Практическое задание 6 МПА.. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Методика и практика архивоведения Практическое занятие 6
 Скачать 0.78 Mb.
|
|
Автономная некоммерческая профессиональная образовательная организация "Национальный социально-педагогический колледж" Программа среднего профессионального образования 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина: Методика и практика архивоведения Практическое занятие 6 Выполнил: Обучающийся Беломытцева Александра Александровна Преподаватель: Хомякова Наталья Викторовна Практическое занятие 6 Цель занятия: формирование и развитие навыков работы с научно-справочным аппаратом (НСА) архива, выполнения основных видов запросов, поиска информации в архивах. 1. Составьте памятку по поиску информации В государственный архив, сотрудником которого вы являетесь, раз в год приходят на практику студенты исторического факультета. Как правило, им поручается предварительный поиск информации для выполнения социально-правовых запросов. Такой поиск заканчивается обнаружением конкретного документа и указанием его адреса – архивного шифра дела, в которое включен документ, и номеров листов в деле. Составьте для студентов памятку по поиску информации. В качестве объекта можно использовать данные любого государственного архива регионального уровня. Решение: 1. Определить какие дела нужны для поиска Каждый архив состоит из фондов – наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей. Каждый фонд содержит дела – обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела – конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом. Иерархия хранения документов: архив – фонды – дела – листы. Алгоритм действий: Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст путеводитель – большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел. Выбрать дела. Опись – это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны. 2. Получить дела. Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям. Самые популярные причины для отказа: Бумаги поражены грибком – злейшим врагом исследователей. С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше. Превысили лимит – запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому нужно считать число листов в заказе, чтобы не попасть впросак. 3. Изучить дела. Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год. Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете. 2. Алгоритм поиска информации и ответ на обращение гражданина В муниципальный архив, сотрудником которого вы являетесь, обратился гражданин И.И. Имяреков просьбой восстановить информацию о занимаемой им должности и размере оплаты труда в 1992-1998 годах на трикотажной фабрике «Закат». В указанный период фабрика была основным градообразующим предприятием, но обанкротилась и закрылась в 1999 году. Документы переданы в муниципальный архив. Информация нужна для предоставления в ПФ РФ. Составьте алгоритм поиска информации и ответ на обращение гражданина с соблюдением всех действующих правил. Недостающие данные придумайте самостоятельно. Решение: Основанием для подтверждения трудового стажа рабочих и служащих государственных организаций служат личные дела, приказы, распоряжения по личному составу, записки о приеме, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, личные карточки по учету кадров (служебные, регистрационные, алфавитные), алфавитные книги по учету работников, списки сотрудников, штатные расстановки, послужные и трудовые списки, характеристики, рекомендации, лицевые счета, расчетно-платежные, расчетные (платежные) ведомости, невостребованные профсоюзные, партийные билеты образца 1973 г., комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии), карточки уплаты членских взносов, учетные карточки членов профсоюза, партии, комсомола, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях. Кроме того, в соответствии с п. 6 ч. II Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. N 555, основанием для подтверждения периодов работы могут служить письменные трудовые договора, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, копии лицевых счетов и ведомости по начислению заработной платы. Поиск соответствующих сведений, указанных в запросе, целесообразно начинать с изучения алфавитной картотеки по учету работников соответствующей организации, которая обычно передается в государственный архив после ликвидации организации. При отсутствии такой картотеки в фонде сведения о работе заявителя следует искать в его личном деле (или по невостребованным трудовым книжкам, трудовым спискам, личным карточкам (ф. Т-2)). В личном деле, как правило, содержатся копии приказов (либо указания на их даты и номера) о приеме, перемещении и увольнении с работы конкретного лица или заверенные выписки из приказов. Вместо копий приказов в личном деле могут быть приемные, переводные и увольнительные записки, договоры, заключенные с принятыми на работу, в которых имеются все необходимые сведения о работе заявителя. При отсутствии личного дела поиск целесообразно начинать с приказов по личному составу (приказы по кадрам) в том случае, если у заявителя имеется трудовая книжка или ее копия, т.