лекция 2.1. Проект как социально экономическая система. Основы организации процесса управления проектами Внешняя и внутренняя среда проекта
 Скачать 90.74 Kb.
|
|
Лекция 2.1: Организация процесса управления проектами. План: Проект как социально – экономическая система. Основы организации процесса управления проектами Внешняя и внутренняя среда проекта Проект как социально – экономическая система Вспомним определение проекта: «проект – это временное предприятие….». Любое предприятие (компания, фирма, организация) представляет собой социально- экономическую систему. Под социально-экономической системой понимается сложная вероятностная динамическая система, охватывающая процессы производства, обмена, распределения и потребления материальных и других благ. Она относится к классу кибернетических систем, т. е. управляемых. Как следует из самого определения, система состоит из двух равноценных (для системы) составляющих: - социальная составляющая – персонал предприятия (проекта) – это основной нематериальный ресурс, от которого зависит эффективность протекание всех бизнес процессов; - экономическая составляющая – ресурсы предприятия (проекта), к которым относятся материалы, финансы, здания, оборудование, технологии и т.д. Социально-экономическая система локализована в экономическом времени и пространстве. Социально-экономическую систему, как, впрочем, и всякую другую, характеризуют системные качества: 1. целостность: изменение любого компонента системы влияет на состояние других компонентов и приводит к изменению системы в целом. 2. иерархичность: каждый компонент системы является элементом определенного уровня и порядка, но и каждая система может быть рассмотрена как элемент более высокого порядка. 3. интегративность: система в целом обладает свойствами, отсутствующими у составляющих ее элементов (к примеру, разделение труда возможно только при наличии некоторого количества производителей). Однако, верно и обратное, то есть, элементы могут обладать свойствами, которые не присущи системе в целом. Социально-экономические системы относятся к сложным системам. Сложные системы в экономике обладают рядом свойств, которые необходимо учитывать. Обратим внимание на одно из важнейших свойств: наличие у экономической системы таких свойств, которые не присущи ни одному из составляющих систему элементов, взятому в отдельности, вне системы. Эмерджентность ( возникновение) есть результат возникновения между элементами системы так называемых синергических связей, которые обеспечивают увеличение общего эффекта до величины, большей, чем сумма эффектов элементов системы, действующих независимо – это свойство является самым востребованным для успешного управления проектами. Предприятие (проект) — это объединение людей (т. е. социум), совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур. Любое предприятие или проект начинаются с миссии, как театр с вешалки. Что такое миссия и почему она столь значима? Миссия в управлении (лат. missio — посылка, поручение) — экономическое предназначение, призвание, цель существования организации. Так трактует это понятие современный экономический словарь. Миссия проекта – выражение его философии и смысла существования данного проекта в обществе, иными словами, миссия определяет социальный статус и общественную полезность проекта. Миссия обычно декларирует статус проекта, принципы его работы, намерения руководства, устремление в будущее и не должна зависеть от текущего состояния проекта. Миссия формируется высшим руководством проекта при его создании, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей проекта. Самую первую в мире миссию придумал Коносуке Мацусита, основатель бренда Panasonic. Цели проект могут подлежать изменения, но утвержденная миссия неизменна. Современные предприятия очень часто декларируют наиболее социально значимую часть своей миссии через рекламный слоган. Примеры: Toyota - "Строительство автомобилей - это общественное дело, объединяющее работу многих людей"; Sony Corporation - "Мы группа молодых людей, которые наделены достаточной энергией для бесконечного творческого поиска";Apple Computer, Inc. - "Мы предлагаем компьютеры самого высокого качества для людей во всем мире", McDonald’s – "То, что вы любите". Конечные состояния, к которым стремится предприятие (проект), фиксируются в виде ее целей. В бизнесе цели подразделяются на стратегические (долгосрочные) (в рамках управления проектами – это цели реализации проекта). Но, при этом надо помнить, что стратегические цели определяются миссией и являются способом воплощения миссии в жизнь. Стратегические цели должны быть гибкими, чтобы обладать адаптацией к изменяющимся условиям их реализации. Оперативные (краткосрочные) цели характеризуются более четкой конкретизацией и детализацией в вопросах достижения и выполнения. К оперативным целям относятся выполнение заданий в течение рабочего дня или рабочей недели, реализации определенного этапа проекта и т.д. При возникновении необходимости между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются промежуточные цели – тактические (среднесрочные). В управлении существует принцип иерархичности целей: Миссия – Стратегическая цель – Тактические цели – Оперативные цели. Процесс, который выстраивает логическую последовательность выполнения целей от оперативных (цели нижнего уровня) до стратегических (цели верхнего) называется целеполаганием. Каждая цель имеет характеристики и критерии достижения – параметры достижения. Необходимые операции (действия) для прохождения пути от достигнутой цели нижнего уровня к достижению целей более высокого уровня (план) называется стратегией. Стратегия проекта - это план (способ) достижения целей и основных показателей проекта. 2.