями. • Для проверки правильности построения запроса на данном этапе сначала сохраните запрос с именем «Запрос1» (кн. «Сохранить» на панели быстрого доступа). Выполните за- прос: кн. «Выполнить» в разделе «Результаты». Оцените свои построения и обратите внимание на заголовок и зна- чения вычисляемого поля. Если заметили ошибку, удалите выражение и введите еще раз, соблюдая правильный ввод имен таблицы, полей и знаков. Если вас не устраивает заголовок столбца и формат отобра- жения значений, то вы должны переопределить соответствую- щие свойства. Для этого вернитесь в конструктор запроса. • Для изменения свойств поля «Урож-ть» откройте ДО свойств поля. Щелкните ПКМ на поле и в меню выберите пункт «свойства». Откроется окно свойств: 227 • На вкладке «Общие» установите: «Формат» = «фиксиро- ванный»; «Число дес. знаков» = 1; «Подпись» = «Урожай- ность» (без кавычек). Закройте ДО и еще раз проверьте ре- зультат изменений в режиме таблицы. Вернитесь в конст- руктор. На следующем шаге надо определить, какие поля будут ото- бражаться в таблице и по каким полям следует проводить сорти- ровку. Для «отключения» полей при отображении результата необ- ходимо, щелкнув ЛКМ, убрать галочку в строке «Вывод на эк- ран». • Отключите вывод на экран кода группы (поле «Код_Гр») и кода культуры («Код_культ»). Для определения вида сортировки надо перейти к соответст- вующему полю бланка, открыть список и выбрать вид сортиров- ки. • Укажите в строке «Сортировка» упорядочение в возрас- тающем порядке по полям «Код_Гр» и «Код_культ». • Перед выполнением следующих упражнений сохраните запрос. В дальнейшем выполняйте эту операцию регуляр- но. Замечание. Если вы закроете запрос и опять откроете, то неотображае- мые поля в бланке будут смещены вправо и помещены после по- ля «Урож-ть». 228 Конструирование критерия отбора записей. Критерий формируется заданием условий на значения полей таблицы. Ввод условия (логического выражения) аналогичен за- данию условия на значение для поля таблицы при ее создании. Логические выражения. Условие, или, более правильно, логическое выражение (ЛВ) служит для проверки истинности или ложности какого- либо утверждения, которое формально записывается с помощью операций сравнения и логических (булевских) операторов. В общем виде, простейшее ЛВ можно записать так: В1 ОП В2 , где В1 и В2 — выражения числового или текстового типа или поля таблицы (В1 и В2 называются операндами); ОП — опе- рация сравнения из множества: { = — равно, > — больше, < — меньше, >= — больше или равно, <= — меньше или равно, <> — не равно}. Более сложные ЛВ формируются с помощью логических опе- раторов: - AND (And) — логическое «И»; - OR (Or) — логическое «ИЛИ». Выражение A AND B имеет значение «Истина», только в том случае, если и А и В имеют истинное значение. Во всех осталь- ных случаях значение выражения — «Ложно». Выражение A OR B имеет значение «Ложно» только тогда, когда ложны значения обоих операндов (А и В). Вид логического выражения, которое используется в услови- ях отбора записей, немного отличается от общего. Дело в том, что в качестве одного из операндов (обычно В1) выступает поле таблицы. Поэтому выражение получается «укороченным». На- пример, если надо отобрать записи, соответствующие огородным культурам (двухлетним и однолетним), то в соответствующей строке бланка поля «Код_Гр» необходимо записать условие (без кавычек): « = 4 Or = 5». Пример 1. Введите условие « = 4 Or = 5». в соответствую- щую строку поля и выполните запрос. Оцените действие команды и вернитесь в режим конструкто- ра. Удалите условие (сотрите его кл. «Delete»). 