к. наиболее точная информация о приеме, перемещении, увольнении содержится именно в приказах, подписанных руководителем. Если в документах отражен только факт приема или только увольнения (приказ о приеме или увольнении), а других данных нет, то в архивной справке так и пишется: "в приказе от ... N ... значится "....", "В приказе за ... период записи об увольнении нет" (или эти сведения отражаются в сопроводительном письме). Следует учитывать, что в организациях негосударственной формы собственности, а также в общественных организациях с небольшим числом работающих приказы по личному составу издавались не всегда. Сведения о приеме и увольнении работников в этих случаях могут содержаться в протоколах общих собраний трудового коллектива и протоколах заседаний правления. Если в архивных документах не указано, с какого числа работник принят (освобожден), не обнаружено соответствующее решение о приеме (освобождении) работника, или эти данные не совпадают со сведениями, представленными заявителем запроса, то период работы может быть установлен по сведениям о получении заработной платы в данной должности, содержащимся в расчетных (платежных) ведомостях и лицевых счетах. Если для установления трудового стажа используются лицевые счета, то необходимо в архивную справку включать сведения о конкретном количестве отработанных лицом дней в соответствующий период времени. Например: указывается, что зарплата ему была начислена с июня (18 дней) 1970 по август (10 дней) 1971 гг. включительно. Если таких данных нет, то указывается количество фактически отработанного времени (общее количество рабочих дней/часов, за которые произведены начисления). В случае, когда заявителю требуется подтвердить трудовой стаж за несколько лет, но к заявлению не приложена копия трудовой книжки, необходимо просматривать документы за каждый год указанного в заявлении периода, так как заявитель на протяжении этих лет мог неоднократно увольняться и вновь поступить на работу. В противном случае стаж заявителя может быть завышен. Например, в заявлении указано, что заявитель работал с июня 1960 по сентябрь 1962 гг. Если за основу принять даты поступления и увольнения, то его трудовой стаж составляет 2 года 3 месяца. А фактически в 1960 г. он работал 3 месяца, в 1961 г. - 4 месяца, в 1962 г. - 3 месяца. Таким образом, трудовой стаж заявителя составляет 10 мес. а не 2 года 3 месяца. Если заявитель не помнит точное название организации, где он работал, годы поступления и увольнения с работы, целесообразно просматривать документы за несколько предыдущих и последующих лет, указанных в запросе, а также обратиться к документам не только той организации, о которой помнит заявитель, но и к документам близких по названию организаций данной отрасли, а также документам вышестоящей организации. В стандартную форму справки о подтверждении трудового стажа не включаются сведения об очередных, дополнительных, учебных, декретных отпусках, отпусках без сохранения содержания. Справка может содержать эти сведения, если другая информация о работе заявителя в архиве отсутствует или заявитель указывает в заявлении на их необходимость (либо для подтверждения льготного стажа). В таком случае, например, период нахождения в декретном отпуске подтверждается приказами об отпуске по уходу за ребенком, сведениями из личной карточки (ф. Т-2), личного дела. Подтверждением трудового стажа для совместителей являются приказы о приеме на работу по совместительству, о продлении срока работы по совместительству, об увольнении заявителя, а также по лицевым счетам. Если трудовой стаж подтверждается по трудовым соглашениям, договорам найма и подряда, в архивную справку включаются сведения, указанные в актах о приеме работ, выполненных по трудовому соглашению; по лицевым счетам за указанный период - сведения: начислялась ли за этот период заработная плата. Следует также учитывать, что в соответствии с требованиями пенсионного законодательства в общий трудовой стаж может быть зачтен период