Делопроизводство в ППО - методичка (сайт). Правила составления и оформления организационно распорядительных документов профсоюзной организации Образец общего бланка
 Скачать 0.67 Mb.
|
|
сложившейся ситуации, планируемых мероприятиях. Обращаем внимание, что докладная записка — документ, направляемый по подчиненности, поэтому не может существовать докладной записки от председателя профорганизации, скажем, директору предприятия. Докладная записка создается как по инициативе председателя профорганизации, так и по личной инициативе членов профсоюза. Докладная записка может иметь инициативный, информативный или отчетный характер. Письмо - одно из основных средств связи между профсоюзной организацией и гражданами, учреждениями, предприятиями, другими общественными объединениями. Письма составляются в случаях, когда нет возможности личного общения или использования технических средств связи. Первичная профсоюзная организация ведет переписку с вышестоящими профсоюзными органами, органами государственной власти и управления и местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями, общественными объединениями, судебными, арбитражными и прокурорскими органами в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и Уставом Профсоюза. Компетенцией профорганизации определяется и содержание переписки. Так, профорганизация может вести переписку по вопросам заключения и контроля за выполнением коллективного договора или отраслевого (регионального) соглашения, по вопросам разрешения коллективных и индивидуальных трудовых 20 споров, по организационно–массовой работе (подготовка и проведение собраний, конференций), об обучении и переподготовке профсоюзных кадров, по культурно– массовой работе, жилищно–бытовым проблемам и т.д, и т.п. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, уточнения, изменения, задания, сообщения, ответы и отзывы, разъяснения, напоминания, подтверждения, просьбы, замечания, требования, рекомендации, предложения и т.д. Желательно, чтобы письмо было посвящено одному вопросу - это ускоряет его (письма) исполнение. Однако в письме могут содержаться и несколько взаимосвязанных вопросов. Текст делового письма должен состоять максимально из трех частей: введения, доказательств, выводов (заключения). Во введении приводятся мотивы составления письма, содержащие ссылки на события и факты, указания на решение руководящего органа профобъединения, входящие письма и т.п., послужившие основанием для написания письма. В доказательной части должны приводиться убедительные доводы, обоснования постановки вопроса или даваемого ответа. В заключении приводятся выводы, логически вытекающие из доказательств, предлагаются решения. Начинать деловое письмо лучше с содержания вопроса, а затем уже приводить доводы. В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть без пояснений. Характер информации позволяет выделить некоторые разновидности писем. Письмо-приглашение , например, содержит пожелание участия адресата в симпозиуме, конкурсе, совещании или ином проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретному лицу, так и организации. Письмо-извещение используется для сообщения или утверждения какого-либо факта и обычно начинается словами "извещаем", "сообщаем". Письмо-напоминание обычно содержит напоминание об истечении или приближении установленного срока, в связи с чем необходимо принять определенные меры. Чаще всего оно состоит из одной фразы. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к письму документов. Эти письма составляются только тогда, когда адресату сообщаются сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним относятся пояснения о цели направления документа, его особенностях, характере исполнения, положении или личности автора, а также подтверждения факта и даты отправки. Сопроводительные письма следует начинать словами "возвращаем", "направляем", "представляем" и т.п. Далее указываются заголовки, индексы и даты направляемых документов. Письмо-подтверждение используется для уведомления отправителя о получении отправленных им документов, подтверждения фактов и т.д. Письма, отправляемые из профорганизации, делятся на две группы: требующие и не требующие ответа. Гарантийные и сопроводительные письма, напоминания, извещения, подтверждения, как правило, не требуют ответа. На письма-запросы, предложения, просьбы, требования и т.п. составляется ответ. Особенностью переписки является служебный этикет, выражаемый с помощью деепричастных оборотов, 21 например: Внимательно изучив (рассмотрев) ваши предложения (замечания)... Деепричастным оборотом формулируются также причины принятия решений: рассматривая, учитывая, считая, принимая во внимание, руководствуясь и т.п. Категоризм в тоне устраняется с помощью вводных слов и конструкций: по- видимому, как известно, если возможно и т.д. Текст письма не следует начинать с наименования организации, так как оно указано на бланке; не рекомендуется также начинать со ссылки на ранее полученные от корреспондента письма. Письмо оформляется на бланке для писем (см. ранее), то есть содержит следующие реквизиты: • наименование профорганизации; • индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона; • дата; • индекс (исходящий номер); • ссылка на индекс и дату входящего документа; • адресат; • заголовок к тексту (в случае необходимости); Заголовок обычно начинается с предлога "о" ("об") - например, "О коллективном трудовом конфликте в ремонтном цехе". Допускается не давать заголовок в небольших письмах, оформляемых на бланке формата А5. • текст; • отметка о наличии приложений (если они есть); • фамилия исполнителя и номер его телефона. Подписанный экземпляр письма направляется адресату, а копия подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. 4.7. Оформление отчетной документации профсоюзной организации Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении плана, задания, подготовки мероприятий, представляемый ответственному лицу в профорганизации. Целесообразно готовить отчетные документы в соответствии с планами работы профорганизации (т.е.годовой и квартальный). Отчет оформляется на общем бланке профсоюзной организации. Подписывает отчет председатель профорганизации. Подготовленный отчет выносится на обсуждение на заседании профкома. Помимо внутренних отчетных документов, профорганизации, представляют статистические отчеты в Областной комитет профсоюза. 