Практикум_СПСАиУ. Практикум состоит из четырех лабораторных работ
 Скачать 465.5 Kb.
|
Лабораторная работа №2.Применение CASE-средств для описания документооборота.Цель лабораторной работы Целью выполнения работы является закрепление теоретических знаний по моделированию процессов обработки документов, совершенствование практических навыков использования пакетов UFO-toolkit и BPwin на примере технологической карты прохождения договора на предприятии. Теоретическая часть Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями является договор (коммерческий контракт). Договор (коммерческий контракт) - документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон (лиц) об установлении, изменении или прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их. В Договоре (коммерческом контракте) отражаются вопросы, связанные с: характером сделки; условиями сделки (поставки, услуги); сроками сделки; транспортировкой; упаковкой и маркировкой; ценой; качеством; оплатой; гарантиями; правами и обязанностями сторон; другими вопросами взаимоотношения сторон. Общая постановка задачи Реализовать в инструментальном программном средстве моделирования бизнес-процессов UFO-toolkit рассмотренный далее процесс прохождения договора на предприятии как технологическую карту в виде УФО-модели. Сохранить его в файле с именем вида Фамилия2, где Фамилия совпадает с фамилией студента, выполняющего лабораторную работу. Пример выполнения работы Технология прохождения Договора на предприятии включает следующие стадии: подготовка и оформление проекта Договора; подписание Договора; исполнение и контроль исполнения Договора (этапа); перенос исполненного Договора в дело. Подготовка и оформление проекта договора Данная стадия состоит из следующих этапов: подготовка и оформление коммерческого предложения; принятие решения по коммерческому предложению; оформление проекта Договора. Подготовка и оформление коммерческого предложения На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: подготовкой коммерческого предложения; оформлением коммерческого предложения; согласованием коммерческого предложения; проверкой правильности оформления коммерческого предложения; подписанием коммерческого предложения. Подготовку и оформление коммерческого предложения проводит Сотрудник структурного подразделения (Ответственный исполнитель) по поручению Руководителя предприятия (его заместителя), Руководителя структурного подразделения, либо в порядке личной инициативы. 1. Подготовка коммерческого предложения Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, выраженного в направлении, как правило в письменном виде, коммерческого предложения (оферты) Контрагенту (Заказчику). При подготовке коммерческого предложения осуществляется формулировка условий предлагаемой сделки и составление текста коммерческого предложения. Текст коммерческого предложения чаще всего состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части излагают обоснование (факты, события, документы и др.), побудившие Исполнителя предложить данную сделку Заказчику. В основной части коммерческого предложения формулируются условия предлагаемой сделки. Материалы, необходимые для обоснования, пояснения, расшифровки условий предлагаемой сделки в целом, или ее отдельных положений, как правило оформляются в виде Приложений к Коммерческому предложению со ссылкой на них в соответствующих пунктах Коммерческого предложения. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись "Приложение к коммерческому предложению от 00.00.00 № 00/00-00". 2. Оформление коммерческого предложения Коммерческое предложение желательно оформлять на Бланке для писем предприятия (далее "Бланк"). Оформление коммерческого предложения заключается в проставлении в строго определенных местах Бланка или стандартного листа необходимого набора реквизитов (аналогичного используемому при оформлении Писем, согласно ГОСТ 6.38-90). При выполнении данной технологической операции проставляются следующие реквизиты: * [ 2] - эмблема организации; * [ 4] - код организации по ОКПО; * [ 5] - код документа по ОКУД; * [ 7] - наименование организации; * [ 9] - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке; * [16] - адресат; * [19] - заголовок к тексту; * [21] - текст; [22] - отметка о наличии приложения; * [28] - фамилия исполнителя и номер его телефона; Примечания: Символом * помечены обязательные для оформления Коммерческого предложения реквизиты. Коммерческое предложение рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя). Первый лист первого экземпляра Коммерческого предложения, как уже отмечалось, желательно оформлять на Бланке для писем предприятия. 3. Согласование коммерческого предложения После подготовки и оформления в письменном виде Коммерческого предложения Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует изложенные в нем условия предлагаемой сделки с: Руководителем структурного подразделения; Юристом; Главным бухгалтером; Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение; другими заинтересованными должностными лицами. Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "визы" в строго определенном месте Бланка или стандартного листа, на котором оформлено Коммерческое предложение (далее "на Бланке"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются (проставляются) на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра Коммерческого предложения, остающегося на предприятии. Если при согласовании Коммерческого предложения возникла необходимость внесения изменений в условия предлагаемой сделки, то в этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование текста Коммерческого предложения. 4. Проверка правильности оформления коммерческого предложения Перед передачей согласованного Коммерческого предложения на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов на оформление Писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ (документационного обеспечения управления) предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ (далее "специалисты службы ДОУ"). Неправильно оформленное Коммерческое предложение возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление). 