обучения лица на курсах в том случае, если подтверждаются сведения о начислении работнику (ученику) заработной платы, с которой были произведены отчисления на социальное страхование (уплата подоходного налога не приравнивалась к уплате страховых взносов). Для подтверждения работы во время обучения на курсах по рабочим специальностям, например, ученик слесаря, необходимо указать в архивной справке, что в соответствии с приказом о приеме работник принят с оплатой согласно Положению об учениках, либо с определенной оплатой труда, например, "с оплатой 50 р. в месяц" (если эти сведения содержатся в приказе). При этом следует просмотреть лицевые счета (расчетные или платежные ведомости) и указать, что заработная плата за период обучения начислялась. Период работы лица учеником в самой организации, который не относится к периоду обучения на курсах, при исчислении стажа приравнивается к рабочим специальностям, включается в стаж его работы и начислением заработной платы, как правило, не подтверждается. Исключение составляет стаж работы ученика в школе-магазине, который подтверждается приказами о приеме и присвоении квалификации в связи с окончанием обучения и представлением сведений о начислении заработной платы в виде таблицы. Особенностью запросов граждан о подтверждении сведений об их федеральной государственной службе, государственной службе субъекта Российской Федерации является необходимость выявления статуса организации, в которой работал заявитель. При исполнении таких запросов рассматривается целый комплекс документов: постановления СМ СССР (РСФСР), которые утверждали структуру министерства (ведомства), ее изменения за запрашиваемый период; приказы министерства (ведомства), которые утверждали положение (устав) организации; при отсутствии положения (устава) организации - приказы министерства (ведомства) об образовании организации, в которых могут находиться сведения о функциях организации, список предприятий, передающихся в ведение этой организации. Кроме того, приводятся сведения о реорганизации, переименовании министерства (ведомства), организации за запрашиваемый период. Трудовой стаж депутата любого уровня устанавливается по учетной карточке, которая, как правило, находится в его личном деле. Основанием для подтверждения стажа вольнонаемных в военных учреждениях и организациях являются приказы, книги учета и именные списки вольнонаемного состава, раздаточные ведомости на выдачу заработной платы вольнонаемному составу, лицевые карточки на выдачу заработной платы, переписка по вольнонаемному составу, переписка по вольнонаемным переводчикам. Основными источниками для исполнения запросов о подтверждении трудового стажа партийных и комсомольских работников являются: 1) для лиц, работавших секретарями партийных и комсомольских комитетов разных уровней (секретарей обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола, первичных партийных и комсомольских организаций): - постановления и протоколы конференций и собраний соответствующих партийных и комсомольских органов и организаций; - постановления и протоколы пленумов соответствующих партийных, комсомольских комитетов (если решение об утверждении состоялось в период между отчетно-выборными конференциями и собраниями); - постановления и протоколы заседаний бюро, секретариата вышестоящего партийного, комсомольского комитета, утверждающего решения нижестоящего комитета; - книги распоряжений по аппарату соответствующего обкома, горкома, райкома; 2) для лиц, работавших заведующими отделами партийных, комсомольских комитетов: - протоколы пленумов и заседаний бюро соответствующих комитетов; 3) для лиц, работавших заместителями заведующих отделами, заведующих секторами, помощниками секретарей, инструкторами, пропагандистами, лекторами, инспекторами, освобожденными работниками первичных партийных и комсомольских организаций и на других ответственных должностях партийных и комсомольских комитетов разных уровней: - протоколы заседаний бюро соответствующего комитета; - протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола. Кроме того, для всех вышеперечисленных в пп. 1-3 лиц основанием для подтверждения трудового стажа могут являться также распоряжения об их приеме, перемещении и увольнении; 4) для лиц, входивших в номенклатуру партийных и комсомольских комитетов (руководителей областного и районного значения, промышленных предприятий, строительных организаций, председателей колхозов, директоров совхозов, домов культуры и отдыха, редакторов газет, пионервожатых): - протоколы заседаний бюро соответствующего комитета; - протоколы