ТЕОРИЯ ДОМАШНЕГО НАСИЛИЯ Л. МИЛЛС. Правила личной организованности и самодисциплины идеология, аксиомы и философия тм
 Скачать 181.41 Kb.
|
|
Тема 2. Тайм менеджмент как система управления временем Идеология, аксиомы и философия ТМ Сущность и функции тм Элементы тайм-менеджмента Принципы эффективного использования времени Правила личной организованности и самодисциплины 1.ИДЕОЛОГИЯ, АКСИОМЫ И ФИЛОСОФИЯ ТМ Все больше людей о своих отношениях с Временем. Ищут и формулируют жизненные цели. Повышают осмысленность и осознанность своего бытия. Учатся жить так, чтобы впоследствии не было «мучительно больно». В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы: -- жизнь дана человеку один раз. В атеистической версии восприятия реальности факт единственности жизни означает, что хочется прожить ее так, чтобы потом не было «мучительно больно» и жалко потерянного времени. Религиозная версия о вечной жизни, качество которой напрямую зависит от того, как прожил земную -- заставляет относиться к единственной земной жизни еще более внимательно и вдумчиво; -- время — это материал, из которого «сделана жизнь». Любой другой ресурс в ходе жизни может теряться и приобретаться. Время только тратится, и времени не так уж много, 200-400 тысяч часов, в которых все люди «даже не миллионеры»; -- время и поступки человека в нем -- необратимы. Сделанное можно переосмыслить, иногда -- исправить, верующий может покаяться, но никто не может сделанный поступок вернуть. В науке эта необратимость времени была осмыслена только в XX веке, в синергетике. В философии она уже тысячелетия приводит в священный трепет лучших представителей рода человеческого. Организация времени - наиболее корректный термин для описания «технологии работы с Временем». Управление временем -- термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время можно, организовать расположением и движением дел и поступков. Под «организацией времени» можно понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно: -- «как идти» быстро и грамотно, не переутомляясь в пути -- эффективность; -- «куда идти», как выбирать цели -- стратегия; -- «зачем идти», как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности -- философия. Предметную область «организация времени», соответственно, можно разделить на три уровня: технологический, стратегический и мировоззренческий (философский). Разумной организацией времени можно считать такую, в которой все эти три уровня находятся в непрерывном взаимодействии: ценности влияют на стратегию и технику, события на техническом и стратегическом уровнях дают материал для переосмысления и корректировки ценностей. Идеология тайм-менеджмента — это основные положения дисциплины «организация времени» на ее третьем уровне, философско-мировоззренческом. Кратко идеологию тайм-менеджмента можно определить следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится -- и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов». Если развернуть идеологию тайм-менеджмента более подробно, можно выделить в ней несколько основных ценностей, или принципов. Это аксиомы, которые могут быть либо приняты, либо не приняты, но не могут быть доказаны или опровергнуты. Аксиомы таковы: 1. свобода выбора. Человек свободен. Наши поступки, конечно, зависят от начальных условий -- наследственность, ограничения, доступные ресурсы и т. п. Мы также зависим от внешних воздействий и обстоятельств. Однако ни начальные условия, ни внешние обстоятельства не определяют нашу жизнь на 100 %. Решающее значение все равно имеет наш собственный выбор, и наша готовность что-то менять в своей жизни. Свобода начинается внутри, в сознании, в картине мира человека -- и дает свободу действовать, свободу изменять мир; 2. ответственность. Человек отвечает за то, как он строит свою жизнь и на что он тратит свое время. Верующий отвечает перед Богом и собой, неверующий -- перед собой и кем-нибудь еще (в зависимости от базовых ценностей -- перед своей семьей, потомками, человечеством и т. п.). К сожалению, именно на постсоветском пространстве много людей, безответственно плывущих по течению, реагирующих на внешние воздействия, но не применяющих свою свободу к построению своей жизни и не берущих на себя ответственность за то, что с их жизнью и их временем происходит. Сколько наш человек может придумать причин, почему он не несет ответственности за то, что с ним происходит. Виноваты всегда правительство, президент, олигархи, демократы, коммунисты, ЖЭС, работодатель и т. д. Этот рабский подход к жизни нужно «выдавливать по капле» из себя и окружающих и тайм-менеджмент в этом -- незаменимое средство; 3. развитие. Развиваться на разных уровнях и в разных смыслах. Это тоже аксиома, ее невозможно обсуждать, можно лишь принять или не принять. Время жизни — это время