курсовая работа Гражданское право МТУС. Проектное управление организацией и организационная структура 4

• Название: Проектное управление организацией и организационная структура 4
• Анкор: курсовая работа Гражданское право МТУС
• Дата: 08.04.2023
• Размер: 0.66 Mb.
• Имя файла: kursovaya_rabota_05062020.docx
• Тип: Исследование; #1046873
• страница: 3 из 4

Глава 3 Разработка проекта совершенствования организационной структуры ООО «Рилмарк»

3.1 Разработка предложений по совершенствованию организационной структуры

Основные недостатки, которые были выявлены в ходе работы это:

1. 
   Не достаточная зона ответственности и полномочий у клиента - менеджеров
   
2. 
   Отсутствие полномочий у маркетологов, таких как мониторинг ситуации на рынке, и анализ конкурентов.
   
3. 
   Нет общей цели для группы сотрудников, которые работают над одним и тем же проектом. У каждого есть своя доля ответственности, но никто не замотивирован на достижение общего результата.
   

Опираясь на выявленные недостатки организационной структуры, были разработаны следующие рекомендации для совершенствования организационной структуры:

1. 
   Такие функции как бухгалтерия, маркетинг сохраняются в том же составе, остаются за ними те же функциональные обязанности, но их роль меняется. Их основным назначением становится - оказывать проектам необходимые сервисные услуги.
   
2. 
   В отделе маркетинга внести корректировки в должностные обязанности. А именно добавить в их обязанности, анализ внешней среды организации, для дальнейших изменений в стратегическом плане компании.
   
3. 
   В отделы продаж, контента необходимо внести возможность расформировывать их на группы, как представлено на рисунке 11, в них будут входить: один менеджер проекта (он же менеджер по продажам), контент менеджер, так же необходимо, что бы в каждой такой группе был веб дизайнер и программист.
   
4. 
   Необходимо изменить должностные инструкции, внести коррективы перестановок в функциональных отделах.
   

Исходя из рекомендаций, предложим новую организационную структуру на рисунке 3.1:



Рис. 3.1 - Усовершенствованная организационная структура

Основные изменения коснутся отдела продаж. У каждого клиент менеджера добавляются новые обязанности:

• 
  разработка и согласование с заказчиком: концепции, цели и основных этапов проекта;
  
• 
  осуществление руководства, координации и контроля над проектом;
  
• 
  подготовка планов расходов, доходов, движения денежных средств проектов;
  
• 
  выполнение проектов в согласованные сроки, в рамках выделенного бюджета и с требуемым уровнем качества;
  
• 
  корректировка план - графиков и бюджетов проектов, а так же согласование изменений с заказчиком;
  
• 
  формирование и предоставление промежуточных и итоговых отчетов заказчику проекта.
  

У руководителя отдела продаж так же появятся новые обязанности:

• 
  выбирать команду проекта;
  
• 
  определять ответственных лиц, которые будут участвовать в процессах проработки и внедрения проекта;
  
• 
  контролировать подготовку необходимой документации для внедрения нового проекта;
  
• 
  контролировать соблюдение сроков процессов проработки и внедрения всех проектов.
  

В отделах контента и маркетинга, а также у программиста и веб дизайнера необходимо изменить систему мотивации. Добавить дополнительные премии, по успешной реализации проекта. Для того чтобы появилась одна общая цель, и каждый участник проекта, был заинтересован в качественном выполнении работы в срок.

В отделах контента и маркетинга сохраняется подотчетность менеджеров их руководителю, однако в рамках проекта, основные задачи и цели их работы определяются руководителем проекта.

За руководителями отдела контента и маркетинга сохраняются прежние обязанности, однако появляются дополнительные функции такие как: мониторинг и контроль качества выполнения работ для каждого проекта их подчиненными, а также выполнение поставленных задач точно в срок.

Для программиста и веб дизайнера, обязанности остаются прежними, за исключением того, что, работая в проекте, они непосредственно будут подчиняться руководителю проекта.

В новой организационной структуре появится возможность, под каждого нового заказчика формировать проектную команду, которая бы соответствовала всем требованиям заказчика, содержала бы тех специалистов, которые необходимы для выполнения поставленных задач. Менеджером проекта будут клиент - менеджеры. Они же будут полностью нести ответственность за выполнение поставленных задач.