заседаний бюро и секретариата обкомов партии и комсомола; 5) для лиц, работавших техническими работниками (библиотекарей, машинисток), для обслуживающего персонала (уборщиц, водителей и др.) обкомов, горкомов, райкомов партии и комсомола: - книги (журналы) распоряжений (приказов) по личному составу соответствующего комитета; 6) для работников издательств крайкомов/обкомов КПСС, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов, рядовых работников общественных объединений: - книги (журналы) распоряжений (приказов) по личному составу соответствующих издательств, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов, общественных объединений; 7) для руководящих работников общественных организаций при обкомах и/или райкомах КПСС и ВЛКСМ: - протоколы заседаний пленумов и секретариата; протоколы заседаний президиума; 8) для лиц, работавших председателями в общественных объединениях: - протоколы учредительных и отчетно-выборных съездов, конференций, собраний, заседаний бюро, правления. В данном случае необходимо указывать период выплаты работнику заработной платы. Кроме того, для партийных и комсомольских работников любого уровня основанием для подтверждения трудового стажа служат невостребованные партийные билеты образца 1973 г. и комсомольские билеты (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы), а также учетные карточки членов партии образца 1973 г., учетные карточки членов комсомола. Эти документы могут подтвердить период работы только за то время, за которое имеются отметки об уплате членских взносов от заработной платы или стипендии. Косвенными источниками для подтверждения трудового стажа при отсутствии других данных могут служить справки-объективки и должностные (номенклатурные) картотеки, которые велись в краевых (областных) комитетах КПСС. Следует учитывать, что решение пленума, заседаний бюро соответствующего комитета об утверждении в должности ответственного партийного или комсомольского работника или освобождении его от данной должности могло быть принято по истечении нескольких месяцев после того, как заявитель фактически приступил к работе или прекратил исполнять свои обязанности. Документы о работе сотрудников общественных организаций при обкомах и/или райкомах КПСС и ВЛКСМ могут находиться как в составе самих обкомов и райкомов, так и в составе фондов общественных организаций (если документы поступили на хранение). При отсутствии нужных сведений в вышеуказанных видах документов дополнительными источниками для подтверждения трудового стажа служат: - личные листки по учету кадров с отметкой о проверке подлинности внесенных сведений, подписанные и заверенные печатью характеристики, хранящиеся в личных делах по учету кадров как штатных работников партийных и комсомольских организаций всех уровней, так и работников партийной номенклатуры; - лицевые счета и расчетные (платежные) ведомости штатных работников соответствующего партийного или комсомольского органа; - списки работников, входивших в номенклатуру соответствующего или вышестоящего комитета; - лицевые счета и расчетные (платежные) ведомости работников издательств крайкомов/обкомов КПСС, редакций газет и журналов партийных и комсомольских органов. Следует иметь в виду, что периоды учебы в высших партийных школах не засчитываются в стаж работы лица. Разновидностью запросов о трудовом стаже являются запросы о подтверждении факта включения должностей заявителей в штатные расписания партийных и комсомольских органов. В штатных расписаниях комитетов КПСС и ВЛКСМ, которые могут находиться как в фондах данных комитетов, так и в фондах вышестоящих партийных и комсомольских органов, содержатся сведения об освобожденных партийных или комсомольских работниках. В архивную справку по таким запросам включаются сведения о получении заявителем в занимаемой им должности заработной платы в соответствующем комитете КПСС или ВЛКСМ. Если запрашиваемое лицо работало в ЦК КПСС, ЦК компартий союзных республик, крайкомах, обкомах, окружкомах, райкомах, горкомах партии и их аппаратах, в парткомах органов государственной власти и управления до 14 марта 1990 г. (до введения в действие в новой редакции статьи 6 Конституции (Основного Закона) СССР), не включая периоды работы на должностях в парткомах на предприятиях, в организациях и учреждениях, его работа в этих органах учитывается при исчислении стажа государственной службы. Для подтверждения его стажа работы по штатным расписаниям и статотчетам о составе партийных организаций, по финансовым отчетам конкретного комитета КПСС следует подтвердить вхождение