Основы организации процесса управления проекта Так как проект рассматривается в управлении как система, то рассмотрим кибернетическую модель управления, которая называется моделью черного ящика. Рис 1. Модель черного ящика  Рис. 1 Модель черного ящика. Это модель управления дает наиболее общие, но точные описания процесса управления. Вход в систему – это ресурсы, выход – это ожидаемый продукт (конечная цель). Внутри системы происходит трансформация ресурсов в продукт, сама трансформация и ее эффективность зависит от процесса управления ресурсами внутри системы. Для того, что бы управление было эффективным необходима организация самого процесса управления, который составляет управленческий цикл. В свою очередь управленческий цикл состоит из пяти основных функций управления: - прогнозирование – это предвидение, взгляд в будущее, оценка возможных вариантов развития тех или иных действий (ситуаций) и их последствий. В некоторых случаях прогноз основан на хорошо изученных закономерностях и является точным и достоверным. Например: вслед за ночью наступит день, а за зимой придет весна и т.д. Но, в управлении проблемы для решения, которых используется прогнозирования, часто не позволяют дать обоснованный прогноз. Прогноз в управлении всегда имеет вероятностный характер, а следовательно содержит неопределенность, что в свою очередь является источником риска; - планирование - это разработка последовательности действий, позволяющей достигнуть желаемого. Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана, планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. Таким образом, решения в области планирования - частный вид управленческих решений. Например, бизнес план проекта или дорожная карта проекта относятся к области планирования, так же как и стратегия проекта; - организация - под организацией понимается процесс: -.определение рациональных форм разделения труда; -распределение работы среди членов команды проекта; - разработки структуры органов управления; - регламентация функций, подфункций, работ, операций; - установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц; - подбора и расстановки кадров. Функция организации реализуется в двух направлениях, это процесс создания системы управления и процесс ее совершенствования, модернизации. Именно, поэтому в управлении проектами организации управления проектом уделяется особое внимание. - мотивация — совокупность внутренних и внешних движущих сил, побуждающих человека к деятельности, направленной на достижение определенных целей. Мотив (франц. motif < позднелат. mōtivus подвижный, приводящий в движение — от глагола movēre двигать, приводить в движение, шевелить) — повод, побудительная причина какого-либо действия. В русский язык это слово пришло в начале XIXв., позже появились слова "мотивировать", "мотивация. Процесс мотивации (мотивирования) строится вокруг потребностей человека, которые и являются основным объектом воздействия с целью побуждения человека к действию. В самом общем виде потребность - это ощущение недостатка в чем-либо, которое имеет индивидуализированный характер при всей общности проявления. Врожденные потребности, общие для всех людей (первичные потребности) получили название - нужда. Например, нужда в еде, сне, сексе и т. п. Приобретенные (вторичные) потребности связаны с существованием человека в группе, носят более персонифицированный характер и формируются под воздействием среды. Например, потребность в уважении, в достижении результата, любви и т. п. Мотивация к труду — одна из важнейших функций управления. Мотивы являются внутренними побудителями к действию. Внешние относительно работника средства, которые в той или иной мере побуждают его к труду, называются стимулами. - контроль - это процесс обеспечения достижения цели. Функция контроля очень значимая для управления. Существуют три аспекта управленческого контроля: - установление стандартов - это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время, а так же затраты ресурсов, необходимых для достижения запланированных результатов. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования; - измерение того, что было на самом деле достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с запланированными результатами. При правильном выполнении первых фаз, руководство получает точные сведения о протекании производственного процесса, о нарушении в организации и координации, о возникновении проблемы, а также о источнике и причине ее возникновения. - коррекция отклонений от поставленных целей или внесение коррекционных изменений в процесс целеполагания (например: пересмотр целей для того, чтобы они стали более реальными, и соответствовали сложившейся ситуации). Функция контроля выполняет так же функцию «обратной связи» - сбор и анализ информации на протяжении всего производственного цикла. Это необходимо для повышения эффективности многих процессов управления начиная с распределения полномочий до анализа ситуации на рынке и сбора отзывов о самом продукте. Организация процесса управления проектами заключается в создании цикла управления под реализацию конкретного проекта с учетом обеспеченности ресурсами, целями задачами, стратегиями, ограничениями, спецификой реализации и т.д. 3.