3.2 Разработка проекта по совершенствованию организационной структуры

Для внедрения предложений и рекомендаций, разрабатываем проект по совершенствованию организационной структуры компании «Рилмарк». Проект будет рассмотрен по группам процессов управления проектами, представленных в первой главе.

Устав проекта

1. 
   Название проекта:
   

Совершенствование организационной структуры компании «Рилмарк»

2. 
   Проблема и актуальность:
   

В условиях нынешнего развития рынка IT услуг, становится достаточно сложно конкурировать, в связи с этим необходимо сделать правильный выбор организационной структуры на основе выбранной конкурентной стратегии предприятия, в связи, с чем можно существенно повысить конкурентоспособность компании. Стратегический анализ показал, что в компании организационная структура не соответствует выбранной стратегии. В ходе работы была выявлена проблема, такая как не достаточное количество полномочий у клиента - менеджеров, высокая занятость руководителя компании, а так же плохая взаимосвязь между сотрудниками, работающими над заказами, что привело к затруднению работы с клиентами.

3. 
   Цель проекта:
   

Провести совершенствование организационной структуры компании «Рилмарк» до 06.10.2020

4. 
   Концепция:
   

Для совершенствования организационной структуры компании «Рилмарк», необходимо внедрить проектное управление. В первую очередь необходимо внести изменения в организационную структуру, и рассказать коллективу о предстоящих изменениях. Следующим шагом требуется провести обучение персонала. Так же следует обратить особое внимание на обратную связь от сотрудников.

5. 
   Заинтересованные стороны:
   

1. 
   Директор
   
2. 
   Персонал
   
3. 
   Команда проекта:
   

• 
  руководитель проекта - Маргарита Житникова
  
• 
  директор - Билонов Александр
  
• 
  руководитель отдела продаж - Ирина
  
• 
  руководитель отдела контента-Татьяна
  

Основные ресурсы проекта представлены в таблице 7:

Таблица 7

Ресурсы проекта

Человеческие ресурсы	Затраты
Маргарита Житникова	Проведение курса управление проектами
Билонов Александр
Ирина
Татьяна

1. 
   Сводный бюджет проекта составляет 110500 р
   
2. 
   Команда проекта
   

Руководитель проекта - Маргарита Житникова, ответственная за результат проекта. Основные задачи — это координация участников команды, контроль выполнения задач, корректировка плана, подотчетность директору.

Директор - Билонов Александр - заказчик проекта. Участие в проекте необходимо для помощи с изменением должностных инструкций, а также для сплочения коллектива, чтобы внедрение изменений прошло максимально легко и быстро.

Руководитель отдела продаж - Ирина, основная задача, это помочь подготовить отдел продаж к новым изменениям, а также внести коррективы в должностные инструкции.

Руководитель отдела контента - Татьяна, основная задача, это помочь подготовить отдел контента к новым изменениям, а также внести коррективы в должностные инструкции.

Следующим шагом проекта, будет декомпозиция. В ходе обсуждения проекта с заказчиком, были выделены три основных направления, которые необходимо реализовать в ходе проекта, представлены в таблице 8.

Таблица 8

Декомпозиция проекта

1. Документ обеспечение проекта	2. Изменения в должностных инструкциях	3.Адаптация сотрудников
1.1 Сформировать нормативную базу , регламенты проектного управления	2.1 Внести коррективы в должностные инструкции отдела продаж	3.1 Подготовить к изменениям персонал
1.2 Создать и утвердить новую организационную структуру	2.2 Внести коррективы в должностные инструкции отдела контента	3.2 Повышение квалификации сотрудников
1.3 Составить и утвердить новое штатное расписание	2.3 Внести коррективы в должностные инструкции отдела маркетинга	3.3 Обратная связь
	2.4 Внести коррективы в должностные инструкции программиста и веб дизайнера

На основе декомпозиции проекта, в программе Microsoft Project [33] была сформирована диаграмма Ганта, которую можно увидеть на рисунке 3.1



Рис. 3.1 – Диаграмма Ганта

Следующий шаг — это составление организационного плана. В нем отражены ответственные, а также сроки и результаты каждого этапа проекта, представлен в таблице 9.