229 Если в условие отбора включается несколько полей и все ЛВ (для каждого поля) находятся в одной строке, то все они объ- единяются логической операцией AND. Запись отбирается в запрос, если значение всего ЛВ принимает значение «Исти- на». Пример 2. Выполним отбор записей, соответствующих пер- вой группе («Деревья») со сроком созревания от 08.01 и pH>=5,5. Для этого введите следующие условия (все условия вводятся без кавычек): в поле «Код_Гр» условие «=1», в поле «Созр1» — условие «>=08.01», в поле «Почвы1» — условие «>=5,5». Выполните запрос. Оцените результат. Сотрите условия в бланке запроса. Если для поля задается несколько условий, объединенных операцией «ИЛИ» (OR), то каждое условие записывается в от- дельную строку «ИЛИ» бланка. Пример 3 . Установите первое условие, используя второй способ: в первую строку «Условие отбора» введите (для поля «Код_Гр») «=4», а во вторую строку («ИЛИ») — условие «=5». Выполните запрос, оцените результат и удалите условия из бланка. Если в условиях отбора необходимо указать диапазон значе- ний, то логическое выражение формируется с помощью опера- ций сравнения и логического оператора And. Например, если необходимо отобрать записи с культурами, у которых значения поля «Почвы от» («Почвы1») находятся в диа- пазоне от 5,6 до 6,2, то мы должны ввести условие «>=5,6 And <= 6,2». Введите это условие и выполните запрос. Удалите условие. Основной запрос Сформируем условия отбора для исходного запроса. По полю «Код группы» («Код_Гр») мы должны отобрать за- писи со значениями равными 1 или 2. Поле «Срок созревания от...» («Созр1») — текстовое. Нижняя граница, определяющая условие отбора может быть записана в виде «>=07.18». Полное логическое выражение, соответствующее нашему случаю, будет иметь вид: 230 (Код_Гр =1 OR Код_Гр =2) AND (Созр1>= 07.18). Из методических соображений мы преобразуем его к виду: (Код_Гр=1 AND Созр1 >= 07.18) OR (Код_Гр=2 AND Созр1 >= 07.18). • Введем условия в бланк запроса: • в соответствующей строке поля «Код_Гр» укажите «=1» и в поле «Созр1» >=07.18; • перейдите в строку «ИЛИ» и укажите в соответствующих полях «=2» и «>=07.18». • Выполните запрос. Результат представлен в таблице 4.10. Запрос сохраните. Обратите внимание, что данная таблица перенесена в Word стандартным способом: выделяем таблицу в Access, затем в кон- текстном меню выбираем команду «копировать», переходим в Word и вводим команду «Вставить». Замечание. При такой вставке таблицы в Word возможны некоторые из- менения в отображении количества десятичных знаков. Это свя- зано с настройкой самого текстового редактора. Таблица 4.10. Результат выполнения запроса на выборку Запрос1 Обозн. Гр. Название Созр.‐ от Созр. ‐ до Почвы_от Почвы_до Ед_измер Урожай‐ ность ДЕР. Вишня осенняя 07.20 08.10 5,80 6,30 Дер. 5,00 ДЕР. Груша осенняя 09.20 09.15 5,40 6,20 Дер. 5,00 ДЕР. Яблоня зимняя 09.25 10.10 5,50 6,00 Дер. 20,00 ДЕР. Яблоня летняя 08.01 08.25 5,50 6,00 Дер. 15,00 ДЕР. Яблоня осенняя 09.10 09.20 5,50 6,00 Дер. 7,50 КУСТ. Смородина чер‐ ная 07.20 07.25 5,60 6,00 Куст. 2,00 231 § 11. Создание отчетов Основные сведения об отчетах Отчет является объектом БД (так же, как и форма) и исполь- зуется для организации и представления данных в виде печатно- го документа. По сравнению с «распечаткой» содержимого базовой таблицы (или запроса) отчет обладает рядом специфических свойств. • Он предоставляет широкие возможности для группирова- ния и вычисления промежуточных и общих итогов. • Отчет может быть красиво оформлен с помощью дополни- тельных средств. Например, каждая группа записей может иметь отдельные заголовки и примечания, можно вставить дополнительные надписи и рисунки и т.д. • В отчете можно производить сложные вычисления не только внутри групп, но и по нескольким группам одно- временно. Структура отчета Отчет содержит несколько разделов, которые могут иметь разное содержание и различные свойства. 1. Заголовок отчета. Содержит общее название документа и печатается только один раз. 2. Верхний колонтитул. Содержит сведения, которые необ- ходимо печатать на каждой странице отчета в верхней части страницы (дату, краткое название отчета, номер страницы и т.д.). Если отчет должен иметь форму таблицы и не содержит группи- рованных данных, то в этой части можно разместить шапку таб- лицы. 3. Заголовок группы. Используется, если в отчете выполня- ется группировка записей и начало каждой группы должно со- держать какие–то данные. Часто здесь повторяют шапку таблицы (в этом случае в колонтитуле ее не используют). 4. Область данных. Этот раздел присутствует в любом отче- те и содержит значения полей записи таблицы (или запроса). 