Практикум_СПСАиУ. Практикум состоит из четырех лабораторных работ
 Скачать 465.5 Kb.
|
|
Оформление проекта договора На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: оформлением проекта договора; согласованием проекта договора; проверкой правильности оформления проекта договора. Если полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то Ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта Договора. 12. Оформление проекта договора Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированное Решение, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет проект Договора в соответствии с условиями сделки, изложенными в согласованном с Заказчиком Коммерческом предложении (Решении). При этом, если на Решении стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над проектом Договора изложенные в ней указания и сроки. При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Проект Договора рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя). 13. Согласование проекта договора Оформленный проект Договора Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с: Руководителем структурного подразделения; Юристом; Главным бухгалтером; Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение; другими заинтересованными должностными лицами. Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к проекту Договора. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании проекта Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат согласованным с Заказчиком условия сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста проекта Договора. Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования условий предлагаемой сделки - пп. 1-11). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. условия сделки были заранее согласованы Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств. 14. Проверка правильности оформления проекта договора Перед отправкой согласованного проекта Договора Заказчику необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный проект Договора возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). Подписание договора Данная стадия состоит из следующих этапов: корректировка проекта Договора; подписание Договора Исполнителем; подписание Договора Заказчиком. Корректировка проекта договора На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: отправкой проекта договора Заказчику; регистрацией отправки проекта договора Заказчику; контролем получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком; корректировкой проекта договора; получением откорректированного проекта договора от Заказчика; регистрацией получения откорректированного проекта договора. 15. Отправка проекта договора Заказчику Полностью подготовленный и оформленный проект Договора перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация проекта Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на проекте Договора с последующей записью необходимых сведений о проекте Договора в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Проект Договора регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. При наличии в проекте Договора сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на проекте Договора проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), проект Договора регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. После регистрации проект Договора отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика). В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает проект Договора представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). При отправке проекта Договора по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте проекту Договора прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Отправка проекта Договора средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре проекта Договора, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата"). Примечание: Проект Договора, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи. В случае личной доставки проекта Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении проекта Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Проект Договора, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течении одного рабочего дня. Отправка проекта Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком проект Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи; при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения ("Confirmation Report"); при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма. Отправленный Заказчику проект Договора ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре проекта Договора проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах. После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра проекта Договора. 16. Регистрация отправки проекта договора Заказчику На основании записей об отправке проекта Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 17. Контроль получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему проекта Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов проект Договора находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) проекта Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил проект Договора, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения проекта Договора и контролирует их выполнение. Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть проект Договора и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения. 18. Корректировка проекта договора Если при рассмотрении проекта Договора у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют проект Договора (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 12 по 17). 19. Получение откорректированного проекта договора от Заказчика Откорректированный проект Договора (далее "проект Договора") может быть получен от Заказчика: по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя). Полученный от Заказчика проект Договора, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: приема и первичной обработки; предварительного рассмотрения, разметки (классификации). Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа проекта Договора автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Если на проекте Договора (или в адресе Сопроводительного письма) указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то он передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученный проект Договора не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то он также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа проекта Договора проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ. Проект Договора, требующий обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения проекта Договора Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с проектом Договора производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка проекта Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 20. Регистрация получения откорректированного проекта договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю проект Договора регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации проекта Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации Решения по Коммерческому предложению, описанному в п. 11. Сведения о зарегистрированном проекте Договора переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на проекте Договора). Подписание договора исполнителем На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: оформлением договора (2 экз.); согласованием договора; проверкой правильности оформления договора; подписанием договора Исполнителем. 21. Оформление договора (2 экз.) Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированный проект Договора, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет Договор взяв за основу откорректированный проект Договора, полученный от Заказчика. При этом, если на проекте Договора стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над Договором изложенные в ней указания и сроки. При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Договор печатается в двух экземплярах. 22. Согласование договора Оформленный Договор Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с: Руководителем структурного подразделения; Юристом; Главным бухгалтером; Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение; другими заинтересованными должностными лицами. Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к Договору. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат откорректированному проекту Договора, полученному от Заказчиком. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста Договора. Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования проекта Договора - пп. 12-20). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. проект Договора были заранее откорректирован Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств. 23. Проверка правильности оформления договора Перед передачей согласованного Договора на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный Договор возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). 24. Подписание договора Исполнителем Договор подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Договоре) Руководитель предприятия (его заместитель). Подписываются оба экземпляра Договора. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Договоре проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". После подписания Договора Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Договоре проставляется реквизит "печать"). При подписании Договора у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор. В таком случае процесс изменения текста Договора проводится аналогично тому, как это описано в п. 22. Подписание договора заказчиком На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: регистрацией договора; отправкой договора Заказчику (2 экз.); регистрацией отправки договора Заказчику; контролем получения и подписания договора Заказчиком; получением подписанного договора от Заказчика (1 экз.); регистрацией получения подписанного договора. 25. Регистрация договора Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Договор перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Договоре (на обоих экземплярах) с последующей записью необходимых сведений о Договоре в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Договор регистрируется только один раз - в день его подписания. Договор регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной (на Договоре проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Договор регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. 26. Отправка договора Заказчику (2 экз.) После регистрации оба экземпляра Договора (далее "Договор") отправляются Заказчику. Отправка может осуществляться: по почте; личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика). В первом случае отправку производят специалисты службы ДОУ, во-втором - Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Договор представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). К отправляемому по почте Договору прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Примечание: Договор, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте. В случае личной доставки Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Договор, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течении одного рабочего дня. Отправка Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи; при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма. Отправленный Заказчику Договор ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшейся на предприятии копии Сопроводительного письма проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах. 27. Регистрация отправки договора Заказчику На основании записей об отправке Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 28. Контроль получения и подписания договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Договор находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Договор, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания Договора и контролирует их выполнение. Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен подписать и возвратить Договор в 10-ти дневный срок после его получения (для долгосрочных - 20 дней). Если при подписании Договора у Руководителя Заказчика возникли замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор, то в таком случае процесс изменения текста Договора (повторное согласование и корректировка) проводится аналогично тому, как это описано в п. 22, 24. 29. Получение подписанного договора от Заказчика (1 экз.) Подписанный Договор (1 экземпляр - далее "Договор") может быть получен от Заказчика: по почте; личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя). Полученный от Заказчика Договор, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: приема и первичной обработки; предварительного рассмотрения, разметки (классификации). Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Полученный Договор передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю (в соответствии с записями, сделанными в регистрационных формах при отправке Договора на подпись Заказчику). Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 30. Регистрация получения подписанного договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Договор регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации получения Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации получения откорректированного Договора, описанному в п. 20. Сведения о зарегистрированном Договоре переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если после получения Договор передавался Руководителю предприятия и им была оформлена Резолюция). |