Практическое задание 6 МПА.. Программа среднего профессионального образования 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение Дисциплина Методика и практика архивоведения Практическое занятие 6
 Скачать 0.78 Mb.
|
|
7. Использование архивной информации в коммерческих целях В муниципальный архив города Энск обратились представители полиграфической компании, которые хотели бы при подготовке календаря на следующий год использовать архивные материалы. Составьте проект договора об оказании услуг с юридическим лицом, в приложении к которому поместите разъяснение о порядке использования архивной информации в коммерческих целях с обязательным указанием возможных ограничений и их причин со ссылками на соответствующие нормативно-правовые акты. Решение: Договор №___ об оказании информационных услуг и использовании архивных документов г.Энск 18.06.2022 Муниципальное бюджетное учреждение «Архив города Энска» (МБУ «Архив города Энска»), именуемое в дальнейшем «Исполнитель» в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующей на основании Устава с одной стороны, и Публичное акционерное общество «Полиграф» (ПАО «Полиграф») в лице генерального директора Петровой Татьяны Павловны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем: 1. Предмет договора 1.1. Заключая настоящий договор, Стороны принимают во внимание, что Исполнитель является муниципальным архивом, осуществляющим владение и пользование архивными документами и реализующим полномочия распоряжаться ими в пределах, установленных законодательством Российской Федерации. Право собственности на архивные документы принадлежит Российской Федерации. 1.2. Исполнитель оказывает, а Заказчик обязуется принять и оплатить услуги по изготовлению и передаче документов со следующими шифрами: 455/11, 566/10, 6543/12, 8892/9 для создания Заказчиком Исторического календаря, для которого заказываются документы. 1.3. Права и обязанности сторон изложены в Приложении к договору. 2. Цена договора и порядок расчетов 2.1. В соответствии с прейскурантом Архива г.Энска, утвержденным Росархивом 24.12.2020 и введенным в действие приказом Архива г.Энска 30.12.2020 № 133, цена передаваемого по настоящему договору архивного материала составляет 60.000 (шестьдесят тысяч) рублей. НДС не облагается на основании подпункта 6 пункта 2 статьи 149 Налогового Кодекса Российской Федерации. 2.2. При подписании настоящего договора Заказчик производит предварительную оплату в размере 30 % от цены договора, указанной в пункте 4.1, что составляет 18.000 (восемнадцать тысяч) рублей. Оставшуюся часть оплаты Заказчик производит не позднее следующего рабочего дня после подписания Акта сдачи-приемки услуг в соответствии с пунктом 2.1.3. 2.3. Заказчик вправе произвести полную оплату до передачи ему Исполнителем архивных материалов. 3. Конфиденциальность 3.1. Любая информация, полученная Сторонами в процессе исполнения настоящего договора, за исключением информации, которая не может являться в соответствии с Российским законодательством коммерческой тайной, обладает конфиденциальностью, то есть не подлежит передаче третьим лицам или разглашению иным способом без письменного согласия другой стороны по договору, за исключением случаев, установленных федеральными законами Российской Федерации. 4. Ответственность Сторон и разрешение споров 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств друг перед другом Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. 4.2. Исполнитель гарантирует Заказчику идентичность передаваемых копий подлинным документам. 4.3. Заказчик несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в случае использования архивных материалов способом, не оговоренным настоящим договором. 4.4. Заказчик несет ответственность в случае искажения содержания архивных материалов. 4.5. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть в процессе исполнения настоящего договора или в связи с ним, Стороны обязуются разрешить путем переговоров. 4.6. Спор между Сторонами по которому не было достигнуто соглашение, разрешается в суде по месту нахождения Архива г. Энска. 5. Заключительные положения 5.1. Договор составлен на русском языке в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой Стороны. 5.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного исполнения обязательств Сторонами. 5.3. Договор может быть изменен или расторгнут по соглашению Сторон, либо по основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации. 5.4. Все изменения и дополнения к настоящему договору являются его неотъемлемой частью и действительны лишь при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями Сторон. 5.5. Стороны не могут передавать свои права и обязанности, предусмотренные настоящим договором третьим лицам без письменного согласия Сторон. 6. Адреса и реквизиты Сторон