5. Примечание группы. Используется для вычисления и отображения итоговых значений по полям записей, которые объ- единяются в группы. Если в отчете вводится группировка с под- 232 ведением итогов, то этот раздел должен присутствовать обяза- тельно. 6. Нижний колонтитул. Используется аналогично верхнему колонтитулу для вывода дополнительной информации в нижней части страницы. 7. Примечание отчета. Этот раздел используется для ото- бражения информации, которая должна выводиться в самом кон- це отчета (один раз). Часто сюда помещают общие итоговые данные и примечания. Замечание. Наличие разделов в отчете определяется способом создания и наличием группировки данных. Пустой макет отчета, если его создавать вручную, содержит только разделы колонтитулов и область данных. Остальные разделы добавляются по мере необ- ходимости. Способы создания отчета Создание отчета может выполняться разными способами и с использованием «мастеров» разного уровня. 1. Вручную, с помощью «Конструктора». Это самый уни- версальный, но и самый трудоемкий способ, требующий высокой квалификации и хорошего знания структуры БД. 2. С использованием «Мастера отчетов». Этот способ по- зволяет быстро создать хороший отчет для дальнейшей модифи- кации в конструкторе с использованием информации из разных таблиц. 3. С использованием «Автоотчета». Он строится на основе одной таблицы с помощью кнопки «Отчет» на вкладке «Созда- ние». В результате мы увидим аналог таблицы с некоторыми элементами дополнительного форматирования. Такой отчет очень скудный по оформлению, но не требует сложных манипу- ляций с параметрами. • Откройте таблицу «Культуры» и создайте отчет этим спо- собом. Изучите его форму и содержание. Посмотрите эле- менты управления окна предварительного просмотра. 4. С использованием «Мастера почтовых наклеек». Этот способ позволяет сформировать отчет специального вида для распечатки данных таблицы в виде отдельных карточек (накле- 233 ек). При этом мастер предлагает выбрать один из распространен- ных шаблонов. Отчеты созданные в режимах «мастера» и «автоотчета» мож- но изменять в режимах «макета» или «конструктора» (по анало- гии с формами). Создание отчета с помощью мастера. В нашу задачу входит создать отчет для вывода на печать данных из таблицы «Культуры» Для сортировки и группировки записей по группам культур используем поле «Назв» из таблицы «Группы». По некоторым числовым полям вычислим значения некоторых функций (средних, максимальных, минимальных и итоговых). • Закройте таблицы. • В меню «Создание в разделе «Отчеты» нажмите кн. Мас- тер отчетов». На экране появится знакомое (по построению формы) окно «Создание отчетов». Далее мастер будет последовательно выво- дить эти окна с инструкциями для конструирования отчета. Процесс создания состоит из ряда шагов. Шаг 1. Окно выбора полей (рис. 4.17). В окошке «Таблицы и запросы» установите имя таблицы «Группы» и переведите в правое окно поле «Назв». Затем укажи- те т. «Культуры и переместите (кнопкой «>>«) все поля в окно «Выбранные поля». Затем кнопкой «<» верните обратно поле «Код_Гр». Нажмите кн. «Далее». Откроется следующее окно мастера «Определение вида представления данных» 234 Рис. 4.17. Окно мастера отчетов для выбора полей Шаг 2 . Определение вида представления данных и установка уровня (порядка) группировки. В этом окне слева представлен перечень таблиц, справа – пе- речень выбранных полей. Установите курсор на таблицу «Груп- пы» и Вы увидите уровни группировки отчета и поля, которые определяют группировку (в нашем случае это поле «Назв») На- жмите кн. «Далее». В следующем окне можно добавить уровни группировки по другим полям, но нам этого делать не надо. Нажмите кн. «Да- лее». Откроется следующее окно мастера. Шаг 3 . Дополнительные установки по сортировке записей. В этом окне мы установим дополнительную сортировку запи- сей внутри группы по полю «Код_культ». Для этого откройте список полей в строке ввода (под № 1) и установите это поле. Порядок сортировки оставьте от А до Я. Нажмите кн. «Итоги...». Откроется дополнительное ДО «Ито- ги» (рис. 4.18). 