Внешняя и внутренняя среда проекта В соответствии с системным подходом проект как временное предприятие рассматривается как система, активно взаимодействующая с внешней средой. Внешняя среда проекта — это все те факторы, которые находятся за пределами проекта и могут на него воздействовать. Внешняя среда находится в непрерывном движении, она динамична и подвержена изменениям. Меняются вкусы потребителей, рыночный курс рубля по отношению к другим валютам, вводятся новые законы и налоги, изменяются рыночные структуры, появляются новые технологии, совершенствуются процессы производства, действуют и многие другие факторы. Способность реагировать и адаптироваться к изменениям внешней среды является одной из наиболее важных составляющих успеха функционирования и процветания. Вместе с тем эта способность является условием достижения запланированных стратегических целей. Внешнюю среду проекта можно разделить на две условные части. Первая часть — «ближнее» окружение непосредственно влияющие на реализацию проекта и увеличивающие или уменьшающие эффективность работы, приближающие или отдаляющие от достижения целей. «Ближнее окружение» часто называют внешней средой прямого воздействия. Обычно оно включает клиентов, поставщиков, конкурентов, государственное регулирование и требования муниципальных властей, профсоюзы и торговые ассоциации. Проект как предприятие тесно взаимодействует с этой частью своей среды, а менеджеры пытаются управлять и корректировать параметры, воздействовать на "ближнее" окружение с целью изменения в благоприятном для осуществления проекта направлении. Вторая часть — «дальнее» окружение — включает все те факторы, которые могут оказывать опосредованное воздействие на проект. «Дальнее окружение» - это внешняя среда косвенного воздействия. К факторам косвенного воздействия относятся, например, макроэкономические факторы, требования и изменения законодательства, изменения в государственной или региональной политике, социальные и культурные особенности. Воздействие этих факторов на реализацию проекта сложно выявлять и изучать, но нельзя игнорировать, так как именно они определяют тенденции, которые со временем будут формировать «ближнее» окружение. Менеджеры не могут управлять параметрами "дальнего" окружения, но должны отслеживать тенденции изменения и учитывать их в своих планах. Основными характеристиками внешней среды являются ее сложность, динамизм и неопределенность. Внутренняя среда организации объединяет все функциональные элементы внутри системы, взаимосвязанные между собой, для достижения общей цели. Несмотря на многообразие существующих предприятий, внутренняя среда любой из них включает универсальные элементы, такие как миссия, цели, стратегии, ресурсы, организационная структура, технологии и организационная культура. Миссия, цели и стратегия, а так же их значимость для управления проектами и их влияние на этот процесс уже были рассмотрены. Рассмотрим остальные элементы внутренней среды. Все внутриорганизационные процессы протекают в рамках организационной структуры, которая отражает разделение функциональных обязанностей и социальных ролей между членами команды проекта (см. лекцию 2.2). Организационная структура закрепляет задачи, функции, права и обязанности за каждым членом команды проекта. Технология — это процесс преобразования ресурсов в конечный продукт деятельности (конкретные продукты или услуги). Технологии оказывают значительное влияние на внутреннюю среду и процесс управления проектом, определяя требования к уровню образования и квалификации персонала, оказывая влияние на мотивацию, методы стимулирования, нормы поведения, организационную структуру, культуру. Например: применение простых технологий, включающих рутинные стандартные операции, требующих невысокой квалификации персонала, может снижать мотивацию работников и престижность рабочего места. Ресурсообеспеченность проекта — необходимые средства, возможности, запасы, обеспечивающие стабильную работу над проектом до момента полного его завершения. Следует заметить, главенствующее место среди всех групп ресурсов занимают человеческие ресурсы, которые можно определить как запасы творческой энергии личности. Они неисчерпаемы, и не случайно их запасы сравнивают с запасами атомного ядра. Немаловажное значение имеют и другие ресурсы. Особо следует выделить информационные ресурсы как совокупность данных и знаний. От уровня организации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обработки информации зависит эффективность системы управления всей организацией. Время — это ограниченный источник, как сырье, материалы, финансы. Оно необратимо, и его невозможно растянуть или восстановить. Для руководителя имеет фундаментальную важность управление, как собственным временем, так и временем других людей. Организационная культура — это система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций, принципов и норм поведения работников внутри организации. Ценности, социальные установки, нравственные принципы, деловая этика, мотивация работников, организация труда, стиль руководства, коммуникации, принятие решений — все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации. Организационная культура служит в качестве внутреннего организующего начала, своего рода морального кодекса или общественного договора, добровольно заключенного членами команды проекта. В управлении проектами особую роль играют стейкхолдеры. Стейкхо́лдер (англ. stákeholder) - заинтересованная сторона, причастная сторона, участник работ, роль в проекте — лицо или организация, имеющая права, долю, требования или интересы относительно системы или её свойств – так трактует это понятие викепедия. Каждый из стейкхолдеров имеет возможность повлиять на систему управления проектами. Например, СМИ влияют на формирование общественного мнения о проекте, а учебные заведения - это источник потенциальных членов команды).Стейкхолдеры могут принадлежать как внешней, так и внутренней среде проекта: потребители продукта проекта - приносят прибыль – внешняя среда; поставщики - обеспечивают проект ресурсами – внешняя среда; сотрудники – команда проекта – внутренняя среда; инвесторы - источник финансирования проекта - может быть внутренней средой и внешней средой и т.д. |