того или иного партийного учреждения в структуру партийного органа. Например, по штатным расписаниям обкома КПСС работники Дома политического просвещения, вечернего института марксизма-ленинизма относились к отделу пропаганды и агитации, а Дома передового опыта, партийных курсов обкома КПСС - к орготделу обкома партии. Для установления трудового стажа комсомольцев и молодежи при освоении целинных и залежных земель 1954 - 1960 гг. и участии в работе студенческих строительных отрядов за 1968 - 1992 гг. необходимо просматривать протоколы заседаний бюро областных и краевых комсомольских органов, постановления областных штабов студенческих строительных отрядов, книги распоряжений по областному штабу студенческих строительных отрядов, приказы по личному составу, выписки из решений заседаний комитетов ВЛКСМ учебных заведений, договоры на строительство объектов, перечни объектов-строек, списки бойцов стройотрядов, отчеты о работе, акты о несчастных случаях, документы о заработной плате; списки и заявления молодежи. Сведения о трудовом стаже колхозников содержатся в фондах колхозов, совхозов, сельских советов в приказах, карточках по учету кадров, книгах лицевых счетов колхозников, книгах расчетов с членами колхоза, книгах учета трудодней колхозников, списках членов колхоза и их семей. Косвенные сведения могут содержаться в протоколах заседаний членов правления колхоза, рабочкома, общих собраний колхозников; в протоколах заседаний комиссии по восстановлению трудового стажа и квалификационной комиссии. В фондах сельских Советов сведения о трудовом стаже колхозников содержатся в похозяйственных и земельно-шнуровых книгах. В некоторых случаях рекомендуется привлекать фонды других организаций. Так, например, если заявитель работал в запрашиваемый период председателем колхоза, сведения о его работе могут быть в фонде райисполкома, в случае партийности заявителя - в фонде соответствующего партийного органа, бухгалтером - в фонде райфинотдела, агрономом - в фондах районного, областного, краевого, республиканского органов сельского хозяйства (Областного управления Министерства сельского хозяйства Республики), трактористом - в фонде МТС и др. Для установления трудового стажа лицам, работавшим за рубежом (если нет личных дел), используются приказы по личному составу о направлении сотрудников в командировку или их выездные (командировочные) дела , а также документы по заработной плате, где могут содержаться записи и иметься начисления командировочных. Если этих документов в соответствующем фонде нет, следует обращаться к документам вышестоящей организации, которая направляла заявителя в загранкомандировку, или к документам партийных органов, через которые часто шло оформление заграничных командировок. Если заявитель при оформлении пенсии вынужден представлять в качестве документа, подтверждающего его трудовой стаж или размер заработной платы, партийный билет образца 1973 г., находящийся у него на руках, ему необходимо бывает подтвердить партийный стаж. Источниками информации о партийном стаже являются книги регистрации учетных карточек членов КПСС образца 1973 г., книги учета и выдачи партбилетов образца 1973 г., личные дела по приему в партию, протоколы бюро комитетов райкомов, горкомов КПСС, а также парткомов с правами райкома, учетные карточки членов партии образца 1973 г.
Архивная справка 01.07.2018 № 1255-З На № 1235 от 25.06.2018 Имяреков Игорь Иванович согласно ведомостям на выдачу заработной платы работникам трикотажной фабрики «Закат» г. Нижневартовск работал слесарем-наладчиком в ткацком цехе с 18.04.1992. На основании приказа по трикотажной фабрике «Закат» от 08.08.1998 N 65 Имяреков И.И. уволен 09.08.1998 по собственному желанию. Основание: Ф.5891. Оп.1. Д.835. Л.27, 45. Справка выдана для подтверждения стажа в Пенсионном Фонде РФ. Руководитель Архива л/п В.В.Веселов Исполнитель Иванова Т.М. тел. (4932) 32-66-39
Архивная справка 01.07.2018 № 1257-З На № 1236 от 25.06.2018 Имяреков Игорь Иванович, 1960 года рождения, работал на трикотажной фабрике «Закат» г. Иваново с 18.04.1992 по 09.08.1998 года и его заработок, учитываемый при исчислении пенсий, составляет: Фактическая сумма заработка (в рублях)