5. Подписание коммерческого предложения Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права - далее "его заместитель"). Допускается подписывать только первый экземпляр Коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы ДОУ (проставляют на Бланке реквизит "отметка о заверении копии"). При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". В специальных случаях (для придания юридической силы Коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания Коммерческого предложения Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит "печать"). При подписании Коммерческого предложения у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста Коммерческого предложения. Принятие решения по коммерческому предложению На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с: отправкой коммерческого предложения Заказчику; регистрацией отправки коммерческого предложения Заказчику; контролем получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком; корректировкой коммерческого предложения; получением решения по коммерческому предложению от Заказчика; регистрацией получения решения по коммерческому предложению. Подписанное Коммерческое предложение отправляется Заказчику (Контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки. 6. Отправка коммерческого предложения Заказчику Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике). Регистрация Коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о Коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Коммерческое предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется. Реквизит "дата" проставляется на Бланке после подписания Коммерческого предложения. Реквизит "индекс" Коммерческого предложения, как правило, включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами. В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей: порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов; номер направления по Номенклатуре дел предприятия; номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия; номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости). Пример: 123/01-23, где 123 - порядковый регистрационный номер, 01-23 - номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр Коммерческого предложения. Индекс Коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года. На Приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются. Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т.е. оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы: индекс и дата; автор (разработчик); кто подписал; заголовок и/или краткое содержание; приложения; корреспондент или адресат (кому направлен); резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата); расписка исполнителя в получении документа; срок исполнения; отметка о контроле; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела; перенос данных на машинный носитель; примечания. При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. Примечание: Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа - ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то регистрация завершается переносом данных на машинный носитель. Признаком того, что Коммерческое предложение зарегистрировано в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф). После регистрации Коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика). В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Коммерческое предложение представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). При отправке Коммерческого предложения по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте Коммерческому предложению прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях. Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре Коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата"). Примечание: Коммерческие предложения, с проставленным на них реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи. В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Коммерческое предложение, переданное для отправки, должно быть обработано и отправлено в течении одного рабочего дня. Отправка Коммерческого предложения продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Коммерческого предложения (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются: при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи; при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения ("Confirmation Report"); при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии Сопроводительного письма. Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре Коммерческого предложения проставляют реквизит "отметка о контроле" на левом поле Бланка напротив реквизита "заголовок к тексту" и делают необходимые записи в регистрационных формах. После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра Коммерческого предложения. 7. Регистрация отправки коммерческого предложения Заказчику На основании записей об отправке Коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах. 8. Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Коммерческого предложения Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Коммерческое предложение, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение. Согласно типовых сроков исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть Коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения. 9. Корректировка коммерческого предложения Если при рассмотрении Коммерческого предложения у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 1 по 8). 10. Получение решения по коммерческому предложению от Заказчика Оформленное Заказчиком в письменном виде решение по Коммерческому предложению может быть получено от него: по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя). Полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению (далее "Решение"), как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы: приема и первичной обработки; предварительного рассмотрения, разметки (классификации). Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа Решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу. Если в адресе Решения указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученное Решение не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа Решения проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ. Решение, требующее обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения Решения Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с Решением производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Решения осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления. 11. Регистрация получения решения по коммерческому предложению Поступившее в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Решение регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если не было зарегистрировано специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации Решения (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации Коммерческого предложения, описанному в п. 6. Разница заключается в том, что реквизиты "дата" и "индекс" проставляются в соответствующих полях реквизита "отметка о поступлении" (в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе), а в реквизите "дата" проставляется дата поступления Решения на предприятие. Кроме того, регистрация Решения производится в регистрационных формах входящих документов. Сведения о зарегистрированном Решении переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на Решении). |