развития, время совершенствования, время пути. Эти же принципы лежат в основе этики тайм-менеджмента: совокупности принципов, вытекающих из фактов тайм-менеджмента и идеологии тайм-менеджмента. Эти принципы-заповеди можно сформулировать так: «не укради время ближнего твоего» -- поскольку, похищая время, из которого сделана жизнь, ты нарушаешь заповедь «не убий», «не замусоривай гармонию мироздания ворами времени» -- игровыми автоматами или графоманскими романами, «помни, что тайм-менеджмент — это не только защита своего времени, но и бережное отношение к времени других». Суммируя сказанное, можно сформулировать еще один элемент идеологии тайм-менеджмента так. Организация времени -- уникальный инструмент, помогающий людям и мирозданию развиваться, изменяться в лучшую сторону на самом сложном и «неоперабельном» уровне -- на уровне ценностей и мировоззрения. Управление временем основывается на определённом мировоззрении. Его можно выразить в нескольких тезисах. Время непрерывно течёт, его нельзя поставить на паузу, поэтому мы вынуждены им управлять Время не возобновляемый ресурс, его нельзя откладывать или накоплять Каждый из нас имеет одинаковый ресурс времени: 24 часа в сутки. Разница между людьми лишь в том, как мы тратим своё время Время — это капитал, который можно инвестировать У расходования времени есть последствия: краткосрочные и долгосрочные Нужно различать срочное и важное, полезное и вредное Времени никогда не хватит на всё, но его всегда хватит на главное Необходимо выдерживать баланс между планированием и спонтанностью, сном и бодрствованием, трудом и отдыхом Всё нужно делать в своё время. Многие явления могут быть совершены только в определённый момент времени (например, урожай сажаю весной, а собирают осенью) - этот момент нельзя упустить Управлять временем означает выбирать из трёх вариантов: делать, не делать или отложить? 2 СУЩНОСТЬ И ФУНКЦИИ ТМ Нетрудно заметить, что время существует независимо от нас, поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен. Управление временем – управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов. Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что оно является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время – абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит налаживать с его учетом. Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов из области «как укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это система управления собой и своей деятельностью. тайм-менеджмент – система, характеризующаяся следующими признаками: • направлена на повышение производительности труда; • основана на применении существующих и выработке новых уникальных методов и инструментов гармонизации временных процессов с достижением их логичной организации, соответствующей всем заданным условиям и ограничениям; • предполагает выстраивание иерархии целей и задач отдельных сотрудников и организации, реализация которых связана с временным развёртыванием производственных операций; • осуществляется в виде планирования, а также непосредственного выполнения и корректировки составленных планов. Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов фиксация расходов времени. 3 ЭЛЕМЕНТЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся: 1.анализ использования рабочего времени, Анализ — это такой процесс, который позволяет выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени. 2.постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, Постановка целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует. 3.планирование рабочего времени, Планирование — это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности. 4.выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае. Однако несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять его следует, не исключая никаких его элементов. Применение тайм-менеджмента предполагает, что человек будет творчески подходить к его использованию. Элементы ТМ по Г. Архангельскому (личностный ТМ): Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов. Рассмотрим каждый из них (рис. 1.1).  Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – эффективность (она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый этап – это ответ на вопрос «как ехать?». Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальный срок? Как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться? Как наиболее результативно отдыхать? Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова. Второй элемент – технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты – от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирования (НЛП). Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час? Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника? Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки? Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?». Каковы мои стратегические и тактические цели? Продуман ли алгоритм их достижения? Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями? Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии. И наконец, четвертым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьез. Это тема философии. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь – ответ на вопрос «зачем?». Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать? Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. 4 ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ Эффективное использование времени обеспечивается организацией деятельности по следующим принципам. 1.Важность принципа планирования рабочего времени «60 к 40», который предполагает 60% рабочего времени охватывать пункты предполагаемого плана, и 40% рабочего времени оставлять в резерве на непредвиденные ситуации (незапланированные звонки, встречи, выполнение срочных заданий выше стоящего начальства, анализ информационных данных и прочее), обусловлена стремлением оптимизировать все процессы дневного распорядка. 2.Принцип отслеживания «дневных помех» предполагает применение необходимых своевременных коррекционных мер - соответственно принятой технологии и регламенту осуществляемой программы действий. 3.Назначение принципа хронометража - отслеживание продолжительности отдельных видов деятельности по стадиям, процессам, операциям, процедурам. 4.Принцип структуризации целей, задач, проблем призван обеспечить целостную картину взаимосвязи основных аспектов ситуации как в индивидуальной деятельности руководителя, так и в деятельности коллектива. 5.Принцип «регулярность - системность - последовательность» обеспечивает соблюдение основных условий конкурентоспособности действий посредством выполнения, принятых к действию стратегии и тактики деятельности. 6.Принцип исключения чрезмерного планирования (затраты на планирование превышают полезность от него) необходим для оптимизации затрат на осуществление всех функций управления, начиная с планирования. 7.Важность принципа гибкости в организации процессов обусловлена необходимостью выстраивания деятельности в соответствии с изменениями внешней среды и внутренних потребностей объекта управления. 8.Принцип баланса времени предполагает рациональную смену двух составляющих процесса деятельности: «рабочее время», «время отдыха». 9.Принцип поиска резервов времени, восполнения времени основывается на формировании системы методов посредством трансформации особенностей процессов деятельности в ноу-хау. 10.Принцип использования формуляров, соответствующих специфике работ (письменная форма ведения учета и контроля) призван обеспечить максимальный сбор информации для оптимизации решений. 11.Принцип пересмотра списка дел и переноса «важных и не завершенных» в разряд перспективных дел. 12.Принципом регулярности сбора, группировки, структуризации, анализа, оценки результатов обеспечивается фундамент своевременных стратегических и тактических улучшений через «картину фактических достижений» и построение «картины будущих достижений». 13.Принцип регламентации разделов плана. 14.Принцип установления приоритетов. 15.Принцип устранения «тирании» спешки в делах. 16.Принцип «включения» творчества. 5 ПРАВИЛА ЛИЧНОЙ ОРГАНИЗОВАННОСТИ И САМОДИСЦИПЛИНЫ К правилам личной организованности и самодисциплины относят: концентрироваться на главном (обычно около 8% времени тратят на маловажные дела); периодически придумывайте себе стимулы; устанавливайте себе сроки выполнения дел; научитесь решительно планировать и так же решительно действовать по плану; научитесь говорить «нет», соизмерять свои дела и цели; следите за регламентом телефонных разговоров; приобретите привычку к записной книжке; избавьтесь от помех; учитесь слушать; откажитесь от шаблона (всегда есть возможность что-то улучшить); уделяйте время и мелочам; приступайте к делу сразу; используйте время полностью; анализируйте, как и на что потратили свободное время; смена занятий - одна из возможностей отдыха; начинайте раньше — это лучший тон нового дня; ежедневный контроль выполненного - реальный путь к успеху; обязательно перенесите на следующий день то, что не успели вчера; относитесь с уважением к своему и чужому времени. Таблица 1 - Рекомендации по личной самоорганизованности
Формирование индивидуальной системы тайм-менеджмента требует особого внимания к специфике выполняемой работы и возможности ее рационализации с учетом личных особенностей восприятия рабочих процессов и биоритмов. Дополнительный материал: Типы ТМ Таблица 2 Три типа ТМ