Основание: Ф.891. Оп.1.Д.944. Л.485-545; личная карточка и лицевые счета по заработной плате за 1992-1998 годы. Примечание: 1. Со всех включенных в справку сумм произведены отчисления в в Пенсионный фонд Российской Федерации по установленным тарифам. 2. В архиве не имеются сведения по видам начислений зарплаты. Регистрационный номер плательщика ПФР: --- Идентификационный номер плательщика: ----- Руководитель Архива л/п В.В.Веселов Исполнитель Иванова Т.М. тел. (4932) 32-66-39 3. Подготовка виртуальной выставки архивных документов Для подготовки виртуальной выставки архивных документов к юбилею города Энск нужно отобрать материал. В городе работают: Государственный архив Энской области, муниципальный архив Энска, Государственный архив социально-политической истории Энской области (бывший партийный архив). Кроме того, некоторые интересные документы могут быть в архиве местного университета, архивах ведущих предприятий города и региона. Составьте алгоритм поиска и отбора информации для виртуальной выставки, начиная с межархивного уровня. Предложите тематику разделов выставки. Решение: АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ И ОРГАНИЗАЦИИ ВИРТУАЛЬНОЙ ВЫСТАВКИ Планирование проекта. На этом этапе обсуждается идея проекта, определяется целевая аудитория, рассматривается возможность участия в проекте других архивов, организаций, частных лиц, обсуждается возможность проведения презентации проекта. На этом же этапе создается рабочая группа, определяются ответственные исполнители. Разработка концепции электронного проекта. В концепции должны быть отражены цели проекта, дата, время и URL его размещения, дана характеристика экспонатов, предполагаемых к размещению, указаны предполагаемые участники проекта (архивы или организации, которые могут представить документы из своих фондов для размещения в проекте). Выявление и отбор архивных документов с учетом возможности их размещения в сети. Среди критериев можно выделить соответствие тематике проекта, секретность, физическую сохранность, объем, интерес для массового пользователя и пр. Подбор дополнительных материалов, дополняющих содержание проекта. В качестве таковых могут выступать разнообразные изобразительные, графические материалы, фотодокументы: картины, схемы, карты, чертежи, фотографии, автографы и др. материалы. При наличии технических возможностей на этом этапе возможно создание видеороликов, панорам, фотографирование объектов. Разработка тематико-экспозиционного плана. Тематико-экспозиционный план, один из основных документов научного структурирования проекта, определяет состав и основные характеристики экспозиционных материалов, их распределение и группировку по темам, подтемам, а также основные тексты к экспозиции. Необходимо продумать, как именно подобранные документы и дополнительные материалы будут логически взаимосвязаны в рамках единого проекта. Написание справочной информации к проекту. Проект можно дополнить авторскими текстами к разделам, темам и/или отдельным документам, а также примечаниями, пояснениями, терминологическими словарями, биографическими справками, перечнями персоналий и пр. Учитывая, что основу интернет-проекта составляет уникальная архивная информация, виртуальная выставка много выиграет в глазах конечных пользователей, если все представленные на ней материалы будут сопровождаться пояснительной информацией. Такая информация может охватывать происхождение материала, связанные с ним исторические события или персоналии, ссылки на родственный материал, на литературные источники и т.д. Пояснительная информация повышает ценность содержания и эффективность проекта. Разработка технического задания (ТЗ). Это крайне важный этап работы, значение которого нельзя недооценивать, особенно если реализация проекта будет осуществляться с помощью стороннего подрядчика. Очевидно, что каждый исполнитель должен четко представлять себе область своей профессиональной ответственности в рамках проекта и понимать свои задачи. Поэтому в ТЗ необходимо указать перечень работ по проекту, их этапы, сроки сдачи, цели создания проекта, целевую аудиторию, основные требования к стилистическому оформлению, графическому дизайну, компоновке страниц и текста, средствам просмотра, структуре, системе управления проектом, поисковой системе, а также описания основных разделов и другую необходимую информацию. Размещение электронного проекта не должно приводить к ухудшению работы ранее разработанных и уже эксплуатируемых частей сайта. По этой причине в ТЗ следует включить требования к конфигурации сервера и его программному обеспечению. Целесообразно обсудить возможное увеличение нагрузки на сервер с системным администратором. Определение исполнителей работ и распределение обязанностей. В случае если архивное учреждение разрабатывает сайт самостоятельно, следует определить состав группы разработчиков: координатор проекта, дизайнер – специалист, отвечающий за разработку общего стиля сайта и подготовку его графических элементов, web-мастер – специалист, занимающийся версткой страниц проекта (т.