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Условия передачи документов 1.3. Архивные материалы могут быть использованы Заказчиком в соответствии со статьями 1274 и 1275 Гражданского кодекса Российской Федерации. 1.4. Архивные документы передаются Исполнителем по Акту сдачи-приемки услуг в срок не позднее 01.10.2022. 1.5. Архивные документы предоставляются для их использования без ограничения срока и территории для целей, указанных в пункте 1.2 Договора. 2. Права и обязанности Исполнителя 2.1. Исполнитель обязуется: 2.1.1. Предоставить Заказчику возможность для просмотра и отбора архивных документов, оказывать консультативную и организационную помощь. 2.1.2. Произвести копирование для Заказчика архивных материалов. 2.1.3. Передать архивные материалы Заказчику по Акту сдачи-приемки услуг путем копирования документов на носитель заказчика. 2.2. Исполнитель имеет право осуществлять контроль за использованием и хранением Заказчиком полученных по настоящему договору копий архивных документов. 3. Права и обязанности Заказчика 3.1. Заказчик обязуется: 3.1.1. Использовать полученные от Исполнителя архивные материалы в соответствии со ст. 1274 и 1275 ГК РФ и условиями настоящего договора. 3.1.2. Указать при использовании место хранения и номера подлинных архивных документов. 3.1.3. Не передавать архивные материалы третьим лицам. 3.1.4. Без письменного согласия Исполнителя не использовать архивные материалы при создании других произведений и в иных целях. 3.2. Заказчик имеет право на полную информацию о документах архива и доступ к имеющемуся научно-справочному аппарату. 8. Алгоритм поиска информации и ответ на обращение гражданина В муниципальный архив, сотрудником которого вы являетесь, обратился гражданин Н.Е. Здоров с просьбой восстановить информацию об установлении профессионального заболевания и неоднократном прохождении лечения в санатории трикотажной фабрики «Закат» в 1990-1995 годах. В этот период фабрика была основным градообразующим предприятием, но обанкротилась и закрылась в 1999 году. Документы переданы в муниципальный архив. Информация нужна для предоставления в Фонд социального страхования. Составьте алгоритм поиска информации и оформите справку для Фонда социального страхования с соблюдением всех действующих правил. Недостающие данные придумайте самостоятельно. Решение: АЛГОРИТМ ПОИСКА ИНФОРМАЦИИ 1. Установление фондообразователя На первом этапе информационного поиска следует установить организации и отдельные лица, в фондах которых могли бы быть необходимые документы. 2. Поиск на межархивном уровне На втором этапе начинается поиск мест хранения документов. Для этого необходимо знать принцип организации Архивного фонда Российской Федерации, в соответствии с которым архивы делятся на федеральные, государственные, муниципальные, ведомственные и негосударственные. Необходимо знать историю той или иной административно-территориальной единицы, чтобы четко проследить историю комплектования местных архивов. 3. Поиск на уровне архива На третьем этапе начинается работа в выбранном архиве для выявления номеров и названий архивных фондов и коллекций, содержащих разыскиваемые сведения. В этом поможет система научно-справочного аппарата (НСА), которая в каждом архиве имеет свои особенности. Наиболее важными является путеводитель и опись, а в качестве дополнительных можно использовать базы данных, каталоги, обзоры, перечни и указатели фондов. Следует учитывать, что в документах личного происхождения могут содержаться сведения по проблеме, поэтому необходимо обращаться к разделам «Личные фонды», «Коллекции». Не стоит забывать и о фондах, указанных в разделе «Списки неаннотированных фондов». Используя каталог, нужно знать, что информация в нем сгруппирована по предметам, темам, отраслям. Из каталожной карточки выписываются полные адресные данные ретроспективной документной информации: название архива, номера фонда, описи, дела, листа, название документа и его дата. Если в каталоге не обнаружена информация, не стоит делать вывод об ее отсутствии, так как она могла не получить отражения в заголовке, или попала в другой раздел, или фонд не прошел каталогизацию. Обращаясь к обзорам, следует учитывать, что они включают сведения о составе и содержании одного фонда или по какой-то теме и дополнены источниковедческим анализом. При поиске информации по указателям необходимо иметь в виду, что это перечень названий предметов по какому-либо определенному принципу с указанием поисковых данных (номера фонда, описи, дела или листа). При использовании перечней нужно помнить, что они составляются по определенной теме с приведением поисковых данных. Особенность работы с дополнительным НСА (база данных, каталог, обзор, перечень, указатель) состоит в необходимости сверки номера описи и дела непосредственно с описью или с переводной таблицей, прилагающийся к ней (о работе с описью подробнее на следующем этапе). Все элементы научно-справочного аппарат архива помогут не только определить номера необходимых для работы фондов, но и сэкономить время на поиск. 