Первый тип ТМ, условно названный «индивидуальным», осуществляется с опорой на парадигму личностного саморазвития. В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер», используемые им методы управления временем предельно индивидуализированы, что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает для себя сам. По существу, такой индивидуальный ТМ выступает как своеобразное хобби и нацелен на достижение прежде всего внутри-личностных целей, в контексте совершенствования человеком своих способностей и творческой самореализации. Сфера приложения подобного индивидуального ТМ чаще всего — творческие увлечения (художественное или техническое творчество) и обучение (работа с информацией). Типичным примером здесь может быть, например, самостоятельное изучение какого-либо иностранного языка, которое осуществляется по разработанному самим учеником плану, с использованием каких-либо приемов и способов запоминания и воспроизведения информации и т. п. «Ролевой ТМ» отличается от индивидуального двумя важными аспектами: во-первых, он более специализирован, привязан к решению конкретных профессиональных или карьерных задач, во-вторых, требует участия в процессе управления временем профессионала — консультанта по ТМ. «Привязанность» управления временем к решению профессиональных задач предъявляет более жесткие требования к используемым методам ТМ и, следовательно, делает участие в работе консультанта-эксперта крайне необходимым. Например, достаточно частой является жалоба менеджеров высшего и среднего уровня на перегруженность рутинной документацией — письмами, докладными записками и т. п. Если решать эту проблему в контексте индивидуального ТМ, то придется обучить каждого менеджера каким-либо техникам скорочтения, что может потребовать нескольких недель, а то и месяцев напряженных занятий. Если же решать данную проблему в рамках ролевого ТМ, то консультанту по ТМ имеет смысл сначала изучить: 1) объем и формы представления входящей информации; 2) характер задач, стоящих перед менеджером-реципиентом данной информации; 3) индивидуальный стереотип действий по обработке входящей информации, характерный для данного менеджера, и т. д. На основании подобного анализа ТМ-консультант не загружает клиента дополнительной работой в виде обучения скорочтению, а, наоборот, старается разгрузить его, предложив, например, 2—3 «точечные» рекомендации по изменению характера представления и обработки управленческой информации. В силу того, что объектом (клиентом) ролевого ТМ является человек (менеджер, руководитель, просто любой профессионал), имеющий смешанную мотивацию к овладению методами ТМ, то ТМ-консультант выступает здесь в двоякой роли. С одной стороны, он выступает в роли коуча, помогающего клиенту в профессионально-личностном совершенствовании. С другой стороны, ТМ-консультант играет традиционную для бизнес-консультанта роль «эксперта по процессам», помогая оптимизировать отдельные элементы и структуры профессиональной деятельности клиента. «Соцальный ТМ» стоит несколько особняком по сравнению с другими типами ТМ, не столько благодаря своему особому объекту — группе людей и/или организационной подструктуре (организации в целом), сколько благодаря специфическим требованиям к работе ТМ-консультанта. В данном случае ТМ-консультант выступает в первую очередь как специалист по организационному развитию (инжинирингу или реинжинирингу организации), модифицируя сами организационные структуры или внося изменения в ключевые аспекты их деятельности. Примером подобной деятельности может быть разработка (проектирование и внедрение) новых стандартов деятельности подразделения, более четко включающих в себя фактор времени, и системы контроля, где более жестко будут учитываться временные параметры тех или иных трудовых операций. Разумеется, подобная «социальная инженерия» требует от ТМ-консультанта глубоких знаний стратегического и оперативного менеджмента, структуры организации, характера ее производственных процессов и др. Кроме решения задачи по организационному развитию, в рамках «социального ТМ» консультант в обязательном порядке решает и еще одну задачу — обучение и адаптация группы людей к произошедшим изменениям (в оргструктуре или характере деятельности). Обучение обычно носит достаточно традиционный характер (проведение тренингов, курсов, семинаров), а вот мероприятия по адаптации персонала могут принимать самые разнообразные формы — от тренингов командообразования до обширных мер по формированию корпоративной культуры, включающей в себя время как одну из ключевых ценностей. Три выделенных типа ТМ весьма сильно отличаются друг от друга, предопределяя совершенно разный характер деятельности ТМ-консультанта. Каждый из типов ТМ требует от консультанта особой организации своей деятельности, использования особых форм работы (диагностика, анализ деятельности, проектирование, индивидуальное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения специализированных методов ТМ. |