е. технической подготовкой текста и его форматированием согласно утвержденному макету); web-программист – специалист, разрабатывающий программные модули для сайта; контент-девелопер – специалист, отвечающий за сбор, написание, литературное редактирование текстов, определение местоположения и адресов внутренних и внешних гиперссылок в тексте. На практике один человек может исполнять сразу несколько функций, например, совмещать обязанности web-мастера и web-программиста или координатора проекта и контент-девелопера – все зависит от квалификации конкретного сотрудника и объема работы. Оцифровка документов. Сканирование фото- и текстовых документов с разрешением не менее 300 dpi, распознавание и/или набор текстовых материалов, создание preview- изображений для всех фотодокументов. Разработка структуры и дизайна электронного проекта. Следует определить логические взаимосвязи между страницами проекта, их внешний вид, графическое оформление и схему расположения элементов страниц, разработать навигационную систему. Если привлекается сторонний подрядчик, то эта работа может выполняться совместно с ним. Формирование массива оцифрованных архивных документов. Необходимо распределить по разделам и подразделам проекта электронные образы документов и дополнительных материалов к ним, продумать систему именования файлов. Подготовка контента к размещению в Интернете. К этому этапу относятся работы по обработке и конвертированию фото-, фоно- и видеодокументов в необходимые форматы с учетом специфики представления мультимедиа информации на веб-страницах, обработка и коррекция текстовых материалов, а также, возможно, добавление средств защиты фотодокументов от копирования (например, электронных «водяных знаков»). Создание механизма обратной связи с посетителями электронного проекта (например, «Книги отзывов»). После создания следует проверить работу системы обратной связи – все ли сообщения доходят, как реагирует форма на не полностью или неверно заполненные поля, не появляются ли ошибки и пр. Разработка собственной или настройка существующей поисковой системы. Если в проекте используются готовые алгоритмы от Яндекс или Google, необходимо помнить о том, что этим поисковым системам требуется некоторое время для того, чтобы проиндексировать страницы нового сайта. Это означает, что в течение некоторого времени (от одной до нескольких недель) после публикации проекта в сети поиск работать не будет или будет осуществляться лишь частично. Это естественный процесс, не требующий дополнительного вмешательства. Окончательная «сборка» проекта, программирование, верстка и размещение в Интернете, общая проверка функционирования. После «запуска» сайта необходимо тщательно проверить функционирование всех его разделов, походить по ссылкам, загрузить документы, определить среднее время загрузки страниц, попробовать изменить масштаб просмотра и пр., представить себя на месте стороннего пользователя, незнакомого со структурой проекта и принципами его работы; Контроль правильности отображения материалов проекта в различных браузерах. К сожалению, из-за отсутствия единых стандартов отображения веб-страниц различными браузерами, а также из-за большого количества используемых пользователями их версий, данный этап может преподнести массу неприятных сюрпризов. Сайт, отлично выглядящий в браузере Google Chrome, может смотреться и функционировать совершенно иначе, например, в Internet Explorer. То же касается и остальных браузеров. Разработка графического баннера проекта, а также, при необходимости, иных рекламных материалов, в т.ч., для оффлайн продвижения. Следует акцентировать внимание зрителя на названии проекта, а также, возможно, на наиболее интересных экспонатах. Можно попробовать создать коллаж из наиболее эффектных изображений или анимационный ролик. Целью является мотивация человека на посещение ресурса. Мероприятия, направленные на поддержку проекта. Отслеживание и исправление неработающих ссылок, коррекция возможных опечаток, неточностей в описаниях, разнообразных несоответствий информационного содержимого проекта, обеспечение общей работоспособности и пр. Поддержание обратной связи с посетителями проекта. Желательно поручить обязанности по обработке обращений пользователей отдельному сотруднику. Для большей сохранности приходящих сообщений следует использовать два адреса электронной почты, находящиеся на разных почтовых серверах. Выставку к юбилею города Энска можно разделить по следующим тематическим разделам: |