4. Поиск на уровне фонда На четвертом этапе устанавливаются адресные данные дел (номера фондов, описей, дел, их заголовков, дата, количество листов). По описи, отбираются и выписываются для пользования необходимые для раскрытия темы единицы хранения. Очень важно ознакомиться с предисловием к описям. Ввиду особенности делопроизводства необходимо выявлять документы на год раньше и позднее обозначенных хронологических рамок, а также близкие по тематике источники. Возможно, придется просмотреть опись вторично для выявления дополнительных материалов. Обычно выявляется больше исторических фактов, чем используется. 5. Поиск на уровне дела На последнем этапе идет работа уже с отдельными документами. Начинать нужно с основных видов: законодательные (указы, мнения, постановления и т. д.) и распорядительные документы (приказы, рапорты и т. д.). Затем изучаются информационно-справочные документы (доклады, отчеты и т. д.). После этого переписка, просительные документы (жалобы, доносы), послужные и формулярные списки и другие виды. Важным элементом исследования является атрибуция, т. е. определение видов (форм) и подлинности выявленных источников, дат их написания, авторов и адресатов. Для датировки можно использовать даты помет и резолюций на источниках, упоминания в них событий, лиц, учреждений, дней недели и праздников. Характер написания текста, особенности языка, цвет бумаги, также помогают уточнить время составления источников. Для наведения справок об упоминаемых в источниках лицах и местностях приходится прибегать к биографическим, географическим и энциклопедическим и иным словарям, адрес-календарям, памятным книжкам и т. д. 6. Подготовка ответа заявителю. Исполнение запроса складывается из нескольких этапов: • приём запроса и работа с заявителем; • поиск запрашиваемой информации; • составление и выдача заявителям ответов на запросы. При составлении и выдаче ответов на запросы заявителям архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов: • архивная справка; • архивная копия; • архивная выписка; • информационное письмо; • тематический перечень документов; • тематическая подборка; • тематический обзор документов. При поиске запрашиваемой информации очень важно помнить о сроках исполнения. Срок пересылки непрофильного запроса заявителя в другие архивные учреждения с информированием об этом заявителя или предоставления ему письменных рекомендаций о месте хранения документов составляет 7 дней со дня регистрации запроса. Срок исполнения запросов на основании научно-справочного аппарата архива составляет 15 дней со дня регистрации. Такие запросы выполняются на основании просмотра описей, каталогов, без обращения к документам архива. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особой сложности запроса руководитель организации может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дату и личную подпись. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве, использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках – их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях – только сокращенные. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле). Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
Архивная справка 10.11.2022№ 1256-З На № 1235 от 25.11.2022. На основании акта о расследовании профессионального заболевания от 08.08.1990 г. Здоров Н.Е. установлен диагноз бронхиальная астма. На основании приказа по трикотажной фабрике «Закат» от 18.08.1990 N 65 Здоров Н.Е. проходил лечения в санатории трикотажной фабрики «Закат»; На основании приказа по трикотажной фабрике «Закат» от 18.08.1991 N 73 Здоров Н.Е. проходил лечения в санатории трикотажной фабрики «Закат»; На основании приказа по трикотажной фабрике «Закат» от 20.08.1992 N 120 Здоров Н.Е. проходил лечения в санатории трикотажной фабрики «Закат»; На основании приказа по трикотажной фабрике «Закат» от 18.08.1993 N 124 Здоров Н.Е. проходил лечения в санатории трикотажной фабрики «Закат»; Основание: Ф.5891. Оп.1. Д.835. Л.27, 45. Справка выдана для подтверждения профессионального заболевания в ФСС РФ. Руководитель Архива Ртищева В.В.Ртищева. Исполнитель: Беломытцева А.А. тел. (423)260-53-45. Пермь - 2022 |