235 Рис. 4.18. Окно для определения итогов Шаг 4 . Установка видов итоговых значений по группам. В ДО «Итоги» перечислены поля (числового типа), по кото- рым в разделе примечаний группы отчета можно вычислить и вывести значения ряда функций. Включите индикаторы суммирования (Sum) по полям «Кол- во» и «Урожай». Включите также индикаторы для вычисления функций Avg, Min, Max для полей «Почвы1» и «Почвы2». В раз- деле «Показать» должна быть включена опция «Данные и ито- ги». Опция «Вычислять проценты» должна быть отключена. По- сле этих установок нажмите кн. «ОК». Вы опять вернетесь в окно шага 3. Нажмите кн. «Далее». Шаг 5. Выбор макета отчета. Здесь система предлагает выбрать: ориентацию листа бумаги (книжную или альбомную); макет из предлагаемого списка; до- полнительные параметры. Установите книжную ориентацию и макет типа «Ступенча- тый». Включите опцию «Настроить ширину полей....» и нажмите кн. «Далее». Шаг 6. В новом окне система предлагает выбрать стиль отче- та. Выберите стиль «Стандартный» и нажмите кн. «Далее». 236 Шаг 7. Последнее окно создания отчета позволяет ввести имя отчета. Введите имя «Культуры», включите опцию «Просмотр отчета» и нажмите кн. «Готово». Система перейдет в режим предварительного просмотра, где вы можете оценить результаты вашей работы и вывести отчет на печать. Если вы все сделали правильно, то при распечатке вы полу- чите отчет (БД) фрагмент которого представлен на рис. 4.19. Рис. 4.19. Фрагмент окна с отчетом и меню экспорта В окне предварительного просмотра вы можете выполнить различные действия по просмотру, форматированию, печати, а также экспортировать отчет в разные программы (Exel, Share Point, Word и другие). На рисунке показано меню экспортирования отчета в файл формата RTF, который может быть использован для вставки от- чета в окно документа текстового редактора (например, Word). • Постарайтесь поработать с элементами форматирования окна предварительно просмотра, распечатать отчет и экс- портировать его в документ Word-а. 237 • Советуем также посмотреть конструктор отчета и разо- браться с его работой. Заключение В данной главе мы рассмотрели только часть этапов проекти- рования и создания базы данных в среде СУБД MS Access. Ряд элементов СУБД, связанных с автоматизацией работы БД и ее компонентов (например, создание кнопочных форм (типа «меню»), синхронизацию работы форм БД, элементы програм- мирования и др.), мы оставили без внимания. Вы можете позна- комиться с ними по соответствующей литературе. Далее мы приводим материал, который поможет вам выпол- нить индивидуальную работу и создать отчет по РГР по данной теме. Требования к порядку выполнения и содержанию индивиду- альной расчетно-графической работе (РГР). Для выполнения индивидуальной работы необходимо полу- чить у преподавателя задание с постановкой задачи на создание БД определенного содержания и структуры. При выполнении индивидуального задания студент должен выполнить следующее. • Сделать постановку задачи по созданию базы данных (БД) и внести необходимые исправления по указанному вариан- ту. • Разработать структуру таблиц и базы данных с использо- ванием нормализации и согласовать с преподавателем. • Создать базу данных (таблицы и связи) с указанной струк- турой. • Заполнить БД необходимым количеством записей (не ме- нее 15). • Распечатать (или сохранить в отдельных файлах например, типа .rtf) информацию о БД и содержимое таблиц БД и за- тем включить их в отчет по РГР. • Создать элементы эксплуатации (формы и отчеты). • Выполнить сортировку и фильтрацию. Результаты сорти- ровки и фильтрации вставить в отчет. • Создать запросы на выборку и выполнить их. Результаты поместить в отчет. 238 • Создать отчет СУБД по таблицам или запросам. • Составить и оформить отчет о работе по созданию БД и ее элементов в среде редактора «Word». База данных и все необходимые данные (в том числе и отчет) должны находиться на личной дискете, которая предъявляется преподавателю при защите работы. Рекомендуем, получив задание, сразу создать файл, титуль- ный лист и первый раздел «Постановка задачи...», списать (ис- пользуя редактор «Word») из задания исходную формулировку задачи с таблицей, внести в нее необходимые изменения, соот- ветствующие варианту и добавить свои записи. Используя процесс нормализации, доработать структуру таб- лиц и структуру базы данных. Заранее наметить способы и мето- ды решения задач эксплуатации (критерии сортировки, фильтра- ции, запросов и структуры форм и отчетов). Установить типы столбцов, точность представления дан- ных, форму и вид контроля значений данных при вводе, значе- ния по умолчанию, маски и т.