4.8. Порядок оформления копий документов Копией документа является воспроизведение всех его реквизитов. Документ воспроизводится машинописным способом (или на принтере) на бланке профорганизации, заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего 22 соответствие ее содержания подлиннику. Отметка "Копия" размещается в правом верхнем углу первого листа копии документа. Копию документа заверяют, проставляя ниже реквизита "подпись" заверительную надпись "Верно:", наименование должности заверившего копию, его (ее) личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и, при необходимости, печать. Например: Верно: Председатель профсоюзной организации Личная подпись Г.Н.Егорова 12.04.09 Печать При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов работника, на документе, с которого снимают копию, делают отметку - кому и когда она выдана, а на самой копии - отметку о дате выдачи и о том, что подлинник хранится в профорганизации. Копия (отпуск) исходящего документа визируется составившими его лицами и лицами, с которыми документ согласовывался. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью. На размноженном экземпляре указывается номер заказа и тираж. Копии изготавливаются и выдаются с разрешения председателя профорганизации. 5. Технология работы с документами профсоюзной организации Ответственность за организацию документационного обеспечения возлагается на председателя профорганизации, который: • разрабатывает номенклатуру дел профорганизации (на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов); • организует подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск; • организует и обеспечивает организационно-техническое обслуживание работы профсоюзных конференций, собраний, совещаний и т.п.; • осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, поиск и выдачу документной информации; • проводит единый порядок отбора, учета, сохранности, обработки и использования документов, образующихся в профорганизации; • готовит дела для передачи в архив; • ведет делопроизводство по обращениям трудящихся в профорганизацию, кадровую документацию по освобожденным сотрудникам профорганизации. 5.1. Прохождение и порядок исполнения входящих документов При движении входящих документов осуществляется: • прием и регистрация входящих документов (см. образец № 11); • рассмотрение документа; • исполнение. 23 Конверты сохраняют в том случае, если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправления (получения) документа; если на входящем документе отсутствует дата; если адрес отправителя можно установить только по конверту. Документы, состоящие из двух или более листов, скрепляют. Затем на всех документах в день получения проставляют регистрационный штамп и записывают в журнал входящей корреспонденции. Образец № 11 ФОРМА журнала регистрации входящей корреспонденции 5.2. Прохождение исходящих документов Прохождение исходящих документов в профорганизации включает составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (если необходимо), подписание (утверждение), регистрацию в журнале исходящей корреспонденции (см. образец № 12) и отправку. Образец № 12 ФОРМА журнала регистрации исходящей корреспонденции Исходящий номер Дата Куда и кому адресован документ Краткое содержание документа Номер исполненного документа Номер дела, в которое подшит документ Примечание (ответ получен, дата и т. п.) 1 2 3 4 5 6 7 В хо дя щи й но м ер Д ата по сту пл ен ия Отк уда по сту пи л до ку м ен т Но м ер по сту пи вшего до ку м ен та Краткое содержание К ол ич ес тво ли ст ов 1 2 3 4 5 6 Продолжение формы Кому направлен на исполнение и резолюцию Расписка и дата Номер дела Примечание (отметка об исполнении) за получение за возврат в дело 7 8 9 10 11 Примечание: Карточная или журнальная форма регистрации осуществляется в зависимости от принятой системы учета и контроля в делопроизводстве предприятия, учреждения, организации 24 5.3. Прохождение внутренних документов Прохождение внутренних документов профорганизации на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания). Заверенные (размноженные) копии документов направляют исполнителям. Протоколы собраний (конференций) профорганизации, заседаний ее руководящего органа, содержащие поручения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола. Докладные записки, сводки, справки и др. аналогичные внутренние документы рассматриваются членами п/о, которым они направлены, и после их рассмотрения и исполнения помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел. 5.4. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан Первичные профсоюзные организации постоянно имеют дело с обращениями работников, поскольку отстаивание их интересов — основная задача профсоюза. Тематика обращений связана прежде всего с трудовыми спорами между работником и администрацией, с решением социально–бытовых и иных вопросов. Предложения — это пожелания граждан о совершенствовании деятельности профорганизации (профобъединения) и предприятия, на котором она действует, в целом. Заявления — представляют собой обычно просьбы об удовлетворении субъективных прав и свобод, а также законных интересов трудящихся, сообщения о нарушениях нормальной деятельности предприятия, организации, о незаконных действиях администрации и т.п. Жалоба включает, во–первых, сообщение о нарушении прав, свобод и законных интересов работника, установленных законодательством, локальными нормативными актами, коллективным и индивидуальным трудовым договорами и т.п. и, во–вторых, требование или просьбу об устранении этих нарушений. Делопроизводство по обращению граждан ведется в профорганизации отдельно от общего делопроизводства. Личную ответственность за его состояние несет председатель профорганизации. Все обращения регистрируются в Журнале регистрации писем, жалоб, заявлений и устных обращений членов профсоюза. Ответы на обращения в письменной или устной форме дает председатель профорганизации. В случае устного ответа делается запись в Журнале. Контроль завершается после вынесения решения и принятия необходимых мер. 25 Образец № 13 ФОРМА журнала регистрации писем, жалоб и заявлений и уставных обращения членов профсоюза Свердловская территориальная организация Общероссийского профсоюза работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства www.stoprofavtodor.ru № № п /п Дата по ст уп лен ия ил и о бр аще ни я Ф ами ли я, имя, отчеств о заяв ител я Место работы и должность Краткое содержание (письма, жалобы, заявления) Дата ответа и принятые меры П ри ме чан ие 620075, г. Екатеринбург, ул. Пушкина, 10, офис 508, 511, 512 Тел. (343) 371-34-63 Тел./факс: (343) 371-18-46 E-mail: stoprofavtodor@mail.ru |