Таблица 9

Организационный план

Название этапа	Ответственный	Сроки исполнения	Результат
Сформировать нормативную базу, регламенты проектного управления	Маргарита Житникова	03.10.20 - 14.10.20	Подготовлена нормативная база и регламенты по управлению проектами
Создать и утвердить новую организационную структуру	Маргарита Житникова	17.10.20 - 21.10.20	Утверждена новая организационная структура
Составить и утвердить новое штатное расписание	Маргарита Житникова	24.10.20 - 26.10.20	Утверждено новое штатное расписание
Внести коррективы в должностные инструкции отдела продаж	Ирина	27.10.20 - 28.10.20	Подготовлены и утверждены изменения в должностных инструкциях отдела продаж
Внести коррективы в должностные инструкции отдела контента	Татьяна	31.10.20 - 1.11.20	Подготовлены и утверждены изменения в отделе контента
Внести коррективы в должностные инструкции отдела маркетинга	Александр Билонов	2.11.20 - 3.11.20	Подготовлены и утверждены изменения в должностных инструкциях отдела маркетинга
Внести коррективы в должностные инструкции программиста и веб дизайнера	Александр Билонов	4.11.20 - 7.11.20	Подготовлены и утверждены изменения в должностных инструкциях программиста и веб дизайнера
Подготовить к изменениям персонал	Маргарита Житникова, Александр Билонов	9.11.20 - 15.11.20	Сотрудники компании принимают и готовы к изменениям

На основе составленных данных о проекте, составлен бюджет. Из таблицы 10 можно увидеть, что на начальном этапе стоимость проекта составить 110500 рублей.

Таблица 10

Бюджет проекта

Статья расходов	Кол-во единиц	Сумма, руб
Маргарита Житникова	198 часов	29700(150р час)
Александр Билонов	62 часов	18600(300р час)
Ирина	24 часов	3600(150р час)
Татьяна	24 часов	3600(150р час)
Обучение персонала		450000
Резерв		10000
Итого		110500

Оплата команды проекта, была составлена исходя из расчета средней стоимости рабочего часа. Для обучения персонала были найдены курсы по управлению проектами в компании «Центр развития профессионализма», где будет проведен краткий курс по управлению проектами для фирмы, время обучения составит 14 академических часов.

3.3 Анализ эффективности внедрения новой организационной структуры

В данном проекте возникают некоторые трудности применения подходов, которые обусловлены необходимостью обеспечения сопоставимости сравниваемых вариантов. Вместо стандартных методов будет рассмотрена комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов.

Разделим показатели¹⁴, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры на следующие три взаимосвязанные группы:

Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления. В данной группе основными факторами могут служить конечный результат деятельности организации и затраты на управление. В качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем (увеличение объема продаж) и прибыль (увеличение прибыли).

Планируется увеличить объём продаж и прибыль на 30%.

1. 
   Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления. В качестве затрат на управление необходимо учитывать текущие расходы на содержание проекта, подготовку и переподготовку кадров, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления. Основными сравниваемыми критериями необходимо использовать: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность.
   

В период с 01.01.2020-01.10.2020 на обучение персонала было использовано 75000 рублей на тренинг по продажам. Планируется в период с 01.10.2020-01.11.2020 провести обучение для сотрудников по курсу управление проектами на сумму 45000 рублей.

2. 
   Группа показателей, характеризующих рациональность
   

организационной структуры. К ним относятся уровень централизации функций управления, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем

В настоящий момент в компании уровень централизации функций управления имеет высокое значение. В компании присутствует проблема большой загруженности директора, он принимает решения и участвует в процессе во всех подразделениях компании. А также не достаточное количество компетенций и ответственности клиент - менеджеров. Ожидается, что изменение организационной структуры позволит разгрузить директора, а так же расширить зону принятия решения и ответственности клиент - менеджеров.

Для оценки занятости сотрудников фирмы, необходимо будет провести сравнение матрицы РАЗУ на момент начала проекта, и на момент завершения проекта.

Ожидается, что произойдет снижение загруженности директора, по средствам перехода ряда функций руководителям отделов, ожидаемые изменения.

Если говорить об успешной реализации проекта, то, как результат, ожидается внедрение новой организационной структуры в компанию. Благодаря чему, будет более эффективно распределяться рабочее время, каждого сотрудника, увеличится производительность, что приведёт к возможности выполнять большее количество проектов, от которых прежде приходилось отказываться, в связи с нехваткой рабочего времени и персонала. Что в свою очередь приведёт к увеличению прибыли компании.