д. Далее необходимо оформить таблицы с характеристиками полей (например, как показано в таблицах (а) и (б)). Таблица (а) Типы и описание полей таблицы: …. Имя поля Тип данных Описание Таблица (б). Свойства полей таблицы: …. Имя поля Размер и формат Маска ввода Подпись Значен. по ум. Условие на значение. Обяз. поле 1 2 3 4 5 6 7 Распечатать таблицу с данными и с характеристиками полей и представить материалы преподавателю для утверждения. После утверждения варианта постановки задачи и структуры таблиц, студент приступает к созданию базы данных и средств ее эксплуатации. 239 Для оценки работы, студент предъявляет преподавателю от- чет и диск с базой данных Отчет должен содержать следующие разделы. • Титульный лист с указанием: • названия факультета, номера группы, фамилии И.О. сту- дента; • номера задачи и название задачи и варианта. • должности, звания и Ф. И. О. преподавателя. • даты написания и защиты отчета. • Текстовую часть. Текстовая часть должна содержать следующие разделы. 1. Описание постановки задачи. В разделе дается краткое описание задания и приводятся следующие материалы. • Исходная форма таблицы с внесенными изменениями по варианту с полным набором записей (контрольны- ми и своими), а также краткое описание процесса нормализации и его результат: таблицы с данными и структурная схема взаимосвязей таблиц. При пред- ставлении нормализованных таблиц в шапке каждой таблицы указываются исходные названия столбцов и имена полей, которые будут использованы в БД. • Характеристика полей таблиц (см. выше). Таблицы могут быть дополнены необходимым текстовым опи- санием особенностей свойств отдельных полей. 2. Описание создания базы данных. В этом разделе приводятся: - имя БД и место ее хранения; - описание особенностей создания БД; - описание изменений настроек среды и макета таблицы; - описание результата анализа структуры таблицы с исполь- зованием «Архивариуса». Все необходимые установки для «Архивариуса» можно выполнить по аналогии с указаниями параграфа 8. Распечатку отчета «Архивариуса» поместить в отчет (рекомендации см. ниже); - вид и содержимое таблиц с полными данными. 240 3. Описание и вид форм для ввода и редактирования дан- ных. 4. Сортировка и фильтрация. В этом разделе Вы должны привести описание критериев сортировки, фильтрации и распечатки соответствующие выпол- ненным операциям. Как минимум, в отчет необходимо включить: - одну распечатку с отсортированными данными; - одну распечатку с отфильтрованными данными. 5. Создание и выполнение запросов. В этот раздел необходимо включить: - исходное описание запроса и формализованный критерий отбора записей; - вид критерия для бланка запроса; - распечатку результата выполнения запроса на выборку данных. 6. Описание и вид отчетов по БД. Внутреннее оформление отчета (использование шаблонов, стилей, рисунков и т.д.) определяет сам студент. Замечания по переносу информации из Access в Word. Для вставки в отчет по РГР содержимого таблиц, элементов эксплуатации (например, форм, отчетов, бланков запросов и др.) можно использовать разные способы. • Для вставки таблиц можно использовать способ, изложен- ный в параграфе 10 (см. таблицу 4.10). • Для вставки изображений форм и бланков запросов можно использовать стандартный способ «фотографирования», используя комбинацию клавиш «Alt+Print Screen». • Результаты «Архивариуса» и отчета БД могут быть разме- щены в приложениях в виде распечаток или экспортирова- ны в Word с помощью соответствующего инструментария (вкладка «Внешние данные» главного меню). При таком способе экспортирования вид и содержание документа мо- гут быть искажены. При экспортировании результат по- мещается в промежуточный файл формата .rtf, из которого надо данные скопировать в отчет. |